Բիզնեսի հաշվետվությունները ներկայիս գործարար աշխարհում հաղորդակցության ամենաարդյունավետ միջոցներից են: Բիզնեսի հաշվետվությունների առավելությունները շատ են: Ընկերությունները կամ անհատները կարող են օգտագործել բիզնեսի հաշվետվությունները `կարևոր որոշումներ կայացնելու համար: Եթե ցանկանում եք գրել լավ բիզնես հաշվետվություն, իմացեք, թե ինչպես և հասկացեք զեկույց գրելու նպատակը:
Քայլ
2 -րդ մաս 1. Որոշեք, թե ինչ տեսակի բիզնեսի հաշվետվություն եք ցանկանում գրել
Քայլ 1. Օգտագործեք բիզնեսի հաշվետվությունները `գաղափարներ փոխանցելու համար:
Այս զեկույցը կոչվում է «հիմնավորման/առաջարկությունների զեկույց»: Դուք կարող եք օգտագործել այս զեկույցը ՝ գաղափարներ կիսելու ձեր մենեջերի կամ տնօրենի հետ: Սովորաբար, ձեզ հարկավոր է պատրաստել զեկույցի ամփոփագիր և հիմնական մաս: Ամփոփումը գաղափարներ փոխանցելու միջոց է: Մարմինը պարունակում է տեղեկատվություն օգուտների, ծախսերի, ռիսկերի և ձեր մտքի հետ կապված այլ տեղեկությունների մասին:
Օրինակ, դուք ցանկանում եք տպիչ գնել ձեր ստորաբաժանման համար: Theեկավարին համոզելու համար, որ տպիչն իսկապես անհրաժեշտ է, պատրաստեք հիմնավորման/առաջարկությունների հաշվետվություն `տպիչին գնման հարցումը պաշտոնապես ղեկավարությանը ներկայացնելու համար:
Քայլ 2. Ներկայացրեք բիզնեսի հնարավորությանը ուղեկցող ռիսկերը:
«Հետաքննական հաշվետվությունները» որոշում կայացնողներին օգնում են հաշվի առնել այն ռիսկերը, որոնց պետք է բախվեն, երբ նրանք ցանկանում են որոշակի գործողություններ կատարել, որպեսզի ղեկավարությունը կարողանա կանխատեսել չնախատեսված ազդեցությունները: Այս զեկույցը բաղկացած է ներածությունից, տեքստից և եզրակացությունից: Նախաբանը պարունակում է կարեւոր տեղեկություններ հետաքննվող հարցի վերաբերյալ: Մարմինը պարունակում է փաստերի բացատրություն և հետաքննության արդյունքներ: Եզրակացությունը պարունակում է զեկույցի ամփոփում:
Օրինակ, X դեղագործական ընկերությունը ցանկանում է աշխատել Y դեղագործական ընկերության հետ, որը կանգնած է խնդրի առաջ: X ընկերությունը չի ցանկանում աշխատել այն ընկերությունների հետ, որոնք ներկայումս կամ ֆինանսական խնդիրներ են ունեցել: Հետևաբար, X ընկերությունը փնտրում է Y ընկերության մասին ամբողջական տեղեկատվություն, այնուհետև պատրաստում է հետաքննական զեկույց ՝ Y ընկերության ֆինանսական տվյալները ֆինանսական տնօրենի հետ քննարկելու համար:
Քայլ 3. Համապատասխանության մասին տեղեկատվությունը ներկայացնել պետական մարմիններին:
Այս զեկույցը, որը սովորաբար կոչվում է «համապատասխանության հաշվետվություն», օգտակար է կորպորատիվ հաշվետվողականությունը ցուցադրելու համար ՝ ապացուցելով պետական մարմիններին (քաղաք, մարզ, կենտրոն և այլն), որ ղեկավարությունը աշխատում է գործող օրենքների/կանոնակարգերի համաձայն և ֆինանսները կառավարում է ընթացակարգերի համաձայն:. Այս զեկույցը բաղկացած է ներածությունից, տեքստից և եզրակացությունից: Առաջաբանը պարունակում է զեկույցում ընդգրկված հիմնական թեմաների բացատրություն: Բեռնախցիկը պարունակում է տվյալներ, փաստեր և այլ տեղեկություններ, որոնք պետք է իմանան պետական մարմինները: Եզրակացությունը պարունակում է զեկույցի ամփոփում:
Օրինակ, պետական ապահովագրական ընկերության տնօրենների խորհուրդը պետք է ֆինանսների նախարարին ներկայացնի, որ ընկերության կառավարումն իրականացվում է 2019 թվականին գործող օրենքներին և կանոններին համապատասխան: Դրա համար տնօրենների խորհուրդը պատրաստում է տարեկան համապատասխանության հաշվետվություն ՝ 2019 թվականի ընթացքում ընկերության գործունեությունը ներկայացնելու համար:
Քայլ 4. Ներկայացրեք առաջարկվող գաղափարի կամ ծրագրի իրագործելիությունը:
Reportեկույցը, որը պարունակում է բացատրություն ՝ որոշման ընդունման կամ մերժման որոշման համար, կոչվում է «իրագործելիության զեկույց»: Այս զեկույցը բաղկացած է ամփոփումից և մարմնից: Ամփոփագիրը պարունակում է գաղափարներ, մինչդեռ մարմինը նախանշում է օգուտները, հնարավոր խնդիրները, ծախսերը և առաջարկվող գաղափարի հետ կապված այլ հարցեր: Managementեկավարությունը կարող է օգտագործել իրագործելիության հաշվետվությունը ՝ հետևյալ հարցերին պատասխանելու համար.
- Կարո՞ղ է այս նախագիծն ավարտվել ֆինանսական բյուջեի շրջանակներում:
- Այս նախագիծը շահութաբեր է:
- Կարո՞ղ է այս նախագիծն ավարտվել ըստ կանխորոշված ժամանակացույցի:
Քայլ 5. Ներկայացրեք ուսումնասիրության արդյունքում ձեռք բերված հետազոտության արդյունքները:
«Հետազոտության զեկույցը» ներկայացնում է շատ կոնկրետ հարցի կամ խնդրի մանրամասն ուսումնասիրության արդյունքները: Այս զեկույցը բաղկացած է վերացականից (ամփոփումից), առաջաբանից, օգտագործված մեթոդներից, հետազոտության արդյունքներից, եզրակացություններից և առաջարկություններից: Reportեկույց կազմելիս դուք պետք է տեղեկացնեք այն ուսումնասիրությունների արդյունքները, որոնք օգտագործվում են որպես հղումներ:
Օրինակ, ղեկավարությունը ցանկանում է ուսումնասիրություն անցկացնել ՝ ամբողջ անձնակազմի մասնակցությամբ որոշելու համար, թե արդյոք անհրաժեշտ է արդյոք աշխատակիցներին արգելել ծխել ընկերության ճաշարանում: Ուսումնասիրությունն իրականացնող անձը զեկույց կգրի հետազոտության արդյունքների վերաբերյալ:
Քայլ 6. Օգնեք ընկերությանը բարելավել իր քաղաքականությունը, արտադրանքը կամ ընթացակարգերը `հետևողական վերահսկողության միջոցով:
Այնուհետև պատրաստեք «պարբերական զեկույց», որը գրվում է յուրաքանչյուր որոշակի ժամանակահատվածում, օրինակ ՝ շաբաթական, ամսական, եռամսյակային և այլն: Այս հաշվետվությունը ներկայացնում է ընկերության արդյունավետության մակարդակը, շահույթը/վնասը և այլ տվյալներ որոշակի ժամանակահատվածի համար:
Օրինակ, դեղատան սեփականատերը կխնդրի իր վաճառողին հաջորդ ամսվա յուրաքանչյուր 3 -ին ներկայացնել ամսական վաճառքի հաշվետվություն:
Քայլ 7. Տվեք հաշվետվություն որոշակի իրավիճակների դեպքում:
Ի տարբերություն պարբերական զեկույցների, «իրավիճակային զեկույցները» գրվում են հատուկ կարիքների համար, ինչպիսիք են պարզապես հանդիպումների ժամանակ տեղեկատվություն տրամադրելը կամ բնական աղետներին դիմակայելու ջանքերի մասին հաղորդումը: Այս զեկույցը բաղկացած է ներածությունից, տեքստից և եզրակացությունից: Ներածությունը պարունակում է զեկուցված իրադարձությունների բացատրություն և ներկայացնում է զեկույցի հիմնական մասում քննարկված հարցերի համառոտ ակնարկ: Ամփոփելով ՝ բացատրեք այն լուծումները, որոնք իրականացվել են և կլինեն:
Օրինակ ՝ մարզպետը քաղաքապետին խնդրում է տրամադրել իրավիճակի մասին զեկույց այն բանից հետո, երբ փոթորիկ է տեղի ունենում իր պատասխանատվության ներքո գտնվող տարածքում:
Քայլ 8. Ներկայացրեք խնդրի լուծման որոշ լուծումներ:
«Հաշվետվության զեկույցը» ներկայացնում է որոշումներ կայացնելու լուծման մի քանի տարբերակ: Ըստ նպատակի, հեղինակը խորհուրդ է տալիս մի քանի գործողություններ կատարել, որոնք պետք է ձեռնարկվեն: Այս զեկույցը բաղկացած է ներածությունից, տեքստից և եզրակացությունից: Նախաբանը բացատրում է զեկույցը գրելու նպատակը: Տորսը արտահայտում է առկա իրավիճակը կամ խնդիրը լուծման մի քանի տարբերակների հետ միասին: Եզրակացությունը ներկայացնում է լավագույն լուծումը:
Օրինակ, ավտոմոբիլային ընկերությունը ցանկանում է գործարան կառուցել Ասիայում: Հենանիշային զեկույցը գրելիս թվարկեք առավելագույնը 3 երկիր `ըստ ընկերության կարիքների և առաջարկեք եզրակացության լավագույն վայրը:
2 -րդ մաս 2 -ից. Բիզնես հաշվետվություն գրել
Քայլ 1. Որոշեք զեկույցը գրելու և ձևակերպելու նպատակը:
Հարցրեք ինքներդ ձեզ, թե ինչու եք ցանկանում գրել բիզնեսի հաշվետվություն: Ընտրեք վերը նշված ցուցակի հաշվետվության տեսակը `ըստ նպատակների:
- Ինչ էլ որ լինի պատճառը, համոզվեք, որ կարճ և հստակ նպատակներ եք դնում: Հաշվետվության ընթերցողները շփոթվում են, եթե նպատակների ձևակերպումը երկարաժամկետ է, որպեսզի զեկույցի արժանահավատությունը կասկածի տակ դրվի:
- Օրինակ, ձեր բաժանմունքին անհրաժեշտ են լրացուցիչ խթանման միջոցներ: Theեկույցը գրելիս կենտրոնացեք ներկայումս առկա գովազդային բյուջեի բյուջեի վրա և ներկայացրեք արդյունավետ աշխատանքային ծրագիր `լրացուցիչ միջոցներից առավելագույնս օգտվելու համար:
Քայլ 2. Մտածեք այն լսարանի մասին, որը կկարդա զեկույցը:
Հաշվետվության ընթերցողները կարող են գալ ընկերության դրսից (ոչ աշխատակիցներից) կամ ընկերության ներսից: Reportեկույց գրելիս հաշվի առեք, թե որքան լավ է ընթերցողը հասկանում կամ տեղեկություններ ունի քննարկվող հարցի վերաբերյալ: Նաև մտածեք, թե որքան օգտակար կլինի զեկույցում ներկայացված տեղեկատվությունը ընթերցողի համար:
- Ով կկարդա զեկույցը, ֆինանսական կողմը միշտ ղեկավարության կամ հաճախորդների համար առաջնային խնդիր է:
- Օրինակ, դուք ցանկանում եք աշխատանքի բաժնի ծրագիր իրականացնել ձեր ստորաբաժանումում: Դրա համար ձեզ հարկավոր է գրել բիզնես հաշվետվություն, որը կկարդան անձնակազմի տնօրենը, գործառնական տնօրենը և գլխավոր գործադիր տնօրենը: Հաշվի առեք այն հնարավորությունը, որ նրանք արդեն գիտեն ծրագրի մասին, որպեսզի կարողանաք համապատասխան տեղեկատվություն տրամադրել զեկույցում: Եթե ղեկավարությունը երբեք չի քննարկել աշխատանքի կիսման ծրագիր, ձեր զեկույցը տեղեկատվական է և օգտակար: Եթե ընկերությունն արդեն ծրագրել է այս ծրագիրը, ձեր զեկույցը կլինի անարդյունավետ և ավելի քիչ համոզիչ:
Քայլ 3. Որոշեք, թե ինչ է պետք սովորել:
Բիզնես հաշվետվություն պատրաստելիս ամենադժվար քայլը գրելը չէ: Ամենադժվարը եզրակացություններ անելն ու օժանդակ տվյալների հավաքումն է: Դուք պետք է ունենաք հմտությունների լայն շրջանակ, օրինակ ՝ տվյալների հավաքագրում և շուկայի վերլուծություն: Ի՞նչ պետք է իմանաք դուք և ղեկավարությունը, որպեսզի կարողանաք տեղեկացված որոշումներ կայացնել ձեր զեկույցում ընդգրկված թեմաների վերաբերյալ:
Քայլ 4. Հաշվետվություն կազմելու համար հավաքեք համապատասխան տվյալներ:
Համոզվեք, որ ձեր տրամադրած օժանդակ տվյալները հետազոտության արդյունք են: Հակառակ դեպքում, դուք կարող եք կորցնել վստահելիությունը: Տվյալների հավաքագրումը որոշվում է նաև գրվելիք հաշվետվության տեսակով: Համոզվեք, որ օգտագործում եք տվյալներ, որոնք ճշգրիտ և համապատասխան են զեկույցը գրելու նպատակին:
- Ներքին աղբյուրներից ստացված տվյալները սովորաբար ավելի արագ են հավաքվում: Օրինակ, արտադրանքի վաճառքի տվյալները կարող են պահանջվել վաճառքի բաժնից հեռախոսով: Այսպիսով, տվյալները անմիջապես ստացվում են և ներառվում են հաշվետվության մեջ:
- Արտաքին տվյալները կարելի է ստանալ ընկերությունից: Եթե այլ գերատեսչություններ հավաքել և վերլուծել են սպառողների տվյալները, խնդրեք դա, որպեսզի ձեր սեփական հետազոտությունը չկատարեք: Անհրաժեշտ տվյալները պետք է համապատասխանեցվեն բիզնեսի ոլորտին, սակայն բիզնես հաշվետվություններ կազմողները սովորաբար կարիք չունեն նախ հետազոտություն կատարելու:
- Օրինակ, եթե ցանկանում եք գրել հիմնավորման/երաշխավորության զեկույց, կատարեք մի քանի հետազոտություն ՝ պարզելու համար ներկայացված գաղափարների օգուտները և այնուհետև ներառեք հետազոտության արդյունքները զեկույցում:
Քայլ 5. Որոշեք, թե ինչպես կառուցել զեկույցը գրելուց առաջ:
Այս որոշման վրա ազդում է զեկույցը կազմելու նպատակը: Օրինակ, թե ինչպես պատրաստել համապատասխանության զեկույցը և իրագործելիության զեկույցը, տարբեր են: Սկսեք գրել, երբ կարողանաք պարզել, թե ինչպես կազմել զեկույցը:
- Օժանդակ տվյալները դասակարգեք մի քանի խմբերի: Բիզնեսի հաշվետվությունները սովորաբար պարունակում են բազմաթիվ տվյալներ և տեղեկատվություն: Տվյալների խմբերի բաժանումը լավ բիզնես հաշվետվություն գրելու հաջողության գրավականն է: Օրինակ, ներկայացրեք վաճառքի տվյալները հաճախորդների տվյալներից առանձին և ներառեք վերնագիր յուրաքանչյուր տվյալների ամփոփման համար:
- Կազմեք զեկույցներ ՝ տեսակավորելով վերագրանցված տվյալները ըստ վերնագրի, որպեսզի դյուրին լինի ընթերցելը և հասկանալը: Այսպիսով, ներկայացված տվյալները կարող են աջակցել զեկույցը գրելու հիմնական նպատակին:
- Երբեմն, դուք պետք է սպասեք, որ ինչ -որ մեկը վերլուծի կամ մուտքագրի տվյալները: Սպասելիս կարող եք մշակել տվյալների ամբողջական փաթեթը:
Քայլ 6. Եզրակացություններ արեք և տվեք կոնկրետ առաջարկություններ:
Համոզվեք, որ տրամաբանական եզրակացություններ եք անում ՝ օգտագործելով զեկույցում պարունակվող տվյալները: Բացատրեք այն գործողությունները, որոնք պետք է ձեռնարկվեն այս եզրակացությունների հիման վրա:
Ձեր առաջարկած յուրաքանչյուր լուծմանը պետք է հաջորդեն կոնկրետ, չափելի գործողություններ: Նկարագրեք աշխատանքի նկարագրության, ժամանակացույցի կամ միջոցների բաշխման ցանկացած փոփոխություն, որն անհրաժեշտ է նոր աշխատանքային ծրագրի իրականացման համար: Համոզվեք, որ ձեր առաջարկություններն ապահովված են տվյալներով, որոնք ապացուցում են, որ ղեկավարությունը ի վիճակի է հասնել թիրախներին `կիրառելով զեկույցում ներկայացված լուծումները:
Քայլ 7. Պատրաստեք գործնական ամփոփագիր:
Այս ամփոփագիրը կլինի բիզնես հաշվետվության առաջին էջը, բայց գրված է ամենավերջում: Գործադիր ամփոփումը ուսումնասիրության արդյունքները և եզրակացությունները ներկայացնելու միջոց է `զեկույցի բովանդակությունը մի փոքր պատկերացնելու համար, եթե ինչ -որ մեկը ժամանակ չունի այն մինչև վերջ կարդալ: Որպես օրինակ ՝ գործնական ամփոփումը նման է ֆիլմի թրեյլերի կամ թեզի վերացականի:
Այս զեկույցը կոչվում է գործադիր ամփոփում, քանի որ զբաղված ղեկավարները կարող են կարդալ միայն այս ամփոփագիրը: Կարևոր տեղեկատվություն փոխանցեք վերադասներին 200-300 բառով `գործադիր ամփոփագրի տեսքով: Նա կարող էր լրացուցիչ կարդալ, եթե ցանկանում էր մանրամասներին ծանոթանալ:
Քայլ 8. Օգտագործեք ինֆոգրաֆիկա ՝ որոշակի տվյալներ փոխանցելու համար:
Երբեմն, անհրաժեշտ է քանակական տվյալներ տրամադրել ՝ օգտագործելով գրաֆիկներ կամ գծապատկերներ: Ներկայացրեք տարբեր գույներով տվյալներ `դրանք ավելի գրավիչ և հեշտ ընկալելի դարձնելու համար: Տվյալների ընթերցումը հեշտացնելու համար օգտագործեք կետերի կետեր, հաջորդական թվեր կամ աղյուսակներ: Այս քայլը տվյալների ներկայացմանն այլ տեսք է տալիս `դրա նշանակությունը ցույց տալու համար:
- Սովորաբար, պատկերներն ավելի գրավիչ են դարձնում բիզնեսի հաշվետվությունները: Հաշվետվությունները միօրինակ են թվում, եթե դրանք պարունակում են միայն տեքստ և թվեր: Ներկայացրեք համապատասխան և օգտակար ինֆոգրաֆիկա, բայց մի չափազանցեք:
- Տեղեկատվությունը գրեք էջի տուփերում, որը գրեթե ամբողջությամբ տեքստ է, առանց աղյուսակների կամ թվերի: Ամբողջ տեքստային էջերը ձանձրալի են: Կարևոր տեղեկատվության ամփոփագիրը կարող է ներկայացվել վանդակում:
Քայլ 9. Թվարկեք տեղեկատվության աղբյուրները:
Կախված հետազոտության տեսակից, դուք կարող եք տեղեկությունների մատակարարին ցուցակագրել: Բիզնես հաշվետվության մեջ մատենագրությունը կամ սկզբնաղբյուրը նպատակ ունի տեղեկատվություն տրամադրել ընթերցողին, եթե նա ցանկանում է ստուգել կամ այլ տվյալներ փնտրել:
Օգտագործեք ճիշտ ձևաչափ ՝ հաշվետվություններում մեջբերումներ ներառել ըստ բիզնեսի տեսակի:
Քայլ 10. Ստուգեք զեկույցը 2 անգամ:
Դուք լուրջ չեք թվում, երբ հայտնում եք ուղղագրական կամ քերականական սխալների մասին: Այս սխալները կասկածի տակ են դնում ձեր ուսումնասիրության արժանահավատությունը: Բացի այդ, ներկայացրեք հստակ և միանշանակ տեղեկատվություն:
- Օրինակ, մի օգտագործեք դժվար հասկացվող բառեր կամ չափազանց երկար նախադասություններ:
- Խուսափեք բազմազան խոսակցություններից:
- Եթե զեկույցի ընթերցողը զբաղվում է նույն բիզնեսով, կարող եք օգտագործել ժարգոն կամ տեխնիկական տերմիններ, բայց մի չափազանցեք:
- Սովորաբար, բիզնեսի հաշվետվությունները գրվում են պասիվ ձայնի միջոցով: Այս զեկույցը մի օրինակ է, որը ցույց է տալիս, որ պասիվ նախադասությունների միջոցով գրելն ավելի լավ է, քան ակտիվ նախադասությունները:
- Հաշվետվությունները ստուգելիս սխալները կարող են անտեսվել, քանի որ ինքներդ եք մուտքագրել: Խնդրեք աջակցող գործընկերոջը կարդալ ձեր զեկույցը, այնուհետև հետադարձ կապ խնդրել: Շատ ավելի լավ է իմանալ սխալները գործընկերներից, քան վերադասներից: Օգտվեք հասակակիցների ներդրումից ՝ հաշվետվությունները բարելավելու համար ՝ միաժամանակ հաշվի առնելով առաջարկությունները:
Քայլ 11. Ստեղծեք բովանդակության աղյուսակ:
Գրեք բիզնեսի հաշվետվություն ըստ պաշտոնական ձևաչափի ՝ ստեղծելով բովանդակության աղյուսակ, որն օգտակար է որպես հղում ՝ որոշակի էջ որոնելիս: Բովանդակության աղյուսակում ներառեք զեկույցի յուրաքանչյուր բաժնի էջերի համարները, հատկապես `ամփոփագիրը և եզրակացությունը:
Քայլ 12. Timeամանակն է զեկույցը կապելու:
Fullեկույցը բարելավելու լավագույն միջոցը, որն ապահովում է օգտակար ամբողջական վերանայում, այն հնարավորինս լավ կապելն է, օրինակ ՝ պարուրաձև մետաղալարերի, ամրացնողների կամ ստվարաթղթե ծածկերի օգտագործումը: Այսպիսով, զեկույցը կոկիկ և գրավիչ տեսք ունի, որպեսզի մյուսները ցանկանան կարդալ այն մինչև վերջ:
