Հուշագիրը փաստաթղթի մի տեսակ է, որն օգտագործվում է ընկերության աշխատակիցների միջև ներքին հաղորդակցության համար: Հիշողությունները գործարար աշխարհի ժամանակի փորձարկված ասպեկտն են, որոնք ճիշտ գրվելիս կարող են օգնել ընթացքը շարունակել:
Քայլ
Մաս 1 -ը 3 -ից. Լեզվի և ձևի ընտրություն
Քայլ 1. Խուսափեք չափազանց պատահական լեզվից:
Ընդհանուր առմամբ, հուշագրի լեզուն պետք է լինի պարզ և պարզ, բայց պրոֆեսիոնալ: Հուշագրության մեջ պետք է խուսափել խոսակցության պատահական երանգից:
- Օրինակ, մի՛ գրեք. «Բարև բոլորին: Փառք Աստծո, ուրբաթ է: Ես ուզում եմ խոսել կարևոր բիզնեսի մասին »:
- Փոխարենը, անմիջապես անցեք այն բանի, որ «Ես ուզում եմ կիսվել Project Z- ի առաջընթացի հաշվետվությամբ»:
Քայլ 2. Խուսափեք զգացմունքային լեզվից:
Պետք է նաև փորձել չեզոք երանգ օգտագործել և խուսափել զգացմունքային լեզվից: Փորձեք ներկայացնել փաստեր և ապացույցներ ՝ պնդումները հաստատելու համար:
- Օրինակ ՝ խուսափեք այնպիսի պնդումներից, ինչպիսիք են.
- Փոխարենը, փնտրեք ուսումնական տեղեկատվություն այն մասին, թե արդյոք բարոյական վիճակը բարձրանում է, երբ աշխատակիցներին թույլատրվում է հագուստ ընտրել, և այդ տեղեկությունները նշեք հուշագրում:
Քայլ 3. Օգտագործեք ազդանշանային արտահայտություններ:
Եթե ցանկանում եք վկայություններ կամ աղբյուրներ մեջբերել, համոզվեք, որ օգտագործում եք այնպիսի լեզու, որը թույլ կտա ընթերցողին իմանալ, թե ինչ եք անում:
Օրինակ, փորձեք «Ըստ մեր հայտնագործությունների» արտահայտությունը կամ «EPA- ի կողմից կատարված հետազոտությունը ցույց է տալիս, որ…» արտահայտությունը:
Քայլ 4. Ընտրեք համապատասխան մոդելը և տառատեսակի չափը:
Հիշողությունները պետք է հեշտ ընթերցվեն: Այսպիսով, խուսափեք փոքր տառատեսակներ օգտագործելուց, կանխադրված չափը 11 կամ 12 է:
Դուք նաև պետք է ընտրեք պարզ տառատեսակ, օրինակ ՝ Times New Roman: Isամանակը չէ փորձելու «զվարճալի» տառատեսակներ, ինչպիսիք են Comic Sans- ը (գուցե ծիծաղեք այս տառատեսակի ընտրության համար):
Քայլ 5. Օգտագործեք ստանդարտ լուսանցքներ:
Բիզնես հուշագրի բնորոշ լուսանցքը 1 դյույմ կամ 2.54 սմ է, չնայած բառերի մշակման որոշ ծրագրեր պատրաստել են հուշագրի ձևանմուշներ ՝ մի փոքր ավելի լայն լուսանցքներով (օրինակ ՝ 1.25 դյույմ կամ 3.18 սմ):
Քայլ 6. Ընտրեք մեկ տարածություն:
Բիզնես հուշագրերը սովորաբար չեն օգտագործում կրկնակի տարածություններ: Գրանցամատյանների էջը փոքր պահելու համար հաշվի առեք մեկական տարածություն, բայց ավելացրեք տարածություն պարբերությունների կամ հատվածների միջև:
Սովորաբար պարբերության կետերը չեն պահանջվում:
Մաս 2 -ից 3 -ը. Պատրաստվում է գրել բիզնես հուշագիր
Քայլ 1. Որոշեք, թե արդյոք հուշագիրը պետք է ուղարկվի:
Եթե դուք պետք է կիսվեք բիզնեսի կարևոր հարցերով ձեր թիմի մի քանի մարդկանց հետ, ապա լավ գաղափար է հուշագիր ուղարկել: Հուշագրերը կարող են ուղարկվել նույնիսկ այն դեպքում, եթե դուք շփվում եք միայն մեկ անձի հետ, օրինակ, կամ ցանկանում եք նամակագրություն պահել:
- Այնուամենայնիվ, որոշ դեպքերում ավելի արդյունավետ է անմիջականորեն խոսել շահագրգիռ անձի հետ:
- Բացի այդ, որոշ տեղեկություններ կարող են չափազանց զգայուն լինել հուշագրության մեջ ուղարկվելու համար:
Քայլ 2. Որոշեք հուշագիրը գրելու նպատակը:
Հուշագրերի բովանդակությունը և կարգավորումները տարբերվում են ՝ կախված նպատակից: Հուշագրերի շատ տեսակներ գրվում են հետևյալ պատճառներով.
- Գաղափար կամ լուծում առաջարկել: Օրինակ, եթե գիտեք, թե ինչպես լուծել արտաժամյա աշխատանքների հետ կապված խնդիրը, գաղափարը կարող է գրվել հուշագրության մեջ և ուղարկվել ձեր ղեկավարին:
- Հրամաններ տալու համար: Օրինակ, հուշագրություններ ուղարկելը նաև արդյունավետ միջոց է ձեր բաժինը կազմակերպող համաժողովի պատասխանատվությունը փոխանցելու համար:
- Հաշվետվությունների համար: Կարող եք նաև հուշագրեր ուղարկել ՝ գործընկերներին վերջին իրադարձությունների մասին տեղեկացնելու, ծրագրի վերաբերյալ թարմացումների մասին հաղորդելու, առաջընթացի հաշվետվություններ ներկայացնելու կամ հետաքննական արդյունքների մասին հաղորդելու համար:
Քայլ 3. Նեղացրեք թեման:
Հնարավոր է, որ դուք զբաղվում եք բազմաթիվ նախագծերով և գայթակղվում եք հուշումներ ուղարկել գործընկերներին, ղեկավարներին կամ հաճախորդներին իրերի առաջընթացի վերաբերյալ: Այնուամենայնիվ, հիշեք, որ գործարար հուշումները պետք է կենտրոնանան միայն մեկ հարցի վրա:
Հուշագրերը պետք է լինեն հակիրճ, հստակ և զբաղված մարդկանց համար արագ ընթերցվող: Այսպիսով, թույլ մի տվեք, որ անտեսվեն կարևոր տեղեկությունները: Կենտրոնացված հուշագրերը օգնում են ապահովել ձեր հաղորդագրության ստացումը և ընկալումը:
Քայլ 4. Հաշվի առեք հանդիսատեսին:
Բիզնես հուշագրի բովանդակությունը, ոճը և տոնայնությունը որոշվում են նախատեսված լսարանի կողմից: Այսպիսով, լավ մտածեք, թե ով կստանա հուշագիրը:
Օրինակ, գրասենյակում ինչ -որ մեկի համար անակնկալ խնջույք պլանավորելու մասին գործընկերոջը հուշագիրը տարբերվում է ղեկավարի հուշագրությունից, որը դուք արել եք ամիսներ շարունակ կատարված հետաքննության արդյունքների մասին:
3 -րդ մաս 3 -ից. Բիզնես հուշագրի կազմում
Քայլ 1. Պիտակեք այն:
Բիզնես նամակագրության բազմաթիվ տեսակներ կան: Հուշագրությունների ստանդարտ եղանակը փաստաթղթին հստակ պիտակավորումն է:
- Օրինակ, էջի վերևում գրեք «Հիշողություն» կամ «Հուշագիր»:
- Դիրքը կարող է լինել կենտրոնացված կամ ձախ հավասարեցված: Ոգեշնչման համար վերանայեք ձեր ստացած բիզնես հուշագրությունները և պատճենեք ձևաչափը:
Քայլ 2. Գրեք վերնագիր:
Հուշագրի առաջին մասը պետք է պարունակի կարևոր կետեր: Յուրաքանչյուր բաղադրիչի մասին մանրամասն տեղեկատվությունը կներկայացվի հաջորդ քայլին:
- Դեպի `գրեք հուշագիր ստացած մարդկանց անուններն ու կոչումները:
- FROM: գրեք ամբողջական անուն և վերնագիր:
- Ամսաթիվ. Գրեք ամբողջական և ճշգրիտ ամսաթիվը, մի մոռացեք տարին:
- ԹԵՄԱ. Գրեք հուշագրի բովանդակության հակիրճ և կոնկրետ նկարագրությունը:
- Նկատի ունեցեք, որ թեման սովորաբար նշվում է կամ «Re:» կամ «RE:» նշաններով (երկուսն էլ նշանակում են վերաբերող):
Քայլ 3. Chooseգուշորեն ընտրեք ստացողների ցուցակը:
Համոզվեք, որ ներառեք բոլորին, ովքեր տեղեկատվության կամ զարգացումների կարիք ունեն: Սահմանափակեք հուշագրությունների բաշխումը այն մարդկանց, ովքեր պետք է իմանան:
- Գործնական առումով, խելամիտ չէ գրասենյակում գտնվող բոլորին հուշագրություններ ուղարկել, եթե նրանցից քչերն են մտահոգ կամ ներգրավված:
- Մարդիկ կլցվեն բազմաթիվ հուշաթերթիկներով և կարող են հակված լինել անտեսելու կամ պարզապես շրջանցելու անհամապատասխան հուշագրությունները:
Քայլ 4. Օգտվողների ցուցակում գտնվող մարդկանց համար օգտագործեք ճիշտ անուններ և վերնագրեր:
Չնայած դուք և ձեր ղեկավարը ծանոթ եք ամեն օր, ավելի լավ է գրավոր նամակագրությունը ձևական պահել: Օրինակ, գուցե դուք ձեր ղեկավարին անունով ողջունում եք միայն գրասենյակի միջանցքում հանդիպելիս, սակայն հուշագրությունների համար նրան ողջունեք «Տիկին Ռիանա» կամ «Դոկտոր. Ռիանա »:
Հիշեք, որ ձեր գրած տեղեկատվությունը նախատեսված է ստացողների ցուցակի բոլորի համար: Այսպիսով, գրեք ամբողջական անունը և վերնագիրը:
Քայլ 5. Արտաքին հուշագրության մեջ պարզեք այն անձի անունը, ում դիմում եք:
Եթե գրասենյակից դուրս ինչ -որ մեկին հուշագիր եք ուղարկում, կարևոր է սահմանել համապատասխան ողջույնը: Takeամանակ հատկացրեք ՝ տվյալ պրոֆիլը փնտրելու համար, անձնական տվյալները սովորաբար նկարագրվում են իրենց ընկերության կայքում:
- Օրինակ, դուք կասկածում եք, թե արդյոք աստիճանը PhD է: Եթե այո, ապա ընդհանուր առմամբ ճիշտ ողջույնը Dr. X
- Ո՞րն է նրա պաշտոնը: Փոխտնօրենն է, թե դեկանը: Եթե այո, ապա համոզվեք, որ դա նշեք հուշագրում:
Քայլ 6. Writeգուշորեն գրեք թեման:
Համոզվեք, որ թեման կարճ է, հստակ և ոչ շատ ընդհանուր:
- Օրինակ ՝ «Նոր բիզնես» թեման անորոշ է թվում, և եթե ինչ -որ մեկը շաբաթներ կամ օրեր փնտրում է ֆայլը, գուցե դժվարանում է որոշել, թե որն է ձեր հուշերից:
- Ավելի լավ թեմա կլինի այսպիսի մի բան ՝ «Հաճախորդների բազայի ընդլայնման հետաքննության առաջընթացի հաշվետվություն»:
Քայլ 7. Մտածեք բաց թողնելու ողջույնը:
Դուք ազատ եք ընտրելու, թե արդյոք ցանկանում եք հաղորդագրությունը սկսել ողջույնով, օրինակ ՝ «Սիրելի՛ս: Տիկին Վարդանի »կամ« Հարգելի. Գործընկերներ »: Այնուամենայնիվ, հիշեք, որ ողջույնի խոսքեր չեն սպասվում բիզնես հուշագրի մեջ:
Հիշողությունները արագ և արդյունավետ միջոց են կարևոր տեղեկատվություն փոխանցելու համար, և հանդիսատեսը հստակ գիտի, թե ով է ստացել և ուղարկել հուշագիրը:
Քայլ 8. Կազմեք ներածությունը:
Բացատրեք հուշագիրը գրելու և ուղարկելու ձեր նպատակը:
Օրինակ ՝ «Սույնով տեղեկացնում եմ, որ…»: Ներածությունը պետք է պարունակի հուշագրի բովանդակության ամփոփում:
Քայլ 9. Ներածությունը համառոտ պահեք:
Կարիք չկա առաջին բաժնում ներկայացնել բոլոր մանրամասները և (կամ) ապացույցները:
Մի քանի նախադասություն կամ կարճ պարբերություն բավական կլինի:
Քայլ 10. Սահմանեք հուշագրի մարմնի կարգավորումները:
Ներածությունից հետո բիզնես հուշագիրը սովորաբար ներառում է երկու -չորս լրացուցիչ պարբերություններ մինչև եզրակացությունը: Բովանդակությունը և կարգավորումները կախված են թեմայից:
Օրինակ, կարող եք տեղեկատվություն կազմակերպել ըստ կարևորության: Կամ, եթե նկարագրում եք մի գործընթաց, բաժանեք հուշագրի տեքստը `համապատասխանելու գործընթացի փուլերին:
Քայլ 11. Որոշեք, արդյոք ցանկանում եք ներառել ենթագրեր:
Բիզնես հուշագրերը պետք է բաղկացած լինեն հստակ բաժիններից: Սովորաբար բիզնես հուշագրերը հստակորեն բաժանված են, որպեսզի ստացողը կարողանա հեշտությամբ կարդալ և մարսել տեղեկատվությունը: Դուք կարող եք օգնել նրանց հասկանալ փամփուշտի կետերը ՝ նշելով ենթաբաժինները:
Քայլ 12. Գրեք կոնկրետ ենթավերնագիր:
Համոզվեք, որ յուրաքանչյուր ենթաբաժնի ուշադրությունը ստացողի համար պարզ է:
Օրինակ, նախատեսվող գրասենյակի տեղափոխության մասին հուշագիր գրելիս ներառեք հետևյալ ենթաբաժինները ՝ «Նոր վայր մեր գլխամասային գրասենյակի համար», «Գրասենյակային պարագաների կարևոր ուղղություններ» և «Գրասենյակի տեղափոխման ավարտի ժամանակացույց»:
Քայլ 13. Հիմնական պարբերության մեջ ներառեք թեմայի նախադասությունը:
Յուրաքանչյուր ենթաբաժնի կամ պարբերության առաջին նախադասությունը պետք է փոխանցի հատվածի հիմնական կետը:
Հուշագրի յուրաքանչյուր պարբերություն կամ հատված պետք է կենտրոնանա միայն մեկ գաղափարի վրա:
Քայլ 14. Մտածեք փամփուշտների օգտագործման մասին:
Եթե ցանկանում եք ընդգծել կարևոր կետեր, ապա կետերի կամ ցուցակները կարող են շատ օգտակար լինել: Այս ձևաչափը խրախուսում է ընթերցողներին ուշադրություն դարձնել կարևոր կետերի վրա և օգնում է նրանց ավելի արագ և արդյունավետ կարդալ հուշագրությունները:
Քայլ 15. Հիշողությունը կարճ պահեք:
Ընդհանուր առմամբ, գործարար հուշագրերը ոչ ավելի, քան մեկից երկու էջ:
Էջի այս ստանդարտ սահմանաչափը, ընդհանուր առմամբ, մեկ տարածության վրա գտնվող փաստաթղթերի համար է ՝ առանց հատվածների միջև լրացուցիչ տողերի:
Քայլ 16. Որոշեք, արդյոք Ձեզ անհրաժեշտ է ամփոփիչ պարբերություն:
Ընդհանուր առմամբ, հուշագրերը չեն պահանջում ամփոփում, հատկապես, եթե դրանք մեկ էջից պակաս են:
Այնուամենայնիվ, եթե նկարագրված տեղեկատվությունը բարդ է, կամ եթե հուշագիրը սովորականից երկար է, ապա օգտակար է ունենալ հիմնական կետերի ամփոփում:
Քայլ 17. Մուտքագրեք եզրափակիչ հատված կամ պարբերություն:
Նույնիսկ եթե ձեզ պետք չէ ամփոփիչ հուշագիր, միևնույն է, այն պետք է ավարտեք եզրափակիչ նախադասությամբ: Մտածեք հետևյալի մասին.
- Ո՞րն է հուշագրի հիմնական ուղերձը: Ուզու՞մ եք, որ ստացողը ինչ -որ բան անի: Արդյո՞ք նրանք պետք է պատասխանեն ոչ ուշ, քան որևէ օր: Եթե այո, հստակ նշեք:
- Եթե որևէ գործողություն չի պահանջվում, ներառեք պարզ եզրափակիչ նախադասություն, օրինակ ՝ «Ես ուրախ կլինեմ ավելի շատ քննարկել» կամ «Խնդրում եմ կապվել ինձ հետ ցանկացած խնդրի կամ հարցի համար»:
Քայլ 18. Եթե ցանկանում եք, ստորագրեք:
Ընդհանրապես, հուշագրի վերջում անուն կամ ստորագրություն ավելացնելու կարիք չկա: Այնուամենայնիվ, հիշեք, որ ամենաանվտանգն է հետևել ձեր բնագավառի հուշագրերի այլ օրինակներին:
- Եթե մյուսը պաշտոնապես ավարտվում է (օրինակ ՝ «Հարգանքներով, բժիշկ Սարի), հետևեք օրինակին:
- Չնայած այն չի պահանջում ստորագրություն, անհրաժեշտ է, որ փաստաթղթի վերջում ներառեք ձեր սկզբնատառերը:
Քայլ 19. Նշեք, եթե կան կցորդներ:
Եթե հուշագիրը ներառում է նաև հավելվածներ, ինչպիսիք են աղյուսակները, գծապատկերները կամ հաշվետվությունները, համոզվեք, որ նշեք կցորդները հուշագրի վերջում: Օրինակ ՝ «Կից ՝ Աղյուսակ 1»:
- Դուք նաև պետք է հղումը նշեք հուշագրի տեքստում:
- Օրինակ, գրասենյակի մոտալուտ տեղափոխության մասին աշխատակիցներին ծանուցելու համար կարող եք գրել հետևյալ տեղեկատվությունը. «Մենք մտադիր ենք ավարտել շարժման գործընթացը մինչև այս եռամսյակի ավարտը: Ավելի մանրամասն ժամանակացույցի համար տե՛ս կից Աղյուսակ 1 -ը »:
Քայլ 20. Կրկին կարդացեք ուշադիր գրված հուշագիրը:
Ուղարկելուց առաջ նորից կարդացեք և ուղղեք: Համոզվեք, որ նախադասության քերականությունը ճիշտ է, որ չկան սխալ ուղղագրություններ կամ կետադրական նշանների օգտագործում, և որ բովանդակությունը հեշտ է ընկալելի:
- Մտածեք հետաձգել առաքումը առաջին ուղղումից հետո, եթե ժամկետը խնդիր չէ: Եթե մեկ կամ երկու ժամ անց վերընթերցեք հուշագիրը, կարող եք գտնել սխալներ, որոնք ի սկզբանե անտեսվել էին:
- Եթե հուշագիրը պարունակում է զգայուն տեղեկատվություն, ստուգեք ընկերության քաղաքականությունը ՝ տեսնելու, թե ով կարող է ձեզ համար վերանայել հուշագիրը և վերջնական հավանություն տալ դրա բովանդակությանը:
