Հավանաբար, անհրաժեշտ է գրել իրադարձության հաշվետվություն `իրադարձության հաջողությունը գնահատելու համար` արդյունքները համեմատելով դրա նպատակների հետ: Այս հաշվետվությունը պահանջում է միջոցառումը անցկացնող ընկերությունից կամ անհատից `որոշելու, թե արդյոք անհրաժեշտ է փոփոխություններ կատարել: Կան մի քանի եղանակներ `ապահովելու համար, որ իրադարձության հաջող զեկույցը լավ գրված լինի: Ձեզ հարկավոր կլինի, եթե այլ միջոցառում եք հյուրընկալում:
Քայլ
Մաս 1 -ից 3 -ից. Միջոցառումների հաշվետվությունների կազմում
Քայլ 1. Որոշեք յուրաքանչյուր լսարանի համար ներկայացման ոճը և ձևը:
Միջոցառումների հաշվետվությունները կարող են կեռացվել, կեռացվել ՝ PDF ֆայլերի, PowerPoint շնորհանդեսների և այլնի տեսքով:
- Համոզվեք, որ իրադարձության հաշվետվությունը կազմակերպված է հստակ բաժինների: Դուք պետք է որոշեք, թե ինչպես համեմատել միջոցառման արդյունքները դրա նպատակների հետ: Ամփոփեք իրականացված միջոցառումների հիմնական արդյունքները:
- Անհատականացրեք իրադարձության հաշվետվությունները յուրաքանչյուր հովանավորի և հանդիսատեսի կարիքների և հետաքրքրությունների համաձայն: Հաշվի առեք հովանավորների նպատակները: Որոշ չափով, հովանավորները իրադարձությունների հաշվետվությունների հիմնական լսարանն են: Նրանք ցանկանում են գնահատել հովանավորվող միջոցառման իրավունակությունը: Այսպիսով, համոզվեք, որ դուք գիտեք, թե ինչ են նրանք ուզում և ինչն է նրանց ամենից շատ հետաքրքրում:
- Անհատականացրեք իրադարձությունների հաշվետվությունները `նաև յուրահատուկ իրադարձությունների և հովանավորների վերաբերյալ հատուկ կարիքների բավարարման համար: Մի՛ գրեք զեկույց այնպես, կարծես այն ուղղված լինի լսարանի մեկ տեսակին: Ավագ ղեկավարներն ու ֆինանսական մենեջերները նաև ձեր միջոցառման հաշվետվության մեկ այլ լսարան են:
Քայլ 2. Ստեղծեք գործընթաց ՝ ամբողջ միջոցառման ընթացքում անհրաժեշտ տեղեկատվության վերահսկման համար:
Դուք չեք կարող ապավինել միայն հիշողությանը:
- Դիտեք հիմնական տեղեկատվությունը իրադարձությունից առաջ, ընթացքում և հետո `ավելի կոնկրետ և, առաջին հերթին, ավելի արդյունավետ զեկույցներ ստեղծելու համար: Այս մեթոդը թույլ է տալիս նաև հաշվետվություններ կազմել ըստ ժամանակացույցի:
- Անհրաժեշտության դեպքում հաշվի առեք տվյալների շարունակական հավաքագրումը բազմաթիվ մարդկանց օգնությամբ (ներառյալ պրակտիկանտները): Ըստ էության, հաշվետվությունները չպետք է սպասեն միջոցառման ավարտին:
Քայլ 3. Ամփոփեք զեկույցը հիմնական կետերի վրա:
Միջոցառումների հաշվետվությունների խնդիրներից մեկն այն է, որ նրանք հակված են քիչ ընդգրկել օրակարգը կամ կենտրոնանալ քաղցր հայտարարությունների վրա: Մի արա դա: Լավ գաղափար է հստակ և վերլուծական կերպով ընդգծել հիմնական կետերը:
- Ընտրեք միջոցառման որոշ կարևոր հատվածներ, որոնք ավելի մանրամասն կքննարկվեն: Գտեք ամենահաջողված երեք բաները և ամենից շատ զարմացրած երեք կետերը:
- Մի լրացրեք զեկույցը անկարևոր մանրամասներով, ինչպիսիք են ճաշի ճաշացանկը կամ հիմնական զեկուցման ամբողջական ամփոփագիրը: Դուք պետք է ներառեք կարևոր բաները:
Մաս 3 -ից 3 -ը. Contիշտ բովանդակությունը զեկույցում դնելը
Քայլ 1. Գրեք գործնական ամփոփագիր:
Միջոցառման զեկույցը պետք է պարունակի ակնարկ, որն ամբողջական զեկույցի կրճատ տարբերակն է: Մտածեք գործնական ամփոփագիրը որպես ներածություն իրադարձության հաշվետվության համար:
- Դուք կարող եք ստեղծել երկու զեկույց, մեկ ամփոփագիր, որը ստեղծվել է միջոցառման արդյունքով հետաքրքրված մարդկանց համար, և ավելի մանրամասն հաշվետվություն այն մարդկանց համար, ովքեր ներգրավված են միջոցառման նախապատրաստման, կատարման և հովանավորման մեջ:
- Գործադիր ամփոփագրում դուք պետք է քննարկեք և կենտրոնանաք հիմնական օբյեկտների և արդյունքների վրա: Գործադիր ամփոփագիրը պետք է լինի կարճ, ընդամենը մեկ կամ երկու էջ: Theեկույցը պետք է ամփոփի իրադարձության հիմնական տարրերը և ներառի տվյալների համառոտ մեկնաբանություն
Քայլ 2. Ձեր հաշվետվություններում ներառեք խորը տեսողական միջոցներ:
Հաճախ հաշվետվություններն ավելի արդյունավետ են լինում, երբ դրանք ներառում են վիճակագրական միտումները պատկերող գրաֆիկներ, այլ ոչ թե պարզապես ընթերցողին զեկուցելով մի շարք թվեր:
- Եթե միջոցառումը ներառում է նոր ապրանք, խորհուրդ ենք տալիս ներառել այդ ապրանքի լուսանկարը: Լուսանկարները, որոնք ցույց են տալիս իրադարձության պահը, կարող են օգնել զեկույցի ընթերցողին պատկերացում կազմել անցկացվող միջոցառման մասին: Փորձեք լուսանկարել, որը ցույց է տալիս հովանավորի մասնակցությունը միջոցառմանը, որը պետք է փաստաթղթավորվի զեկույցում: Կրկին, այս խնդիրը չի կարող սպասել միջոցառման ավարտին:
- Կարող եք նաև ներառել օրինակներ, վերարտադրություններ և այլ օրինակներ, որոնք հանդիպում են կայքում: Հաղորդեք հովանավորվող կտրոններ ստացած մարդկանց քանակի մասին և այլն: Փաստաթղթավորեք միջոցառման արդյունքում տեղում և արտերկրում հայտնվածությունը ՝ լրատվամիջոցներում, հանդիսատեսին, հովանավորների համար:
Քայլ 3. Փաստաթղթավորեք գովազդի և լրատվամիջոցների բոլոր բացահայտումները:
Խորհուրդ ենք տալիս գնահատել ստացված լրատվամիջոցների համեմատությունը միջոցառման նշված նպատակների հետ:
- Կենտրոնացեք տպագիր գովազդերի և հոդվածների վրա, որոնք ներառում են հովանավորի անունն ու գովազդը, ի լրումն ամենօրյա թերթերի բաշխումների և գովազդների վարկանիշների:
- Փաստաթղթավորեք հեռուստատեսային գովազդեր, հրապարակային հայտարարություններ, գնահատեք քարտերի և վարկանիշային քարտերի արժեքները և նորությունների լուսաբանումը:
- Մի մոռացեք ռադիոտեղորոշման մասին, գնահատեք քարտերի գովազդները, գովազդերի և առաջխաղացումների գնահատականները, աուդիտի ենթարկված հաշվետվությունները և այլն:
Քայլ 4. Ներառեք միջոցառման նպատակի մասին հայտարարություն:
Դուք պետք է իրադարձության նպատակները կապեք արդյունքի հետ, այնպես որ համոզվեք, որ ներառեք իրադարձության սկզբնական առաքելության և նպատակների մասին հիշեցում:
- Կարող եք ներառել միջոցառումների ծրագրերի ցանկ: Դուք նաև պետք է քննարկեք, թե ովքեր են լինելու միջոցառման հիմնական մասնակիցները: Այնուամենայնիվ, կարճ ասեք:
- Համոզվեք, որ շատ ժամանակ եք ծախսում գրանցելու և քննարկելու միջոցառման հատուկ առանցքային արդյունքները և դրանք համապատասխանեցնելու գրանցված արդյունքներին: Եղեք իրատես և մի քաղցրացրեք այն, ինչը չի ստացվում այնպես, ինչպես պետք է:
Քայլ 5. Ներառեք ֆինանսական տեղեկատվությունը միջոցառման հաշվետվությունից:
Դուք պետք է մանրամասն քննարկեք միջոցառման ընթացիկ բյուջեն և փաստացի ծախսերը: Համոզվեք, որ ձեր բյուջեի համեմատությունը ներառում եք իրական ծախսերի հետ, ինչպես նաև ընդգծում եք որոշ լավ բաների և բարելավման կարիք ունեցող ոլորտները
- Դուք նաև պետք է նշեք ցանկացած ծախս, ներառյալ շուկայավարման և գովազդային գործունեության ծախսերը, անձնակազմի ծախսերը և հովանավորության ծախսերը: Խորհուրդ ենք տալիս կազմել մանրամասն բյուջե: Ֆինանսական մենեջերները և բարձրաստիճան ղեկավարները կցանկանան ապացույցներ տեսնել ձեր ծախսերի վերաբերյալ եզրակացությունները հաստատելու համար:
- Ներառեք եկամուտների հաշվարկներ, օրինակ ՝ տոմսերից, հովանավորներից և ցուցահանդեսներից: Այնուամենայնիվ, համոզվեք, որ դուք իրական եկամուտը համեմատում եք կանխատեսումների հետ:
Քայլ 6. Ներառեք ընթերցողին համապատասխան վիճակագրություն:
Թույլ մի տվեք, որ ձեր զեկույցը լցված լինի քաղցր տեղեկատվությամբ: Մարդկանց թիվը, ովքեր ներկա են եղել միջոցառմանը, այն տվյալներից մեկն է, որը դուք պետք է ներառեք: Խորհուրդ ենք տալիս հաշվետվություններում տրամադրել չափելի տվյալներ:
- Վիճակագրություն և հարակից այլ տվյալներ, որոնք կարող են ներառվել, ինչպիսիք են վաճառքի և այցելուների թիվը որոշակի տաղավարում: Միջոցառման հաշվետվությունն ավելի արժանահավատ կլինի, եթե տրամադրված տվյալները ամբողջական լինեն: Ներառեք տեղեկատվություն մասնակիցների/այցելուների վերաբերյալ: Ներառեք ժողովրդագրություն, այցելուների թվեր և այցելուների հետազոտության արդյունքներ (օրինակ ՝ գնման սովորություններ):
- Հաղորդեք հովանավորվող արշավներին արձագանքած մարդկանց թվի, ինչպես նաև ոչ առևտրային կազմակերպությունների նվիրատվությունների մասին: Փաստաթղթավորեք տնտեսական ազդեցությունը և աշխատողների մասնակցությունը:
Քայլ 7. Ներառեք որակական տարրեր, որոնք համատեքստավորում են տվյալները:
Ձեր զեկույցը պետք է պարունակի որոշ վիճակագրություն, բայց ձեզ անհրաժեշտ կլինեն նաև մարդկանց մեջբերումներ `համատեքստին առնչվող կարծիքներ տրամադրելու համար:
- Հավաքեք մասնակիցների և միջոցառման թիմի անդամների կարծիքներն ու արձագանքները, որպեսզի իրադարձության հաջողության գնահատականը չլինի միայն իրադարձությունների հաշվետվությունների հեղինակներից: Սա ձեր զեկույցն ավելի արժանահավատ է դարձնում:
- Նաև հաշվի առեք երրորդ կողմի հետազոտությունների ներառումը: MediaԼՄ -ների ազդեցության վրա արժեք դնելը այն օրինակներից է, ինչ երրորդ կողմերը կարող են հետազոտել:
- Տիեզերքի արժեքը և իրադարձության նախապատրաստումը: Դուք պետք է ժամանակ հատկացնեք ՝ գնահատելու կայքի արդյունավետությունը և պատրաստումը մեկ այլ անձի տեսանկյունից: Քննարկեք, թե ինչպես օգտագործել տարածքը կոնֆերանսների, միջոցառումների և այլնի համար:
3 -րդ մաս 3 -ից. Միջոցառման հաշվետվության լրացում
Քայլ 1. Makeամանակին կազմեք իրադարձության հաշվետվություն:
Փորձեք գրել և հրապարակել զեկույցը հնարավորինս շուտ իրադարձությունից հետո: Համոզվեք, որ դա պլանավորում եք ձեր օրացույցում `համոզվելու համար, որ այն ժամանակին է: Ոմանք խորհուրդ են տալիս զեկույցը հրապարակել իրադարձությունից 30 օր անց, իսկ ոմանք պնդում են, որ զեկույցը պետք է հրապարակվի իրադարձությունից ընդամենը մի քանի օր անց:
- Ամեն անգամ, երբ վերջնաժամկետն է, համոզվեք, որ այն բաց չեք թողնի: Հավանաբար, դուք գրում եք իրադարձության հաշվետվություն գործակալության համար, որը պահանջվում է որոշակի հաճախորդի կողմից: Ուշադրություն դարձրեք բոլոր խնդրանքներին:
- Ըստ էության, ձեր լսարանը ակնկալում է մանրակրկիտ և ժամանակին զեկույց: Այսպիսով, ստեղծեք հաշվետվություններ, որոնք կարդարացնեն սպասելիքները և շատ երկար մի սպասեք ՝ հնանալու համար:
Քայլ 2. Վերանայեք ձեր իրադարձության հաշվետվությունը:
Համոզվեք, որ իրադարձության զեկույցը օգտագործում է լավ քերականություն և զերծ է սխալ ուղղագրություններից, կետադրական նշաններից և այլ սխալներից:
- Համոզվեք, որ ձեր պատասխանները մակերեսային չեն: Որպես ընդհանուր կանոն, դուք պետք է օգտագործեք «ցույց տուր, մի ասա» գրելու տեխնիկան: Սա նշանակում է, որ դուք պետք է ներկայացնեք որոշ կոնկրետ օրինակներ ՝ զեկույցում արված ընդհանուր կետերին աջակցելու համար:
- Մի մոռացեք ձեր լսարանի մասին և համոզվեք, որ զեկույցի գրելը ձևական և պրոֆեսիոնալ տեսք ունի: Միջոցառման հաշվետվությունները ոչ պաշտոնական փաստաթղթեր չեն. Այս փաստաթուղթը կարևոր է իրադարձությունը ձեռք բերելու նպատակահարմարությունը որոշելու համար, ուստի այն պետք է հնչի հեղինակավոր:
Խորհուրդներ
- Լուսանկարեք ավելի շատ, քան անհրաժեշտ է: Որքան շատ ընտրություն, այնքան լավ:
- Երբ դուք հավաքում եք մեջբերումներ առաջնորդներից և ծրագրավորողներից, մի գնացեք անմիջապես նրանց մոտ: Նրանք մարդիկ են, ովքեր դեռ մոտ են միջոցառման ավարտից շատ ժամանակ անց: Ավելի լավ է նախ ամբոխի մարդկանց ուղղեք ձեր հարցը, քանի որ նրանք առաջինը կհեռանան: Բացի այդ, մի խանգարեք խոսնակին կամ միջոցառման ղեկավարին, եթե նա զբաղված է: Նրանք հետագայում կկարողանան հարցաքննվել:
- Մեջբերումներ հավաքելիս նորմալ պահեք զրույցը և բնականաբար հարցեր տվեք, մինչև դիմացինը պատրաստ չլինի արտահայտել իր կարծիքը:
- Հավաքեք ավելի շատ մեջբերումներ, քան ձեզ հարկավոր է: Որքան շատ, այնքան լավ:
- Լավ լուսանկարը կարող է ցույց տալ, թե ինչպես է անցել իրադարձությունը կամ ինչպես են մարդիկ արձագանքել իրադարձությանը:
- Փորձեք լուսանկարել այնպիսի իրադարձություններ, որոնք ցույց են տալիս իրադարձության ընդհանուր պատկերը, ներառելով ամբոխի և խոսնակների լուսանկարները մեկ պատկերում `ընթերցողներին ցույց տալու միջոցառման մեծությունը:
