Կոնֆերանսները ճիշտ վայրն են այն մարդկանց համար, ովքեր ունեն նույն հետաքրքրությունները ՝ հանդիպելու միմյանց և փոխանակելու իրենց համապատասխան ոլորտներում վերջին գաղափարները: Սովորաբար գիտաժողովները պարբերաբար անցկացվում են կրթական հաստատությունների, ընկերությունների, մակարդակի շուկայավարման խմբերի, կրոնական համայնքների և այլոց կողմից: Եթե ցանկանում եք կոնֆերանս անցկացնել, սկսեք նախապատրաստել մանրակրկիտ աշխատանքային պլան, ինչպես նաև մի շարք գործողություններ, որոնք պետք է իրականացվեն, օրինակ ՝ որոշել համաժողովի վայրը, կազմել մասնակիցների ցուցակ, կազմել նյութեր, պատրաստել սարքավորումներ շնորհանդեսների համար, սնունդ տրամադրելը և տարբեր այլ կարիքներ, որոնք պետք է հնարավորինս լավ մտածել և պլանավորել: Եթե ձեր ծրագրերը կյանքի կոչելիս դժվարությունների հանդիպեք, հանգստացեք և վստահ եղեք, որ կարող եք ձեզ թույլ տալ համաժողովը: Համաժողովի անցկացման հաջողությունը որոշող կարևոր ասպեկտը գործունեության մեկ առ մեկ իրականացումն է `ավարտված և դեռ անելիքների առաջադրանքների ցանկ կազմելիս:
Քայլ
Մաս 1 -ից 4 -ից. Համաժողովի պլանավորում. Վաղ փուլ
Քայլ 1. Պատրաստվեք ժամանակից շուտ:
Համաժողովի պլանավորումը պետք է սկսվի առնվազն ութ ամիս առաջ, նույնիսկ ավելի վաղ, եթե համաժողովը լինի մեծ կամ մեծ:
- Հիշեք, որ շատ համաժողովների սրահներ և սննդի հաստատություններ պետք է ամրագրվեն մի քանի ամիս առաջ: Բացի այդ, քաղաքից դուրս ապրող մասնակիցները պետք է կազմակերպեն ճանապարհորդության ժամանակացույցեր, որպեսզի կարողանան ներկա գտնվել համաժողովին:
- Բացի այդ, հովանավորները և խոշոր կորպորացիաները կարող են նաև ստիպված լինել պլանավորել իրենց տարեկան բյուջեն մի քանի ամիս առաջ: Այսպիսով, նրանց միջոցառման համար ֆինանսական և ոչ ֆինանսական աջակցությունը պետք է նախապես բանակցվի:
Քայլ 2. Կազմեք հանձնաժողով:
Համաժողովին նախապատրաստվելիս պետք է որոշվեն շատ կարևոր հարցեր: Կոմիտե կազմելով ՝ որոշում կայացնելուց առաջ դուք կստանաք մի քանի մարդկանցից ներդրում: Նրանք նաև կօգնեն ձեզ մանրուքների միջոցով մտածել:
- Վարձեք համակարգողներ, այսինքն ՝ հիմնական անձնակազմ, ովքեր կարևոր որոշումներ կկայացնեն և շատ ժամանակ կհատկացնեն համակարգմանը: Եթե ունեք բավարար միջոցներ, վարձեք համակարգող, որպեսզի նա օգնի ձեզ պլանավորել և կիսել առաջադրանքները:
- Պարզեք, արդյոք եղել են համաժողովներ նույն թեմայով: Եթե այո, ապա հրավիրեք համաժողովը անցկացնող համակարգողին միանալ հանձնաժողովին: Եթե նա չի կարող մասնակցել, հարցրեք, թե կարո՞ղ եք պահանջել արդեն լուսաբանված նյութեր ՝ համաժողովի նախապատրաստումն ավելի դյուրին դարձնելու համար:
Քայլ 3. Սահմանեք նպատակներ և ստեղծեք աշխատանքային օրակարգ:
Գրեք, թե ինչի համար եք անցկացնում համաժողովը, որը հիմք կհանդիսանա յուրաքանչյուր որոշման համար: Գիտելիքը, թե ինչ եք ուզում տալ և ում ՝ նախքան համաժողովին պատրաստվելը, ձեզ համար ավելի դյուրին կդարձնի ձեր ծրագրերի իրականացումը:
Եթե երբեք համաժողով չեք անցկացրել, սկսեք ՝ պլանավորելով մի փոքր, կարճ համաժողով: Մտածեք 1-2-3 օրյա կոնֆերանսի անցկացման մասին ՝ 250-300 մասնակիցների կարողությամբ:
Քայլ 4. Որոշեք համաժողովի անցկացման վայրը և ամսաթիվը:
Թեև նոր ամսաթվերը և վայրերը կարող են որոշվել մանրամասն պլան կազմելուց հետո, դուք պետք է գնահատեք, թե որքան ժամանակ կունենաք պատրաստման համար:
- Մինչև ամսաթիվ նշանակելը, նախապես տեղեկություններ փնտրեք, թե որ ամսվա և որ օրվա ընթացքում է սովորաբար անցկացվում համաժողովը, որպեսզի իրականացումը չխոչընդոտվի: Օրինակ, Եվրոպայում կոնֆերանսները սովորաբար անցկացվում են մարտից հունիս կամ սեպտեմբեր և նոյեմբեր ամիսներին `երկուշաբթի-երեքշաբթի կամ հինգշաբթի-ուրբաթ օրերին, քանի որ մասնակիցներն ավելի քիչ են հետաքրքրված այլ ժամերին մասնակցել համաժողովներին: Իմացեք ճշգրիտ ժամանակացույցը ձեր գտնվելու վայրում ՝ նախքան համաժողովի ամսաթիվը որոշելը:
- Համաժողովի տևողությունը կախված է մասնակիցների գնահատված թվից և այն բոլոր անհրաժեշտություններից, որոնք պետք է ապահովվեն համաժողովի ընթացքում: 250-300 մարդու համար նշանակեք կոնֆերանս, որը կտևի 2 ամբողջական օր:
- Հաշվի առեք քաղաքի ներսում կոնֆերանս անցկացնելու հնարավորությունը, բայց ապահովեք, որ հասանելիություն լինի մոտակա օդանավակայանին, կացարանին և համապատասխան հարմարություններին: Խորհուրդ ենք տալիս համաժողով անցկացնել մեծ քաղաքում կամ զբոսաշրջային վայրում `ավելի շատ մարդկանց ներգրավելու համար, ովքեր ցանկանում են միանալ համաժողովին:
Քայլ 5. Որոշեք գիտաժողովի վերնագիրը:
Վերնագիրը որոշելուց հետո կարող եք հրապարակել և ծրագրեր կազմել, քանի որ նյութի վերաբերյալ արդեն կա որոշակիություն ՝ որպես սոցիալական լրատվամիջոցների միջոցով տեղեկատվության տարածման հիմք:
Ընտրեք վերնագիր, որը ենթադրում է համաժողովի մասնակիցների նպատակն ու/կամ նախապատմությունը: Ոգեշնչում փնտրեք ՝ օգտագործելով անցկացված գիտաժողովների վերնագրերը, բայց համոզվեք, որ ինքներդ եք որոշում:
Մաս 2 -ից 4 -ը. Նախապատրաստում համաժողովին
Քայլ 1. Կազմեք ֆինանսական բյուջե:
Ոչ մի գործունեություն չի կարող իրականացվել առանց հաշվարկելու այն միջոցների չափը, որոնք պետք է մանրակրկիտ ծախսվեն, օրինակ ՝ շենք վարձակալելու, նյութեր պատրաստելու և խոսնակների վճարներ վճարելու համար: Բոլոր ծախսերը պետք է վերաբերվեն ֆինանսական բյուջեին: Եթե դուք փոխանցում եք պարտականությունները, համոզվեք, որ ձեր օգնականը հավատարիմ է ձեր սահմանած բյուջեի սահմանաչափին:
Բյուջեի չափի վրա ազդում է հովանավորների առկայությունը կամ բացակայությունը: Դուք կարող եք խնդրել հովանավորին միջոցներ տրամադրել համաժողովի ֆինանսավորման համար: Այնուամենայնիվ, հովանավորը նաև իրավունք ունի որոշ բաներ որոշել համաժողովում: Օրինակ ՝ որոշելը, թե ով կներկայացնի շնորհանդես կամ առաջարկելով բանախոսին որպես մասնակիցների թվում, օրինակ. Հովանավոր ընկերությունում հաջողակ գործարար և ապրանքանիշի ներդրում `խորհրդանիշի բոլոր նյութերի վրա լոգո տեղադրելով: Առավելությունը, հովանավորը նախապես միջոցներ կտրամադրի, որպեսզի կարողանաք անմիջապես օգտագործել այն ՝ ծրագիրն իրականացնելու համար:
Քայլ 2. Որոշեք տոմսերի վաճառքի գինը և եղանակը:
Որոշ կոնֆերանսներ անվճար են, որոշները ՝ շատ թանկ: Նախքան տոմսերի գները որոշելը և ինչպես վաճառել դրանք, հաշվի առեք հետևյալ ասպեկտները.
- Ի՞նչ ծախսեր են ենթադրում համաժողովին նախապատրաստվելը: Եթե ցանկանում եք անցկացնել փոքրածավալ կոնֆերանս, որը մեծ գումարներ չի պահանջում, խորհուրդ ենք տալիս մասնակիցներից գումար չգանձել: Այլապես, մասնակիցներից պահանջվում է վճարել տոմսերի համար `համաժողովի նախապատրաստման ծախսերը հոգալու համար:
- Որոշեք գրանցման վճարը, եթե ցանկանում եք մի քանի օր համաժողով անցկացնել կամ սնունդ տրամադրել: Ինդոնեզիայի խոշոր քաղաքներում գիտաժողովների գրանցման վճարները տատանվում են մի քանի հարյուր հազարից մինչև միլիոն ռուփի:
- Շատ կոնֆերանսներ գանձում են մակարդակի վճարներ ՝ ըստ մասնակցի պաշտոնի կամ կարգավիճակի: Օրինակ. Ակադեմիական գիտաժողովները սովորաբար ավելի քիչ գանձում են ուսանողներին, քան ուսուցիչները: Հովանավորների աշխատակիցները նույնպես գանձվում են ավելի քիչ, քան սովորական մասնակիցները:
Քայլ 3. Որոշեք համաժողովի վայրի մասին:
Տեղ ընտրելիս հաշվի առեք մասնակիցների թիվը, տեղ հասնելու հեշտությունը, կայանատեղիի առկայությունը, հասարակական տրանսպորտից, օդանավակայաններից և հյուրանոցներից հեռավորությունը: Համաժողովի համար համապատասխան տեղ գտնելուց բացի, համոզվեք, որ բոլոր մասնակիցները կարող են հեշտությամբ հասնել դրան:
Փնտրեք տեղեկատվություն այն շենքերի կամ հյուրանոցների մասին, որոնք ապահովում են կոնֆերանս սենյակներ քաղաքի ներսում: Փոքր կոնֆերանսների համար վարձեք սենյակ եկեղեցում կամ այլ հանդիպումների տանը:
Քայլ 4. Օգտվեք անձնակազմի օժանդակությունից, ով աշխատում է որպես նիստերի տան ղեկավար անձնակազմ:
Եթե ռեսուրսներ կան կոնֆերանսի համար ձեր ընտրած շենքում, օգտագործեք դրանք առավելագույնը: Անձնակազմը ծանոթ է իր ամենօրյա պարտականություններին և պատրաստ է անհրաժեշտության դեպքում պատասխանել հարցերին, լուծել խնդիրները կամ խորհրդատվություն տրամադրել:
Դուք կարող եք օգտվել այն անձնակազմի ծառայություններից, որոնք պատասխանատու են նիստերի դահլիճում գործունեության կառավարման համար, օրինակ `կոնֆերանսի մանրամասն պայմանավորվածությունները կարգավորելու համար: Թեև վճար կա, բայց պարտադիր չէ, որ այս բոլոր գործողությունները կատարեք ինքներդ, քանի որ դա շատ ժամանակ կպահանջի մի քանի շաբաթվա ընթացքում:
Քայլ 5. Որոշեք սպառման ընտրացանկը:
Հիշեք, որ համաժողովի ընթացքում մասնակիցները պետք է սնունդ գտնեն, և հավանական է, որ շատ մասնակիցներ չգիտեն, թե ինչ սնունդ կա համաժողովի վայրի շուրջը: Մտածեք ՝ նախաճաշ, ճաշ և նախուտեստներ տրամադրելու համար անհրաժեշտ է օգտվել սննդի ծառայությունից, թե՞ պարզել, թե արդյոք նիստերի դահլիճի ղեկավարը կարող է ճաշ պատրաստել բոլոր ներկաների համար:
Aաշացանկ ընտրելիս հիշեք, որ շատ մարդիկ ալերգիայի կամ նախասիրությունների պատճառով չպետք է որոշակի սնունդ ուտեն: Հասարակական սննդի ծառայությունների փորձառու ձեռնարկատերերը կարող են տրամադրել մի քանի տարբերակ, օրինակ ՝ բուսակերների մենյու, առանց ընկույզների, առանց գլյուտենի, հալալ սնունդ կամ ճաշացանկի այլ տարբերակներ:
Քայլ 6. Takeամանակ հատկացրեք կայքի ստուգում կատարելու համար:
Այն բանից հետո, երբ դուք հոգացել եք բոլոր այն բաների մասին, որոնք պետք է պատրաստվեն, ժամանակ գտեք մեկ օր առաջ այցելելու համաժողովի վայրը: Մի սպասեք, մինչև ձեր նոր D- օրը գա այն մասնակիցների հետ, ովքեր կմիանան համաժողովին:
Մի օր առաջ եկեք համաժողովի վայր և հանդիպում անցկացրեք ներգրավված ամբողջ անձնակազմի հետ `ապահովելու համար, որ ամեն ինչ լավ պատրաստված է մինչև ամենափոքր մանրամասները:
Մաս 3 -ից 4 -ից. Կոնֆերանսի ժամանակացույցի պատրաստում
Քայլ 1. Պլանավորեք համաժողովը:
Քննարկվող թեմաների մեծ պատկերը ստանալուց և համաժողովի վերնագիրը որոշելուց հետո պատրաստեք ժամանակացույց ՝ սկսած համաժողովի բացումից մինչև փակումը: Կոնֆերանսները կարող են անցկացվել տարբեր ձևերով ՝ ըստ քննարկվող բիզնես ոլորտի: Պլանավորումը ավելի հեշտ դարձնելու համար կոնֆերանսները սովորաբար անցկացվում են հետևյալ հաջորդականությամբ.
- Սկսեք համաժողովը ներածական կամ բացման խոսքով, որը սովորաբար հանդես է գալիս որոշակի բիզնեսի հայտնի անձի կողմից և դարձել է հայտնի բանախոս: Դուք կարող եք միջոցառումն անցկացնել երեկոյան, այնուհետև ավարտել ընթրիքով կամ որպես առավոտյան առաջին նիստ ՝ համաժողովը սկսելու համար:
- Մնացած ժամանակացույցը բաժանեք ավելի կարճ նստաշրջանների: Եթե համաժողովն անցկացվում է մասնակիցների խնդրանքով `ըստ իրենց առաջարկների, նյութը հարմարեցրեք մասնակիցների կարիքներին: Այնուամենայնիվ, դուք կարող եք նաև ներառել սեմինարների ժամանակացույցեր, ֆիլմերի տեսահոլովակներ կամ այլ նյութեր համաժողովի ժամանակացույցում: Կախված ներկա մասնակիցների քանակից ՝ որոշեք ՝ յուրաքանչյուր նիստին կարող են մասնակցել բոլոր մասնակիցները (կոչվում է «պլենում»), թե՞ մասնակիցները պետք է բաժանվեն մի քանի խմբի, և յուրաքանչյուր խումբ զուգահեռաբար ներկա կգտնվի տարբեր նիստերի ՝ ըստ իրենց ընտրության (կոչվում է «խմբեր» »):
- Փակեք համաժողովը ՝ հրավիրելով բանախոսներին ներկայացնել այն նյութը, որը մոտիվացնում կամ մարտահրավեր է նետում մասնակիցներին:
Քայլ 2. Որոշեք, թե ինչպես վարել նիստը:
Դուք կարող եք ընտրել, թե ինչպես վարել նիստը ՝ ըստ ընկերության կարիքների, օրինակ ՝ դասավանդելով, դեպքեր քննարկելով, սեմինարներ անցկացնելով, ներկայացնելով քաղաքականության կամ հետազոտության վերջին արդյունքները, հարցեր տալով կամ ներկայացնելով սլայդներ:
- Նյութը մատուցելու եղանակի ընտրությունը կազդի հրապարակման ռազմավարության վրա: Այսպիսով, հնարավորինս շուտ պատրաստեք նյութ, որը շատ օգտակար կլինի մասնակիցների համար:
- Յուրաքանչյուր նիստի տևողությունը կարող է սկսվել 45 րոպեից մինչև 3 ժամ `կախված ներկայացումների և մատուցվող բովանդակության քանակից:
Քայլ 3. Մտածեք, արդյոք ցանկանում եք ներառել այլ գործողություններ:
Մտածեք օգտակար գործողությունների մասին, որոնք կարող են ներառվել ժամանակացույցում և կարևոր դեր խաղալ համաժողովի հաջողությանն աջակցելու համար, օրինակ.
- Scրագրեք միջոցառումներ ՝ ի շահ համաժողովի մասնակից կազմակերպության, օրինակ ՝ գործնական հանդիպում կամ մրցանակաբաշխություն:
- Տվեք սնունդ, եթե մասնակիցներից գանձվում է գրանցման վճար: Եթե վճար չկա, խնդրեք մասնակիցներին բերել ճաշ (որպես վերջին տարբերակ): Սովորաբար մասնակիցները ակնկալում են ուտել առնվազն մեկ կերակուր: Եթե կոնֆերանսի վայրը քաղաքում է, ապա ընդմիջում տվեք, որպեսզի մասնակիցները կարողանան ճաշել մոտակա ռեստորանում:
- Հարցրեք, թե արդյոք մասնակիցները կցանկանային ժամանցի միջոցառում կազմակերպել, օրինակ. Շրջել քաղաքով, գիշերը դիտել կատակերգական շոու, դիտել ֆիլմ կամ թատրոնում ցուցադրել: Միջոցառումը կարող է ավելի տեղին լինել մեծ քաղաքում անցկացվող համաժողովի կամ ընկերության համար, բայց ոչ միշտ:
4 -րդ մաս 4 -ից ՝ Հրատարակություն
Քայլ 1. Որոշեք այն մասնակիցներին, ովքեր ներկա կլինեն:
Կոնֆերանսները շատ բազմազան են, օրինակ ՝ գիտական, կրոնական և գործարար համաժողովներ ՝ տարբեր մասնակիցներով: Նախքան պլանավորելը, համոզվեք, որ բավականաչափ մասնակիցներ հետաքրքրված են մասնակցելու համաժողովին:
Անհրաժեշտ չէ մեծ հրապարակայնություն անել, եթե ցանկանում եք համաժողովներ անցկացնել փոքր խմբերի համար, ինչպիսիք են ընկերության աշխատակիցները կամ եկեղեցական համայնքները: Դուք կարող եք տեղեկացնել կոնֆերանսի պլանների մասին `ուղարկելով նամակ, հայտարարելով ընկերության տեղեկագրում և/կամ ծանուցելով վարչական հանդիպման ժամանակ:
Քայլ 2. Խնդրեք ընկերության ղեկավարներին մասնակցել:
Ձեր ընկերության մարդկանց համոզելու համար հարկավոր է հանդես գալ գրավիչ տիտղոսով կամ հրավիրել հիանալի բանախոս:
Հայտնի բանախոսներից հաստատում ստանալուց հետո տեղեկատվությունը ներառեք գիտաժողովի նյութերում և տեղեկացրեք պոտենցիալ մասնակիցներին:
Քայլ 3. Ստեղծեք կայք:
Այսօր թվային մեդիան համաժողովի հաջողության համար շատ կարևոր գործիք է: Ստեղծեք կայքի անուն հղումներով, որոնք հեշտությամբ կգտնվեն, եթե փնտրեք համաժողովի վերնագրի հիմնաբառ կամ համաժողովին առնչվող այլ բառեր: Կոնֆերանսի մասին մանրամասն տեղեկություններ գրեք կայքում և ներառեք համաժողովին վերաբերող բոլոր տպագիր և գովազդային նյութերի հղումը:
- Կայքում ներառեք համաժողովի վայրի ամսաթիվը, ժամը և հասցեն, ներառյալ հայտնի բանախոսների անունները: Տեղեկացրեք նաև տրանսպորտի, կացարանի, հետաքրքիր վայրերի և կոնֆերանսի ժամանակացույցերի առկայության դեպքում:
- Ներառեք կայքի հղումը, եթե մասնակիցները կարողանան գրանցվել:
Քայլ 4. Տեղադրեք գովազդ:
Սկսեք գովազդել շատ վաղուց (մեկ տարի առաջ), որպեսզի բանախոսները կարողանան ներկայացնել կոնֆերանսին ներկայացվելիք նյութ պարունակող առաջարկներ: Ընտրեք հրատարակման ճիշտ եղանակը `համաժողովի չափի և մասնակիցների նախապատմության համաձայն: Մտածեք, թե որտեղից են պոտենցիալ մասնակիցները ստանում իրենց տեղեկատվությունը, գուցե.
- Սոցիալական լրատվամիջոցները, օրինակ ՝ հովանավոր կազմակերպության Facebook- ի և Twitter- ի հաշիվներից
- Listservs- ի և էլփոստի հասցեների կոնտակտների ցանկ
- Բլոգ, ամսագիր, թերթ կամ բիզնես ամսագիր
- Պաստառներ, թռուցիկներ կամ այլ ծանուցումներ, որոնք ուղարկվել են համապատասխան խմբերին, կազմակերպություններին կամ ընկերություններին
Քայլ 5. Հարցրեք առաջարկություններ:
Գովազդի նախագիծ պատրաստելիս նշեք, որ դուք բաց եք գրանցման համար կամ սպասում եք անհատական կամ խմբային առաջարկությունների ներկայացմանը `թերթերի, վահանակների առաջարկների կամ սեմինարի նյութերի տեսքով:
Կարող եք որոշել առաջարկի տևողությունը ՝ ըստ բիզնեսի ոլորտի: Կրթության ոլորտում փոքրածավալ կոնֆերանսները սովորաբար պահանջում են մի քանի հարյուր բառի վերացական, մինչդեռ լայնածավալ կոնֆերանսները պահանջում են ամբողջական ձեռագրեր:
Քայլ 6. Սկսեք գրանցումների ընդունումը:
Պատրաստեք հարմարություններ, որպեսզի մասնակիցները կարողանան գրանցվել համաժողովից առաջ, չնայած դա դեռ մի քանի ամիս առաջ է: Այս կերպ Դուք կարող եք գնահատել այն մասնակիցների թիվը, ովքեր ներկա կլինեն:
- Ստեղծեք կայք, որը հղում է կատարում համաժողովի կայքին ՝ գրանցման համար: Եթե դուք չունեք վեբ կայք ստեղծելու տեխնիկական հմտություններ, օգտագործեք գոյություն ունեցող ծառայությունը: Օրինակ, օգտագործեք RegOnline- ի վճարովի ծառայությունները, որը մի ընկերություն է, որը հոգ է տանում տարբեր իրադարձությունների առցանց գրանցման մասին, մշակում է տվյալները և ուղարկում դրանք ձեզ ՝ հեշտացնելով օգտվողների մուտքը դրանք:
- Մասնակիցները կարող են նաև գրանցվել հեռախոսով կամ ֆաքսիմիլով, եթե դուք ունեք վարկային քարտի միջոցով վճարումների անդորրագրերը մշակելու հնարավորություն:
- Եթե դուք չեք ընդունում ինտերնետի կամ հեռախոսի գրանցումը, ստեղծեք PDF հայտի ձև և տեղադրեք այն կայքում: Տեղեկացրեք մասնակիցներին, որ նրանք կարող են տպել ձևը, լրացնել այն և այն ուղարկել չեկով կամ փոխանցման ապացույցով ձեր ընկերության էլ. Հասցեին:
- Որպեսզի մասնակիցները շուտ գրանցվեն, առաջարկեք զեղչեր այն մասնակիցների համար, ովքեր վճարումներ են կատարում առնվազն մեկ ամիս առաջ: Տոմսերի գները մի փոքր ավելի թանկ են, եթե մասնակիցները վճարեն համաժողովի վայրում:
Խորհուրդներ
- Հարցրեք բանախոսին, թե արդյոք նրան անհրաժեշտ են լրացուցիչ սարքավորումներ ներկայացման համար, օրինակ ՝ բեմ, հեռուստատեսություն, մեծ էկրան կամ համակարգիչ:
- Սննդի ընտրացանկ ընտրելիս համոզվեք, որ կան մասնակիցներ, ովքեր պետք է որոշակի սննդամթերքի դիետա անեն:
- Վարձակալության ծախսերը համեմատելիս խնդրեք սննդի, ջրի, զովացուցիչ ըմպելիքների և այլնի գները: քանի որ դա կարող է շատ թանկ լինել:
- Սենյակ ընտրելիս հաշվի առեք համաժողովի նպատակը և որոշեք `ցանկանում եք դահլիճից կամ աթոռներից ու սեղաններից օգտվել գրառումներ կատարելու համար:
