Աշխատանքը և բիզնեսը, հատկապես գրասենյակային միջավայրում, պահանջում են համագործակցության որոշակի մակարդակ: Օրինակ, կարևոր որոշումները հաճախ ավելի շատ բան են պահանջում մեկ անհատի տեսանկյունից, և ընդհանրապես կարևոր աշխատանքի հաջողությունը պահանջում է մի շարք մարդկանց փորձաքննություն: Հանդիպումները կառուցվածքային և կազմակերպված համագործակցություն ստեղծելու միջոց են, բայց առանց նպատակի կամ վերահսկողության, հանդիպումները հեշտությամբ կարող են չափազանց երկար և անարդյունավետ դառնալ: Իմանալով, թե ինչպես պլանավորել, պատրաստել և ղեկավարել հանդիպումները, կարող է տարբերություն լինել արդյունավետ և ժամանակ կորցնող հանդիպման միջև:
Քայլ
Մաս 1 -ից 3 -ը. Պատրաստվում է հանդիպմանը
Քայլ 1. Քննարկեք առաջիկա հանդիպումը մասնակիցների հետ:
Երբ իմացաք, որ նախագահելու եք առաջիկա հանդիպումը, առաջին բաներից մեկը, որ պետք է անեք, մի փոքր ժամանակ հատկացնելն է այն մարդկանց հետ զրուցելուն, ովքեր մասնակցելու են (հատկապես կարևոր և բարձր մակարդակի մարդկանց): Հարցրեք, արդյոք կա՞ ինչ -որ բան, որը նրանք կցանկանային քննարկել հանդիպման ժամանակ: Գրանցեք նրանց պատասխանները և դրանք օգտագործեք որպես ուղեցույց, երբ գրում եք ձեր օրակարգը:
Մասնակիցներին հարցնելը, թե ինչ կցանկանային քննարկել, դա խելացի քայլ է ՝ ոչ միայն ձեզ ավելի դյուրին դարձնելու օրակարգը, այլև նրանց ներգրավելու հանդիպման գործընթացում նույնիսկ հանդիպման մեկնարկից առաջ: Մարդիկ ավելի հավանական է, որ հաճախեն և ուշադրություն դարձնեն հանդիպումներին, երբ գիտեն, որ իրենց համար կարևոր հարցեր կքննարկվեն:
Քայլ 2. Գրեք և կիսվեք օրակարգով:
Հանդիպման օրակարգը ոչ միայն օգտակար է հանդիպման ղեկավարի, այլև ներկա հյուրերի համար: Օրակարգը պարունակում է օգտակար տեղեկատվություն հանդիպման վերաբերյալ, օրինակ ՝ երբ, որտեղ և ով է մասնակցելու: Ամենակարևորը ՝ օրակարգում նախանշված են նաև քննարկման ենթակա թեմաները, որպեսզի բոլորը կարողանան նախապատրաստվել: Ուղարկեք օրակարգը նախքան հանդիպումը: որքան ավելի կարևոր է հանդիպումը, այնքան ավելի վաղ պետք է ուղարկեք օրակարգը:
Մի բան, որ պետք է դրվի օրակարգում, յուրաքանչյուր քննարկման գնահատված ժամկետն է: Ավելի վաղ նկարագրված կոպիտ գրաֆիկը կարող է ձեզ համար ավելի հեշտ դարձնել հանդիպումը ճիշտ հունի մեջ դնելը: Թեև ձեր օրակարգի որոշ իրադարձություններ ավելի երկար կտևեն (իսկ մյուսներն ավելի արագ), ժամանակացույցը ձեզ համար ավելի հեշտ կդարձնի ընդհանուր ժամանակը կազմակերպելը և ճշգրտելը:
Քայլ 3. Որոշ հետազոտություններ կատարեք նախորդ քննարկումների և հանդիպումների թեմայով:
Հանդիպմանը ներկա մարդիկ կարող են չգիտեն այն ամբողջ տեղեկատվությունը այն թեմայի վերաբերյալ, որը դուք նախատեսում եք քննարկել. Ոմանք չեն մասնակցել վերջին հանդիպմանը, իսկ ոմանք ՝ մոռացել են: Ձեզ համար, որպես հանդիպման նախագահ, լավ գաղափար է իմանալ մինչ այժմ քննարկման պատմությունը: Փորձեք զրուցել այն մարդկանց հետ, ովքեր նախկինում ներկա են եղել կարևոր հանդիպումներին ՝ չլուծված խնդիրներ պարզելու համար, որպեսզի դրանք կարողանաք քննարկել հանդիպմանը: Դուք նաև պետք է ստանաք վերջին հանդիպման արձանագրությունները այն պաշտոնյայից, ով պահում է գրառումները, որոնք կօգնեն ձեզ կազմակերպել ձեր ծրագրերը:
Նախորդ հանդիպումներից արձանագրությունները կարող են ձեզ համար կարեւոր ռեսուրս լինել որպես առաջնորդ: Արձանագրություններն ամփոփում են վերջին հանդիպման ընթացքում տեղի ունեցած քննարկումները և որոշումները, այնպես որ կարող եք համեմատաբար արագ և հեշտությամբ գտնել բոլոր կարևոր տեղեկությունները: Հնարավոր է, որ անհրաժեշտ լինի հանդիպման կարևոր րոպեները կիսել մասնակիցների հետ ՝ օրակարգի հետ միասին:
Քայլ 4. Նախապես պատրաստեք հանդիպման վայրը:
Հանդիպման օրը դուք պետք է համոզվեք, որ օգտագործվող սենյակը կամ տեղը մաքուր է, կոկիկ և պատրաստ է տեղավորելու հանդիպման մասնակիցներին: Դուք պետք է համոզվեք, որ հանդիպման տեխնոլոգիայի բոլոր բաղադրիչները (օրինակ ՝ շնորհանդեսներ, պրոյեկտորներ, տեսողական սարքեր և այլն) գործում են ճիշտ և պատրաստ են օգտագործման համար.
Եթե օգտագործում եք էլեկտրոնային շնորհանդես (օրինակ ՝ PowerPoint և այլն), ժամանակ հատկացրեք ծանոթանալու հեռակառավարման վահանակին կամ սեղմիչին, որը կօգտագործվի ներկայացման ժամանակ: Դուք, անշուշտ, չեք ցանկանում ժամանակ վատնել այդ վերահսկիչների հետ գայթակղվելով ՝ կարևոր հարցեր քննարկելիս:
3 -րդ մաս 2 -ից. Հանդիպումների ընթացքում հանդես գալ որպես առաջնորդ
Քայլ 1. Պաշտոնապես բացեք հանդիպումը:
Երբ նախատեսված ժամն ավարտվի, և բոլոր մասնակիցները (կամ առնվազն բոլոր կարևոր մասնակիցները) ներկա լինեն, ուշադրություն հրավիրեք սենյակում գտնվող բոլորի վրա: Ներկայացրեք ձեզ որպես առաջնորդ և որն է հանդիպման նպատակը: Setամկետ սահմանեք `նշելով, թե երբ է ավարտվում ձեր պլանավորված հանդիպումը. Կարող եք ունենալ երկար կամ կարճ հանդիպում, սակայն ժամանակից շուտ ժամկետ սահմանելը կօգնի հանդիպումը ժամանակին պահել: Եթե մասնակիցներից ոմանք միմյանց չեն ճանաչում, ժամանակ հատկացրեք ՝ կարճ կարդալու մասնակիցների անունները և ծանոթացնելու կարևոր մասնակիցներին:
Հարկ է նշել, որ որոշ ձեռնարկություններ և կազմակերպություններ ունեն հանդիպումների բացման և անցկացման խիստ և կանոնավոր ընթացակարգեր: Օրինակ, կան որոշ կազմակերպություններ, որոնք հանդիպումներ են բացում մուրճի թակոցով:
Քայլ 2. Ներկայացրեք նախորդ հանդիպումների համապատասխան ամփոփագրերը:
Երկար ընթացող նախագծի մաս կազմող հանդիպման սկզբում դուք պետք է համառոտ տեղեկատվություն տրամադրեք ծրագրի մասին ՝ տրամադրելով նախորդ հանդիպման իրադարձությունների կամ որոշումների արագ ամփոփում: Ոչ բոլոր մասնակիցները գիտեն քննարկման թեմայի մասին, որքան դուք, ուստի այս քայլը կարող է օգտակար լինել հանդիպումն արդյունավետ և արդյունավետ դարձնելու համար:
- Նախորդ հանդիպումների արդյունքները ինքնուրույն ամփոփելու փոխարեն, գուցե խնդրեք հանդիպման քարտուղարին կամ գրառումներ կատարող պաշտոնյային խնդրել կարդալ նախորդ հանդիպումների արձանագրությունները `ամփոփմանը պաշտոնական զգացում հաղորդելու համար:
- Նաև պետք է հաշվի առնեք կարևոր նամակագրություն կամ հաղորդակցություններ, որոնք տեղի են ունեցել նախորդ հանդիպումից հետո:
- Պետք է նշել, որ եթե մասնակիցներին տրամադրեք արձանագրությունների/նամակագրության պատճենները, դրանք կարդալը կարող է անհրաժեշտ չլինել:
Քայլ 3. Թույլ տվեք կարևոր մասնակիցներին զեկուցել ընդհանուր իրավիճակի մասին:
Հաջորդը, հրավիրեք համապատասխան գիտելիքներ ունեցող մարդկանց ձեզ տեղեկացնելու վերջին հանդիպումից հետո տեղի ունեցած նոր զարգացումների մասին: Սա կարող է լինել ամեն ինչ, օրինակ ՝ բիզնեսի կամ կազմակերպության առջև ծառացած նոր խնդիրներ, անձնակազմի փոփոխություններ, նախագծերի մշակումներ և ռազմավարության փոփոխություններ, որոնք բոլորը կարող են քննարկվել այստեղ: Հանդիպման մասնակիցները ցանկանում են նաև լսել նախորդ հանդիպումների արդյունքում ձեռնարկված կոնկրետ գործողությունների արդյունքների մասին:
Քայլ 4. Ավարտեք բոլոր անավարտ գործերը:
Եթե կան չլուծված խնդիրներ և որոշումներ, որոնք չեն ընդունվել վերջին հանդիպումից, փորձեք դրանք լուծել ՝ նախքան նոր հարցերի քննարկումը: Որքան երկար մնա նախորդ հարցը, այնքան քիչ մասնակիցներ կցանկանան դրա համար պատասխանատվություն վերցնել, այնպես որ փորձեք հանդիպման ընթացքում լուծել և լուծել ցանկացած անավարտ գործ: Սովորաբար, անավարտ գործերը հատուկ նշվում են որպես «չկողմնորոշված» կամ «ներկայացվում են հետագա քննարկման» նախորդ հանդիպման արձանագրություններում:
- Կախված մշակույթից և կանոնակարգերից, որոնցում դուք աշխատում եք, ձեր բիզնեսը կամ կազմակերպությունը կարող է ունենալ որոշումներ կայացնելու հատուկ ընթացակարգեր, օրինակ ՝ հանդիպման մասնակիցներին կարող է անհրաժեշտ լինել միայն մեծամասնության կոնսենսուսը ձեռք բերելու համար, կամ գուցե բարձր մակարդակի մարդկանց խումբը պետք է կայացնի բոլոր որոշումները, որոշումները:
- Հիշեք, որ որոշ բաներ չափազանց մեծ են հանդիպման ընթացքում ավարտելու համար: Պետք չէ մտածել անավարտ նախագծերի երկարաժամկետ առաջընթացի մասին: Այնուամենայնիվ, դուք պետք է բարձրացնեք որոշում կամ նախագիծ, որը պահանջում է գործողություններ այս պահին:
Քայլ 5. Քննարկեք նոր բիզնեսը:
Հաջորդը, հանդես եկեք ցանկացած նոր հարցով, մտահոգությամբ և հարցերով, որոնք պետք է քննարկվեն: Սրանք բաներ են, որոնք բնականաբար բխում են նախորդ և ներկա հանդիպումների միջև տեղի ունեցած զարգացումներից: Փորձեք մասնակիցներից ստանալ կոնկրետ, հստակ որոշումներ. Որքան շատ բաներ անպատասխան թողնեք, այնքան ավելի չլուծված խնդիրներ կբերեք ձեր հաջորդ հանդիպմանը:
Քայլ 6. Կարդացեք հանդիպման եզրակացությունը:
Ձեր բոլոր հին և ընթացիկ խնդիրները մշակելուց հետո ժամանակ հատկացրեք բոլոր ներկաների համար հանդիպման եզրակացությունը կարդալու համար: Թվարկեք բոլոր այն որոշումները, որոնք ընդունվել են առանձին, և անհրաժեշտության դեպքում նկարագրեք այն կոնկրետ գործողությունները, որոնք ակնկալվում է մասնակիցների կողմից մինչև հաջորդ հանդիպումը:
Այս քայլը վճռորոշ է. Դա ձեր վերջին հնարավորությունն է `ապահովելու, որ բոլորը դուրս գան հանդիպումից` հստակ իմանալով, թե որտեղ է գտնվում նախագիծը և ինչ է սպասվում իրենցից:
Քայլ 7. Ավարտեք ՝ նշելով հաջորդ հանդիպման հիմունքները:
Վերջապես, նշեք, թե ինչ է քննարկվելու հաջորդ հանդիպմանը, և երբ սկսել եք պլանավորել, ասեք, թե երբ և որտեղ է տեղի ունենալու հանդիպումը: Սա օգնում է մասնակիցներին ձևավորել շարունակականության զգացում մեկ կարևոր նախագծից կամ որոշումից մյուսը և տալիս է նրանց տրված առաջադրանքը շարունակելու կամ կատարելու ժամկետ:
Հարկ է նշել, որ պարտադիր չէ այլ հանդիպում պլանավորել, եթե ընթացիկ հանդիպմանը լուսաբանել եք բոլոր հին ու նոր խնդիրները: Այնուամենայնիվ, եթե կան բավականաչափ չլուծված խնդիրներ, որոնք պահանջում են հետագա քննարկում, կամ եթե ցանկանում եք առաջընթաց տեսնել որոշակի նախագծում, մեկ այլ հանդիպում կարող է լավ գաղափար լինել:
3 -րդ մաս 3 -ից. Արդյունավետ առաջատար հանդիպումներ
Քայլ 1. Առաջնորդեք քննարկումը, բայց մի տիրեք դրան:
Հանդիպման ղեկավարի ձեր դերը մեկն է `քննարկումը սահուն վարել: Ձեր դերն այն չէ, որ կարծիք հայտնեք բոլոր հարցերի վերաբերյալ կամ համոզվեք, որ քննարկումը ընթանում է հաստատված ժամանակացույցով: Դուք պետք է ճկունություն ունենաք: Թույլ տվեք մյուս մասնակիցներին ազատ խոսել և թույլ տվեք, որ քննարկման նոր թեմաներ ի հայտ գան, նույնիսկ եթե դրանք օրակարգում չեն: Հնարավոր է, որ անհրաժեշտ լինի թեման ավարտել նուրբ կամ փոխել որոշակի քննարկման թեման, որպեսզի քննարկումը շարունակվի, բայց չպետք է զգաք, որ պետք է վերահսկեք հանդիպման բոլոր ասպեկտները: Ի վերջո, հանդիպումները համատեղ գործընթաց են:
Հանդիպման ընթացքում ուշադրություն դարձրեք ձեր օրակարգին: Եթե հանդիպումն օրակարգից դուրս է, գուցե անհրաժեշտ լինի բաց թողնել որոշ քննարկման թեմաներ կամ հետաձգել դրանք ավելի ուշ: Մի վախեցեք դա անել, եթե քննարկվող թեման շատ կարևոր է:
Քայլ 2. Խրախուսեք բոլոր մասնակիցներին մասնակցել:
Որպես հանդիպման ղեկավար, ձեր գործն է ապահովել բաց և արդյունավետ հանդիպում: Եթե նկատում եք, որ քննարկվող հարցի վերաբերյալ համապատասխան գիտելիքներ ունեցող որոշ մասնակիցներ խմբի համար բաց չեն, խրախուսեք նրանց խոսել: Անհրաժեշտ չէ նրանց ուղղակիորեն վիճարկել կամ զանգահարել. Պարզապես ասեք հետևյալը.
Քայլ 3. Համոզվեք, որ բոլորը հասկանում են, թե ինչ է քննարկվում:
Դժվար է հիշել, որ հանդիպման ներկա բոլոր մարդիկ քննարկման թեմայի վերաբերյալ ունեն նույն փորձը կամ գիտելիքները: Որպեսզի մասնակիցներն իրենց ժամանակը խելամտորեն անցկացնեն հանդիպմանը, գուցե ցանկանաք օգտվել հնարավորությունից ՝ կարճ ժամանակով պարզեցնելու բարդ հարցը կամ թեման: Մասնակիցները, ովքեր չգիտեն այս տեղեկատվությունը, անշուշտ կգնահատեն այն:
Քայլ 4. Մի անտեսեք բարդ կամ անհարմար հարցերը:
Եթե նման հարցերը չվերահսկվեն իրավասու ղեկավարի կողմից, հանդիպումը անարդյունավետ կլինի: Փորձեք համոզվել, որ բոլոր այն կարեւոր հարցերը, որոնց մասին ցանկանում եք քննարկել, քննարկվում են հանդիպմանը: Թույլ մի տվեք մասնակիցներին մեղքը բարդել կամ անորոշ խնդիրների համար անորոշ արդարացումներ տալ: Փորձեք հստակեցնել և ստանալ հարցերի պատասխաններ, որոնք ոչ ոք չի ցանկանում քննարկել: Թեև մասնակիցները կարող են դա չցանկանալ, բայց այն հարցերն են, որոնց պետք է պատասխանել հանդիպումը արդյունավետ լինելու համար:
Համոզվեք, որ բոլոր կարևոր որոշումները գրանցված են (եթե ունեք պաշտոնյա կամ գրառումներ կատարող, հանձնարարեք այս խնդիրը նրանց): Եթե դուք ստիպված եք անցնում դժվար հարց տալու դժվարության միջով, ապա կցանկանաք համոզվել, որ ձեր պատասխանները լավ փաստաթղթավորված են:
Քայլ 5. Դիտեք ձեր ժամանակը:
Կա մի պատճառ, որի պատճառով հանդիպումները վատ համբավ ունեն. Մարդկանց մեծ մասի համար հանդիպումները ժամանակատար գործունեություն են: Շատ երկար հանդիպումից խուսափելու համար օգտագործեք ձեր ուժը որպես առաջնորդ ՝ քննարկումը շարունակելու համար: Մի վախեցեք հետաձգել որոշ անկարևոր հարցեր կամ խոսակցություններ մինչև հաջորդ քննարկումը, եթե հանդիպումը թվում է, որ այն ավելի երկար կտևի, քան դուք սպասում էիք: Դուք պետք է պատրաստ լինեք և պատրաստ լինեք հարմարեցնել գրաֆիկը `ապահովելու համար, որ որևէ մասնակցի ժամանակը չկորցնի:
