Շատ ընկերություններ խնդրում են իրենց աշխատակիցներին կազմել աշխատանքի արդյունքների մասին հաշվետվություններ `գնահատելով իրենց, որպեսզի նրանք կարողանան զեկուցել, թե ինչ են արել որոշակի ժամանակահատվածում: Եթե դուք աշխատում եք որպես հանդիպման գրառումներ կատարող, ձեզանից կարող է պահանջվել նաև պատրաստել զեկույցը: Այս հոդվածը բացատրում է, թե ինչպես պատրաստել լավ աշխատանքի հաշվետվություն, քանի որ այն կարևոր դեր է խաղում ձեր կարիերայի հաջողության կամ ձախողման որոշման մեջ:
Քայլ
Մաս 1 -ից 3 -ը `Աշխատանքի ձեռքբերման հաշվետվության ձևի ընկալում
Քայլ 1. Սկսեք պատրաստել զեկույցը `գրելով ձեր ձեռքբերումների համառոտ ամփոփագիրը:
Theեկույցի վերևում ներկայացրեք ձեր ներկայացրած տեղեկատվության ամփոփագիրը `ձեր աշխատանքի կատարման ընդհանուր պատկերը տալու համար:
- Օրինակ. Դուք աշխատում եք ոչ առևտրային կազմակերպությունում, և ձեր ղեկավարը խնդրում է ձեզ կատարել աշխատանքի հաշվետվություն: Համառոտ մեկ պարբերության մեջ զեկուցեք բոլոր կատարված առաջադրանքները, օրինակ ՝ դուք կազմակերպել եք գործունեություն, որը ձեռնտու է կազմակերպության սեփականատիրոջը, հաջողվել է ճանաչում ձեռք բերել արդյունաբերության մեջ և կապեր հաստատել բիզնես գործընկերների հետ:
- Մի ներառեք կոնկրետ բաներ ամփոփագրում, քանի որ ձեզ հարկավոր է միայն ներկայացնել կարևոր տեղեկատվություն `ընդհանուր առմամբ աշխատանքային նվաճումների մասին ընդհանուր պատկերացում կազմելու համար: Որպես ուղեցույց, հաշվետվությունները պետք է ներկայացվեն 2 էջում, եթե գործատուն այլ ձևաչափ չի սահմանում: Նախ համոզվեք, որ դուք պետք է հաշվետվություն կազմեք որոշակի ձևաչափի համաձայն:
Քայլ 2. Ներկայացրեք մանրամասն հիմնավորող փաստեր:
Informationեկույցի սկզբում ներկայացված ամփոփագրում յուրաքանչյուր տեղեկատվություն հաստատելու համար գրեք մանրամասները ՝ հետևյալ հրահանգների համաձայն.
- Օգտագործեք ցուցակի ձևաչափ: Յուրաքանչյուր գործունեության առանձին հաշվետվություններ պատրաստեք: Գործունեությունը ներառեք որպես զեկույցի վերնագիր, որին հաջորդում է վերնագրի տակ գործունեության նկարագրությունը: Օրինակ. Գործունեությունը, որը դուք անում եք, «Միջոցառման պատրաստում և կատարում» է:
- Վերնագրի տակ կազմեք ցուցակ ՝ օգտագործելով թվեր կամ տառեր, որպեսզի համառոտ և հատուկ նկարագրեք ձեր կազմակերպած իրադարձությունը, ներառյալ դրա նպատակը և օգուտները ՝ կազմակերպության առաքելության իրականացմանն աջակցելու գործում:
Քայլ 3. Ստեղծեք զեկույց ստանդարտ ձևաչափով `այն պրոֆեսիոնալ տեսք ունենալու համար:
Մի ներկայացրեք պատահական զեկույցներ: Փոխարենը պատրաստեք պրոֆեսիոնալ տառատեսակով կոկիկ մուտքագրված զեկույց `օգտագործելով ստանդարտ չափսի թուղթ:
- Boldեկույցի վերնագիրը թերթի մեջտեղում դրեք համարձակ տառերով, որպեսզի տեղեկատվությունը լինի կոկիկ կազմակերպված:
- Theեկույցի վերևում գրեք զեկույցի ավարտի ամսաթիվը: Նշեք նաև զեկույցը պատրաստած անձի անունը, կոչումը և կոչումը:
Քայլ 4. Լրագրեք հաշվետու ժամանակաշրջանում:
Ձեզ համար ավելի հեշտ կլինի հաշվետվություններ կազմել, եթե անմիջապես գրառումներ կատարեք, երբ աշխատանքներն ընթացքի մեջ են:
- Պատրաստեք նոթատետր կամ թղթապանակ `որոշակի ժամանակահատվածում աշխատանքային ձեռքբերումները գրանցելու համար: Դա ձեզ համար ավելի հեշտ կդարձնի հաշվետվությունների պատրաստումը, եթե դա խնդրի ձեր ղեկավարը:
- Եթե դա չկատարվի, հաշվետու ժամանակաշրջանի սկզբի կարևոր ձեռքբերումները կարող են մոռացվել:
Մաս 2 -ից 3 -ից. Որակի բովանդակության տրամադրում
Քայլ 1. Նկարագրեք այն թիրախը, որին ցանկանում եք հասնել և աշխատանքի ակնկալիքները, որոնք դուք պետք է կատարեք:
Հիշեցրեք ընթերցողներին, որ հաշվետու ժամանակաշրջանի սկզբում կա մի նպատակ, որին ցանկանում եք հասնել: Համոզվեք, որ դուք գիտեք կազմակերպության նպատակներն ու աշխատանքային ներդրումը, որն ակնկալվում է ձեզանից: Եթե դեռ չգիտեք, հարցրեք գործատուին այս բաների մասին:
- Այնուհետև բացատրեք, որ հասել եք ձեր նպատակին ՝ տրամադրելով փաստացի տվյալներ: Կազմեք զեկույց, որը ներկայացնում է թիրախի և դրա իրականացման միջև տվյալների համադրումը:
- Օրինակ. Ձեզ հաջողվեց ավելի շատ միջոցներ հավաքել, քան նպատակային, և այս ձեռքբերումը դրական է ներդրողների և գործատուների համար: Այնուամենայնիվ, այս աշխատանքի արդյունքները չեն կարող համարվել հաջողված, և դժվար է որոշել, թե որքան բարձր է ձեր հաջողությունը, եթե համեմատության տվյալներ չկան:
Քայլ 2. visualեկույցում ներառեք տեսողական տեղեկատվություն:
Կցեք որոշ աղյուսակներ կամ գծապատկերներ, որոնք ընթերցողների համար ավելի դյուրին են դարձնում ձեր ներկայացրած տվյալների պատկերացումը:
- Հիշեք, որ զբաղված ընթերցողները սովորաբար միայն զսպում են զեկույցները: Երբեմն, տեսողական միջոցներն ունակ են տեղեկատվությունն ավելի արդյունավետ փոխանցել:
- Այնուամենայնիվ, շատ գրաֆիկա մի ներկայացրեք: Ընտրեք 1-2 գծապատկեր, որոնք կարող են բացատրել կարևոր տեղեկությունները:
Քայլ 3. Կենտրոնացեք «CAR» - ի վրա:
CAR- ը նշանակում է `մարտահրավեր (մարտահրավեր), գործողություն (գործողություն), արդյունք (արդյունք): Դուք կարող եք համակարգված աշխատանքի արդյունքների հաշվետվություն կազմել ՝ քննարկելով այս երեք բաները:
- Որոշեք ձեր առջև ծառացած մարտահրավերները: Նկարագրեք մարտահրավերները հաղթահարելու ձեր ձեռնարկած գործողությունները և ինչ արդյունքներ եղան: Օրինակ ՝ որպես ռեստորանի մենեջեր, զեկույցում գրեք. Գործողություն. Խնդրեք 1 մատուցողին սկսել աշխատանքը 1 ժամ շուտ `պիկ ժամերին ծառայության որակը բարելավելու համար: Արդյունք. Բողոքող հաճախորդները նվազել են մինչև 2 հոգի կամ նվազել 80%-ով »:
- Կազմեք զեկույց `տրամադրելով կոնկրետ տեղեկատվություն: Այն նվաճումները, որոնք չափելի չեն, օրինակ. «Ես կարողանում եմ լավ աշխատել թիմում» անիմաստ են, քանի որ բոլորը կարող են ասել նույնը: Այսպիսով, դուք պետք է կարողանաք ցույց տալ արդյունքների և լուծման ենթակա խնդիրների միջև կապը և զեկուցել կատարման մասին `տրամադրելով կոնկրետ տվյալներ և տեղեկատվություն:
Քայլ 4. Նկարագրեք օգտագործված մեթոդաբանությունը:
Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է տվյալներ հավաքել որպես զեկույց գրելու հիմք, հակիրճ նկարագրեք ձեր հավաքած տվյալների հավաքագրման մեթոդաբանությունը:
- Տեղեկացրեք ընթերցողին հարցման մեթոդի ընտրության պատճառների, դրա առավելությունների և արդյունքների մասին: Նաև բացատրեք, թե ինչու է մեթոդը համարվում արժանահավատ: Շարունակելով ռեստորանի սցենարը վերը նշված օրինակում ՝ բացատրեք, թե ինչու եք օգտագործում հաճախորդների բողոքների տվյալները որպես հարցման մեթոդ:
- Ներառեք հարցման ամսաթիվը կամ ժամանակահատվածը և այն, ինչ կցանկանայիք ստանալ հարցումից:
Քայլ 5. Կենտրոնացեք աշխատանքի ձեռքբերումների մասին հաշվետվությունների վրա:
Theեկույցում եղած տեղեկատվությունը կենտրոնացած լինելու աշխատանքի ձեռքբերումների վրա, մտածեք այն մասին, թե ինչով եք առավել հպարտացել հաշվետու ժամանակաշրջանում, օրինակ `կարող եք հանգստացնել անհանգստացած հյուրին կամ վերապատրաստել ենթականերին: Շատ մանրամասն տեղեկություններ մի տվեք ընթերցողին:
- Մեկ այլ եղանակ է օգտագործել «STAR» մեթոդը, որը նշանակում է ՝ Իրավիճակ (խնդիր), Առաջադրանք (առաջադրանք), Գործողություն (գործողություն), Արդյունքներ (արդյունք): Հակիրճ նկարագրեք իրավիճակը, որի մեջ էիք գտնվում, առաջադրանքը, որը պետք է կատարեիք, առաջադրանքը կատարելու համար ձեռնարկած գործողությունները և ձեռք բերված արդյունքները: “Իշտ ինչպես «CAR» մեթոդը, նպատակն է ցույց տալ «խնդրի» և «արդյունքի» միջև կապը և բացատրել, թե ինչպես հասնել դրան:
- Կենտրոնացեք հաշվետվությունների ստեղծման վրա, որոնք ի վիճակի են ցույց տալ հետևյալը.
- Օրինակ. Զեկույցում նշեք, որ աշխատողների տարեկան շրջանառությունը կազմել է 35%, երբ դուք ստացել եք մասնաճյուղի ղեկավար: Աշխատակիցների բավարարվածության հարցումներ անցկացնելուց, աշխատակիցների դաստիարակելուց և շաբաթական հանդիպումներ անցկացնելուց հետո աշխատակիցների շրջանառությունը նվազում է մինչև 15%: Այս օրինակը ցույց է տալիս, որ ձեռքբերումների մասին զեկույցը կարիք չունի երկար նախադասություններ օգտագործելու, քանի դեռ ընթերցողը կարող է ճիշտ հասկանալ հարաբերությունները:
Քայլ 6. Բացատրեք ձեր գործողությունների արժանիքները:
Մի մատուցեք միայն արդյունքները: Դուք նաև պետք է բացատրեք, թե ինչու է ձեռքբերումը ձեռնտու կազմակերպությանը:
- Օրինակ ՝ Դուք հանդիպում ունեք անձնակազմի հետ: Բացատրեք, թե որն է հետագա աշխատանքը և դրա օգուտները կազմակերպությանը: Ուշադիր մտածեք, թե ինչի մասին եք ուզում հաղորդել: Եթե դա օգտակար չէ, ապա պետք է զեկուցեք այլ աշխատանքի մասին:
- Եթե անձնակազմի հետ հանդիպումը կարողանա բարձրացնել աշխատանքային մոտիվացիան, որպեսզի աշխատակիցների բացակայությունը բարելավվի և խնայի ընկերության սեփականատերերի փողերը: Սա այն աշխատանքի արդյունքն է, որը օգտակար է համարվում:
Քայլ 7. Ստուգեք զեկույցը ներկայացնելուց առաջ:
Հաշվետվություն գրելու նպատակները չեն հասել, եթե ներկայացնեք զեկույց, որն ունի բազմաթիվ սխալներ և ոչ պրոֆեսիոնալ գրելու ձևաչափեր:
- Ստուգեք բառերի քերականությունը, կետադրական նշանները և ուղղագրությունը: Պահեք ձեր զեկույցը 1 գիշերվա ընթացքում, այնուհետև նորից կարդացեք առավոտյան: Մի պատրաստեք վերջին րոպեի հաշվետվություններ:
- Տպեք զեկույցը թղթի վրա և ստուգեք ՝ արդյոք կա՞ որևէ այլ բան, որը շտկման կարիք ունի: Երբեմն, մեր աչքերը այնքան են հոգնել համակարգչի էկրանին երկար նայելուց, որ սխալներն անտեսվում են:
3 -րդ մաս 3 -ից. Օգտագործելով ճիշտ բառեր
Քայլ 1. Բացասական բաներ ասա դրական ձևով:
Եթե կա թիրախ, որը չի հասել, ապա ավելի լավ է չզեկուցել դրա մասին: Ընթերցողին սրա վրա կենտրոնացնելու փոխարեն, փորձեք այլ կերպ տեղեկացնել:
- Նկարագրեք աշխատանքի անբավարար արդյունքները `օգտագործելով դրական նախադասություններ, օրինակ` բացատրությունը կենտրոնացնելով խնդրի լուծմանն ուղղված կոնկրետ քայլերի վրա `այլ մարդկանց մեղադրելու կամ արդարացումներ անելու փոխարեն:
- Մի մեղադրեք այլ մարդկանց: Կենտրոնացեք ձեր կատարած գործողությունները բացատրելու և ցույց տալու, որ դուք դրական անձնավորություն եք: Կիսվեք այն բաներով, որոնք դուք կամ ձեր թիմը լավ եք արել: Focus- ը հաղորդում է հպարտանալու աշխատանքների մասին:
Քայլ 2. Ներկայացրեք թվեր և չափեք հաշվետվություններում:
Եթե կարողանաք շատ կոնկրետ տվյալներ ներկայացնել, ձեր աշխատանքային ձեռքբերումներն ավելի արժանահավատ կլինեն: Լրացրեք ձեր փոխանցած տեղեկությունները չափելի ինչ -որ բանով `որպես հիմնավոր ապացույց:
- Ավելի քիչ օգտագործվող գերբարձր բառերը, օրինակ ՝ «լավագույն» կամ «հուսալի», ավելի քիչ օգտակար են: Բոլորն էլ կարող են ասել. «Այս տարի իմ աշխատանքային կատարումը շատ լավն էր»:
- Հիշեք այս արտահայտությունը. «Ապացուցի՛ր, մի՛ խոսիր»: Այլ մարդկանց ասելու փոխարեն, որ այս տարի կարողացել եք լավ աշխատանք կատարել, մանրամասն ցույց տվեք, թե ինչ եք արել ՝ տվյալների և չափումների միջոցով: Մի ասեք միայն, որ կարող եք լավ հարաբերություններ հաստատել հաճախորդների հետ: Փոխարենը, մեջբերեք հաճախորդների գոհունակության հարցման արդյունքները, կցեք հաճախորդից ստացված նամակ և ներկայացրեք բողոքող հաճախորդների թվի նվազման վերաբերյալ տվյալներ:
- Ներկայացրու թվեր: Ասել, որ դուք ունակ եք ղեկավարել բազմաթիվ աշխատակիցներ, անիմաստ է, եթե ընթերցողները չգիտեն, թե քանի մարդ ունեք աշխատակազմում: Ներկայացրեք տվյալները թվային ձևով, որպեսզի ընթերցողները իմանան, թե քանի հոգու եք անվանում «շատ» և բացատրում ձեր կատարած աշխատանքի նկարագրությունը:
Քայլ 3. Ամեն դեպքում ասեք ճշմարտությունը:
Մի չափազանցեք և մի ստեք: Բռնվելու դեպքում մեծ նեղության մեջ կլինեք:
- Նույնիսկ եթե դա լիովին ակամա է, ստելու դեպքում մեծ դժվարությունների մեջ կլինեք: Դուք ձեզ անվստահ կզգաք, և ձեր կարիերայի ուղին կփակվի:
- Կատարեք ազնիվ ինքնագնահատում `ձեր ուժեղ և թույլ կողմերը ներկայացնելու համար: Փորձեք դրականորեն հաղթահարել թերությունները:
Քայլ 4. Ընդունեք ուրիշների աշխատանքը:
Բիզնեսի և ինժեներական հաշվետվություններ գրելու դասընթացները հուշում են, որ դուք չեք օգտագործում «ես» բառը, բայց այն կարող է օգտագործվել որոշ դեպքերում կատարողականի հաշվետվություններում:
- Օրինակ ՝ եթե դուք հայտնում եք. «Ես վարձել եմ 100 աշխատակից», մի մոռացեք բացատրել, որ ձեր հաջողությունն ապահովվում է այլ մարդկանց կամ թիմի ներդրումներով:
- Լրացուցիչ արժեք կստանաք, եթե ամբարտավան չլինեք: Կազմակերպեք տարբեր նախադասություններ, որպեսզի դրանք միշտ չսկսվեն «ես» բառով:
Խորհուրդներ
- Երբեք մի օգտագործեք բառեր, որոնք արտահայտում են զայրույթ կատարման զեկույցում: Լավ տպավորություն կստանաք, եթե միշտ դրական տրամադրված լինեք:
- Օգտագործեք մասնագիտական բառեր: Մի օգտագործեք ոչ ֆորմալ լեզվի ոճ:
