Եթե դուք բիզնես ունեք, գուցե կարիք լինի նամակներ գրել հաճախորդներին: Դուք կարող եք ինչ -որ բան գրել հաճախորդներին տեղեկացնելու նոր իրադարձությունների կամ հատուկ առաջարկների մասին, կամ կարող եք պատասխանել հաճախորդների բողոքներին ընկերության անունից: Անկախ նամակի պատճառներից, միշտ պետք է պահպանել պրոֆեսիոնալ ոճը:
Քայլ
2 -րդ մաս 1 -ից. Բիզնես նամակի ձևավորում
Քայլ 1. Օգտագործեք պրոֆեսիոնալ գլխագիր:
Գործնական նամակը կլինի ձեր ընկերության ներկայացուցչությունը: Այսպիսով, այն պետք է ունենա այլ տեսք և բարձր որակ: Գործնական նամակը պետք է պարունակի նաև ձեր ընկերության լոգոն կամ ապրանքանիշը:
Դուք կարող եք ստեղծել գլխագիր ՝ օգտագործելով Microsoft Word- ում նախանշված գլխատառերի գույնի նմուշներ: Համոզվեք, որ օգտագործեք լոգոն կամ ապրանքանիշը, որը գտնվում է գլխագրի վրա:
Քայլ 2. Բացեք բառերի մշակման ծրագիր:
Համակարգչի վրա միշտ պետք է մուտքագրեք բիզնես տառեր:
- Ստեղծեք նոր փաստաթուղթ և փաստաթղթի վրա դրեք 2,5 սմ եզր:
- Օգտագործեք սերիական տառատեսակ, ինչպիսիք են Times New Roman, Georgia կամ Ariel: Համոզվեք, որ միշտ օգտագործեք տառատեսակի չափը, որը ոչ ավելի, քան 12 կետ է, և ոչ պակաս, քան 10 միավոր: Տառատեսակի ընտրության կամ տառատեսակի չափի պատճառով գործնական նամակը պետք է հեշտ ընթեռնելի լինի:
- Համոզվեք, որ փաստաթուղթը դրված է մեկ տարածության վրա:
Քայլ 3. Կարգավորեք բլոկների ձևը:
Արգելափակման ձևը ամենատարածված ձևն է, որն օգտագործվում է գործնական տառերում: Այս ձևը նաև ամենահեշտն է կարգավորել և հետևել: Յուրաքանչյուր վերնագիր պետք է հավասարեցված լինի և յուրաքանչյուր վերնագրի միջև պետք է լինի մեկ բաց տարածք: Փաստաթղթի ներքևից սկսած ՝ ձեր բիզնես նամակը պետք է ունենա հետևյալ վերնագրերը.
- Այսօրվա ամսաթիվը, կամ նամակը ուղարկելու ամսաթիվը: Ամսաթիվը կարևոր է, քանի որ այն կարող է օգտագործվել ինչպես ձեր, այնպես էլ ստացողի գրառման մեջ: Բացի այդ, ամսաթվերը կարող են ունենալ նաև օրինական օգտագործում: Այսպիսով, համոզվեք, որ ամսաթիվը ճշգրիտ է:
- Վերադարձի հասցե: Այս բաժինը պարունակում է ձեր հասցեն ՝ ձևափոխված ստանդարտ հասցեի ոճով: Եթե ձեր հասցեն արդեն գտնվում է գլխագրի վրա, կարող եք բաց թողնել այս բաժինը:
- Հասցե ՝ ներսից: Այս բաժինը պարունակում է նամակը ստացած անձի անունն ու հասցեն: Mr / Ms բառի օգտագործումը պարտադիր չէ: Այսպիսով, օրինակ, եթե դուք նամակ գրեիք Նինա Մարլինային, կարող եք գրել Ms. նրա անվան վրա, եթե վստահ չեք, թե որն է նրա ընտանեկան կարգավիճակը:
- Հարգանքներով: Ողջույնի խոսքերը կարող են օգտագործել «Հարգելի տիկին Մարլինա» կամ «Հարգելի Նինա Մարլինա» բառերը: Եթե վստահ չեք, թե ով է կարդալու նամակը, օգտագործեք «Հարգանքներով» բառը: Կարող եք նաև օգտագործել «Հետաքրքրված կողմերին», բայց միայն որպես վերջին միջոց, եթե չգիտեք, թե ով է ձեր լսարանը:
- Նամակի մարմինը: Այս մասին ավելի շատ կքննարկենք հոդվածի հաջորդ բաժնում:
- Ուղեկցող նամակ ՝ ստորագրությամբ: Դուք կարող եք օգտագործել «Հարգանքներով» կամ «Ողջույն» բառերը:
2 -րդ մաս 2 -ից. Բիզնես նամակ գրելը
Քայլ 1. Բացահայտեք ձեր լսարանը:
Նամակի ոճը միշտ պետք է մնա պրոֆեսիոնալ, անկախ նրանից, թե ով է հանդիսատեսը: Այնուամենայնիվ, դուք կարող եք հարմարեցնել ձեր լեզուն կամ բառերի ընտրությունը ՝ հիմնվելով այն անձի վրա, ով կստանա ձեր նամակը: Եթե դուք գրում եք մեկ այլ ընկերության մարդկային ռեսուրսների բաժնի համար, գուցե ձեզ անհրաժեշտ լինի օգտագործել ավելի պաշտոնական լեզու: Բայց եթե գրում եք կոնկրետ հաճախորդի համար, կարող եք օգտագործել ավելի ոչ պաշտոնական կամ պատահական լեզու:
- Ձեր լսարանի նույնականացումը նշանակում է նաև, որ դուք կանխելու եք ձեր լսարանի խառնաշփոթը: Խուսափեք այն տերմիններից, որոնք ձեր ընթերցողները չեն հասկանա: Հաճախորդները, ամենայն հավանականությամբ, չեն իմանա ձեր ընկերության տիեզերական ծրագրի համար օգտագործվող հապավումները, օրինակ, այնպես որ խուսափեք դրանք տառերով օգտագործելուց:
- Լավ բիզնես նամակ գրելու թիվ մեկ կանոնն այն է, որ այն պետք է լինի հստակ, հակիրճ և քաղաքավարի:
Քայլ 2. Բացատրի՛ր տառի նպատակը առաջին տողում:
Հաշվի առեք նամակի նպատակը: Արդյո՞ք դա հաճախորդներին տեղյակ պահելու քաղաքի նոր մասում ձեր նոր գտնվելու վայրի մասին: Արդյո՞ք դա հաճախորդներին չվճարված հաշիվների կամ մնացորդների մասին հիշեցնելու համար է: Թե՞ պատասխանել հաճախորդների բողոքներին: Այս նպատակը հաշվի առնելով ՝ գրեք առաջին տողը, որը թույլ կտա ընթերցողին անմիջապես իմանալ, թե ինչի մասին է նամակը: Մի գրեք անհասկանալի նամակի նպատակը: Անմիջապես անցեք կետին:
- Սկսեք օգտագործել «Ես» -ը, եթե ձեր կարծիքն եք հայտնում որպես բիզնեսի սեփականատեր: Օգտագործեք «մենք» -ը, եթե գրում եք ընկերության կամ կազմակերպության անունից:
- Կենտրոնացեք ուղղակի հայտարարությունների վրա, ինչպիսիք են ՝ «Այս նամակով մենք ձեզ տեղեկացնում ենք» կամ «Այս նամակով մենք խնդրում ենք»: Կարող եք նաև օգտագործել «Ես» հայտարարությունը, եթե նամակ եք գրում որպես ձեռնարկատիրոջ սեփականատեր: Օրինակ ՝ «Ես կապվել եմ ձեզ հետ, որովհետև» կամ «Ես վերջերս եմ լսել…
- Օրինակ, եթե դուք (բիզնեսի սեփականատերը) գրել եք Նինա Մարլինային անցած ամսից չվճարված օրինագծի մասին, նամակը սկսեք հետևյալով.
- Կամ, եթե դուք ընկերության աշխատակից եք և գրում եք ՝ պատասխանելու ընկերության տիեզերական ծրագրի վերաբերյալ հաճախորդների բողոքներին, նամակը սկսեք հետևյալով. «Մենք ստացել ենք ձեր բողոքը մեր Mars տիեզերական ծրագրի վերաբերյալ»:
- Եթե նամակ եք գրում ընթերցողներին տեղեկացնելու համար, որ նրանք հաղթել են մրցույթում, կամ որ նրանք տեղ ունեն ավարտական ծրագրերում, սկսեք մի արտահայտությամբ, ինչպիսին է. Ես կցանկանայի ձեզ դա ասել … »:
- Եթե վատ լուր եք պատմում, սկսեք մի արտահայտությամբ, ինչպիսին է. «Aանր սրտով ենք ասում, որ դա ձեզ …»: Կամ ՝ «Մանրակրկիտ ուսումնասիրելուց հետո, ես որոշեցի չանել …»:
Քայլ 3. Օգտագործեք ոչ թե պասիվ, այլ ակտիվ նախադասություններ:
Մենք սովորական խոսքում անընդհատ օգտագործում ենք պասիվ ձայնը: Բայց պասիվ ձայնը կարող է ձեր գրածը դարձնել ձանձրալի կամ շփոթեցնող: Գործնական նամակների մեջ ակտիվ նախադասությունները շատ ավելի արդյունավետ են, քանի որ դրանք ցույց են տալիս լեզվի ավելի պնդող ոճ:
- Պասիվ նախադասության օրինակ է.
- Ակտիվ նախադասության օրինակ կարող է լինել. «Ի՞նչ կարող եմ անել ՝ ձեր բողոքը լուծելու համար»: Նախադասության այս տարբերակը ՝ ակտիվ ձայնով, ընթերցողի համար շատ ավելի պարզ և հեշտ է ընկալելի:
- Պասիվ ձայնի օգտագործումը կարող է լավ միջոց լինել ձեր հաղորդագրությունը փոխանցելու համար ՝ առանց ուշադրություն դարձնելու սխալ կամ տհաճ կետերին: Բայց օգտագործեք պասիվ ձայնը միայն այս դեպքում: Ընդհանուր առմամբ, ակտիվ ձայնը շատ ավելի արդյունավետ է բիզնես նամակում:
Քայլ 4. Անդրադարձեք նախորդ իրադարձություններին կամ ընթերցողների հետ նախկին շփումներին, եթե այդպիսիք կան:
Հավանաբար, դուք կապ եք հաստատել Նինա Մարլինայի հետ վերջին ամսվա սկզբին ՝ նախապես զգուշացնելով նրա չվճարված հաշիվը: Կամ գուցե հաճախորդները տիեզերական ծրագրի վերաբերյալ իրենց հիասթափությունն են հայտնել անցած ամիս ՝ համաժողովի ժամանակ: Եթե նախկինում շփվել եք ընթերցողների հետ, նշեք դա: Սա կհիշեցնի ընթերցողին ձեր նախկին շփումների մասին և կդարձնի գործնական նամակը ավելի հրատապ և կարևոր:
Օգտագործեք արտահայտություններ, ինչպիսիք են ՝ «Ըստ ձեր չվճարված օրինագծի մասին իմ նախորդ նամակի …» կամ «Շնորհակալություն մարտին վճարման համար»: Կամ «Մայիսյան համաժողովի ժամանակ տիեզերական ծրագրի հետ կապված ձեր խնդիրների մասին լսելը շատ օգտակար էր»:
Քայլ 5. Օգնության խնդրանք կամ առաջարկ ներկայացրեք:
Ընթերցողին ցույց տվեք լեզվի դրական ոճ `քաղաքավարի խնդրանքով կամ օգնության առաջարկով` աշխատանքային հարաբերությունների տեսքով:
- Ենթադրենք, դուք բիզնեսի սեփականատեր եք, որը փորձում է հաճախորդներին ստիպել վճարել հաշիվները: Օգտագործեք արտահայտություններ, ինչպիսիք են ՝ «Ես բարձր եմ գնահատում ձեր չվճարված հաշիվների նկատմամբ ձեր արագ ուշադրությունը»:
- Ենթադրենք, դուք գրում եք ձեր ընկերության անունից: Օգտագործեք արտահայտություններ, ինչպիսիք են.
- Դուք նաև պետք է առաջարկեք պատասխանել ընթերցողների ցանկացած հարցի կամ մտահոգության: Օգտագործեք այնպիսի արտահայտություններ, ինչպիսիք են.
Քայլ 6. Ամփոփեք նամակը:
Գործողության կոչ կատարեք ձեր կողմից կամ ընթերցողի կողմից: Այս խնդրանքը կարող է լինել վճարման խնդրանք մինչև որոշակի ամսաթիվ կամ գրություն ընթերցողի հետ պաշտոնական հանդիպում կազմակերպելու մասին:
- Ավելացրեք նախադասություն `հետագայում նամակ ստացողի հետ կապ հաստատելու համար: «Անհամբերությամբ սպասում եմ ձեզ հաջորդ շաբաթ բյուջեի նիստին»: Կամ «Ես անհամբերությամբ սպասում եմ, որ դա ձեզ հետ կքննարկեմ մեր շտաբ այցելության ժամանակ»:
- Գրանցեք ձեր փաստաթղթով ներառված ցանկացած փաստաթուղթ: Ավելացրեք արտահայտություններ, ինչպիսիք են «Կից չվճարված հաշիվները» կամ «Կից կցված է մեր տարածքի ընդլայնման ծրագրի պատճենը»:
- Ավարտեք նամակը փակման արտահայտությամբ: Հաճախորդի կամ հաճախորդի համար օգտագործեք «Հարգանքներով» կամ «Հարգանքներով»:
- Օգտագործեք «Ողջույններ» պաշտոնական նամակների համար, որոնց դուք ընդհանրապես չեք ճանաչում:
- Պարզապես օգտագործեք «Ողջույն» կամ «Հարգանքներով», եթե գրում եք մեկին, ում լավ եք ճանաչում կամ աշխատանքային հարաբերություններ ունեք:
Քայլ 7. Ուղղեք տառը:
Ամբողջ զգուշավոր ձևաչափումն ու գրումը վատնում են, եթե նամակը լցված է ուղղագրական սխալներով:
- Փնտրեք պասիվ ձայն օգտագործող յուրաքանչյուր նախադասություն և փորձեք նախադասությունը վերածել ակտիվ նախադասության:
- Ուշադրություն դարձրեք չափազանց երկար կամ անհասկանալի և անմիջական նախադասություններին: Գործնական նամակներում սովորաբար ավելի քիչ է ավելի լավը, այնպես որ հնարավորության դեպքում կրճատեք ձեր նախադասության տևողությունը:
