Ինչպես և անունը ենթադրում է, պատասխան նամակը նամակ է, որը տրվում է ինչ -որ մեկի հարցին կամ խնդրանքին պատասխանելու համար, որը հիմնականում տրվում է նաև գրավոր նամակով և սովորաբար օգտագործվում է որպես գործարար աշխարհում տեղեկատվության փոխանակման միջոց: Կատարյալ պատասխան նամակ պատրաստելու համար առաջին բանը, որ պետք է անել, այն է, որ վերանայեք ձեր ստացած հարցը կամ խնդրանքը պարունակող նամակի բովանդակությունը: Այնուհետև փնտրեք նամակին պատասխանելու համար անհրաժեշտ լրացուցիչ տեղեկություններ: Երկուսն էլ անելուց հետո սկսեք պատասխան նամակ գրել նախադասություններով, որոնք քաղաքավարի են, ուղիղ, հստակ և կարող են պատասխանել բնօրինակ նամակում թվարկված բոլոր հարցերին կամ խնդրանքներին: Բացի այդ, համոզվեք, որ ձեր նախադասության տոնը նաև բարեկամական և տեղեկատվական է `ապահովելու համար, որ նամակը կարողանա բավարարել ստացողի գոհունակությունը:
Քայլ
Մեթոդ 1 -ից 3 -ը. Բնօրինակի նամակի բովանդակության վերանայում
Քայլ 1. Բացահայտեք այն նամակի ուղարկողի պահանջած կամ հարցաքննված տեղեկատվությունը:
Քանի որ պատասխան նամակները կան այն ամենն ապահովելու համար, ինչ ուղարկողը պետք է իմանա, միշտ ժամանակ հատկացրեք նամակի բովանդակությունը մանրակրկիտ ուսումնասիրելու համար: Մասնավորապես, հասկացեք նամակ ուղարկողի կարիքը `իմանալու, թե ինչ տեղեկատվություն կարող եք նրան տրամադրել:
- Երբեմն, տառի իմաստը որոշելը այնքան էլ հեշտ չէ, որքան ձեռքի ափը շրջելը, մանավանդ, եթե նամակի գրողի ոճը պարզ չէ: Հետևաբար, միշտ ժամանակ հատկացրեք ՝ նամակ ուղարկողի կարիքները հասկանալու համար ՝ նախքան պատասխան նամակ կազմելը:
- Անհրաժեշտության դեպքում նշեք որոշ կարևոր բաներ, որոնք կգտնեք նամակում ՝ ավելի լավ հասկանալու ուղարկողի մտադրությունը: Մասնավորապես, ամփոփեք ուղարկողի խնդրանքը և ձևակերպեք ձեր պատասխանը յուրաքանչյուր հարցի կամ խնդրանքի:
Քայլ 2. Իմացեք ավելին նամակի ուղարկողի պահանջած տեղեկատվության մասին:
Եթե նամակը ուղարկողը ինչ -որ բանի վերաբերյալ տեղեկատվություն է խնդրում, հավանականությունը մեծ է, որ դուք արդեն գիտեք այն և կարող եք անմիջապես պատասխանել դրան, կամ հակառակը: Եթե դուք չեք հասկանում խնդրվող տեղեկատվությունը, հնարավորինս շատ ժամանակ տրամադրեք տեղեկություններ հավաքելուն, նախքան նամակին պատասխանելը:
Օրինակ, նամակը ուղարկողը կարող է ցանկանալ հաստատել ձեր ընկերության աշխատանքի դիմումի կարգավիճակը: Եթե նոր աշխատող վարձելը ձեր մասնագիտության ոլորտը չէ, խնդրում ենք կապվել կադրերի բաժնի աշխատակցի հետ, որը պատասխան տալուց առաջ կօգնի ստուգել ուղարկողի դիմումի կարգավիճակը:
Քայլ 3. Նամակն ուղարկեք մեկ այլ անձի, որն ավելի ընդունակ է պատասխանել տրված հարցին:
Հատկապես գործարար աշխարհում, երբեմն հաճախորդները նամակ կուղարկեն ընկերության հասցեին կամ ընկերության կոնտակտային համարին, որը կգտնեն ինտերնետում: Հետևաբար, եթե նամակ եք ստանում, բայց զգում եք, որ դրանում առկա հարցերին պատասխանելու իրավասություն չունեք, ուղարկեք այն համապատասխան անձին: Դա արեք, որպեսզի համոզվեք, որ նամակը ուղարկողը կարող է ստանալ ամենաճշգրիտ և օգտակար պատասխանը:
Եթե անձը երկար ժամանակ է պահանջում պատասխանելու համար, փորձեք տեղեկացնել ուղարկողին, որ նամակը փոխանցել եք նրանց հարցերին պատասխանելու ավելի մեծ կարողություն ունեցող մեկին: Առնվազն, նամակը ուղարկողը գիտի, որ իր ուղարկած նամակը ստացվել է եւ ընթացք ստացել:
Մեթոդ 2 3 -ից ՝ Պատասխանների կազմում
Քայլ 1. Նամակը հասցեագրեք այն անձին, ով տեղեկատվություն է պահանջում կամ հարցեր է տալիս բնօրինակ նամակում:
Մի նամակ սկսեք միշտ քաղաքավարի ողջույնով, օրինակ ՝ «Սիրելի», որին հաջորդում է նամակի հասցեատիրոջ անունը ՝ չափազանց ընդհանուր բացման նախադասություն օգտագործելու փոխարեն, օրինակ ՝ «Այս նամակի հասցեատիրոջը»: Անանձնական հնչելուց բացի, նախադասությունը այնպիսի տպավորություն է թողնում, որ պատասխան նամակը գրվել է համակարգչի կողմից: Հետևաբար, միշտ ողջունեք հասցեատիրոջ անունով ՝ ցույց տալու համար, որ ձեր պատասխան նամակը գրված է մեծ խնամքով և գնահատանքով:
- Եթե նամակը ուղարկողին անձամբ չեք ճանաչում, խնդրում ենք օգտագործել ողջույնի պարոնը կամ տիկինը, որին հաջորդում է նրա ազգանունը: Այնուամենայնիվ, եթե նամակը ուղարկողն ունի հատուկ վերնագիր, ապա օգտագործեք այդ վերնագիրը պարոն կամ տիկին փոխարեն:
- Եթե դուք իսկապես չգիտեք նամակը ուղարկողին կամ չգիտեք սեռը, պարզապես օգտագործեք նրա անունը:
- Ընդհանուր առմամբ, կարող եք օգտագործել ուղարկողի անունը, որը նշված է բնօրինակ տառում: Օրինակ, եթե նամակ ուղարկողը նշում է «Դոկտոր. Johnsonոնսոն »իր նամակում, խնդրում ենք բացել ձեր պատասխան նամակը ողջույնով ՝« Հարգելի: Դոկտ. Ոնսոն »:
Քայլ 2. Նշեք, որ այս նամակը գրվել է ի պատասխան նրա ուղարկած սկզբնական նամակի:
Նամակի սկզբում մի մոռացեք ընթերցողին փոխանցել ձեր նամակի նպատակը, այն է `նամակին պատասխանելը: Այս կերպ նամակ ստացողը կիմանա, որ նամակը կարդացվել և մշակվել է, ինչպես նաև ձեր ուղարկած նամակի հիմքում ընկած մտադրությունը:
- Պարզ նախադասությունը ՝ «Այս նամակը ի պատասխան հունիսի 13 -ին ուղարկված ձեր նամակի» կատարյալ է պատասխան նամակ բացելու համար:
- Եթե դուք առաջին նամակի ստացողը չեք, նշեք այն անձի ինքնությունը, ով ձեզ նամակ է տվել: Օրինակ ՝ կարող եք գրել.
Քայլ 3. Անմիջապես պատասխանեք ուղարկողի հարցերին:
Ողջույնը գրելուց հետո անմիջապես անցեք նամակի սրտում: Նամակի հիմքում հնարավորինս ամբողջությամբ պատասխանեք բնօրինակ նամակում նշված բոլոր հարցերին և (կամ) բողոքներին: Համոզվեք, որ ոչինչ բաց չի թողնված, որպեսզի նամակ ստացողը կարդալիս կարդա:
- Ձեր պատասխանի մեջ համառոտակի կրկնեք բնօրինակ նամակի բովանդակությունը: Օրինակ ՝ դուք կարող եք ասել. Ահա նրա էլ. Փոստի հասցեն և հեռախոսահամարը »:
- Ավելի երկար հարցերին պատասխանելու համար օգտագործեք համարակալման համակարգ `յուրաքանչյուր հարցին ավելի կոնկրետ պատասխանելու համար: Այս մեթոդը կարդալուց բացի, ընթերցողին ավելի գոհ կդարձնի, քանի որ նրանք զգում են, որ բոլոր հարցերին տրվել է մանրամասն պատասխան:
- Տրամադրել հնարավորինս ամբողջական տեղեկատվություն չափազանց երկար նախադասությունների մեջ: Ընդհանրապես, մի հարցին մի քանի կարճ նախադասությամբ պատասխանելը կարելի է ասել, որ լավ պատասխան է:
Քայլ 4. Ազնիվ եղեք ցանկացած խնդրանքի վերաբերյալ, որը չեք կարող կատարել:
Երբեմն լինում են հարցեր, որոնց չես կարող պատասխանել կամ խնդրանքներ, որոնց չես կարող կատարել: Նման իրավիճակի հանդիպելիս միշտ ազնիվ պատասխան տվեք: Այլ կերպ ասած, մի օգտագործեք խճճված նախադասություններ միայն նամակ ուղարկողի բացասական տեսակետները ճնշելու համար: Հավատացեք ինձ, նամակը ուղարկողը շատ ավելի կգնահատի ուղղակի և հստակ պատասխանը: Ամենակարևորը `համոզվեք, որ տեղեկատվությունը միշտ քաղաքավարի է փոխանցվում և նախորդում է ներողությունը, որպեսզի նամակ ուղարկողը վիրավորված չզգա:
- Նամակ ուղարկողի խնդրանքը մերժելիս միշտ օգտագործեք հաստատակամ, բայց հասկացող երանգ: Օրինակ, դուք կարող եք ասել. «Unfortunatelyավոք, մենք չենք կարող բավարարել ձեր խնդրանքը: Այս պահին մենք չունենք ձեզ անհրաժեշտ տեղեկատվությունը և չենք կարող ասել, թե երբ այն հասանելի կլինի »:
- Եթե զգում եք, որ կարող եք ավելի մանրամասն տեղեկատվություն տրամադրել, փորձեք ասել. «Ձեր հարցին պատասխանելուց առաջ մի քանի բան պետք է նախ հաստատեմ: Եթե ժամանակը թույլ է տալիս, խնդրում ենք նշել ձեր դիմումի ներկայացման ամսաթիվը, ինչպես նաև այն սպայի անունը, ում հետ կապվել եք: Հաստատման գործընթացի ավարտից հետո ես անմիջապես հետադարձ կապ կունենամ ձեզ հետ »:
Քայլ 5. Շնորհակալություն ուղարկված նամակի համար:
Անկախ նրանից, թե ի վիճակի եք խնդրանք տալ կամ պատասխանել նամակի հարցին, միշտ արտահայտեք ձեր երախտագիտությունը ՝ շնորհակալություն հայտնելով նրան: Տպավորություն ստեղծեք, որ գնահատում եք նրանց ուշադրությունը և ցանկանում եք դրական հարաբերություններ պահպանել նրանց հետ:
Ոմանք նախընտրում են իրենց նամակը բացել շնորհակալությամբ: Խոսքի տեղադրումը իրականում կարևոր չէ: Ամենակարևորը ՝ համոզվեք, որ այն արտասանում եք ինչ -որ պահի:
Քայլ 6. Ավարտեք նամակը `գրելով ձեր ամբողջական անունը և կոչումը:
Փակեք նամակը պաշտոնական փակման ողջույնով, օրինակ ՝ «Հարգանքներով», որին հաջորդում է ձեր ամբողջական անունը: Եթե նամակը նախատեսված է բիզնես նպատակների համար, նշեք նաև ձեր պաշտոնը ձեր ամբողջական անվան տակ:
Տպագրված կամ ձեռքով գրված նամակով, միշտ թողեք ձեր ստորագրության համար ձեր ամբողջական անունը ներառելուց հետո: Այնուամենայնիվ, եթե նամակն ուղարկվում է էլ. Փոստով, ընդհանուր առմամբ բավական է ներառել ձեր ամբողջական անունը առանց ստորագրության:
Քայլ 7. Կարդացեք ձեր պատասխան նամակի տեքստը `համոզվելու համար, որ բոլոր հարցերին տրվել է պատասխան:
Հիշեք, որ նամակ ստացողը կարող է նյարդայնանալ կամ հիասթափվել, եթե ստանա պատասխան, որը չի պատասխանում իր հարցին: Բացի այդ, դժգոհությունը ռիսկի է դիմում նրան հետագա նամակ ուղարկելու և ձեր աշխատանքին ավելացնելու արդյունքում: Ընթերցողի գոհունակությունն ապահովելու համար համոզվեք, որ հնարավորինս ամբողջական եք պատասխանում բոլոր հարցերին կամ խնդրանքներին: Ուղարկելուց առաջ նորից կարդացեք ձեր նամակը `համոզվելու համար, որ ոչ մի հարց կամ հարց բաց չի թողնվել:
Անհրաժեշտության դեպքում դիմեք ընկերոջ կամ գործընկերոջ օգնությանը ՝ նամակը կարդալու համար: Մասնավորապես, խնդրեք նրանց իրենց նամակը կարդալուց հետո իրենց դնել ստացողի տեղը և չափել նրանց բավարարվածությունը:
Մեթոդ 3 -ից 3 -ը `Մասնագիտական երանգի օգտագործումը
Քայլ 1. Օգտագործեք գործնական նամակների ստանդարտ ձևաչափ:
Հասկացեք տարբեր տեսակի պատասխան նամակներ, որոնք օգտագործվում են որպես գործարար հաղորդակցության միջոց: Այնուհետև հետևեք այն որևէ ձևաչափի, որը, ձեր կարծիքով, առավել նպատակահարմար է մասնագիտական հնչող պատասխան նամակ գրելու համար:
- Նամակի վերին ձախ անկյունում նշեք ձեր անունը, կոչումը, ընկերության անվանումը (եթե կիրառելի է) և ձեր ընկերության հասցեն: Ստորև նշեք նամակի գրման ամսաթիվը, որին հաջորդում է նամակի հասցեատիրոջ ամբողջական անունը և հասցեն:
- Եթե ցանկանում եք պատասխան նամակ գրել, թղթի յուրաքանչյուր կողմում միշտ օգտագործեք 2,5 սմ լուսանցք: Նաև համոզվեք, որ տառը գրված է տողերի միջև 1, իսկ պարբերությունների միջև `2 բացատ:
- Եթե պատասխան նամակը մուտքագրված է ձեռքով գրվածի փոխարեն, միշտ օգտագործեք ստանդարտ 12-pt տառատեսակ և գրելու ձևաչափ: Այնուամենայնիվ, եթե նամակը գրված է ձեռքով, համոզվեք, որ օգտագործված ձեռագիրը կոկիկ է և հեշտ ընթերցվող:
Քայլ 2. Տպավորություն ստեղծեք, որ ուղարկված հարցումը կամ հարցը ձեզ գոհացնում է:
Այս մեթոդը հատկապես պարտադիր է գործարար մարդկանց կամ հաճախորդների վրա հիմնված ծառայություններ մատուցողների համար: Հիշեք, հաճախորդը թագավոր է: Սա նշանակում է, որ դուք պետք է երախտագիտություն ցուցաբերեք ժամանակի և այն մտքի համար, որ նրանք դրել են նամակը գրելիս: Ուստի մի մոռացեք շնորհակալություն հայտնել նրանց խնդրանքների կամ հարցերի համար և պատասխան նամակներում միշտ օգտագործեք ջերմ և ընկերական նախադասություններ:
- Այնքան պարզ նախադասություն, ինչպիսին է. «Շնորհակալություն մեզ հետ կապվելու համար: Մենք իսկապես գնահատում ենք ձեր կարծիքը », - դա կարող է զգալիորեն փոխել նամակի տոնայնությունը ավելի դրական ուղղությամբ: Հետևաբար, փորձեք սովորություն դարձնել ձեր պատասխան նամակներում միշտ ներառել նման արտահայտություններ:
- Մի տպավորություն թողեք, որ նրա խնդրանքը կամ հարցը նյարդայնացնում և նյարդայնացնում է ձեզ: Հավատացեք ինձ, ավելի լավ է չափազանց ընկերասեր լինել, քան հասցեատիրոջը մտածել, որ դուք բարկացած կամ նեղացած եք նրանից:
Քայլ 3. Կարիք չկա չափազանց երկար նամակ գրել, որպեսզի նամակ ստացողը կարողանա արագ կարդալ այն:
Գնահատեք ազատ ժամանակը: Մի ուղարկեք 3 էջանոց նամակ, եթե իրականում հարցին կամ խնդրանքին կարող եք պատասխանել 1 պարբերությամբ: Հետեւաբար, տրամադրեք համարժեք պատասխաններ, ապա անմիջապես ուղարկեք նամակը: Մի ավելացրեք այլ տեղեկություններ, որոնք նա իրականում կարիք չունի իմանալու:
- Այս մեթոդը կարևոր է կյանքի կոչել, հատկապես, եթե պատասխան նամակը նախատեսված է ձեր հաճախորդների կամ գործարար գործընկերների հարցերին պատասխանելու համար: Իհարկե, դուք չեք ցանկանում հիասթափեցնել հաճախորդին ՝ ստիպված լինելով ժամեր անցկացնել ՝ կարդալ պատասխան, որը պետք է կիսով չափ կրճատվեր, այնպես չէ՞:
- Մյուս կողմից, մի գրեք այնքան կարճ, որ չկարողանաք պատասխանել բնօրինակ նամակում նշված խնդրանքին կամ հարցին: Եթե հարցին պետք է տրվի երկար բացատրություն, ազատ զգացեք տրամադրել այն: Ամենակարևորը `համոզվեք, որ մատուցվող ամբողջ տեղեկատվությունը իսկապես կարևոր է ընթերցողների համար իմանալու համար:
Քայլ 4. Գրեք հնարավորինս հստակ, որպեսզի նամակ ստացողը հասկանա ձեր պատասխանը:
Մի օգտագործեք չափազանց երկար կամ բարդ նախադասություններ: Փոխարենը, գրեք տեքստեր, որոնք ուղիղ, հստակ և ընթերցողին շփոթեցնելու պոտենցիալ չունեն: Որքան կարճ և խիտ է ձեր գրածը, այնքան ավելի լավ արդյունքներ:
Պատկերացրեք, որ նամակի հասցեատերը բավարար ժամանակ չունի ձեր նամակի բովանդակությունը մանրամասն կարդալու համար: Նույնիսկ եթե նա միայն սկանավորեր նամակի բովանդակությունը, կկարողանա՞ հասկանալ, թե ինչ նկատի ունեք: Եթե ոչ, ուղղեք ձեր օգտագործած տեքստը ՝ ձեր ասելիքը պարզ դարձնելու համար:
Քայլ 5. Խուսափեք ժարգոնի և տեխնիկական տերմինների օգտագործումից, որոնք դժվար է ընկալել ընթերցողների համար:
Այս ասպեկտը պետք է բավարարվի `ձեր նամակի բովանդակության ընթերցանության և հստակության մակարդակը առավելագույնի հասցնելու համար: Հետևաբար, եթե նամակ ստացողը մասնագետ չէ, ով ունակ է հասկանալ տեխնիկական տերմինները, մի օգտագործեք այն: Փոխարենը, փորձեք ժարգոնային կամ տեխնիկական տերմինները փոխարինել այլ բառերով, որոնք նույնիսկ սովորական մարդիկ կարող են հասկանալ:
Նամակը խմբագրելու համար տվեք հետևյալ հարցը. «Կարո՞ղ է մեկը, ով չի հասկանում իմ աշխատանքը, կարող է հասկանալ, թե ինչի մասին է իմ նամակը»: Եթե ոչ, փոխեք տառի մեջ օգտագործվող լեզուն, որպեսզի մարդկանց մեծամասնությունը հասկանա այն: Փաստորեն, դա ձեր նամակներում տեխնիկական ժարգոնի օգտագործումը նվազեցնելու հզոր միջոց է:
Քայլ 6. Վերընթերցեք ձեր նամակի տեքստը:
Գրելու սխալներից, որոնք կարող են ձեր նամակը դարձնել ավելի քիչ պրոֆեսիոնալ, մի մոռացեք նորից կարդալ նամակը և ուղղել ուղղագրական, քերականական, ձևաչափման և հոսքի սխալները: Հավատացեք ինձ, նամակի բովանդակությունը ստուգելու համար ընդամենը մի քանի րոպե հատկացնելը կարող է շատ բան օգնել նամակը ավելի պրոֆեսիոնալ տեսք ունենալու համար:
- Մի ապավինեք միայն համակարգչային ծրագրին `ձեր փոստում սխալներ ստուգելու համար: Ընդհանրապես, նման ծրագրերն ունակ են հայտնաբերելու միայն ուղղագրական և կետադրական սխալներ, այլ ոչ թե քերականական սխալներ: Հետեւաբար, վերընթերցեք ձեր նամակում գրված յուրաքանչյուր բառ `սխալներ գտնելու համար, որոնք համակարգիչը չի կարող հայտնաբերել:
- Եթե ձեր նամակի բովանդակությունը շատ կարևոր է, օրինակ, երբ նամակը հասցեագրված է բիզնես գործընկերոջը, խնդրեք մեկ ուրիշին նույնպես կարդալ այն: Երբեմն, այլ մարդիկ կարող են գտնել թերություններ, որոնց մասին դուք նախկինում տեղյակ չէիք:
