Պե՞տք է գրել լավ, անթերի մասնագիտական նամակ: Գործնական նամակների մեծ մասը հետևում է ֆիքսված, հեշտ սովորելի ձևաչափին, որը կարող եք կիրառել ցանկացած տեսակի բովանդակության համար: Բիզնես նամակները միշտ պետք է պարունակեն ամսաթիվը, ուղարկողի և ստացողի տվյալները և մարմնի մի քանի պարբերություն: Հետևեք ստորև նշված քայլերին և փոփոխություններ կատարեք ՝ ըստ ձեր ընկերության չափանիշների:
Քայլ
Մաս 1 -ը 4 -ից. Նամակ սկսելը
Քայլ 1. Իմացեք ձևաչափը:
Ինչ էլ որ լինի ձեր նամակի բովանդակությունը, պետք է հետևել մի քանի ստանդարտ գործնական նամակների ներկայացումներին: Բիզնես տառերը պետք է մուտքագրվեն և կազմվեն ընդհանուր տառատեսակով, օրինակ ՝ Arial կամ Times New Roman: Օգտագործեք արգելափակման պարբերություններ: Այսինքն, դուք սկսում եք նոր պարբերություն `երկու անգամ սեղմելով Enter: Արգելափակման պարբերություններում առաջին տողի մեջ մի արեք:
- Բոլոր կողմերից օգտագործեք 2,54 սմ լուսանցք:
- Էլեկտրոնային փոստով ուղարկվող բիզնես նամակները նույնպես պետք է մուտքագրվեն ընդհանուր տառատեսակով: Մի օգտագործեք սցենարներ կամ գույներ, բացի սևից և սպիտակից, բիզնեսի էլ.
Քայլ 2. Ընտրեք թղթի ճիշտ տեսակը:
Նամակները պետք է տպվեն A4 թղթի վրա ՝ 21 x 29.7 սմ չափսերով կամ A4s ՝ 21.5 x 29.7 սմ չափսերով: Մի քանի երկար տառեր կամ պայմանագրեր կարող են տպվել F4 թղթի կամ 21 x 33 սմ չափի Folio- ի վրա:
Եթե նամակը կուղարկվի փոստով, մտածեք այն տպելու ընկերության գլխատառերի վրա: Գրատախտակի օգտագործումը կամրապնդի մասնագիտական տպավորությունը և կտրամադրի ընկերության պատկերանշանը և կոնտակտային տվյալները:
Քայլ 3. Ներառեք ձեր ընկերության մասին տեղեկությունները:
Մուտքագրեք ընկերության անունը և հասցեն և օգտագործեք նոր տող `հասցեի յուրաքանչյուր մաս նշելու համար: Եթե դուք ինքնազբաղված եք կամ անկախ կապալառու, ձեր անունը դրեք ընկերության անվան փոխարեն կամ ձեր ընկերության անվան վերևում
- Եթե ձեր ընկերությունն արդեն ունի գլխագիր, ապա կարող եք օգտագործել այն ՝ ընկերության անունը և հասցեն մուտքագրելու փոխարեն:
- Եթե հասցեն, իրոք, պետք է մուտքագրվի, այն պետք է հավասարեցվի էջի վերևի աջ կամ ձախ կողմին ՝ կախված ձեր և ընկերության նախընտրություններից:
- Եթե նամակն ուղարկվում է արտասահման, մուտքագրեք ձեր երկրի անունը մեծատառերով:
Քայլ 4. Մուտքագրեք ամսաթիվը:
Ամբողջ ամսաթիվը գրելը ամենապրոֆեսիոնալ տարբերակն է: Օրինակ, գրեք «2012 թ. Ապրիլի 1»: Ամսաթիվը պետք է մնա հավասարեցված ՝ ստացողի տեղեկատվությունից մի քանի տող վերևում:
Եթե նամակը գրում եք մի քանի օրվա ընթացքում, օգտագործեք այն ավարտելու ամսաթիվը:
Քայլ 5. Ավելացրեք ստացողի մասին տեղեկություններ:
Ստացողի մասին տեղեկությունները գրեք հետևյալ հաջորդականությամբ ՝ լրիվ անվանումը, անվանումը (առկայության դեպքում), ընկերության անվանումը և հասցեն: Օգտագործեք նոր տող յուրաքանչյուր տեղեկատվության համար: Անհրաժեշտության դեպքում նշեք համարի համարը: Ստացողի մասին տեղեկությունները պետք է հավասարեցվեն ՝ ամսաթվից մի քանի տող ներքև:
Խորհուրդ ենք տալիս նամակը հասցեագրել կոնկրետ անձի: Այս կերպ, շահագրգիռ անձը կկարողանա պատասխանել ձեր նամակին: Եթե չգիտեք այն անձի անունը, ում դիմում եք, մի փոքր հետազոտեք: Nameանգահարեք ստացող ընկերության հեռախոսահամարին ՝ նրանց անվան և կոչման համար:
Քայլ 6. Ընտրեք ողջույն:
Ողջույնը հարգանքի կարևոր ցուցանիշ է, և այն ողջույնը, որը դուք օգտագործում եք, կախված կլինի նրանից, թե ով է այն ստանում, արդյոք լավ եք ճանաչում հասցեատիրոջը, և նաև, թե որքանով է պաշտոնական հարաբերությունները նրանց հետ: Հաշվի առեք հետևյալ ընտրանքները.
- Օգտագործեք «Ում կարող է վերաբերել» -ը, միայն այն դեպքում, եթե հստակ չգիտեք, թե ում եք դիմում:
- Եթե չգիտեք հասցեատիրոջը, «Հարգելի պարոն/տիկին» անվտանգ տարբերակ է:
- Կարող եք նաև օգտագործել ստացողի ամբողջական անունն ու անվանումը, օրինակ ՝ «Հարգելի բժիշկ Դևի Սարի»:
- Եթե դուք լավ եք ճանաչում ստացողին և ոչ ֆորմալ հարաբերություններ ունեք ստացողի հետ, ապա կարող եք հաշվի առնել առաջին անունը, օրինակ ՝ «Սիրելի Սյուզան»:
- Եթե վստահ չեք, թե որն է ստացողի սեռը, պարզապես գրեք ամբողջական անունը, օրինակ ՝ «Սիրելի Կրիս Դամանիկ»
- Չմոռանաք ողջույնից կամ ստորակետից հետո ստորակետ դնել, եթե օգտագործում եք «Ո՞ւմ դա կարող է վերաբերել»:
2 -րդ մաս 4 -ից ՝ Նամակի տեքստ կազմելը
Քայլ 1. Օգտագործեք գրելու ճիշտ ոճը:
Ըստ ասացվածքի ՝ ժամանակը փող է, և գործարար մարդկանցից շատերը չեն սիրում ժամանակ վատնել: Հետևաբար, ձեր նամակ գրելու ոճը պետք է լինի հակիրճ և պրոֆեսիոնալ: Կազմակերպեք ձեր նամակը այնպես, որ այն կարողանա կարդալ արագ, ուղիղ դեպի կետը և ներառել միայն առաջին պարբերության կարճ անձնական մեկնաբանությունները: Օրինակ, կարող եք սկսել «Ինչ վերաբերում է …» -ին և շարունակել այնտեղից:
- Շատ մի մտածեք գեղեցիկ անցումների, դժվար բառերի կամ երկար, տանջալից նախադասությունների մասին: Ձեր նամակի նպատակն է հաղորդել այն, ինչ անհրաժեշտ է հնարավորինս արագ և հստակ:
- Օգտագործեք համոզիչ երանգ: Ամենայն հավանականությամբ, ձեր նամակի նպատակը ընթերցողին համոզելն է ինչ -որ բան անել, օրինակ ՝ փոխել միտքը, լուծել խնդիրը, գումար ուղարկել կամ քայլեր ձեռնարկել: Այսպիսով, փոխանցեք ձեր խնդրանքը և պատճառները ճիշտ տոնով:
Քայլ 2. Օգտագործեք անձնական դերանուններ:
«Ես», «մենք» և «դու» դերանունները գործնական տառերում օգտագործելը միանգամայն ընդունելի է: Արտահայտվեք որպես «ես», իսկ ընթերցողը ՝ «դուք»:
Carefulգույշ եղեք, եթե նամակ եք գրում կազմակերպության անունից: Եթե փորձում եք փոխանցել ընկերության տեսակետները, ապա պետք է օգտագործեք «մենք» -ը, որպեսզի ընթերցողները իմանան, որ ընկերությունը կանգնած է ձեր հայտարարության հետևում: Եթե արտահայտում եք անձնական կարծիք, օգտագործեք «ես» -ը:
Քայլ 3. Գրեք հստակ և հակիրճ:
Համոզվեք, որ ընթերցողն իսկապես հասկանում է, թե ինչ եք գրում: Ընթերցողները արագ կարձագանքեն միայն այն դեպքում, եթե ձեր նամակի նպատակը պարզ լինի: Մասնավորապես, եթե կա որևէ արդյունք կամ գործողություն, որը կցանկանայիք, որ ընթերցողը ձեռնարկեր նամակը ստանալուց հետո, հստակեցրեք այն: Նկարագրեք ձեր դիրքորոշումը հնարավորինս քիչ բառերով:
Քայլ 4. Օգտագործեք ակտիվ նախադասություններ:
Իրավիճակը նկարագրելիս կամ խնդրանք ներկայացնելիս համոզվեք, որ ընտրում եք ոչ թե պասիվ, այլ ակտիվ ձայնը: Պասիվ ձայնը ձեր գրածը կդարձնի երկիմաստ կամ ընդհանուր: Բացի այդ, ակտիվ նախադասություններն ավելի արդյունավետ են և ուղիղ խնդրի հիմքում: Օրինակ:
- Պասիվ. Արևային ակնոցները նախագծված կամ արտադրված չեն `հաշվի առնելով երկարակեցությունը:
- Ակտիվ. Ձեր ընկերությունը նախագծում և արտադրում է արևային ակնոցներ ՝ անկախ դրանց երկարակեցությունից,
Քայլ 5. Օգտագործեք խոսակցական լեզու, եթե դա անհրաժեշտ է համարում:
Նամակները գրված են մարդկանց համար և դրանց համար: Հնարավորության դեպքում խուսափեք տառեր պատճենելուց: Ստանդարտ տառեր պատճենելով ՝ չեք կարող հարաբերություններ հաստատել: Այնուամենայնիվ, մի օգտագործեք ոչ ստանդարտ լեզու կամ ժարգոն, օրինակ ՝ «գիտես», «նկատի ունեմ» կամ «ուզում եմ»: Կիրառեք գործնական նամակ գրելու ոճը, բայց գրեք ընկերական և քաղաքավարի բառեր:
- Եթե հասցեատիրոջը լավ եք ճանաչում, կարող եք ավելացնել մեկ գծով ողջույն:
- Օգտագործեք ձեր ինտուիցիան ՝ դատելու համար, թե որքան անհատականություն է բերելու նամակը: Երբեմն մի փոքր հումոր կարող է օգնել բիզնեսի մակարդակում, բայց այն օգտագործելուց առաջ լավ մտածիր:
Քայլ 6. Մնացեք քաղաքավարի:
Նույնիսկ եթե բողոք կամ բողոք նամակ ուղարկեք, միևնույն է, կարող եք քաղաքավարի լինել: Հաշվի առեք ստացողի դիրքորոշումը և առաջարկեք որքան հնարավոր է շատ օգնություն ՝ իրավիճակը հարմարեցնելու համար:
Անքաղաքավարի բողոքի օրինակ. «Կարծում եմ, որ քո արևային ակնոցը ծծում է, և ես այլևս երբեք քո արտադրանքը չեմ գնի»: Քաղաքավարի բողոքի օրինակ կարող է լինել
Քայլ 7. Լրացուցիչ էջերի համար օգտագործեք «երկրորդ» գլխագիր:
Գործնական նամակների մեծ մասը բավականաչափ հակիրճ են `մեկ էջում տեղավորվելու համար: Այնուամենայնիվ, եթե դուք պետք է ավելի երկար նամակ գրեք, օրինակ ՝ պայմանագիր կամ իրավական որոշում, լրացուցիչ էջեր կարող են անհրաժեշտ լինել: Օգտագործեք «երկրորդ» գլխագիր, որը սովորաբար պարունակում է կարճ հասցե և պատրաստված է նույն տիպի թղթից, ինչ հիմնական գլխագիրը:
Ներառեք էջի համարը երկրորդ և հաջորդ էջերում ՝ էջի վերևում: Դուք նաև պետք է նշեք ստացողի անունը և ամսաթիվը:
Քայլ 8. Ավարտեք ձեր նամակը:
Վերջին պարբերությունում ամփոփեք ձեր միավորները և ընդգծեք այն գործողությունները, որոնք դուք կձեռնարկեք կամ ինչ եք ակնկալում ստացողից: Նկատի ունեցեք, որ հասցեատերը կարող է ձեզ հետ կապվել նամակի հետ կապված հարցերի կամ մտահոգությունների հետ, ապա շնորհակալություն հայտնել ձեր ուղարկած նամակին ուշադրություն դարձնելու համար:
3 -րդ մաս 4 -ից. Նամակի փակումը
Քայլ 1. Ընտրեք փակման ողջույնը:
Վերջնական ողջույնը, ինչպես բացման ողջույնը, հարգանքի և ձևականության ցուցանիշ է: «Հարգանքներով» կամ «Հարգանքներով» փակման ամենաանվտանգ ողջույններն են: Կարող եք նաև հաշվի առնել «Հարգանքներով» կամ «Ողջույններ»: Ողջույնները, որոնք ոչ շատ պաշտոնական են, բայց ունեն մասնագիտական երանգներ են ՝ «Հաջողության ողջույն», «Ողջույն» և «Շնորհակալություն»: Փակման ողջույնից հետո օգտագործեք ստորակետ:
Քայլ 2. Տեղադրեք ձեր ստորագրությունը:
Ձեր ստորագրության համար չորս տող դատարկ թողեք: Ստորագրեք նամակը տպելուց հետո, կամ եթե այն ուղարկել եք էլ. Փոստով, սկանավորեք ձեր ստորագրության պատկերը և տեղադրեք այն ստորագրության բաժնում: Ստորագրի համար թանաքի ընտրությունը կապույտ կամ սև է:
Եթե ինչ -որ մեկի անունից նամակ եք ստորագրում, ձեր ստորագրությունից առաջ գրեք «pp:»: «pp» նշանակում է per procurationem, որը նշանակում է «ներկայացուցիչ» կամ «անունից»:
Քայլ 3. Մուտքագրեք ձեր անունը և կոնտակտային տվյալները `մուտքագրելով:
Ձեր ստորագրության ներքո ներառեք ձեր տվյալները, ներառյալ ձեր անունը, կոչումը, հեռախոսահամարը, էլ. Փոստի հասցեն և այլ համապատասխան շփման միջոցներ: Յուրաքանչյուր տիպի տեղեկատվության համար օգտագործեք նոր տող:
Քայլ 4. Ավելացրեք գրամեքենայի սկզբնատառերը:
Եթե նամակը մուտքագրողը և հեղինակը այլ անձնավորություն են, ապա ստորագրության բլոկի տակ պետք է ավելացնեք գրամեքենայի սկզբնատառերը: Երբեմն, նամակի հեղինակի սկզբնատառերը նույնպես ներառված են: Այսպիսով, ով է աշխատել նամակի վրա, պարզ կլինի:
- Եթե ներառեք միայն գրամեքենայի սկզբնատառերը, գրեք դրանք փոքրատառով, օրինակ ՝ mj:
- Եթե դուք ներառում եք նաև հեղինակի սկզբնատառերը, դրանք գրեք մեծատառով ՝ գրամեքենայի սկզբնատառերը փոքրատառով, օրինակ ՝ RW: mj: Մյուս ոճերը սկզբնատառերի միջև շեղ են ավելացնում, օրինակ ՝ RW/mj:
Քայլ 5. Ներառեք կցորդի տվյալները:
Եթե կցում եք լրացուցիչ փաստաթղթեր ստացողի ստուգման համար, նշեք կոնտակտային տվյալների ներքևում մի քանի տող նշելով կցված փաստաթղթերի քանակը և տեսակը: Օրինակ ՝ գրեք. «Հավելված (2). Ռեզյումե, գրքույկ»: Կամ, ավանդական ոճով, գրեք հավելվածի նկարագրությունը տառի վերևում ՝ ամսաթվի ներքևում:
Կարող եք նաև «Կցորդ» -ը կրճատել «Լամպ» բառով:
Քայլ 6. Ներառեք տեղեկատվության պատճենը:
Եթե նամակի պատճենը մեկ ուրիշին եք ուղարկում, ապա դա պետք է ներառեք նամակում: Սա նշվում է ՝ «կցել» կամ «Պատճենել» տեքստում «Կից» տողի ներքո, պատճեն ստացողի անվան և տիտղոսի հետ միասին («cc» - ն նշանակում է հարգալից պատճեն, բայց նախկինում դա նշանակում էր ածխածնային պատճեն, երբ տառերը դեռ տպագրվում էին գրամեքենայի վրա և պատճենվում կարբոնային թղթի հետ):
- Օրինակ, գրեք ՝ «cc: Mari Santi, Marketing Marketing Marketing»
- Եթե ավելացնում եք մեկից ավելի անուններ, երկրորդ անունը հավասարեցրեք առաջինի տակ, բայց առանց «cc:» - ի:
4 -րդ մաս 4 -ից. Նամակների լրացում
Քայլ 1. Կատարեք խմբագրումներ:
Ներկայացումը պրոֆեսիոնալիզմի հիմնական տարրն է: Համոզվեք, որ ստացողը կարող է ձեզ հեշտությամբ դիտել որպես ունակ և պատասխանատու անձ ՝ խմբագրելով ձեր նամակը և ստուգելով սխալները: Օգտագործեք ուղղագրությունը ձեր բառամշակողի մեջ, բայց մի մոռացեք ուշադիր կարդալ այն ներկայացնելուց առաջ:
- Հարցրեք ինքներդ ձեզ, արդյոք նամակը հստակ և հակիրճ է: Կա՞ն 3-4 նախադասությունից ավելի երկար պարբերություններ: Եթե այո, որոշեք ՝ կարո՞ղ եք հեռացնել ավելորդ հայտարարությունները:
- Եթե նամակը շատ կարևոր է, գուցե կարիք լինի, որ ընկերդ կամ գործընկերդ կարդա այն: Երբեմն այլ մարդիկ կարող են օգնել նկատել լեզվական սխալները կամ անհարմարությունները, որոնց մասին դուք գուցե տեղյակ չեք:
Քայլ 2. Մի պահեք էջերը կեռիչի հետ միասին:
Եթե ձեր նամակը բաղկացած է մի քանի էջից, ապա կարիչ չպետք է օգտագործվի: Եթե ցանկանում եք համոզվել, որ էջերը կարգին են, դրանք կտրեք վերին ձախ անկյունում գտնվող թղթի սեղմակի հետ միասին:
Քայլ 3. Ներկայացրեք:
Եթե նամակն ուղարկում եք փոստով, օգտագործեք բիզնես ծրար: Եթե առկա է, օգտագործեք ձեր ընկերության տարբերանշանով ծրար: Գրեք վերադարձի հասցեն և ստացողի հասցեն կոկիկ: Letterալեք նամակը երրորդի մեջ այնպես, որ ստացողը նախ բացի վերևը ՝ ներքևը բացելուց առաջ: Համոզվեք, որ կպչում եք բավականաչափ նամականիշեր, այնուհետ ուղարկեք:
- Եթե կարծում եք, որ ձեր ձեռագիրը հիանալի չէ և չի համապատասխանում ձեր պրոֆեսիոնալ կերպարին, մուտքագրեք հասցեն ձեր բառաբաշխիչում և տպեք այն ծրարի վրա:
- Եթե նամակը հրատապ է և/կամ շտապ, մտածեք այն սուրհանդակով ուղարկելու մասին:
- Եթե ցանկանում եք այն ուղարկել էլ. Փոստի միջոցով, նախ փոխակերպեք այն HTML- ի կամ պահեք այն որպես PDF, որպեսզի ձևաչափը չփոխվի: Այնուամենայնիվ, լավ կլիներ, եթե նամակը ուղարկվեր ֆիզիկապես:
Խորհուրդներ
- Նամակներ ստորագրելու համար օգտագործեք որակյալ գրիչ:
- Արագ արձագանքեք նամակներին: Եթե մեկ շաբաթվա ընթացքում չեք կարող պատասխանել, փոխանցեք այն ստացողին և ասեք, թե երբ նա կարող է սպասել ձեր պատասխանին:
- Ընդգծեք դրական կողմը: Խոսեք այն մասին, ինչ կարող եք անել, այլ ոչ թե այն, ինչ չեք կարող: Օրինակ, եթե ապրանքը պահեստում չէ, հաճախորդին մի ասեք, որ չեք կարող կատարել նրա պատվերը: Փոխարենը ասեք, որ ապրանքը շատ հայտնի է և սպառվել է: Հետո ասեք նրանց, երբ կարող եք կատարել իրենց պատվերը:
-
Եթե դուք բարդ նամակ եք գրում, նախ գրեք ուրվագիծը:
- Գրեք ցանկացած թեմա, որը ցանկանում եք լուսաբանել, կարիք չկա մտածել կարգի մասին:
- Յուրաքանչյուր թեմայի համար կազմեք հիմնաբառերի, օրինակների, փաստարկների և փաստերի ցուցակ:
- Նշեք ցուցակի յուրաքանչյուր թեմայի համապատասխանությունը նամակի նպատակին և ստացողին:
- Հեռացրեք այն մասերը, որոնք անհրաժեշտ չեն:
- Տեղեկատվությունը դասավորեք ընթերցողի համար լավագույն կարգով:
Գուշացում
- Մի օգտագործեք շողոքորթ լեզու: Անկեղծ գովասանքը ընդունելի է, բայց չափազանց գովասանքը նշանակում է, որ աշխատավայրում դու կախված ես գովասանքից, այլ ոչ թե իրավասությունից:
- Մի օգտագործեք կոպիտ կամ դաժան լեզու: Հիշեք, որ այս նամակի միջոցով փորձում եք վերանորոգել կամ գործարար հարաբերություններ սկսել:
