Գրավոր քաղաքականություններն ու ընթացակարգերը նախանշում են կազմակերպության ուղեցույցները, կանոնները, կենտրոնացումը և սկզբունքները: Ընդհանրապես, քաղաքականությունն ու ընթացակարգերը ներառված են աշխատողների համար ստեղծված ձեռնարկներում: Ինչպես գրել բիզնես քաղաքականություն և ընթացակարգեր, կախված է հենց ընկերության նպատակներից:
Քայլ
Մաս 1 -ը 5 -ից. Նախագծեք բիզնես նպատակները
Քայլ 1. Կազմեք նպատակների ցանկ:
Որպես մենեջեր կամ բիզնեսի սեփականատեր, դուք գիտեք ընկերության նպատակները: Հաշվի առեք այնպիսի բաներ, ինչպիսիք են վաճառքի նպատակները, աշխատողների և ղեկավարության նպատակները և այն բիզնես դիրքը, որը դուք ակնկալում եք լինել առաջիկա մի քանի տարիների ընթացքում:
- Փորձեք նպատակներ դնել, որոնք ոչ միայն կոնկրետ են, այլև հասանելի և արժանի են ձգտելու: Օրինակ ՝ սահմանեք անհասանելի ֆինանսական նպատակներ և աշխատողների գործունեության համար սահմանեք նպատակներ, որոնց կարելի է հասնել ՝ հետևելով ձեր սահմանած քաղաքականությանը և ընթացակարգերին:
- Ձեր նպատակները դնելուց հետո համոզվեք, որ պատրաստ եք պարտավորվել որպես բիզնեսի սեփականատեր կամ կառավարիչ: Նպատակների սահմանումը քաղաքականության և ընթացակարգերի մշակման կարևոր առաջին քայլն է: Այնուհետեւ, ոչ պակաս կարեւոր է համապատասխանելը:
Քայլ 2. Գրեք աշխատանքների և ընթացակարգերի ցանկ:
Մտածեք ձեր բիզնեսի ամենօրյա իրադարձությունների և խնդիրների մասին: Գրեք յուրաքանչյուր աշխատանք, որը պետք է ավարտվի ամեն օր, որպեսզի բիզնեսը սահուն ընթանա:
Մտածեք հետևյալի մասին. Ո՞ր առաջադրանքներն են պահանջում պաշտոնական նկարագրություն կամ ուղղություն: Ի՞նչ ընթացակարգեր պետք է իրականացվեն հետևողականորեն նույն ձևով: Ձեռքով աշխատանքի վրա, որը շատ հրահանգներ չի պահանջում, կենտրոնանալու փոխարեն կենտրոնացեք ավելի մեծ խնդիրների վրա:
Քայլ 3. Թվարկեք հնարավոր խնդիրները և լուծումները:
Քաղաքականությունը մշակված է երաշխավորելու, որ ամեն ինչ հարթ է ընթանում, և որ աշխատակիցներն ու ղեկավարները ունեն կատարողականի չափանիշներ: Մտածեք այն խնդիրների մասին, որոնք կարող են ծագել քաղաքականության բացակայության դեպքում: Այդ կերպ դուք կարող եք մտածել ձեզ անհրաժեշտ քաղաքականության մասին:
Պոտենցիալ խնդրի մասին մտածելիս փնտրեք խնդիրը արագ լուծելու կամ շտկելու արագ ակնարկ: Մտածեք առօրյա բիզնես գործունեության հետ կապված խնդիրների մասին, ինչպիսիք են ֆինանսները, աշխատակիցների և հաճախորդների միջև փոխհարաբերությունները և աշխատողների վարքագիծը և վերաբերմունքը:
5 -րդ մաս 2 -ից. Բիզնես քաղաքականության գրառում
Քայլ 1. Թվարկեք քաղաքականության կատեգորիաները:
Քաղաքականության հետ լուծման ենթակա տարբեր հնարավոր խնդիրները քննարկելուց հետո մտածեք յուրաքանչյուրի կատեգորիաների մասին: Օրինակ, օգտագործեք այնպիսի կատեգորիաներ, ինչպիսիք են անվտանգությունը, պլանավորումը, վարքը, վարձատրությունը, նպաստները, արձակուրդը կամ արձակուրդը և խտրականությունը:
Հետագայում ձեռնարկը կազմելիս կատեգորիաների բաժանված քաղաքականությունը կօգնի ձեզ կազմակերպել ձեռնարկը և դրա բաժինները: Կատեգորիաները նաև օգնում են ձեզ որոշել, թե որն է ամենակարևորը և կարող են դրանք ավելի մանրամասնորեն բաժանել:
Քայլ 2. Օգտագործեք ուրվագծային ձևաչափը `յուրաքանչյուր կատեգորիայի ներքո տարբեր քաղաքականություններ քանդելու համար:
Կաղապարը թույլ է տալիս ավելի խորը ուսումնասիրել յուրաքանչյուր քաղաքականության կամ կատեգորիայի ասպեկտները և քայլելիս ավելացնել պայմաններ և բնութագրեր: Օգտագործեք թվեր ՝ յուրաքանչյուր հատված կամ կատեգորիա տեսակավորելու համար:
Սկսեք կարճ ուրվագծով: Այնուհետև, գրելով բոլոր սկզբնական գաղափարները, կարող եք վերադառնալ ուրվագծին և ավելացնել կամ ընդլայնել ՝ փոխվելով:
Քայլ 3. Մտածեք քաղաքականության խախտումների համար համապատասխան հետևանքների մասին:
Քաղաքականությունը թույլ է տալիս բիզնեսին ճիշտ գործել, ինչպես նաև ծառայել որպես չափանիշներ, որոնց պետք է հետևեն աշխատակիցներն ու ղեկավարությունը: Քաղաքականությունները նաև ծառայում են որպես գրավոր փաստաթղթեր, որոնք նկարագրում են, թե ինչպես լուծել քաղաքականության խնդիրները կամ խախտումները: Սա հատկապես կարևոր է, երբ և եթե անհրաժեշտ է միջոցներ ձեռնարկել խնդիրը լուծելու համար:
Երբ գրված է պաշտոնական փաստաթղթերում, քաղաքականությունը կարող է ներառել աշխատակիցների և ընկերության օրինական իրավունքներն ու պարտականությունները: Քաղաքականությունը ներառում է հաշմանդամություն ունեցող անձանց աշխատանքային իրավունքների, հարկերի և աշխատավայրում խտրականության և ոտնձգությունների արգելքների մասին տեղեկատվություն: Համոզվեք, որ մուտքագրում եք տեղեկատվությունը `ըստ գործող օրենսդրության:
Քայլ 4. Սահմանեք աշխատանքից ազատման հստակ քաղաքականություն:
Եթե դուք պետք է աշխատանքից ազատեք աշխատակցին `քաղաքականությունը խախտելու համար, ապա հենց այս գրավոր քաղաքականությունն է ծառայելու որպես ապացույց, եթե աշխատակիցը կարծում է, որ իրեն անարդարացիորեն ազատել են աշխատանքից: Համոզվեք, որ բաժին եք հատկացրել աշխատանքից ազատման կանոնների քննարկմանը:
Դուք նաև պետք է ստեղծեք աշխատանքի ընդունման քաղաքականություն: Օրինակ ՝ նախնական ստուգումներ մինչև թեկնածուի աշխատանքի ընդունվելը, կամ փորձաշրջան ՝ աշխատողի աշխատանքի ընդունվելուց հետո և մինչև նա մշտական աշխատող դառնալը: Համոզվեք, որ ստեղծում և ուրվագծում եք հստակ պայմաններ:
Քայլ 5. Օգտագործեք հստակ ակտիվ լեզու:
Բոլոր քաղաքականությունները հստակ գրեք այնպես, որ դրանք սխալ մեկնաբանվեն կամ չհասկացվեն: Եթե կա մեկ այլ մեկնաբանություն, մտածեք այն այլ լեզվով վերաշարադրելու մասին:
Օրինակ, մի՛ գրեք. «Հիվանդության լրացուցիչ արձակուրդ կարող է տրվել որոշակի հանգամանքներում»: Փոխարենը գրեք «Լրացուցիչ հիվանդության արձակուրդը հաստատվում է միայն հերթապահ մենեջերի բացահայտ թույլտվությամբ»:
5 -րդ մաս 5 -ից. Գրելու ընթացակարգեր
Քայլ 1. Որոշեք, թե որ աշխատանքներն են պահանջում մանրամասն ընթացակարգեր:
Ոչ բոլոր աշխատանքները կամ միջադեպերը պահանջում են մանրամասն հրահանգներ: Առաջնահերթություն տալ առաջադրանքներին կամ ընթացակարգերին, որոնք պետք է հետևողականորեն կատարվեն, օրինակ `աշխատավարձի վճարումը կամ պլանավորումը:
Որոշելիս, թե որ ընթացակարգերն են պահանջում մանրամասնություն, հաշվի առեք հետևյալ հարցերը. Ի՞նչ հետևանքներ կարող են ունենալ, եթե կատարման ընթացքում սխալ կա: Կատարվե՞լ են արդյոք վերջին կարևոր փոփոխություններ: Արդյո՞ք այս ընթացակարգը պահանջում է կարևոր կամ ծավալուն փաստաթղթեր: Հաճա՞խ են աշխատակիցները շփոթվում ընթացակարգի հետ:
Քայլ 2. Հավաքեք յուրաքանչյուր ընթացակարգի համար անհրաժեշտ տեղեկատվությունը:
Նախքան ընթացակարգը նկարագրելը, դուք պետք է իմանաք բոլոր քայլերը և դրանց ասպեկտները: Հաշվի առեք աշխատողի առաջացած հարցերը և ցանկացած խնդիր, որին կարող եք հանդիպել:
Նույնիսկ եթե դուք ունեք ամբողջ տեղեկատվությունը, միևնույն է, պետք է հավատարիմ մնաք բուն ընթացակարգի հիմունքներին: Մտածեք այն մասին, թե ինչ պետք է ընթերցողներին կամ աշխատակիցներին հասկանան և իրականացնեն ընթացակարգը:
Քայլ 3. Օգտագործեք բոլոր տեղեկությունները `հստակ ընթացակարգ գրելու համար:
Օգտագործեք ակտիվ լեզուն: Փորձեք խուսափել երկար ու ավելորդ բառերից: Համոզվեք, որ չեք օգտագործում դժվար հասկացվող լեզու, ներառյալ ժարգոնը, որը աշխատակիցները կարող են չգիտեն:
Օրինակ ՝ «Անձնակազմի պատռված աշխատավարձի անդորրագրերը պետք է պահվեն ֆինանսական փաստաթղթում» գրելու փոխարեն, օգտագործեք հետևյալ լեզուն ՝ «Ֆինանսական գործում պահեք աշխատավարձի պատռված անդորրագրերը»:
Մաս 4 -ից 5 -ը. Հասկանալ օրինականությունը
Քայլ 1. Մուտքագրեք խտրականության դեմ պայքարի քաղաքականության բաժին:
Բոլոր ձեռնարկատերերը պետք է ենթարկվեն կառավարության կողմից սահմանված խտրականության դեմ քաղաքականությանը: Համոզվեք, որ ներառել եք քաղաքականության մասին տեղեկատվությունը, ինչպես նաև այն ակնկալիքները, որ բոլոր աշխատակիցները կհամապատասխանեն դրան:
Employmentբաղվածության հավասար հնարավորությունների մասին տեղեկատվությունը նույնպես պետք է ներառվի քաղաքականության մեջ, ինչպես նաև հաշմանդամություն ունեցող անձանց աշխատանքի իրավունքի մասին օրենքը և ոտնձգությունների քաղաքականությունը:
Քայլ 2. Համոզվեք, որ ձեր քաղաքականությունը օրինական է:
Դուք պետք է ապահովեք, որ մշակված բոլոր քաղաքականությունները լինեն արդար և օրենքին համապատասխան: Կան բազմաթիվ ռեսուրսներ, որոնք կարող եք օգտագործել ՝ պարզելու համար, թե արդյոք ձեր քաղաքականությունը համահունչ է գործող օրենսդրությանը:
Կարող եք նաև իրավաբանական խորհրդատուից խնդրել ուսումնասիրել ձեր մշակած քաղաքականությունը ՝ նախքան դրանք աշխատողներին կիրառելը: Որպես բիզնեսի սեփականատեր, ունենալ իրավախորհրդատու, որի հետ կարող եք կանոնավոր կերպով խորհրդակցել, շատ ձեռնտու է:
Քայլ 3. Խնդրեք աշխատակիցներին ստորագրել քաղաքականության և ընթացակարգերի նախագիծը:
Նոր աշխատակիցներին պետք է խնդրվի համաձայնվել և ստորագրել քաղաքականության և ընթացակարգի փաստաթղթերը, ինչպես նաև տրամադրել պատճեն հղման համար: Բացի այդ, ցանկացած փոփոխություն պետք է վերստորագրվի բոլոր աշխատակիցների կողմից: Սա ապահովելու համար, որ նրանք բոլորը կապված են քաղաքականությամբ, եթե ապագայում որևէ իրավական գործողություն ձեռնարկվի երկու կողմերի կողմից:
Անչափահասները չեն կարող օրինականորեն պայմանագրեր կնքել: Եթե վարձում եք մինչև 18 տարեկան աշխատողներ, համոզվեք, որ նրանք խնամակալից գրավոր թույլտվություն ունեն պայմանագիր կնքելու համար, քանի որ ծնողը կամ խնամակալը կարող են օրինականորեն չեղյալ հայտարարել պայմանագիրը:
5 -րդ մաս 5 -ից. Ձեռնարկի կազմում
Քայլ 1. Տեղեկատվությունը դասավորեք տրամաբանական հերթականությամբ:
Սկսեք ավելի մեծ կետերից, ապա հետևեք ավելի փոքր կետերով: Օրինակ, փոխհատուցման կատեգորիայից սկսելու փոխարեն ձեռնարկը սկսեք աշխատանքի ընդունման գործընթացով կամ իրավունակության կատեգորիայով:
- Մտածեք ձեռնարկի բացման մասին ՝ ընկերության նպատակների նկարագրությամբ, ինչպես նախապես նկարագրել եք: Գրեք հստակ, միասնական մեկ -երկու պարբերություն, որն ամփոփում է ձեռնարկը, այն, ինչ աշխատակիցները կարող են ակնկալել ընկերությունից, և այն, ինչ ընկերությունը ակնկալում է աշխատակիցներից:
- Օգտագործեք ուրվագիծը ձեռնարկում ենթակատեգորիաներ ստեղծելու համար: Ավարտելուց հետո կազմեք բովանդակության աղյուսակ, որպեսզի յուրաքանչյուր տեղեկատվություն հեշտ լինի գտնել:
Քայլ 2. Օգտագործեք նկար, գծապատկեր կամ դիագրամ:
Կան մարդիկ, ովքեր ավելի տեսողական են, այնպես որ ձեռնարկի գծապատկերները, գծապատկերները կամ նկարները կարող են օգնել տարբեր տեսակի աշխատակիցներին հասկանալ հասկացությունները: Պատկերները կարող են պարզեցնել ընթացակարգերն ու քաղաքականությունը:
Օրինակ, կարող եք ստեղծել աղյուսակ կամ աղյուսակ, որը թվարկում է տարբեր վերնագրեր և դրանց պարտականությունները: Կարող եք նաև օգտագործել հարցերի և պատասխանների աղյուսակ, որոնք անհրաժեշտության դեպքում աշխատակիցները կարող են օգտագործել որպես հղում:
Քայլ 3. Տրամադրեք ձեռնարկներ, որպեսզի բոլոր աշխատակիցները հեշտությամբ օգտվեն:
Իդեալում, նոր աշխատակիցները աշխատանքի ընդունվելիս ստանում են ձեռնարկի պատճենը, իսկ հին աշխատակիցները `վերանայման դեպքում: Մտածեք, որ բոլոր աշխատակիցները պայմանագիր կնքեն ՝ նշելով, որ իրենք հասկանում են ձեռնարկում նշված բոլոր կետերը և համաձայն են դրան:
