Հուշագրերը սովորաբար օգտագործվում են մի խումբ մարդկանց որոշակի տեղեկատվություն փոխանցելու համար, օրինակ ՝ գործունեության, քաղաքականության կամ առկա ռեսուրսների մասին, և նրանց գործողություններ խնդրելու համար: «Հուշագիր» բառը նշանակում է մի բան, որին պետք է հիշել կամ ուշադրություն դարձնել: Այս խորհուրդները ուսումնասիրելով, կարող եք գրել լավ, հասկանալի հուշագիր:
Քայլ
Մաս 1 -ը 4 -ից. Հիշողությունների գլուխներ գրելը
Քայլ 1. Հուշագիր գրելու համար թերթի վերևում մուտքագրեք «MEMORRANDUM»:
Նախ բացատրեք, որ այս փաստաթուղթը հուշագիր է: Որպես առաջին տող `թղթի վերին եզրից 3 սմ հեռավորության վրա գրեք« MEMORDUM »բառը: Այս բառը կարող է տեղադրվել մեծ տառի կենտրոնում կամ ձախից:
Հաջորդ տողը գրելուց առաջ բաց թողեք երկու դատարկ տող:
Քայլ 2. Գրեք հուշագիրը ստացողի անունը ճիշտ:
Քանի որ հուշագիրը գործարար հաղորդակցության պաշտոնական միջոց է, ստացողը նույնպես պետք է պաշտոնապես նշված լինի: Գրեք հուշագիր ստացողի ամբողջական անունը և վերնագիրը:
Եթե այս հուշագիրը հասցեագրված է ամբողջ անձնակազմին, գրեք ՝ «Բոլոր աշխատակիցներին»:
Քայլ 3. Գրեք նաև «ՍԴ» տողում գտնվող այլ հասցեատերերին:
«CC» տողը (որը նշանակում է Courtesy Copy) օգտագործվում է այն անձի կամ անձանց անունը գրելու համար, ովքեր կստանան հուշագրի պատճենը, այլ ոչ թե այն անձին, ում կուղարկվի հուշագիրը: «ՍԴ» տողում նշված անունը այն կողմն է, որին անհրաժեշտ է տեղեկացնել հուշագրում նկարագրված քաղաքականության կամ հարցի մասին:
Քայլ 4. Գրեք ձեր անունը «From» տողում:
Հուշագրի հեղինակի և ուղարկողի անունը պետք է լինի հուշագրի վերնագրում: Այս տողում գրեք ձեր ամբողջական անունը և վերնագիրը:
Քայլ 5. Մուտքագրեք ամսաթիվը:
Գրեք հուշագրի պատրաստման ամսաթիվն ամբողջությամբ ՝ ձևաչափի ամսաթվով, ամսով, տարով: Օրինակ ՝ «Ամսաթիվ ՝ 2015 թվականի դեկտեմբերի 9» կամ «9/12/2015»:
Քայլ 6. Որոշեք հուշագրի թեման և գրեք այն որպես առանձին տող `« Մոտ »վերնագրով:
Հուշագրի թեման ձեզ պատկերացում կտա, թե ինչ է քննարկվում հուշագրում: Ընտրեք կոնկրետ, բայց կարճ թեմա:
Օրինակ ՝ «Մրջյուններ» առարկա գրելու փոխարեն ընտրեք ավելի կոնկրետ մի բան, օրինակ ՝ «Մրջյունների խնդիրը գրասենյակում»:
Քայլ 7. Լավ իմացեք հուշագրի վերնագրի ձևաչափը:
Հուշագրի վերնագիրը պետք է լինի ձախ կողմի վերևում: Կարող եք մեծ կամ փոքրատառ օգտագործել «Դեպի», «From:», «Date:» և «About:» բառերի համար:
-
Հուշագրի վերնագիրը նման կլինի հետևյալ օրինակին.
Դեպի ՝ Ստացողի անունը և կոչումը
From: Ձեր անունը և կոչումը
Ամսաթիվ ՝ հուշագիր գրելու ամսաթիվ
Թեմա. Հուշագրում ընդգրկված թեմաներ (օգտագործեք համարձակ կամ որոշակի գույն այն բաների համար, որոնք, ձեր կարծիքով, կարևոր են):
- Հուշագրերի վերնագիր գրելիս բաց թողեք հաստ աղիքի հետևում, որպեսզի այն ավելի կոկիկ տեսք ունենա:
- Երբ ավարտեք հուշագրի վերնագրի գրումը, բաց թողեք մի տող `նախքան հուշագրի գրելը շարունակելը` հուշագրի վերնագիրը հուշագրի մարմնից առանձնացնելու համար:
2 -րդ մաս 4 -ից. Հուշագրի մարմինը գրելը
Քայլ 1. Հաշվի առեք այն հանդիսատեսին, որը կստանա հուշագիրը:
Որպեսզի գրեք հուշագիր, որը հետաքրքրում է մարդկանց կարդալու և արձագանքելու համար, դուք պետք է որոշեք ձեր բացատրության ոճը, երկարությունը և ձևականությունը հուշագրի տեքստում ՝ հիմնվելով այն կարդացող հանդիսատեսի վրա: Դրա համար դուք պետք է իմանաք, թե ով կստանա և կկարդա այս հուշագիրը:
- Պարզեք, թե որոնք են հուշագիր ստացողի առաջնահերթություններն ու մտահոգությունները:
- Փորձեք կանխատեսել հուշերի ընթերցողների հարցերը: Աջակցեք ձեր բացատրությանը `տրամադրելով որոշ օրինակներ, ապացույցներ կամ այլ տեղեկություններ, որոնք կարող են ազդել ընթերցողի վրա:
- Հաշվի առնելով այն հանդիսատեսին, որը կարդալու է հուշագիրը, դուք կարող եք փոխանցել ճիշտ տեղեկությունները կամ կարծիքները հուշագրում:
Քայլ 2. Պաշտոնական ողջույն մի տվեք:
Հուշագիրը պետք չէ սկսել «Սիրելի պարոն Անվար» -ի նման ողջույնով: Փոխարենը, պարզապես բացեք նախադասություն ՝ բացատրելու այն թեման, որը ցանկանում եք լուսաբանել:
Քայլ 3. Նշեք խնդիրը կամ հարցը առաջին պարբերությունում:
Հակիրճ նկարագրեք այն գործողության նախապատմությունը, որը ցանկանում եք ձեռնարկել: Ինչպես թեզի հայտարարություն ներկայացնելիս, բացատրեք թեման և պատճառաբանեք, թե ինչու է այս գործողությունը կարևոր: Այս ներածական նախադասությունը կարող եք օգտագործել որպես վերացական կամ հուշագրության ամփոփում:
Որպես ընդհանուր ուղեցույց, բացման բաժինը պետք է գրվի մեկ պարբերությամբ:
Քայլ 4. Օրինակ, հուշագրի սկզբում կարող եք գրել
«2016 թվականի հունվարի 1 -ից PT XYZ- ը կիրականացնի առողջության պահպանման նոր քաղաքականություն: Բոլոր աշխատակիցները և նրանց ընտանիքի անդամները կստանան BPJS 1 -ին կարգի առողջության նպաստներ ամեն ամիս »:
Քայլ 5. Նկարագրեք հուշագրի մեջ ձեր բարձրացրած հարցի ենթատեքստը:
Ընթերցողներին կարող է անհրաժեշտ լինել ձեր ներկայացրած խնդրի նախապատմության վերաբերյալ տեղեկատվություն: Հակիրճ բացատրեք համատեքստը և ասեք միայն այն, ինչ կարևոր է:
Եթե համապատասխան է, շարունակեք գրել հուշագիրը ՝ բացատրելով, թե ինչու եք ցանկանում, որ այս քաղաքականությունը կիրառվի: Օրինակ ՝ գրեք
Քայլ 6. Աջակցեք ձեր ծրագրին `բացատրություն տալով քննարկման բաժնում:
Հակիրճ նկարագրեք այն գործողությունները, որոնք դուք կձեռնարկեք: Տրամադրեք ապացույցներ և տրամաբանական պատճառներ ՝ ձեր առաջարկին աջակցելու համար: Սկսեք փոխանցելով ամենակարևոր տեղեկատվությունը, այնուհետև ներկայացրեք կոնկրետ կամ հիմնավոր փաստեր: Նշեք, թե ինչ օգուտներ կստանա ընթերցողը ձեր առաջարկած գործողությունից կամ այն վնասից, որը կարող է առաջանալ, եթե այս գործողությունը չձեռնարկվի:
- Եթե ցանկանում եք ստեղծել ավելի երկար հուշագիր, ներկայացրեք նաև համապատասխան և համոզիչ գրաֆիկներ, ցուցակներ կամ գծապատկերներ:
- Ավելի երկար հուշագրությունների համար կարող եք տրամադրել կարճ վերնագիր, որը նկարագրում է յուրաքանչյուր բաժնի բովանդակությունը: Օրինակ ՝ «Քաղաքականություն» վերնագիրը ստեղծելու փոխարեն գրեք «Նոր քաղաքականություն բոլոր աշխատողների համար»: Վերնագիրը դարձրու կոնկրետ և կարճ, որպեսզի հուշագրության կարևոր բաները ընթերցողն անմիջապես իմանա:
Քայլ 7. Առաջարկեք ընթերցողի կողմից ձեռնարկվելիք գործողությունները:
Հուշագրի միջոցով դուք մյուսներին խնդրում եք գործել որոշակի հարցի շուրջ ՝ լինի դա հայտարարություն նոր արտադրանքի մասին, ծախսերի հաշվետվության վերաբերյալ նոր քաղաքականություն, թե հայտարարություն, թե ինչպես է ընկերությունը լուծում խնդիրը: Բացատրեք, թե ինչ գործողություններ պետք է ձեռնարկվեն եզրափակիչ պարբերության կամ նախադասության մեջ:
- Օրինակ ՝ գրեք. «Բոլոր աշխատակիցները պետք է օգտագործեն հաշվապահական հաշվառման նոր համակարգը ՝ սկսած 2016 թվականի մարտի 1 -ից»:
- Ներկայացրեք նաև ձեր առաջարկի հիմնավոր ապացույցները:
Քայլ 8. Փակեք հուշագիրը `տրամադրելով դրական և աջակցող ամփոփում:
Վերջին պարբերությունը պետք է նկարագրի հաջորդ քայլը, որը կարող է լուծել խնդիրը: Նաև փոխանցեք աջակցության ուղերձ կազմակերպչական համերաշխության վերաբերյալ:
- Կարող եք ասել. «Ես պատրաստ եմ այս առաջարկը հետագայում քննարկել և իրականացնել այն որոշումը, որի շուրջ մենք պայմանավորվել ենք»:
- Կամ ՝ հուշագիրը կարող եք փակել ՝ գրելով. «Մենք շատ ոգևորված ենք արտադրական գիծ ավելացնելու ծրագրից: Մենք հավատում ենք, որ այս ծրագիրը կզարգացնի ընկերությունը և կապահովի մեր բիզնեսի շարունակականությունը »:
- Փակեք հուշագիրը ընդամենը մեկ կամ երկու նախադասությամբ:
Մաս 3 -ը 4 -ից. Հուշագրի ավարտը
Քայլ 1. Լավ իմացեք հուշագրի ձևաչափը:
Օգտագործեք հուշումների ստանդարտ ձևաչափը `ավելի հեշտ ընթերցելու համար: Մուտքագրեք հուշագիրը Times New Roman կամ Arial տառատեսակով, չափ 12 ՝ 3 սմ ձախ, աջ և ներքևի լուսանցքներով:
Օգտագործեք ձախ դասավորված պարբերության ձևաչափ: Բաց թողեք երկու դատարկ տողերը պարբերության վերջում և պարբերության սկզբում կարիք չկա բաց թողնել:
Քայլ 2. Ստուգեք ձեր հուշագիրը:
Կրկին կարդացեք և խմբագրեք հուշագիրը `համոզվելու համար, որ այն ճիշտ է, հստակ, հակիրճ և համոզիչ: Համոզվեք, որ ճիշտ եք օգտագործում գրելու ոճը: Վերացրեք ավելորդ գիտական տերմինները կամ ժարգոնը:
- Կրկին ստուգեք ՝ տեսնելու համար, թե դեռ կան ուղղագրական, քերականական և քննարկման սխալներ: Ուշադրություն դարձրեք անուններ, ամսաթվեր և թվեր գրելուն:
- Համոզվեք, որ ձեր հուշագիրը բավական կարճ է և վերացրեք ավելորդ տեղեկությունները:
Քայլ 3. Նախագծեք ձեր անվան կողքին:
Հուշագիրը պետք չէ ստորագրել, բայց անհրաժեշտ է այն նախաստորագրել հուշագրի գլխում ՝ ձեր անվան կողքին, գնդիկավոր գրիչով: Նախնական տվյալները նշում են, որ դուք հաստատել եք այս հուշագիրը:
Քայլ 4. Օգտագործեք թուղթ ՝ գլխատառերով:
Կան նամակներ, որոնք տպագրվում են հատուկ հուշագրերի համար նախատեսված գլխատառերով կամ պարզապես օգտագործում են սովորական տառեր:
Եթե հուշագիրը ստեղծեցիք համակարգչում (և ուղարկեցիք էլ. Փոստով), ստեղծեք ձեր սեփական գլխագիրը ՝ օգտագործելով Word ծրագիրը ՝ ընկերության պատկերանշանով և ցուցադրված կոնտակտային տվյալներով: Օգտագործեք այս հուշագրի ձևանմուշը հուշագրությունների ապագա ներկայացման համար:
Քայլ 5. Որոշեք, թե ինչպես ուղարկել հուշագիրը:
Ընտրեք հուշագիրը տարածելու լավագույն միջոցը: Կարող եք տպել և տարածել այն կամ ուղարկել էլ.
Էլ.փոստի միջոցով հուշագրեր ուղարկելու համար կարող եք հուշագիրը Word փաստաթղթից վերածել HTML- ի կամ PDF- ի և ուղարկել որպես էլ.փոստի կցորդ:
Մաս 4 -ից 4 -ը ՝ Հիշեցման ձևանմուշների օգտագործումը
Քայլ 1. Փնտրեք հուշագրի ձևանմուշ:
Հուշագրերը կարող են ստեղծվել կաղապարների միջոցով `դրանք զրոյից կառուցելու փոխարեն: Դրա համար ինտերնետում փնտրեք հուշագրերի լավ ձևանմուշներ, օրինակ ՝ Microsoft Word- ում: Օգտագործվող ձևաչափերը սովորաբար գրեթե նույնն են, բայց տառատեսակի չափը, երկարությունը և դիզայնը կարող են տարբեր լինել:
- Ներբեռնեք ձևանմուշը, որը լավագույնս համապատասխանում է ձեր կարիքներին:
- Նախքան որևէ վեբ կայքի ձևանմուշներ օգտագործելը, համոզվեք, որ կարդացել եք կանոնները:
Քայլ 2. Բացեք ձեր համակարգչում ներբեռնած ձևանմուշը:
Ներբեռնման կոճակը սեղմելուց հետո ձևանմուշը կամ ուղղակիորեն կբեռնվի ձեր համակարգչում, կամ կան մի քանի քայլեր, որոնք դուք պետք է անեք: Եթե արդյունքը սեղմված ֆայլ է, ապա նախ պետք է բացեք այս ֆայլը, այնուհետև բացեք այն Microsoft Word- ում:
Մենք խորհուրդ ենք տալիս օգտագործել Microsoft Word ծրագրի վերջին տարբերակը, որպեսզի խնդիրներ չունենաք, և այս ձևանմուշը լավ կաշխատի ձեզ համար: Եթե դեռ օգտագործում եք Microsoft Word ծրագրի ավելի վաղ տարբերակը, ցանկացած ֆայլ ներբեռնելուց առաջ թարմացրեք այն:
Քայլ 3. Սահմանեք ձեր սեփական գլխագիրը:
Բոլոր ձևանմուշները կարող են փոխվել: Հիշեցման ձևանմուշի յուրաքանչյուր մասը կարող եք հարմարեցնել ձեր կարիքներին համապատասխան: Օրինակ, տառատեսակի բաժնում կաղապարին ավելացրեք պատկերանշան և ապրանքային նշանի գրանցման նշան: Կտտացրեք գլխատառերի բաժինը ՝ ընկերության տվյալները մուտքագրելու համար:
Քայլ 4. Լրացրեք հուշագրի վերնագրում կաղապարի դաշտերը:
Դուք պետք է լրացնեք «Դեպի», «From», «CC» և «About» դաշտերը: Յուրաքանչյուր դաշտ լրացնելիս զգույշ եղեք, որպեսզի այս բաժնում չշփոթվեք, բաց չթողնեք կամ սխալ մուտքագրեք:
Քայլ 5. Մուտքագրեք ձեր հաղորդագրությունը:
Գրեք ներածությունը, համատեքստը, քննարկումը և ամփոփագիրը հուշագրի տեքստում: Դուք կարող եք հուշումներ գրել ցուցակի տեսքով ՝ կետ առ կետ տեղեկատվություն փոխանցելու համար:
- Օգտագործեք նույն կաղապարի ձևաչափը, որպեսզի հուշագրության բոլոր պարբերությունները կոկիկ կազմակերպված լինեն ճիշտ լուսանցքներով և տառատեսակների չափերով:
- Անհրաժեշտության դեպքում աղյուսակը ցուցադրելու համար կարող եք օգտագործել հուշագրի ձևանմուշը: Սա կարող է ավելի օգտակար լինել, հատկապես, եթե ցուցակում կամ այլ ձևաչափով պատրաստված հուշագիրը անփույթ կամ դժվար կարդացվող տեսք ունի:
- Մի մոռացեք ջնջել կաղապարում արդեն եղած բառերը: Ուղարկելուց առաջ նորից ուշադիր ստուգեք:
Քայլ 6. Նաև ստուգեք ջարդոնի ոտքերը:
Հուշագրի ստորոտը հուշագրի ներքևում է, որը սովորաբար օգտագործվում է լրացուցիչ տեղեկություններ տրամադրելու համար, օրինակ ՝ ձեր ընկերության տվյալները կամ հեռախոսահամարը գրելու համար: Carefullyգուշորեն ստուգեք, որ այս բոլոր տեղեկությունները ճիշտ մուտքագրված են: Իհարկե, դուք ցանկանում եք ուղարկել լավ հուշագիր ՝ առանց սխալ կոնտակտային տվյալների կամ բացակայող տեղեկատվության:
Քայլ 7. Կարգավորեք ցուցադրումը:
Կաղապարից ստացած առավելություններից մեկը փաստաթղթի գույնը փոխելու հնարավորությունն է: Հուշագրի ցուցադրումը կարող է հարմարեցվել անհատականությանը և այն դարձնել ավելի գրավիչ: Բացի այդ, դուք կարող եք ընտրել այն գույնը, որն առավելագույնս համապատասխանում է ներկա իրավիճակին, որպեսզի այն ավելի գրավիչ լինի, բայց դեռ պրոֆեսիոնալ:
Քայլ 8. Պահեք հուշագիրը որպես նոր փաստաթուղթ:
Համոզվեք, որ պահում եք այս հուշագրի ֆայլի պատճենը, որպեսզի լինի թվային պահուստ ՝ որպես ձեր ունեցած ցանկացած գործարար հաղորդակցության ապացույց:
Քայլ 9. Պահեք այս ձևանմուշը, որպեսզի կարողանաք նորից օգտագործել այն:
Ամեն անգամ, երբ ձեզ անհրաժեշտ է մի փոքր այլ թեմայով հուշագիր ստեղծել, դրա մեջ եղած տեղեկատվությունը փոխարինեք այն հուշագրի առարկայով, որը ցանկանում եք ուղարկել: Բացի ժամանակ խնայելուց, կարող եք հուշումներ ստեղծել հետևողական ձևաչափով, որպեսզի դրանք պրոֆեսիոնալ թվան: Այդ կերպ ընթերցողները ավելի մեծ ուշադրություն կդարձնեն և ուշադիր կկարդան ձեր ուղարկած հուշագիրը:
Խորհուրդներ
- Շատ պատճառներ մի՛ նշեք: Դուք իսկապես պետք է բացատրեք, թե ինչու պետք է որոշակի գործողություններ ձեռնարկվեն, բայց մի չափազանցեք:
- Հուշագրում գրված բացատրությունը/տեղեկատվությունը պետք է ներկայացվի հակիրճ:
Առնչվող հոդված
- Ինչպես գրել բիզնես հուշագիր
- Ինչպես գրել նամակ
- Ինչպես արդյունավետ հաղորդակցվել
- Ինչպես գրել ընթերցողի նամակ
