Շաբաթական հաշվետվությունները սովորաբար օգտագործվում են բազմաթիվ ձեռնարկություններում և մանրածախ վաճառքի միջավայրերում, կամ հետազոտական նախագծերում և պրակտիկաներում: Գրեք կարճ, հակիրճ շաբաթական հաշվետվություններ, որպեսզի ձեր ղեկավարը հստակ պատկերացնի ձեր կատարած առաջընթացի մասին:
Քայլ
3 -րդ մաս 1 -ից ՝ Տեղեկատվության կազմակերպում
Քայլ 1. Բացահայտեք զեկույցի նպատակը:
Թեև դուք պետք է շաբաթական հաշվետվություններ ներկայացնեք որպես հանձնարարության մաս, հաշվետվության նպատակն ինքնին աշխատանքը չպահպանելը չէ: Իմանալով այն պատճառները, թե ինչու է ձեր ղեկավարը շաբաթական հաշվետվություն խնդրում, կօգնի ձեզ հստակ որոշել, թե ինչ տեղեկատվություն պետք է ներառվի զեկույցում և որն է ամենակարևորը:
- Սովորաբար, հաշվետվությունները գրվում են ղեկավարներին արդիական պահելու համար այն նախագծի կարգավիճակի վրա, որի վրա դուք աշխատում եք կամ նրանց որոշումներ կայացնելու հարցում օգնելու համար:
- Օրինակ, եթե դուք մանրածախ խանութի մենեջեր եք, ձեզանից կարող է պահանջվել ներկայացնել շաբաթական զեկույց `ամփոփելով շաբաթվա վաճառքները: Գործատուներն օգտագործում են այս հաշվետվությունները `գնահատելու խանութի աշխատանքը, գների մակարդակը և ստացված պատվերները:
- Եթե դուք ներկայացնում եք շաբաթական հաշվետվություն պրակտիկայի կամ հետազոտական ծրագրի համար, զեկույցի նպատակն է ցույց տալ ձեր ղեկավարին կամ հրահանգչին, թե որքանով եք դուք առաջադիմում և կիսել որևէ խոշոր առաջընթաց և բացահայտում:
Քայլ 2. Որոշեք, թե ով է կարդալու զեկույցը:
Ingեկույցը պլանավորելու համար էական է իմանալ, թե ով է ձեր լսարանը: Եթե չգիտեք, թե ով է կարդալու զեկույցը (և ինչու), ապա ոչ մի կերպ չեք կարող իմանալ, թե որ տեղեկատվությունն է ամենակարևորը:
- Ձեր լսարանի բացահայտումը կօգնի նաև հասկանալ, թե ինչպես պետք է կազմված լինի ձեր զեկույցը և ինչ լեզու օգտագործել: Օրինակ, դուք կարող եք գրել իսկական հաշվետվություն, եթե հանդիսատեսը հինգ տարեկան երեխաների խումբ է, քան եթե այն գրում էիք խոշոր կորպորացիայի ղեկավարների համար:
- Դուք նաև կստանաք ավելի հստակ պատկերացում այն մասին, թե ինչ է ձեր լսարանն արդեն գիտի, և այն, ինչ ձեզ հարկավոր է ավելի մանրամասն բացատրել կամ լրացուցիչ հղումների աղբյուրներ տրամադրել: Օրինակ, եթե դուք գրում եք իրավական հարցի վերաբերյալ շաբաթական զեկույց, և այն կարդալու է մի խումբ փաստաբաններ, ապա օրենքի մանրամասն ամփոփման կարիք չկա: Այնուամենայնիվ, նման ամփոփումը կարող է անհրաժեշտ լինել, եթե դուք գրում եք այդ մասին զեկույց այն գործադիրների կամ ադմինիստրատորների համար, ովքեր չունեն իրավական գիտելիքներ:
- Եթե զեկույցը պահանջվում է պրակտիկայի, հետազոտական ծրագրի կամ այլ ակադեմիական գործունեության համար, հիշեք, որ լսարանը ձեր դասախոսը կամ հրահանգիչը չէ, չնայած զեկույցը կներկայացվի նրանց: Այս համատեքստում լսարան գտնելու համար կենտրոնացեք ձեր նախագծի բնույթի և որպես ամբողջություն ձեր կարգապահության վրա:
Քայլ 3. Նախապատվությունը տվեք զեկույցի հիմնական կետերին:
Չնայած դուք պետք է փորձեք ձեր զեկույցը պահել հնարավորինս հակիրճ, հնարավոր է, որ ձեր լսարանը չկարդա այդ ամենը: Սրան արձագանքելու համար դուք պետք է զեկույցի սկզբում տեղադրեք ամենակարևոր տեղեկատվությունը կամ վերջնական արդյունքը:
- Օրինակ, եթե զեկույցը նպատակ ունի համեմատել և հակադրել երեք տարբեր ապրանքանիշերի սարքավորումներ և առաջարկել այն, որը, ձեր կարծիքով, առավել հարմար է ընկերության կարիքներին, եզրակացությունը պետք է գրվի սկզբում: Այնուհետև կարող եք բացատրություն տալ, թե ինչու:
- Ընդհանուր առմամբ, զեկույցի առաջին էջը պետք է պարունակի արդյունքների, առաջարկությունների կամ եզրակացությունների ամփոփում: Useեկույցի մնացած մասը օգտագործեք ավելի խորը ուսումնասիրելու համար, և ընթերցողները լրացուցիչ կկարդան, եթե կարիք զգան կամ ցանկանան ընդլայնել ձեր գտածոների վերաբերյալ իրենց պատկերացումները:
Քայլ 4. Տեղյակ եղեք «ճակատագրի» մասին, որը սովորաբար ունենում է զեկույցը:
Շատ դեպքերում, շաբաթական հաշվետվություններ են ստեղծվում տվյալների պահպանման պահանջների համար և կներկայացվեն համապատասխան արխիվներում: Շաբաթական հաշվետվությունները հազվադեպ են ամբողջությամբ ընթերցվում համատեքստերի մեծ մասում, և այլ բան չպետք է ակնկալել:
- Այնուամենայնիվ, մի օգտագործեք այս փաստը որպես պատրվակ `զեկույցները կեղծելու կամ դրանց վրա աշխատելու համար, որպեսզի դրանք ցածր որակի լինեն: Հաշվետվությունները պետք է արտացոլեն ինքներդ ձեզ և ձեր աշխատանքային էթիկան: Անզգուշությամբ պատրաստված զեկույցը, ամենայն հավանականությամբ, կարժանանա ուշադրության, և «Ես գիտեի, որ դու այն չես կարդա» ասելը արդարացում չէ ստանդարտ աշխատանքային արտադրանք արտադրելու համար:
- Թեև զեկույցն ամբողջությամբ պետք է լինի որակյալ և լավ գրված, կենտրոնացեք զեկույցի այն հատվածների վրա, որոնք ամենայն հավանականությամբ կարդում է հանդիսատեսը: Այս բաժինը սովորաբար գործադիր ամփոփում կամ առաջարկություն է: Դուք պետք է գրեք այն առանց ամենափոքր սխալի:
- Հիշեք, որ վերադասները չեն կարդում զեկույցի ամբողջ բովանդակությունը ոչ այն պատճառով, որ նրանք հետաքրքրված չեն կամ կարևոր չեն: Բարձր ղեկավարության կամ գործադիր պաշտոնների մարդիկ շատ զբաղված են և հմուտ են որոշումներ կայացնելու համար անհրաժեշտ տեղեկատվությունը հավաքելու մեջ: Նրանք չեն կարդա ամբողջ զեկույցը, եթե դա բացարձակապես անհրաժեշտ չէ, բայց կպահեն այն այն դեպքում, եթե հետագայում նորից ցանկություն ունենան նորից կարդալ:
Մաս 2 -ից 3 -ից. Հաշվետվությունների ձևավորում
Քայլ 1. Հարցրեք նմուշ:
Շատ ընկերություններ ունեն շաբաթական հաշվետվությունների ստանդարտ ձևաչափ, և ղեկավարները կամ ղեկավարները կարող են սովոր լինել այս կերպ տեղեկատվություն ստանալուն: Տարբեր ձևաչափերի օգտագործումը կարող է հանգեցնել հիասթափության և շփոթության:
- Սա շատ կարևոր է վաճառքի հաշվետվությունների պատրաստման մեջ: Կառավարիչները սովոր են հաշվետվություններին մի հայացքով նայել և իմանալ, թե էջում որտեղ կգտնեն որոշակի թվեր կամ տեղեկատվություն: Տարբեր ձևաչափերի օգտագործումը դառնում է անարդյունավետ միջոց, քանի որ նրանք ստիպված են կարդալ ամբողջ զեկույցը `իրենց անհրաժեշտ տեղեկատվությունը գտնելու համար:
- Ստուգեք վարչական օգնականի հետ `տեսնելու, թե արդյոք կա ձևանմուշ, որը կարող եք օգտագործել զեկույց գրելու համար: Այդ կերպ պետք չէ այն զրոյից ստեղծել բառերի մշակման ծրագրով: Շատ ընկերություններ ունեն փաստաթղթերի ձևանմուշներ `ճիշտ պարամետրերով, ներառյալ լուսանցքները, աղյուսակները, պարբերությունների ոճերը և տառատեսակները:
Քայլ 2. Հաշվի առեք առաքման եղանակները:
Եթե հաշվետվությունը ներկայացնեք որպես տպագիր փաստաթուղթ կամ էլ. Փոստի կցորդ, ձևաչափը տարբեր կլինի, քան եթե այն գրել եք որպես էլ. Փոստի տեքստի մաս:
- Օրինակ, եթե հաշվետվությունը ուղարկում եք որպես էլ. Այս կերպ, ընթերցողները ստիպված չեն բացել հավելվածը `ձեր զեկույցի հիմնական ասպեկտները հասկանալու համար:
- Եթե ձեր հաշվետվությունը ներկայացնեք որպես ֆիզիկական փաստաթուղթ, ապա, ամենայն հավանականությամբ, պետք է ներառեք ուղեկցող նամակ կամ վերնագրի էջ, որպեսզի հաշվետվությունը կարողանա ճիշտ նույնականացվել և գրանցվել:
- Անկախ նրանից, թե ինչպես եք ներկայացնում ձեր զեկույցը, համոզվեք, որ ձեր անունը ներառված է բոլոր էջերում, և որ բոլոր էջերը համարակալված են «X- ի Y» ձևաչափով (կարդացեք ՝ էջ Y- ի ընդհանուր էջ): Հաշվետվությունների թերթերը հեշտությամբ կարող են ցրվել և արագ հայացքով պետք է կարողանալ ասել, թե արդյոք զեկույցն ամբողջական է և ով է կազմել այն:
- Դուք կարող եք հեշտությամբ ներառել պահանջվող տեղեկատվությունը որպես վերնագիր (վերնագիր) յուրաքանչյուր էջում: Օրինակ, վերնագիրը կարող է կարդալ հետևյալ կերպ. «Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 -ը 7 -ից »:
Քայլ 3. Ներառեք գործադիր ամփոփագիր:
Գործադիր ամփոփագիրը ամբողջ զեկույցի համառոտ ամփոփումն է, սովորաբար ընդամենը մեկ կամ երկու պարբերություն, զեկույցի յուրաքանչյուր հատվածի համար մի քանի նախադասությամբ: Ընդհանուր գաղափարն այն է, որ գործադիրը կարող է կարդալ այս ամփոփագիրը, և քանի դեռ այն համահունչ է տվյալ հարցի վերաբերյալ իր նախնական ակնկալիքներին, նա կարող է քայլեր ձեռնարկել ՝ առանց լրացուցիչ կարդալու:
- Գործադիր ամփոփագիր կազմելիս շատ կարևոր է օգտագործել հստակ և հակիրճ լեզու, որպեսզի այն հասկանալի լինի: Խուսափեք ժարգոնից կամ բացատրություն պահանջող կոնկրետ տերմիններից, նույնիսկ եթե գիտեք, որ ձեր լսարանը շատ ծանոթ է այդ տերմիններին:
- Վերջում գրեք գործնական ամփոփագիրը ՝ զեկույցի մյուս բոլոր բաժիններն ավարտելուց հետո: Ի վերջո, դուք չեք կարող ամփոփել մի բան, որը դեռ չի գրվել: Նույնիսկ եթե դուք արդեն ունեք մանրամասն ուրվագիծ, թե ինչ գրել ձեր զեկույցում, ամեն ինչ կարող է փոխվել գրելու ընթացքում:
Քայլ 4. Ստեղծեք կառուցվածք զեկույցի պարբերությունների և հատվածների համար:
Հասկանալով այն ձևաչափը, որը կօգտագործվի զեկույցը գրելու համար, ստեղծեք հաշվետվության այն հատվածների ուրվագիծը, որոնք կհամապատասխանեն զեկույցի նպատակին:
- Ստուգեք ուրվագիծը `համոզվելու համար, որ ամեն ինչ տրամաբանորեն հոսում է մի հատվածից մյուսը և համոզվեք, որ ուրվագիծը նախագծված է այնպես, որ համապատասխանի զեկույցի համար որոշված լսարանին:
- Ընդհանուր առմամբ, զեկույցը կներառի գործնական ամփոփում, ներածություն, եզրակացություններ և առաջարկություններ, եզրակացություններ և քննարկումներ և հղումների ցանկ: Կարող եք ներառել համապատասխան տվյալներ պարունակող կցորդներ, ինչպես նաև ավելի երկար հաշվետվությունների բովանդակության աղյուսակ: Այնուամենայնիվ, շաբաթական հաշվետվությունները սովորաբար այնքան էլ երկար չեն:
- Theեկույցի յուրաքանչյուր հատված անդրադառնում է որոշակի թեմայի: Այդ բաժնում յուրաքանչյուր պարբերություն անդրադառնում է մեկ գաղափարի: Օրինակ, եթե զեկույցի մի հատված ունի «Երեխաների հայտնի ապրանքանիշեր» վերնագիրը, կարող եք յուրաքանչյուր ապրանքանիշի համար առանձին պարբերություն գրել: Եթե դուք տարբերակում եք տղաների և աղջիկների հագուստը, ստեղծեք ենթաբաժին (համապատասխան ենթագրերով) յուրաքանչյուր ապրանքանիշի համար, այնուհետև մեկ պարբերություն ՝ քննարկելով ապրանքանիշի առաջարկած տղաների հագուստը և մեկ այլ պարբերություն աղջիկների հագուստի համար:
Քայլ 5. Անհրաժեշտության դեպքում ստեղծեք վերնագրի էջ կամ ծածկագիր:
Ավելի կարճ հաշվետվությունները կարող են առանձին տիտղոսաթերթ չպահանջել, սակայն ավելի երկար հաշվետվությունները պետք է ներառեն հատուկ էջ, որը ձեզ կճշտի որպես զեկույցի հեղինակ և հակիրճ բացատրում է զեկույցի նպատակը:
- Վերնագրի էջը տարբերվում է գործնական ամփոփագրից և ըստ էության ներառում է այն տեղեկատվությունը, որն անհրաժեշտ է վարչական նպատակների իրականացման համար, որպեսզի հաշվետվությունը պատշաճ կերպով ներկայացվի:
- Գործատուները կարող են ունենալ հատուկ ներածական էջ, որն անհրաժեշտ է շաբաթական հաշվետվությունների համար: Եթե այո, ապա համոզվեք, որ ճիշտ ձևաչափ եք օգտագործում:
- Առնվազն տիտղոսաթերթը պետք է պարունակի զեկույցի վերնագիրը կամ նկարագրությունը (օր. ՝ «Շաբաթվա վաճառքի հաշվետվություն»), ձեր անունը և այլ մասնակիցների անունները, ընկերության անունը և զեկույցը լրացնելու կամ ներկայացնելու ամսաթիվը:.
3 -րդ մաս 3 -ից. Ուժեղ լեզվի օգտագործումը
Քայլ 1. Ստեղծեք արդյունավետ վերնագրեր և ենթագրեր:
Վերնագրերը և ենթավերնագրերը թույլ են տալիս ընթերցողներին արագ գտնել զեկույցի իրենց հետաքրքրող հատվածները կամ այն, ինչ նրանք ցանկանում են կարդալ `ձեր եզրակացությունների կամ առաջարկությունների վերաբերյալ ավելի շատ օժանդակ տեղեկություններ ստանալու համար:
- Համոզվեք, որ վերնագիրն ու ենթավերնագիրը ուղղակիորեն և ճշգրիտ նկարագրում են հատվածի կամ ենթաբաժնի բովանդակությունը:
- Օրինակ, շաբաթական վաճառքի հաշվետվություն կազմելիս կարող եք ներառել «Կանանց հագուստի միտումները», «Տղամարդկանց նորաձևության միտումները» և «Հանրաճանաչ մանկական ապրանքանիշեր» բաժինը քննարկող հատվածներ: Այդ բաժիններում կարող եք ենթագրեր տեղադրել ՝ որոշակի միտումներ կամ հանրաճանաչ ապրանքանիշեր ընդգծելու համար:
- Օգտագործեք նույն քերականական կառուցվածքը բոլոր վերնագրերի համար, որպեսզի հաշվետվությունները հնչեն տրամաբանական և հետևողական: Օրինակ, եթե առաջին վերնագրում գրված է ՝ «Հենարան կառուցել տղամարդու հագուստի մեջ», ապա երկրորդ վերնագիրը պետք է լինի «Առաջնորդել կանանց հագուստի միտումը», այլ ոչ թե «Կանացի հագուստի վաճառքի գործիչներ»:
Քայլ 2. Գրեք հաշվետվություն ՝ օգտագործելով պարզ և պարզ նախադասություններ:
Ստանդարտ «ենթակա-բայ-օբյեկտ» կարգով կառուցված նախադասություններով համառոտ գրելը ապահովում է մտքի հստակություն և արժանահավատություն հաղորդում ձեր առաջարկություններին և եզրակացություններին:
- Theեկույցի առաջին տարբերակը գրելուց հետո ուշադիր կարդացեք այն և վերացրեք բոլոր ավելորդ լեզուները: Գտեք գործողությունը յուրաքանչյուր նախադասության և վայրի համար, ով կատարել է գործողությունը բայի կողքին: Մտածեք յուրաքանչյուր նախադասության մասին, ասես «ով ինչ արեց»:
- Հեռացրեք ավելորդ նախադասությունները և օգտագործեք դադարային արտահայտություններ, ինչպիսիք են ՝ «բացի», «նպատակային» կամ «ըստ կարգի»:
- Կարող եք մտածել, որ գրելու այս ոճը ձանձրալի է, բայց շաբաթական զեկույցներ գրելու նպատակը զվարճանալը չէ: Այս ոճը ամենաարդյունավետն է `ձեր ասելիքը փոխանցելու և ընթերցողին տեղեկատվություն փոխանցելու համար:
Քայլ 3. Համոզվեք, որ ձեր գրածը օբյեկտիվ և անաչառ է:
Ձեր առաջարկությունները պետք է հիմնված լինեն կոնկրետ ապացույցների, այլ ոչ թե կարծիքների կամ զգացմունքների վրա: Ընթերցողին համոզել ամուր, հստակ գրված փաստերով:
- Խուսափեք ավելորդ ածականներից և այլ բառերից և արտահայտություններից, որոնք ունեն բացասական կամ դրական երանգներ: Փոխարենը կենտրոնացեք փաստերի վրա հիմնված փաստարկներ գրելու վրա:
- Օրինակ, ենթադրենք, որ դուք առաջարկում եք առաջխաղացում վաճառողներից մեկի համար ձեր շաբաթական հաշվետվության մեջ: Աջակցեք առաջարկությանը այն փաստերով, որոնք ցույց են տալիս, որ աշխատողը արժանի է, այլ ոչ թե սուբյեկտիվ կամ զգացմունքային մանրամասներ գրելու: «Սարին մշտապես բարձր վաճառք ունի մեր խանութում, չնայած նա աշխատում է շաբաթական 15 ժամ» արտահայտությունը ավելի լավ կլիներ, քան «Սարին իմ ամենալավ ընկերուհին է և միշտ փորձում է առավելագույնը, չնայած նրան պետք է սահմանափակել ժամերը ՝ իր մասին հոգալու համար»: հիվանդ մայրիկ »:
Քայլ 4. Օգտագործեք ուժեղ բառեր:
Ակտիվ ձայնով գրելիս դուք օգտագործում եք մեկ բառ, որը ընթերցողին ասում է, թե ինչ գործողություն է կատարվում նախադասության մեջ, այն է ՝ բայը: Օգտագործեք կարճ, ուժեղ բայեր, որոնք հստակ նկարագրում են կատարվող գործողությունը:
- Ընտրեք պարզ բայեր: Օրինակ, «օգտագործումը» ավելի լավ է, քան «օգտագործումը»:
- Գործընթացները նկարագրող բայերը, ինչպիսիք են մտածելը, իմանալը, հասկանալը և հավատալը, երբեմն անհրաժեշտ են, բայց ընդհանուր առմամբ ավելի քիչ հզոր են, քան գործողությունը նկարագրող բայերը: Հնարավոր է ՝ ստիպված լինեք ավելի խորը փորփրել հայտարարության մեջ և այն վերածել գործողության: Օրինակ, կարող եք գրել «Կարծում եմ, որ մեր վաճառքները կաճեն առաջիկա մի քանի ամիսների ընթացքում»: Փոփոխեք հայտարարությունը և իմացեք, թե ինչու եք դրան հավատում: Այնուհետև կարող եք գրել մի նախադասություն, որը տանում է դեպի գործողություններ, ինչպիսիք են. Ես կանխատեսում եմ, որ վաճառքները կաճեն նոյեմբերին և դեկտեմբերին »:
- Գործողության վրա հիմնված գրավորությունը պահպանելու համար ստուգեք զեկույցը և փորձեք հանել նախադասությունները և դրանք փոխարինել ավելի ուժեղ բայերով: Օրինակ, «ընդհանուր կոնսենսուսը» կարող է պարզեցվել «կոնսենսուսի», իսկ եթե ինչ -որ մեկը «ապահովում է պաշտպանությունը», տպավորությունն ավելի ուժեղ է դառնում ՝ ասելով, որ «պաշտպանում է»:
Քայլ 5. Խուսափեք պասիվ ձայնից:
Երբ գրում եք պասիվ ձայնով, ավելի քիչ սթրես եք դնում դա անող անձի վրա և ավելի շատ շեշտը դնում գործողության օբյեկտի վրա: Թեև որոշ դեպքերում դա անհրաժեշտ է քաղաքական կամ դիվանագիտական պատճառներով, բայց պասիվ ձայնի օգտագործումը հաճախ հանգեցնում է անհասկանալի և շփոթեցնող գրության:
- Ակտիվ ձայնը պարգևատրում է գործողությունը կատարած անձին և ցույց տալիս զեկույցի ընթերցողին, ով պատասխանատու է գործողության համար: Հասկանալու համար, թե ինչու է դա կարևոր, պատկերացրեք, որ կարդացել եք հրդեհի մասին հոդված, որտեղ ասվում է. «Բարեբախտաբար, բոլոր երեխաները փրկվեցին»: Երեխաներին փրկած անձի (կամ անձանց) ինքնությունը կարևոր է: Եթե նախադասության մեջ ասվում է. «Տեղի քահանան ՝ հայր Յոհան, հետ ու առաջ էր գնում մանկատանը շրջապատող կրակի միջով և փրկում բոլոր երեխաներին», ապա այժմ դուք գիտեք, թե ով է արժանի այդ իրավիճակում հերոս լինելու համար:
- Ակտիվ նախադասությունները նույնպես կարևոր են այն գործողությունների համար պատասխանատվություն կրելու համար, որոնք կարող են բացասական հետևանքներ ունենալ: Եթե ձեր զեկույցում գրեք «Սխալ է տեղի ունեցել», ձեր ղեկավարը կցանկանա իմանալ, թե ով է կատարել սխալը, որպեսզի նա կարողանա համապատասխան տույժ նշանակել: Եթե սխալ եք թույլ տալիս, ապա ընդունելը և պատասխանատվությունը ստանձնելը իսկապես կօգնի ձեզ:
- Գրավոր պասիվ նախադասությունները գտնելու և վերացնելու համար փնտրեք բայեր, որոնք սկսվում են «di-»-ով: Երբ գտնեք այն, բացահայտեք նախադասության գործողությունը, պարզեք, թե ով է դա արել և տեղափոխեք այն նախադասության սկզբին և կեսին:
Քայլ 6. Տեղեկատվության փոխանցում ՝ օգտագործելով տեսողական տարրեր:
Աղյուսակներն ու գրաֆիկները շատ ավելի հեշտ են կարդալ և հետևել, քան նույն տեղեկատվությունը պարունակող պարբերությունները, հատկապես, եթե փոխանցվող տեղեկատվությունը բաղկացած է բազմաթիվ թվերից:
- Ընտրեք ճիշտ տեսողական տարրեր ՝ ընթերցողներին տեղեկատվություն փոխանցելու համար իրենց համար օգտակար և արտացոլող զեկույցի նպատակը:
- Օրինակ, բուրդ բաճկոնների վաճառքի աճի միտումը ցույց տալու համար կարող եք ընտրել գծային գրաֆիկ: Տեղեկատվության ներկայացման այս եղանակն ավելի արդյունավետ կլինի աճը ցույց տալու համար, քան ամեն ամիս վաճառվող բրդյա բաճկոնների քանակով սեղանը, քանի որ սեղանը ընթերցողից պահանջում է նայել բոլոր թվերը, համեմատել դրանք և ճանաչել, որ աճ կա: Այն ամենը, ինչ կարելի է անել, պարզապես ցուցադրելով պարզ գծային գրաֆիկ:
- Հիշեք, որ աչքը ձգվում է դեպի տեսողական տարրեր: Համոզվեք, որ այս տարրերը կոկիկ և կազմակերպված տեսք ունեն և տեղադրված են էջի վերևի համապատասխան դիրքում: Դուք պարզապես ներկայացնում եք տեսողական տարրերը, որոնք կարևոր են ձեր առաջարկության կամ եզրակացության համար:
Քայլ 7. Վերացրեք ժարգոնը:
Յուրաքանչյուր արդյունաբերություն կամ ակադեմիական կարգապահություն ունի որոշակի անխուսափելի տերմիններ, ինչպես նաև բզզվող բառեր, որոնք հանրաճանաչություն են ձեռք բերում հայտնի գրքերից կամ հոդվածներից: Երբեմն օգտակար են, բայց այս բառերը սովորաբար արժեք չեն ավելացնում կամ չեն կարողանում արդյունավետ փոխանցել հաղորդագրությունը:
- Արդյունաբերության ընդհանուր հիմնաբառերի ցանկ գրելը, որպեսզի դրանք ձեր հաշվետվություններում չարաշահեք, կարող է օգտակար լինել: Երբ զեկույցն ավարտված է, կարող եք այս բառերը փնտրել փաստաթղթում և անհրաժեշտության դեպքում դրանք փոխարինել:
- Հիշեք, որ ընթերցողի համար գերժամանակակից հիմնաբառերի չարաշահումը չի նշանակում, որ դուք «լավ տեղեկացված» եք ոլորտում, այլ ստեղծում է հակառակ տպավորություն: Ընդհանրապես, ղեկավարներն ու ղեկավարները ավելի մեծ են և տեսել են, թե ինչպես են նման բառեր գալիս ու գնում: Եթե չափից շատ եք օգտագործում, նրանք կմտածեն, որ դուք ծույլ եք և չգիտեք, թե ինչի մասին եք խոսում, կամ պարզապես փորձում են տպավորություն թողնել նրանց վրա:
- Դուք նաև պետք է խուսափեք չափազանց բարդ տերմիններ օգտագործելուց:Օրինակ, եթե դուք զեկույց եք գրում ՝ ամփոփելով իրավական հարցը, դա չի նշանակում, որ այն պետք է պղպեղեք բազմաթիվ իրավական ժարգոններով:
Քայլ 8. Կատարեք բնավորության մանրակրկիտ ստուգում:
Տպագրական և քերականական սխալներով լի զեկույցները կարող են անհարմար լինել ընթերցողների համար և արտացոլել ձեր մասին բացասական պատկերը: Raftեկույցը կազմեք վերջնաժամկետից շատ շուտ, որպեսզի բավական ժամանակ ունենաք բնավորության համապատասխան ստուգում կատարելու համար:
- Գործարկեք քերականության և ուղղագրության ստուգման ծրագիր, որը օգտագործում եք բառերի մշակման ծրագրում: Այս ծրագիրը բաց կթողնի շատ սխալներ, հատկապես տառասխալները, որոնք հանգեցնում են հոմոֆոնիկ սխալների (օրինակ ՝ «ծանրաբեռնված» մուտքագրելը, երբ ցանկանում եք գրել «պայման»):
- Հակառակ (ետևից առջև) բնավորության մանրակրկիտ ստուգում կատարելը լավ միջոց է `համոզվելու համար, որ սխալները բաց չեք թողնի: Ավելին, եթե դուք ծանոթ եք այն, ինչ ցանկանում եք գրել, ապա կանցնեք այնպիսի սխալներ, ինչպիսիք են բաց թողնված բառերը, քանի որ ուղեղն ինքնաբերաբար ավարտում է դրանք: Դա տեղի չի ունենա, եթե այն ստուգեք հետևից առջև:
- Հաշվետվությունները բարձրաձայն կարդալը սխալները հայտնաբերելու և գրելու ոճը խմբագրելու ևս մեկ արդյունավետ միջոց է: Եթե դժվարանում եք կարդալ որոշակի նախադասություն կամ պարբերություն, հավանականությունը մեծ է, որ այդ հատվածը դժվար է հասկանալ, քանի որ ընթերցողները նույնպես կունենան նույն դժվարությունը: Ուղղեք դժվար հատվածները, որպեսզի ավելի լավ հոսեն:
