Սկզբում աշխատանքի հաշվետվություն գրելը կարող է դժվար թվալ, բայց իրականում դա ավելի հեշտ է, քան կարծում եք: Աշխատանքային հաշվետվությունները սովորաբար օգտագործվում են որոշակի նախագծի առաջընթացը բացատրելու կամ աշխատավայրում որոշակի հարցերի վերաբերյալ եզրակացություններ և առաջարկություններ տալու համար: Աշխատանքի արդյունավետ հաշվետվություն հեշտությամբ գրելու համար սկսեք հաշվի առնել ձեր նպատակը, լսարանը, հետազոտությունը և ուղերձը: Հաշվետվություն կազմել բիզնես հաշվետվության ձևաչափի միջոցով: Կատարեք վերանայումներ, որպեսզի զեկույցն ուժի մեջ մտնի:
Քայլ
3 -րդ մաս 1. Աշխատանքի հաշվետվության պլանավորում
Քայլ 1. Բացահայտեք զեկույցի նպատակը և թեման:
Երբեմն, ձեզանից կարող են խնդրել զեկույց կազմել: Theեկույցի նպատակը կամ թեման, ամենայն հավանականությամբ, նշված կլինի հարցման մեջ: Եթե վստահ չեք նպատակի կամ թեմայի շուրջ, հաշվի առեք այն ուղերձը, որը ցանկանում եք փոխանցել ձեր ընթերցողներին: Կարող եք նաև պարզաբանել ձեր ղեկավարի կամ վերադասի հետ:
Օրինակ, ձեր նպատակը կարող է լինել վերլուծել բիզնեսի հարցը, բացատրել ծրագրի արդյունքները, որոնց վրա աշխատում եք, կամ ղեկավարին տրամադրել ձեր աշխատանքի առաջընթացի ուրվագիծը:
Քայլ 2. Ընտրեք հնչյուն և լեզու, որը հարմար է ընթերցողին:
Հաշվի առեք ընթերցողի գիտելիքները և նրանց իմացած ժարգոնները: Երբ գրում ես զեկույց, կարող ես օգտագործել ժարգոն և ավելի պրոֆեսիոնալ լեզու, քան երբ գրում ես հանրության համար:
- Ո՞վ է կարդալու զեկույցը: Մտածեք ցանկացած ընթերցողի մասին, ով, ամենայն հավանականությամբ, կօգտագործի ձեր զեկույցը:
- Եթե ձեր ընթերցողները տարասեռ են, ապա գրեք ամբողջ տեղեկատվությունը այն ընթերցողի համար, ով ամենաքիչն է տիրապետում ձեր գրածից: Այնուամենայնիվ, օգտագործեք վերնագրեր յուրաքանչյուր բաժնի համար, որպեսզի ավելի կիրթ ընթերցողներ կարողանան բաց թողնել այն տեղեկությունները, որոնք նրանք անհրաժեշտ չեն համարում: Կարող եք նաև գրել հատուկ բաժիններ ՝ ընթերցողների որոշակի խմբերին դիմելու համար:
Քայլ 3. Հավաքեք տվյալներ և օժանդակ նյութեր, եթե դրանք առկա են:
Ներառեք այն նյութը, որն օգտագործել եք որպես ձեր եզրակացությունների կամ առաջարկությունների հիմք: Այս նյութերին կանդրադառնաք զեկույցը պատրաստելիս: Կարող է նաև անհրաժեշտ լինել ներառել այս նյութերը զեկույցի հավելվածում: Ստորև բերված են այն նյութերի տեսակները, որոնք կարող եք ներառել զեկույց պատրաստելիս.
- Ֆինանսական տեղեկատվություն
- Դիագրամ
- Գծապատկեր
- Վիճակագրական տեղեկատվություն
- Հարցում
- Հարցաթերթիկ
- Փորձագետների, գործընկերների, հաճախորդների և այլոց հետ հարցազրույցների արդյունքները:
Քայլ 4. Վերանայեք ձեր առաջընթացը, եթե գրում եք առաջընթացի հաշվետվություն:
Փոխարենը, ներկայացրեք ձեր կատարած աշխատանքի ուրվագիծը, այն աշխատանքը, որը դուք կկատարեք, և արդյոք աշխատանքը համապատասխան է եղել նախնական նպատակին: Մտածեք զեկույցի մասին ՝ որպես այն հարցերի պատասխանը, որոնք մարդիկ կարող են ունենալ ձեր նախագծի վերաբերյալ: Ստորև ներկայացված են այն հարցերը, որոնց պետք է պատասխանեք զեկույցում.
- Աշխատանքի շրջանակը փոխվե՞լ է:
- Ի՞նչ աշխատանք եք ավարտել վերջին զեկույցից հետո:
- Ի՞նչ աշխատանք եք կատարելու:
- Ձեր նախագիծը կավարտվի՞ ժամանակին: Եթե ոչ, ինչո՞ւ:
- Ի՞նչ խնդրի առաջ եք կանգնել և ինչպե՞ս լուծեցիք այն:
- Ի՞նչ դասեր քաղեցիք այս ամիս:
Քայլ 5. Նշեք այն տեղեկությունները, որոնք դուք պետք է ներառեք զեկույցում:
Որպես ուղեցույց գրեք ձեր գաղափարի ուրվագիծը: Նախագծելիս մշակեք զեկույցի վերնագրեր, որոնք կօգնեն կազմակերպել այն, ինչ պատրաստվում եք ասել: Այս ուրվագիծը կարիք չունի լինել կոկիկ կամ լավ գրված, քանի որ միայն դուք եք այն օգտագործելու:
- Ընդհանուր առմամբ, զեկույցը սկսվում է արդյունքների, եզրակացությունների կամ առաջարկությունների բացատրությամբ: Դրանից հետո բացատրեք, թե ինչպես եք եկել այդ եզրակացության և հնարավորության դեպքում մտածելակերպի մասին:
- Եթե դուք պատրաստվում եք վիճելի եզրակացություն կամ առաջարկություն անել, բացատրեք ձեր ընթացքն ու պատճառաբանությունը, որպեսզի ընթերցողը հասկանա ձեր եզրակացությունների և առաջարկությունների հիմքում ընկած պատճառները:
3 -րդ մաս 2 -րդ. Աշխատանքային հաշվետվության կազմում
Քայլ 1. Օգտագործեք շապիկ կամ վերնագիր էջ:
Վերնագրի էջը պետք է պարունակի զեկույցի անվանումը, որին հաջորդում է առանձին տողում ներկայացման ամսաթիվը: Երրորդ տողում գրեք զեկույցի բոլոր հեղինակների անունները: Դրանից հետո չորրորդ տողում գրեք կազմակերպության անունը:
- Որոշ դեպքերում կարող եք ներառել ուղեկցող նամակ, որը բացատրում է, թե ինչու եք գրում զեկույցը, ինչ կա դրա մեջ և ինչ անել հաջորդը: Այսպիսի նամակ սովորաբար օգտագործվում է այն դեպքում, երբ զեկույց գրելու գործընթացը երկար է տևում, կամ հեղինակը զգում է, որ ընթերցողը լրացուցիչ բացատրությունների կարիք ունի նախքան զեկույցը փորփրելը:
- Առաջընթացի հաշվետվությունների համար վերնագրի էջում գրեք ձեր անունը, ծրագրի անվանումը, ամսաթիվը և հաշվետու ժամանակաշրջանը: Գրեք դրանք տարբեր տողերի վրա: Յուրաքանչյուր տողում կարող եք պիտակավորել բառեր, օրինակ ՝ «անուն», «ծրագրի անվանում», «ամսաթիվ» և «հաշվետու ժամանակաշրջան»: Կարող եք նաև տեղեկություններ գրել այս բաների մասին ՝ առանց պիտակների:
- Հարցրեք ձեր ղեկավարին, եթե աշխատանքի հաշվետվության վերաբերյալ որևէ կոնկրետ առաջարկություն կա՞: Այս առաջարկությունները զեկույցներ պատրաստելու համար նյութի լավագույն աղբյուրն են:
Քայլ 2. Ստեղծեք հիմնական տեղեկատվություն պարունակող գործնական ամփոփագիր:
Ներառեք ձեր եզրակացությունները, հիմնավորումները և առաջարկությունները: Ընթերցողը կհասկանա զեկույցի առանցքային կետերը ՝ առանց այն ամբողջությամբ կարդալու: Անհրաժեշտ չէ շատ մանրամասնել, բայց ընթերցողը պետք է հասկանա ձեր զեկույցի նկարագրությունը: Գործադիր ամփոփագիրը պետք է կազմի կեսից մեկ էջ:
- Անհրաժեշտ չէ ամփոփել ամբողջ զեկույցը: Կենտրոնացեք զեկույցի կարևոր գաղափարների վրա, ինչպիսիք են ձեր հիմնական առաջարկությունը կամ եզրակացությունը:
- Եթե դուք գրում եք առաջընթացի հաշվետվություն, բաց թողեք այս բաժինը:
Քայլ 3. Ստեղծեք բովանդակության աղյուսակ:
Թվարկեք զեկույցի բոլոր բաժինների վերնագրերը և դրանց էջերի համարները: Այս ցուցակը կդարձնի ընթերցողների համար ավելի հեշտ օգտագործել ձեր զեկույցը և գտնել իրենց անհրաժեշտ տեղեկատվությունը:
- Օգտագործեք վերնագրեր և վերնագրեր յուրաքանչյուր բաժնի համար, որպեսզի զեկույցը հեշտ ընթերցվի:
- Եթե դուք գրում եք առաջընթացի հաշվետվություն, սովորաբար կարիք չկա բովանդակության աղյուսակ ստեղծել, եթե ձեր ղեկավարը դա չի խնդրել ձեզանից: Այնուամենայնիվ, յուրաքանչյուր բաժնի վերնագիր և վերնագիր նշեք, որպեսզի զեկույցը դյուրընթեռնելի լինի:
Քայլ 4. Գրեք ներածություն, որպեսզի պատկերացում կազմեք ձեր զեկույցի մասին:
Պատմեք ընթերցողին, թե ինչու եք գրել զեկույցը: Ամփոփեք զեկույցի հիմքում ընկած համատեքստը և բացատրեք ձեր նպատակը: Theեկույցում նշեք այն հարցերը, որոնց կպատասխանեք կամ այն խնդիրները, որոնք կլուծեք: Նկարագրեք զեկույցի շրջանակը և կազմակերպումը:
- Ներածությունը չպետք է երկար տևի: Գրեք հստակ և կոնկրետ, որպեսզի ընթերցողները իմանան ենթատեքստը և նպատակը ՝ առանց երկար բացատրություն կարդալ:
- Ներածության համար գրեք 2-4 պարբերություն:
- Առաջընթացի հաշվետվության համար բավական է ներածական 1-2 պարբերությունից բաղկացած հատվածը: Ներածությունը պետք է ամփոփի ձեր նախագիծը և նպատակները: Կարող եք նաև նշել ավարտած աշխատանքը և ձեր հաջորդ ծրագրերը:
Քայլ 5. Բացատրեք ձեր նշած արդյունքները կամ եզրակացությունները:
Նշեք ծրագրի վերաբերյալ ձեր կատարած ցանկացած հետազոտություն կամ գնահատում: Գրեք եզրակացությունների քննարկում և մեկնաբանում և դրանց կապը զեկույցի թեմայի հետ:
- Սովորաբար, այս բաժինը բաղկացած է ներածական պարբերությունից և ձեր եզրակացությունների ցանկից:
- Եզրակացությունը կարելի է գրել այսպես ՝ «1. Բնակչությունը ծերանում է, ուստի մեր հաճախորդների առողջական ռիսկերը մեծանում են »:
- Եթե դուք գրում եք առաջընթացի հաշվետվություն, ապա ոչ մի արդյունք կամ եզրակացություն չունեք: Գրեք ձեռքբերումները կամ աշխատանքը, որոնք ավարտել եք ներածությունից հետո: Այս բաժնի համար կարող եք գրել 2-4 պարբերություն: Այնուամենայնիվ, սովորաբար ցուցակը բավական կլինի: Գրեք ՝ «Հավաքեց 200,000,000 IDR փառատոնի վրաններ վարձելու համար», «Պայմանագիր կնքեց Party Planning Company- ի հետ ՝ փառատոնը պլանավորելու համար» և «Հասարակության կարծիքը հավաքելու համար անցկացրեց հարցում 1,500 բնակիչների շրջանում»:
Քայլ 6. Տվեք առաջարկություններ ապագա քայլերի համար:
Առաջարկությունները պետք է բացատրեն, թե ինչ կլինի ապագայում: Նկարագրեք, թե ինչ խնդիր կարող է լուծվել ձեր լուծման միջոցով և ինչպես է դա կապված ձեր արած եզրակացության հետ: Բացատրությունը գրելուց հետո թվարկեք առաջարկությունները ըստ համարի: Յուրաքանչյուր նախադասություն սկսեք բայով: Կազմեք առաջարկությունների ցանկ և սկսեք ամենակարևորից:
- Օրինակ, կարող եք գրել ՝ «1. Աշխատողներին տրամադրեք սրտաթոքային վերակենդանացման դասընթացներ »:
- Եթե դուք գրում եք առաջընթացի հաշվետվություն, դուք պետք է կազմեք աշխատանքների կամ նպատակների ցանկ, որոնց վրա կաշխատեք/կհասնեք հաջորդ ժամանակաշրջանում: Օրինակ, կարող եք գրել ՝ «Գտեք փառատոնի վաճառող», «Որոշեք փառատոնի ձևավորումը» և «Պատվիրեք գովազդային պաստառ»:
Քայլ 7. Քննարկեք եզրակացության հիմքում ընկած գործընթացը և շրջանակը:
Նկարագրեք այն մոտեցումը, որն օգտագործել եք թեման, խնդիրը կամ խնդիրը վերլուծելու համար: Վերանայեք ձեր գտածոները, ապա բացատրեք, թե ինչպես են դրանք օգտագործվել որպես առաջարկությունների հիմք: Քննարկումը բաժանել հատվածների: Բաժինները վերնագրիր ըստ դրանց բովանդակության:
- Այս բաժինը պարունակում է նաև հետազոտության և գնահատման ավելի երկար քննարկում:
- Սա պետք է լինի ձեր զեկույցի ամենաերկար բաժինը:
- Եթե դուք գրում եք առաջընթացի հաշվետվություն, կարող եք բաց թողնել այս բաժինը: Projectրագրի վրա աշխատելիս այն կարող եք փոխարինել նեղությունների հատվածով և ինչպես դրանք հաղթահարել: Դուք կարող եք գրել. Դրանից հետո մենք ներառելու ենք կանխավճարային փոստ կամ տրամադրելու ենք թվային հարցման տարբերակ »:
Քայլ 8. Թվարկեք հղումները, որոնք օգտագործել եք զեկույցը պատրաստելու համար:
Հղումները կարող են լինել ամսագրի հոդվածների, նորությունների, հարցազրույցների, հարցումների, հարցաթերթիկների, վիճակագրական արդյունքների և հարակից այլ տեղեկատվության տեսքով: Մեջբերեք այս հղումները զեկույցի վերջում: Անվանեք «Մատենագիտություն»:
- Եթե ձեզանից չի պահանջվում օգտագործել մեջբերման հատուկ ոճ, գործնական հաշվետվություններում օգտագործեք APA ձևաչափը:
- Բաց թողեք այս քայլը, եթե պատրաստում եք առաջընթացի հաշվետվություն:
Քայլ 9. Կցեք հավելվածներ այնպիսի նյութերին, ինչպիսիք են հարցումները, հարցաթերթիկները կամ էլ
Ամեն զեկույց չէ, որ կցորդ է պահանջում: Այնուամենայնիվ, դրանք կարող եք ներառել, եթե ցանկանում եք տրամադրել ձեր մեջբերած նյութը կամ լրացուցիչ տեղեկություններ, որոնք կարող են օգնել նրանց ավելի հեշտությամբ հասկանալ ձեր թեման կամ գտածոները: Պիտակավորեք յուրաքանչյուր հավելված ՝ օգտագործելով մեկ այլ տառ:
- Օրինակ, կարող եք ունենալ «Հավելված Ա», «Հավելված Բ» և «Հավելված Գ»:
- Եթե դուք գրում եք առաջընթացի հաշվետվություն, ապա ձեզ հարկավոր չէ ներառել այս բաժինը:
Քայլ 10. Գրեք կարճ եզրակացություն ՝ ամփոփելով ձեր բոլոր գտածոները կամ առաջընթացը:
Գուցե կարիք չկա եզրակացություն գրել, բայց եզրակացությունը կարող է ընդգծել ձեր գործադրած ջանքերը: Կատարեք 3-4 նախադասության եզրակացություն `ամփոփելու համար զեկույցում ձեր ներկայացրած բոլոր տեղեկությունները:
Դուք կարող եք գրել. «Արվեստի փառատոնի պլանավորման նախագիծն իրականացվել է ըստ նախատեսվածի: Մենք ավարտել ենք պլանավորման աշխատանքների 90% -ը և անցել ենք նյութերի գնման գործընթացին: Ներկայումս նախագիծը ոչ մի խոչընդոտի չի հանդիպում, բայց մենք կզբաղվենք ցանկացած հարցով, որը կարող է առաջանալ ապագայում »:
3 -րդ մաս 3 -ից. Արդյունավետ զեկույցների գրառում
Քայլ 1. Հաշվետվությունը դյուրին դարձնելու համար օգտագործեք հստակ վերնագիր:
Վերնագիրը դարձրու հստակ և ոչ բառացի: Վերնագրին նայելով ՝ ընթերցողը պետք է անմիջապես հասկանա, թե ինչի մասին է ձեր զեկույցը:
- Վերնագրերը, որոնք ձեզ կարող են անհրաժեշտ լինել, ներառում են ՝ Ներածություն, Ավարտված աշխատանք, Հաջորդ ժամանակաշրջանի թիրախ, Խոչընդոտներ և լուծումներ և Եզրակացություն:
- Ստեղծեք վերնագիր, որը կհամապատասխանի զեկույցի տեղեկատվությանը:
- Առաջընթացի հաշվետվությունների համար ձեր ընթերցողները, ամենայն հավանականությամբ, կլինեն վերահսկողներ, թիմեր կամ հաճախորդներ:
Քայլ 2. Գաղափարներ փոխանցելու համար օգտագործեք պարզ, պարզ լեզու:
Աշխատանքային հաշվետվությունները չեն պահանջում բարդ բառեր և ծաղկավոր նախադասություններ: Պարզապես պետք է կարևոր կետերը փոխանցել ընթերցողին: Գաղափարներ փոխանցեք հնարավորինս պարզ բառերի միջոցով և մտեք գաղափարի հիմքում:
Գրեք «Եկամուտներն ավելացել են 50% -ով Q4- ում», այլ ոչ թե «Եկամուտներն աճել են 50% -ով և չորրորդ եռամսյակի եկամուտները փայլուն դարձրել»:
Քայլ 3. Օգտագործեք հակիրճ գրություն `ձեր զեկույցը հակիրճ պահելու համար:
Չափազանց երկար գրելը պարզապես ժամանակի կորուստ է ձեր և ընթերցողի համար: Վերացրեք ավելորդ բառերը և անմիջապես անցեք ձեր հայտարարության կետին:
- Աշխատանքի որոշ հաշվետվություններ, բնականաբար, երկար են, քանի որ դրանք պարունակում են շատ տեղեկատվություն: Այնուամենայնիվ, այն գրելու ձևը պետք է մնա հակիրճ:
- Ավելի լավ է գրել. «Վաճառքի ծավալներն աճել են վերջին եռամսյակում ՝ աշխատակիցների կողմից հեռախոսային շուկայավարումից հետո», այլ ոչ թե. ապրանքներ »:
Քայլ 4. Ներկայացրեք գաղափարներ ՝ օգտագործելով օբյեկտիվ և ոչ զգացմունքային լեզու:
Գրեք փաստերը և թույլ տվեք ընթերցողներին ինքնուրույն եզրակացություններ անել ՝ հիմնվելով օբյեկտիվ տեսակետի վրա: Դուք կարող եք առաջարկություններ տալ, թե ինչպես լուծել որոշակի հարցը, բայց մի փորձեք գրգռել ընթերցողի հույզերը `նրանց համոզելու համար: Թող ընթերցողները կառուցեն գաղափարներ և որոշումներ ՝ հիմնված օբյեկտիվ հեռանկարի վրա:
Գրելու փոխարեն ՝ «Դժբախտ անձնակազմը սովորաբար չունի բարոյականություն, ուստի գրասենյակն իրեն զգում է որպես անհոգ մեքենա», - կարող եք գրել. «Համեմատաբար ցածր արտադրողականություն ունեցող անձինք ասում են, որ իրենց դժբախտ են զգում»:
Քայլ 5. Մի օգտագործեք ոչ պաշտոնական լեզու և «ես» կամ «ես» բառերը:
«Հնարավոր է, որ դուք կարողանաք օգտագործել« Ես »բառը առաջընթացի հաշվետվության մեջ, եթե միայնակ եք աշխատում նախագծի վրա: Հակառակ դեպքում, աշխատանքի հաշվետվություններում մի օգտագործեք «ես» բառը կամ շատ ոչ պաշտոնական բառեր: Այնուամենայնիվ, դուք կարող եք օգտագործել «դուք» բառը, երբ որոշակի նախադասություններ ուղղեք ձեր թիրախային լսարանին:
Օգտագործեք մասնագիտական լեզու հաշվետվություններում:
Քայլ 6. Վերընթերցեք զեկույցը `համոզվելու համար, որ սխալներ չկան:
Քերականական և ուղղագրական սխալները կնվազեցնեն զեկույցի պրոֆեսիոնալիզմի հեղինակությունը: Կրկին կարդացեք այն ՝ համոզվելու համար, որ ուղղագրական սխալներ, վատ արտահայտություններ կամ բառերի սխալ ընտրություն չկան: Ավելի լավ կլիներ, եթե կարողանայիք երկու անգամ վերընթերցել զեկույցը:
- Հնարավորության դեպքում խնդրեք մեկ ուրիշին կարդալ զեկույցը, քանի որ երբեմն դժվար է ինքներդ ձեզ սխալ գտնելը:
- Եթե ժամանակ ունեք, թողեք զեկույցը 24 ժամ առաջ այն վերընթերցելուց առաջ:
Խորհուրդներ
- Աշխատանքի առաջին զեկույցը գրելուց հետո այն օգտագործեք որպես կաղապար հետագա զեկույցների համար:
- Ձեր աշխատավայրը կարող է ունենալ աշխատանքային հաշվետվության ձևանմուշ: Հարցրեք ձեր ղեկավարին, եթե կարող եք օգտագործել գրասենյակի ձևանմուշը:
- Եթե դուք կարողանաք դա անել, օգտագործեք կազմակերպության աշխատանքի առկա հաշվետվության ձևաչափը, որտեղ աշխատում եք: Ստուգեք ֆայլերը գրասենյակում կամ խնդրեք վերահսկողից կամ գործընկերից զեկույցի պատճենը:
