Այբբենական կարգով արխիվացումը փաստաթղթերի կազմակերպման միջոց է, որոնք կարևոր են ինչպես անձնական, այնպես էլ մասնագիտական կյանքում: Այբբենական արխիվացումը թույլ է տալիս արագ գտնել և վերականգնել առանձին ֆայլեր: Սա երաշխավորում է, որ բոլոր փաստաթղթերը պաշտպանված են և միշտ ձեռքի տակ: Ինդոնեզերեն այբբենական կարգով ներկայացնելու բազմաթիվ կանոններ կան `ողջամիտ ներկայացման համակարգ պահպանելու համար:
Քայլ
Մաս 1 -ից 2 -ից. Արխիվացում այբբենական կարգով
Քայլ 1. Որոշեք, թե որ այբբենական համակարգն է օգտագործվելու:
Թեև դա կարող է թվալ պարզ, բայց այբբենական փաստաթղթերի ներկայացման համակարգը ընտրության մի քանի տարբերակ ունի: Պետք է ընտրել մեկ համակարգ և հետևողականորեն կիրառել այն:
- Տառ առ տառ կազմելը հիմնված է յուրաքանչյուր բառի յուրաքանչյուր տառի վրա ՝ ըստ հաջորդականության, և անտեսում է բառերի միջև եղած տարածությունները:
- Բառ առ բառ արխիվացումն իրականացվում է յուրաքանչյուր ֆայլ դասավորելու միջոցով ՝ յուրաքանչյուր բառի անընդմեջ առաջին տառի հիման վրա:
- Unit-by-unit fileing- ը հաշվի է առնում յուրաքանչյուր բառ, հապավում և սկզբնաղբյուր և դասավորում դրանք: Սա այն համակարգն է, որը սովորաբար խորհուրդ է տրվում կիրառել:
Քայլ 2. Խմբավորեք ֆայլերը:
Արխիվացման համար անհրաժեշտ բոլոր ֆայլերն ունենալուց հետո որոշեք, թե ինչպես դրանք բոլորը խմբավորել միասին: Կարող եք օգտագործել բառարանի ձևաչափ, որտեղ ամեն ինչ դասավորված է այբբենական կարգով ՝ անկախ նրանից, թե ինչ տեսակի ֆայլ կամ ֆայլ կա դրանում: Կարող եք նաև օգտագործել հանրագիտարանի ձևաչափը, որտեղ ֆայլերը խմբավորում եք ըստ տիպի կամ առարկայի, այնուհետև դրանք դասավորում այբբենական կարգով:
Եթե դուք ունեք տարբեր տեսակի ֆայլեր արխիվացնելու համար (անդորրագրեր, հարկային թերթիկներ, նամակներ և այլն), խորհուրդ ենք տալիս օգտագործել հանրագիտարանի ձևաչափը: Նախ խմբագրեք ֆայլերը ըստ տիպի, այնուհետև դասավորեք դրանք այբբենական կարգով: Փաստաթղթերն առանձնացնելու համար օգտագործեք եզրագծի կամ գունային կոդ:
Քայլ 3. Ինդեքսավորեք արխիվացված ֆայլերը:
Ինդեքսավորումը ֆայլի վերնագրի յուրաքանչյուր հատվածի խմբավորումն է համապատասխան ստորաբաժանումների: Ֆայլերը ինդեքսավորելու համար, մինչև դրանք արխիվացվեն, անհրաժեշտ է բաժանել յուրաքանչյուր ֆայլի անվան տարրերը և ստեղծել նոր անուն, որը այբբենական կարգով ճշգրտված է և տարբերվում է կանխադրված անունից: Որպես օրինակ.
- Ասեք, որ դուք պետք է ինդեքսավորեք և արխիվացնեք հետևյալ ֆայլերը. «Anoa Eating Behavior» վերնագրով հոդված, anoa- ի առաջատար փորձագետի կենսագրությունը ՝ minասմին Ա.
- Jasmin A. Dahlia- ի կենսագրությունը ինդեքսավորվում է որպես «Dahlia, Jasmin A.», քանի որ ներկայացման ժամանակ ազգանունը պետք է լինի առաջինը: Այսպիսով, ֆայլերը արխիվացվում են «D» տառային խմբում:
- Եթե ընտրեք այնպիսի դասակարգման մեթոդ, ինչպիսին է բառարանը, ապա «Anoa Eating վարք» հոդվածը պետք է համապատասխանաբար ինդեքսավորվի: Համապատասխանաբար, արխիվացրեք այն «P» տառերի խմբում («վարքագծի համար»):
- Հակառակ դեպքում, «Անոա ուտելու վարքագիծը» կարող եք ինդեքսավորել որպես «Անոա, ուտել վարք», եթե օգտագործում եք հանրագիտարանային ձևաչափված խմբավորում, այլ ոչ թե պարզապես արխիվացնել անոայի հետ կապված ֆայլեր: Այս ֆայլն այնուհետև արխիվացվում է «A» տառերի խմբում:
- Գովազդային գրքույկը կարող է ինդեքսավորվել որպես «Անոա, ցուցահանդես (akակարտայի կենդանաբանական այգի)», եթե կանխատեսում եք, որ անոա ցուցահանդեսին շատ նյութեր կլինեն: Օրինակ, կարող եք ինդեքսավորել մեկ այլ ֆայլ ՝ «Անոա, ցուցահանդես (Bandung Zoo):
- Հակառակ դեպքում, գովազդային գրքույկը կարող է ինդեքսավորվել որպես «akակարտայի կենդանաբանական այգի, (Anoa ցուցահանդես)», եթե ակնկալում եք ստանալ filesակարտայի կենդանաբանական այգու հետ կապված մի քանի ֆայլ, կամ եթե ցանկանում եք օգտագործել հանրագիտարանային ձևաչափի խմբավորում ֆայլերի վրա ըստ աշխարհագրական դիրքի:
Քայլ 4. Ֆայլերը դասավորեք այբբենական կարգով `ըստ իրենց ինդեքսի անվան:
Այբբենական կարգով ներկայացնելու ընդհանուր կանոնն է `ֆայլերը դասավորել A- ից (առաջին) մինչև Z (վերջինը): Օգտագործեք հատուկ տեղեկատվությունը `տարբերությունը և կարգը սահմանելու համար, որպեսզի կարողանաք առանձնացնել ֆայլերը: Որպես օրինակ.
- Նախորդ քայլում ինդեքսավորված պատվերը կարող է լինել այսպիսին (կախված օգտագործվող համակարգից) ՝ «Դալիա, asասմին Ա.», «Akակարտայի կենդանաբանական այգի (Անոայի ցուցահանդես)» և «Անոա ուտելու վարքագիծ» ԿԱՄ «Անոա, ցուցահանդես (akակարտա Կենդանաբանական այգի)) »,« Anoa, Eating Behavior »և« Dahlia, Jasmin A. »:
- «Կենգուրուի» ֆայլերը դասավորված են «Փիղ» -ի ֆայլերից հետո: «Ընձուղտ» -ի ֆայլերը կլինեն մեջտեղում, իսկ «Անոա» -ի ֆայլերը պատվիրված են «Արջ» և «Ոչխարներ» նախքան: Այսպիսով, կարգը հետևյալն է ՝ «Անոա», «Արջ», «Ոչխարներ», «Փիղ», «Ընձուղտ», «Կենգուրու»:
- Եթե հետագայում ավելացնեք «Արմադիլո» ֆայլերը, դրանք կլինեն «Անոայից» հետո: Քանի որ երկուսն էլ սկսվում են «Ա» տառով, կարգը որոշելու համար դուք ստիպված կլինեք նայել A- ից հետո տառին («N» ՝ անոա և «R» ՝ «արմեդիլո»): Այսպիսով, նոր կարգն է ՝ «Անոա», «Արմադիլո», «Արջ», «Ոչխարներ», «Փիղ», «Ընձուղտ», «Կենգուրու»:
Քայլ 5. Պիտակեք ձեր ֆայլերի թղթապանակը:
Գտնելը հեշտացնելու համար պիտակավորեք յուրաքանչյուր արխիվի թղթապանակում `դրանում առկա ֆայլին համապատասխան ինդեքսի անունով: Այս մեթոդը նաև հեշտացնում է նոր ֆայլերի հերթականությամբ արխիվացումը:
- Տեղադրեք արխիվը իր թղթապանակում:
- Ավելի հեշտ կլիներ, եթե գունավոր ծածկագրեիք թղթապանակը `դրա օգտագործելիությունը բարձրացնելու համար: Օրինակ, եթե դուք օգտագործում եք հանրագիտարանային ձևաչափի խմբավորում, յուրաքանչյուր խմբին տրվում է իր գույնը, և յուրաքանչյուր խմբի յուրաքանչյուր ֆայլ պիտակավորված է ըստ իր գույնի:
Քայլ 6. Փաստագրեք ինդեքսավորման և ներկայացման համակարգը:
Ձեր ինդեքսավորման և գրանցման համակարգը պետք է հետևողականորեն իրականացվի: Համոզվեք, որ բոլորը, ովքեր ֆայլին մուտք ունեն, գիտեն այն համակարգը, որի վրա այն աշխատում է: Օրինակ, կարող եք ստեղծել կամ համօգտագործել փաստաթուղթ, որը պարունակում է ձեր ներկայացման համակարգի կանոնների մանրամասներ: Սա կօգնի բոլորին, որպեսզի կարողանան արդյունավետ օգտագործել փաստաթղթերի ներկայացման համակարգը:
Քայլ 7. Արխիվացրեք նոր ֆայլը ճիշտ:
Տեղադրեք ֆայլերը պահարանի մեջ ՝ ըստ ինդեքսի անվան և այբբենական կարգի ՝ ըստ ձեր համակարգի: Անհրաժեշտության դեպքում տեղափոխեք ընթացիկ ֆայլը ՝ նոր ֆայլը ճիշտ տեղում ներառելու համար:
2 -րդ մաս 2 -ից. Հատուկ դեպքերի վարում
Քայլ 1. Արխիվացրեք ֆայլերը ըստ նշանակալի պայմանների:
Երբեմն ավելի հեշտ է արխիվացնել ֆայլերը հիմնաբառերով, այլ ոչ թե այնտեղ նշված անվանումով կամ անունով: Սա ապահովում է ֆայլերի ինդեքսավորումը և որոնումը `օգտագործելով առավել տրամաբանական տերմինները: Որպես օրինակ.
«Bankակարտայի առաջին բանկը» կարող է ինդեքսավորվել և արխիվացվել որպես «akակարտա, առաջին բանկ»: Այս գրառման մեջ «Firstակարտա» -ն հիմնական տերմինն է ՝ «Առաջին» կամ «Բանկ» -ի փոխարեն, հատկապես, եթե ունեք նման անունով այլ ֆայլեր, օրինակ ՝ «Առաջին բանկը Բանդունգում» կամ «Առաջին բանկը Մեդանում»:
Քայլ 2. Անունները դասավորեք ըստ ազգանվան:
Ստանդարտ արխիվը խորհուրդ է տալիս նախ ինդեքսավորել մարդկանց ազգանունները, քանի որ դրանք համարվում են էական տերմիններ:
- Հետևաբար, «Jasmin A. Dahlia» ինդեքսավորվում և արխիվացվում է որպես «Dahlia, Jasmin A.»:
- Վերջում ներառեք վերնագիրը (դոկտոր, Իր և այլն): Օրինակ, «Dr. Jasmin A. Dahlia »ինդեքսավորվում և արխիվացվում է որպես« Dahlia, Jasmin A., Dr. »:
- Սովորաբար, անունները դասակարգվում են ըստ ուղղագրության տառ առ տառ: Օրինակ, «MacDonald» - ը կլինի «McDonald» - ից առաջ: Հետեւաբար, «D» »,« L »», «Le», «de» եւ այլն: համարվում է անվան մաս և ոչ թե առանձին միավոր: Սովորաբար դա կիրառվում է օտար անունների նկատմամբ: Օրինակ ՝ «Heinlein», «Le Guin» «L'Engle» և «Wolfe» ֆայլերը ճիշտ են դասավորված (ՈՉ «L'Engle», «Le Guin», «Heinlein», «Wolfe»):
- Այս կանոնից բացառություն սովորաբար գործում է, երբ անձի անունը կազմում է ձեռնարկության կամ կազմակերպության անվան մաս: Այս դեպքում անձի անունը վերաբերեք որպես բիզնեսի անվանման միավոր: Օրինակ, «Jasmin A. Dahlia Pest Control Services» - ը գրանցված է «J» տառային խմբի ներքո և ՉԻ ինդեքսավորվում որպես «Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services»:
Քայլ 3. Անտեսեք հոդվածները, շաղկապներն ու նախդիրները:
Հոդվածներ (օրինակ ՝ «ա», «ան» և «the» անգլերեն), կապեր (օրինակ ՝ «և», «բայց», և «կամ»), և նախածանցներ (օրինակ ՝ «հետ», «ից» և « to”) սովորաբար անտեսվում և այբբենական կարգով արխիվացվում է, քանի որ այն էական տերմին չի համարվում: Սա ճիշտ է նույնիսկ այն դեպքում, եթե հոդվածի, կապի կամ նախադասության մեջ կազմված է ֆայլի անունը: Որպես օրինակ.
- «Emu կերակրման պրակտիկայի ուսումնասիրություն» վերնագրով ֆայլը արխիվացվում է «E» խմբում ՝ «Emu» - ի համար (ֆայլի վերնագրում կարևոր բառ), «an» - ից «A» տառի փոխարեն, քանի որ սա Անգլերեն հոդված.
- «Dahlia and Soetono, Pest Control Services» - ը թվարկված է «Dahlia, Jasmin A.» - ից հետո: Indexուցանիշների անունները երկուսն էլ սկսվում են «Դալիա» տառերով, որպեսզի կարգի որոշումը տեղափոխվի հաջորդ նշանակալի տերմին (այս դեպքում ՝ «Սուետոնո» և «Յասմին») ՝ ներկայացման կարգը որոշելու համար: Անտեսեք «և» բառը, քանի որ այն նշանակալի չէ:
Քայլ 4. Կարգավորեք հապավումները, կարծես դրանք արտասանված են:
Հայտ ներկայացնելիս կարող եք հանդիպել հապավումների, ինչպիսիք են «Tbk»: (կարճ «բաց» բառի համար): Սովորաբար, դուք ինդեքսավորում և արխիվացնում եք ֆայլերը բառի նման, այլ ոչ թե պարզապես տառերի տող:
Օրինակ, «Jasmin A. Dahlia Mining Company» - ն արխիվացված է «Jasmin A. Dahlia Tbk» - ից հետո:
Քայլ 5. Համարները սովորական ձևով գրանցեք:
Երբ արխիվացնում եք ֆայլերը այբբենական կարգով, կտեսնեք ֆայլեր, որոնք ունեն թվեր: Սովորաբար, այս ֆայլերը արխիվացվում են սովորականի պես, այլ ոչ թե կարծես գրված են: Թվերը նույնպես արխիվացվում են տառերից առաջ:
- Օրինակ ՝ «3 օր ընդմիշտ» արխիվացվելու է մինչև «100 բիզնես խորհուրդ» (քանի որ «3» -ը գալիս է «100» -ից առաջ):
- «Առևտրային խորհուրդներ» և «Ֆոնդային խաղերի խորհուրդներ» արխիվացվելու են «100 բիզնես խորհուրդներ» -ից հետո, քանի որ թվերը պատվիրվում են տառերից առաջ:
- Ուղղագրված թվերը համարների փոխարեն վերաբերվում են որպես բառերի: Օրինակ ՝ «Գործարար աշխարհում 100 մեծ առաջնորդներ», «Գործարարությամբ զբաղվելու երկու հարյուր հզոր խորհուրդ» և «Գործարարությամբ զբաղվելու խորհուրդներ» ֆայլերը կարգին են:
- Այնուամենայնիվ, եթե դա ավելի դյուրին է դարձնում ձեր ներկայացումը, ազատ զգացեք բացառություն կատարել և միշտ թվերը դասավորեք այնպես, կարծես դրանք գրված լինեն:
Քայլ 6. Կարգավորել հատուկ նիշերը:
Պետք է հաշվի առնել ինդեքսավորման ժամանակ հանդիպող ոչ այբբենական կամ ոչ թվային նիշերը: Այնուամենայնիվ, հարակից կերպարների մշակումը կախված է տեսակից.
- Կետադրական նշանները (օրինակ ՝ ապոստրոֆները, կետերը և ստորակետները) սովորաբար անտեսվում են: Օրինակ ՝ «Վաշինգտոնի լավագույն սուրճը» և «Վաշինգտոնի պետական ցուցահանդես» ֆայլերը արխիվացված են ըստ հերթականության:
- Սովորաբար, դիակրիթիկները անտեսվում են և համարվում են հարակից տառեր: Օրինակ, «clair» - ը արխիվացվում է որպես «Eclair», իսկ «ber» - ը ՝ «Uber»: Այնուամենայնիվ, մեթոդը չի կիրառվում, եթե ֆայլը արխիվացնեք այբբենական կարգով մի լեզվով, որն օգտագործում է դիակրիտիկա, որպեսզի այդ լեզվի սովորական այբբենական կարգը պետք է ենթարկվի:
Քայլ 7. Անհրաժեշտության դեպքում օգտագործեք «ոչինչ ոչ մի բանից առաջ» կանոնը:
Սովորաբար, բացատները (ներառյալ կետադրական նշանները և բաց թողնված այլ տարրերը) անտեսվում են այբբենական կարգով արխիվացնելիս: Այնուամենայնիվ, եթե հանդիպեք ֆայլեր, որոնք սկսվում են նման ձևով, արխիվի կարգը նշելու համար օգտագործեք բացատ կամ «ոչինչ ոչ մի բանից առաջ» կանոնը:
- Օրինակ ՝ «Bank Jakarta», «Bank Bandung» և «Bank Medan» ֆայլերը արխիվացված են այս հերթականությամբ:
- Այսպիսով, «Dahlia, Jasmin A.» ֆայլը: եղել է նախքան «Dahlia, Jasmin A., Dr.»:
Քայլ 8. Անհրաժեշտության դեպքում ֆայլը առանձնացրեք ավելի մանրամասն տեղեկատվությամբ:
Հազվագյուտ դեպքերում այբբենական տեղեկատվությունը բավարար չէ ֆայլերի հերթականությունը որոշելու համար: Եթե այդպես է: Օգտագործեք ավելի շատ տեղեկություններ ֆայլերի ինդեքսավորման և արխիվացման համար: Յուրաքանչյուր ֆայլի վրա նշեք լրացուցիչ տեղեկություններ, որպեսզի դրանք տարբերվեն: Որպես օրինակ.
- Եթե ունեք ֆայլեր Jasmin A. Dahlia անունով երկու անձի համար, դասավորեք դրանք ըստ ծննդյան ամսաթվի: «Dahlia, Jasmin A. (ծն. 1853)» ֆայլը գալիս է «Dahlia, Jasmin A. (ծն. 1967 թ.):
- Կարող եք նաև ֆայլերը տեսակավորել ըստ աշխարհագրական դիրքի: Եթե ունեք երեք տարբեր բանկերի երեք տարբեր վայրերի ֆայլեր, և յուրաքանչյուր բանկ ունի «Bank Mandiri» անվանումը, դասավորեք այն հետևյալ օրինակով ՝ «Bank Mandiri (Bandung)», «Bank Mandiri (Jakarta)» և «Bank Մանդիրի (Մեդան) »:
- Հետևաբար, եթե ունեք երկու ֆայլ արջերի կամ արջերի տեսակների վերաբերյալ, դրանք ավելի տարբերեք ըստ տեսակների, աշխարհագրական դիրքի և այլն: Օրինակ ՝ «Արջ, շոկոլադ» և «արջ, բևեռ» (ըստ հերթականության) ֆայլերը, կամ «Արջ (Եվրոպա)» և «Արջ (Հյուսիսային Ամերիկա)» (ըստ հերթականության) ֆայլեր:
Քայլ 9. Տեղեկացրեք բոլոր բացառությունների և հատուկ կանոնների մասին:
Համոզվեք, որ բոլոր նրանք, ովքեր օգտագործում են ձեր ֆայլերը, տեղյակ են ֆայլերի համակարգի ստանդարտ ուղեցույցների ցանկացած բացառության մասին: Սա կօգնի ապահովել, որ բոլորը ճիշտ և արդյունավետ օգտագործեն փաստաթղթերի ներկայացման համակարգը:
