Արտակարգ իրավիճակների պլանները, որոնք ավելի հայտնի են որպես արտակարգ իրավիճակների արձագանքման ծրագրեր, շատ օգտակար են կանխելու այնպիսի իրադարձությունների առաջացումը, որոնք հանգեցնում են գործառնական գործունեության դադարեցմանը: Կազմակերպությունը կառավարելիս իրականում կարող են առաջանալ տարբեր ռիսկեր ՝ սկսած տեխնիկական խափանումներից (օրինակ ՝ տվյալների կորուստ) մինչև բնական իրադարձություններ (օրինակ ՝ ջրհեղեղներ): Հետևաբար, յուրաքանչյուր կազմակերպություն պետք է մշակի արտակարգ իրավիճակների արդյունավետ ծրագիր, որպեսզի պատրաստ լինի դիմակայել տարբեր անբարենպաստ իրադարձությունների:
Քայլ
Մաս 1 -ից 3 -ը ՝ տարբեր ռիսկեր կանխատեսելը
Քայլ 1. Պատրաստվեք նախքան արտակարգ իրավիճակների պլանը մշակելը:
Արտակարգ իրավիճակների պլանի պատրաստման հիմնական նպատակը աղետի դեպքում կազմակերպության գործառնական գործունեության շարունակականության պահպանումն է:
- Նախ, սահմանեք պաշտոնական քաղաքականություն `նշելով, որ կազմակերպությունը պետք է մշակի արտակարգ իրավիճակների ծրագիր:
- Կազմեք պարզ և գործնական ծրագիր: Օգտագործեք հեշտ հասկացվող բառեր և տրամադրեք ուղեցույցներ, որոնք հեշտ կիրառելի են ընթերցողի համար, քանի որ այս ծրագիրը պետք է իրականացվի կազմակերպության ողջ անձնակազմի կողմից:
- Որոշեք այն կոնկրետ պատճառները, որոնց համար դուք պետք է կազմեք արտակարգ իրավիճակների ծրագիր: Մտածեք այն ցուցանիշների մասին, որոնք ծառայում են որպես չափանիշներ արտակարգ իրավիճակների ծրագրի հաջող իրականացման որոշման համար, որպեսզի կազմակերպությունը կարողանա շարունակել իր գործունեությունը սովորական ռեժիմով: Որոշեք գործառնական գործունեությունը, որը կարևոր դեր է խաղում ձեր բիզնեսի շարունակականության մեջ:
Քայլ 2. Ստեղծեք արտակարգ իրավիճակների ծրագիր `պատասխանելով երեք կարևոր հարցերի:
Պլան ստեղծելը, որը կկարողանա պատասխանել այս երեք հարցերին, միջոց է ապահովելու, որ դուք բաց չթողնեք մեկ ասպեկտ, որը պետք է հաշվի առնել:
- Ի՞նչ իրադարձություններ կարող են տեղի ունենալ:
- Ի՞նչ քայլեր ենք ձեռնարկելու դրա լուծման համար:
- Ի՞նչ պետք է անենք ինքներս մեզ պատրաստելու համար:
Քայլ 3. Պարզեք, թե ինչ ռիսկեր կարող են բախվել ձեր կազմակերպությանը:
Հնարավոր ռիսկերի որոշումը կարևոր ասպեկտներից մեկն է արտակարգ իրավիճակների պլան կազմելիս: Այնուամենայնիվ, գործընթացը տարբեր կլինի `կախված յուրաքանչյուր կազմակերպության իրավիճակից և վիճակից: Դուք նաև պետք է հաշվի առնեք ձեր սեփական կազմակերպության հանգամանքները ռիսկերը որոշելիս: Բիզնեսի ռիսկերը կանխատեսելու համար անհրաժեշտ են չնախատեսված ծրագրեր ՝
- Բնական աղետներ, օրինակ ՝ ջրհեղեղներ, փոթորիկներ և երաշտներ: Այլ ռիսկեր. Ֆինանսական ճգնաժամեր, աշխատանքային վթարներ, անձնակազմի խնդիրներ (օրինակ ՝ կազմակերպության ղեկավարի կամ աշխատակիցների գործադուլ), տվյալների կորուստ, կառավարման քաոս և արտադրանքի խնդիրներ (օրինակ ՝ թերի ապրանքներ):
- Կենտրոնացեք կառավարման, կապի, ֆինանսների, համակարգման, լոգիստիկայի և տեխնիկական խնդիրների լուծման ասպեկտների պլանների պատրաստման վրա:
- Սովորաբար տեխնիկական խնդիրների առաջ են կանգնում թիմը, որը զբաղվում է կապի ենթակառուցվածքներով: Դուք պետք է հաշվի առնեք տվյալների կամ հաճախորդների կորստի ռիսկը:
Քայլ 4. Ռիսկերը հաշվի առեք ըստ առաջնահերթության:
Որոշեք ռիսկի վարկանիշը `ելնելով ռիսկի հավանականության մեծությունից: Ընդհանուր առմամբ, արտակարգ իրավիճակների ծրագրերը չեն կարող կանխատեսել բոլոր ռիսկերը, քանի որ դրանց առաջացման հավանականությունը նույնը չէ: Փորձեք պարզել այն ռիսկերը, որոնք ունեն ամենամեծ հավանականությունը և որոնք մեծապես կազդեն գործառնական գործունեության վրա:
- Կենտրոնացեք առավել մահացու հետևանքներ ունեցող իրադարձությունների վրա: Գրեք բոլոր իրադարձությունները, որոնք ազդում են գործողությունների վրա և գնահատեք 1 -ից 10 -ը: Մտածեք այս իրադարձություններից յուրաքանչյուրի ազդեցության մասին, օրինակ.
- Դրանից հետո որոշեք վարկանիշը `ելնելով ռիսկի առաջացման հաճախականությունից: Օրինակ `ամսական մեկ անգամ առաջացող ռիսկի համար գնահատեք 1, իսկ 100 տարին մեկ անգամ առաջացող ռիսկի համար` 10 գնահատական: Բազմապատկեք երկու թվերը ՝ ընդհանուր միավոր ստանալու համար, որը ցույց է տալիս ռիսկի մեծությունը և դրա ազդեցությունը կազմակերպության վրա:
- Մշակել ամենաբարձր գնահատական ունեցող իրադարձությունից սկսվող արտակարգ իրավիճակների ծրագիր: Պատրաստեք լուծումներ ՝ այս իրադարձությունները կանխատեսելու համար: Բացի այդ, դուք կարող եք բարելավել աշխատանքային գործընթացները ցածր գնահատական ունեցող իրադարձությունների համար: Հիմնարար ասպեկտները, որոնք ապահովում են կազմակերպության գործունեության շարունակականությունը, պետք է լինեն գերակա առաջնահերթություն, օրինակ `դրամական միջոցների հոսքի կառավարում, շուկայի մասնաբաժնի զարգացում և աշխատողների կատարողականի բարելավում:
3 -րդ մաս 2 -ից. Բազմաթիվ սցենարների սահմանում
Քայլ 1. Որոշեք ամենաբարձր ռիսկ ունեցող իրադարձության սցենարը:
Արտակարգ իրավիճակների արդյունավետ ծրագիր մշակելու համար յուրաքանչյուր ռիսկի համար սահմանեք իրատեսական սցենարներ: Ստեղծեք հատուկ շրջանակ `կանխատեսելու համար, թե ինչ ազդեցություն կունենար, եթե տեղի ունենար ամենաբարձր ռիսկը:
- Դուք կարող եք որոշել ազդեցությունը սցենարը մանրակրկիտ կազմելուց հետո: Մտածեք յուրաքանչյուր սցենարի ամենամեծ ազդեցության մասին մանրամասն:
- Սցենարից պատրաստեք ծրագրի մի քանի տարբերակ `ազդեցության աստիճանական ինտենսիվությամբ, օրինակ` մեղմ ազդեցություն, չափավոր ազդեցություն և ծանր ազդեցություն:
Քայլ 2. Կազմեք ծրագրի իրականացման ժամանակացույց `ըստ սցենարի:
Որոշեք, թե որ անձնակազմը ինչ գործողությունների համար է պատասխանատու և երբ: Նաև պատրաստեք թարմացված ցուցակ կամ կոնտակտների ցուցակ և որոշեք, թե ով պետք է տրամադրի ծանուցումներ:
- Պատրաստեք ժամանակացույց, որպեսզի բոլոր պատասխանատու անձնակազմը իմանա, թե ինչ պետք է անի առաջին օրը կամ առաջին շաբաթվա ընթացքում: Յուրաքանչյուր սցենարի համար մշակեք հատուկ ժամանակացույց:
- Սցենարի համաձայն կազմեք ժամանակացույց `կանխատեսելու խոչընդոտների առաջացումը կազմակերպության տարբեր ասպեկտներում, օրինակ` աշխատանքային պայմանների (ենթակառուցվածքային սահմանափակումներ), կազմակերպության (արտակարգ իրավիճակների կամ հմուտ արձագանքման թիմի նախազգուշացման համակարգ չկա) և հիմնարկների առումով: (օրինակ ՝ ֆինանսավորման աղբյուրների կամ գործընկերների արտաքին բիզնեսի բացակայություն): Որոշեք անձնակազմը, որը պետք է պատասխանատու լինի որոշակի ասպեկտների համար:
Քայլ 3. Մտածեք ամենակարևոր գործոնների մասին `ձեր բիզնեսը նորից սկսելու համար:
Մանրամասն քննարկեք սա ՝ կազմակերպությունում ներուժի և խոցելի կողմերի վերանայման միջոցով: Արդյո՞ք կազմակերպությունն ունի համապատասխան ռեսուրսներ `յուրաքանչյուր ռիսկը լուծելու կամ լուծելու համար:
- Օրինակ. Աղետը, որը կարող է տեղի ունենալ, ջրհեղեղ է, քանի որ գետի ջուրը վարարում և ողողում է բնակարանները գետի ափին: Վատ ենթակառուցվածքը կարող է խոցելիության պատճառ դառնալ, իսկ հմուտ անձնակազմի առկայությունը կազմակերպչական կարողություն է:
- Կատարեք ռեսուրսների ազնիվ գնահատում: Որոշեք, թե ինչ պետք է փոխվի կամ կրճատվի սահմանափակ ռեսուրսների պատճառով: Կատարեք վերլուծություն ՝ որոշելու ազդեցությունը բիզնեսի վրա, որպեսզի կարողանաք որոշել այն գործողությունները, որոնք պետք է ձեռնարկվեն, որպեսզի կազմակերպությունը շարունակի գործել և կարողանա հասնել իր նպատակներին:
Քայլ 4. Որոշեք, թե ինչպես նվազեցնել ռիսկը:
Չնախատեսված պլան կազմելուց հետո մի նստեք և հուսացեք, որ վատ բան չի պատահի: Տարբեր քայլեր ձեռնարկել ռիսկը նվազեցնելու և կանխարգելման ուղղությամբ:
- Պարզեք, արդյոք կան գործընկերներ, որոնք պատրաստ են օգնել: Կա՞ն տեղական ռեսուրսներ, որոնք կարող են օգտագործվել աղետի դեպքում: Կա՞ն հարևաններ, որոնք պատրաստ են օգնել:
- Արտակարգ իրավիճակների արդյունավետ ծրագիրն ի վիճակի է բացահայտել տարբեր ասպեկտներ, որոնք պետք է կատարելագործվեն, որպեսզի այն ծրագիրը, որն ի սկզբանե շատ օգտակար էր, այժմ այլևս անհրաժեշտ չլինի:
- Օրինակ ՝ դուք գիտակցում եք ապահովագրության պաշտպանության կարիքը կամ իրականացնում եք աղետների կառավարման մոդելավորում: Տեղադրեք տվյալների պահուստավորման համակարգ `տվյալների կորուստը կանխելու համար: Կազմեք պլան յուրաքանչյուր սցենարի համար:
3 -րդ մաս 3 -ից. Արտակարգ իրավիճակների ծրագրի իրականացում
Քայլ 1. Արտակարգ իրավիճակների ծրագիրը հաղորդեք բոլոր աշխատակիցներին:
Անհրաժեշտության դեպքում դուք պետք է հնարավորինս շուտ տեղեկացնեք կազմակերպության կառավարման բոլոր մակարդակներին արտակարգ իրավիճակների մասին:
- Բացատրեք յուրաքանչյուր անձնակազմի դերերն ու պարտականությունները, որպեսզի նրանք չշփոթվեն, երբ այս ծրագիրը պետք է իրականացվի ՝ խուճապը կանխելու համար:
- Տրամադրեք օգտակար ուսուցում, որպեսզի յուրաքանչյուր անձ կարողանա իր պարտականությունները կատարել ըստ պլանի: Կատարեք անհրաժեշտ սիմուլյացիաները և ճշգրտումներ կատարեք դիտումներից հետո:
Քայլ 2. Փորձարկեք ձեր ծրագիրը:
Կատարեք թեստավորում 4 փուլով `ավելի արդյունավետ և արդյունավետ լինելու համար: Եթե միջգերատեսչական խնդիրներ կամ հակամարտություններ կան, հարմարեցրեք ծրագիրը և նորից փորձարկեք:
- Հանդիպումներ անցկացնել ավագ անձնակազմի հետ: Թող նա նշանակի հանդիպման ամսաթիվը և ժամը `արտակարգ իրավիճակների ծրագրի ամբողջական վերանայման համար և գնահատի այն մարդկանց, ովքեր աշխատանքը կատարել են մինչև վերջ:
- Անցկացրեք միջգերատեսչական հանդիպումներ ՝ գերատեսչական ծրագրերի վերանայման համար: Այս փուլում դուք պետք է հատկացնեք ռեսուրսներ և բացահայտեք առաջացող հակամարտությունները:
- Գտեք համակարգի հիմնական խափանումների պատճառը: Պլանի գնահատումը կարող է իրականացվել ստորաբաժանման ներսում `մոդելավորելով համակարգի և (կամ) վաճառողի խափանումները: Սցենարի նմանակումները կարող են իրականացվել առանց սարքավորումների անջատման կամ գործընթացների հետաձգման, որոնք պետք է շարունակեն գործել:
- Փորձնական վազք կատարեք: Այնուամենայնիվ, դուք պետք է փորձարկեք արտակարգ իրավիճակների ծրագիրը `ժամանակավորապես դադարեցնելով գործողությունները:
Քայլ 3. Պահպանեք արտակարգ իրավիճակների ծրագիրը ապահով և հեշտ հասանելի վայրում:
Աղետի դեպքում թույլ մի՛ տվեք, որ ծրագիրը հրդեհվի կամ ջրհեղեղից քշվի: Անհրաժեշտության դեպքում հեշտությամբ մուտք գործելու համար գաղտնի մի պահեք ձեր պլանի ֆայլերի պահեստավորումը:
- Պահեք ծրագրի ֆայլը և պատճենները մի քանի վայրերում, որպեսզի դրանք հնարավորինս շուտ օգտագործվեն անհրաժեշտության դեպքում:
- Պլանի պատճենը պահեք բնօրինակից տարբեր վայրերում: Խնդրում ենք մի քանի լիազորված մարդկանց ասել, թե ինչպես մուտք գործել դրան:
Քայլ 4. Ստեղծեք ստուգումների անցկացման կանոնավոր ժամանակացույց:
Փոփոխություններն անընդհատ տեղի են ունենում, որպեսզի պլանի պատրաստման հիմքում ընկած ենթադրություններն այլևս ուժ չունեն: Ռիսկը կարող է ավելի մեծ լինել, քան այն ժամանակ, երբ ծրագիրը կազմվել էր:
- Plansրագրերի մշակման և ճշգրտման ժամանակ ներգրավեք մի քանի մարդու: Օրինակ.
- Համեմատեք պլանի մշակման ժամանակ օգտագործված բոլոր ենթադրությունները ընթացիկ տվյալների հետ կամ երրորդ կողմի ստուգում կատարեք: Ձեր համակարգչի պահուստային համակարգը կարող է ավելի քիչ տվյալներ պահել, քան կարծում եք:
Խորհուրդներ
- Մի անտեսեք չնախատեսված ծրագրի կարևորությունը, որպեսզի չստեղծեք այն:
- Մշակել արտակարգ իրավիճակների ծրագրեր տարբեր սցենարներում:
- Սկսեք պլանավորել ՝ կազմելով հանձնաժողով և նշանակելով ամբիոն: Ընտրեք մարդկանց, ովքեր ունեն հմտություններ, գործիքներ և գիտելիքներ, որպեսզի յուրաքանչյուր գերատեսչություն կարողանա մշակել իր սեփական ծրագրերը:
- Վերընթերցեք բաց թողնված բաները գտնելու համար մշակված ծրագրերը:
