Ստանդարտ գործառնական ընթացակարգը (SOP) փաստաթուղթ է, որը բաղկացած է առաջադրանք կատարելու քայլերի մասին տեղեկատվությունից: Գոյություն ունեցող SOP- ը գուցե պարզապես փոփոխման և թարմացման կարիք ունենա, կամ դուք կարող եք հայտնվել այնպիսի սցենարում, որտեղ դուք պետք է զրոյից գրեք: Թվում է, թե դա շատ աշխատանք է, բայց դա իրականում պարզապես շատ, շատ, «շատ» սպառիչ ցուցակ է: Սկսելու համար տեսեք Քայլ 1 -ը:
Քայլ
Մաս 1 -ը 3 -ից. Ստեղծեք ձեր SOP ձևաչափը
Քայլ 1. Ընտրեք ձեր ձևաչափը:
SOP- եր գրելիս ճիշտ կամ սխալ չկա: Այնուամենայնիվ, ձեր ընկերությունը կարող է ունենալ մի շարք SOP, որոնց դուք կարող եք վկայակոչել որպես ձևավորման ուղեցույց ՝ նախանշելով առաջադրանքի կատարման նախընտրելի եղանակը: Եթե դա ձեր դեպքում է, օգտագործեք գոյություն ունեցող SOP- ը որպես ձևանմուշ: Եթե դա այդպես չէ, դուք ունեք մի քանի տարբերակ.
- Պարզ քայլերի ձևաչափ: Սա սովորական ընթացակարգի համար է, որը կարճ է, ունի մի քանի հնարավոր արդյունքներ և ուղիղ բուն է: Բացի անհրաժեշտ փաստաթղթերից և անվտանգության ուղեցույցներից, այս փաստաթուղթը պարզապես ընթերցողի համար կատարման հրամաններ պարունակող պարզ նախադասությունների ցանկ է:
- Քայլ առ քայլ ձևաչափ: Սա, ընդհանուր առմամբ, երկար ընթացակարգերի համար է `ընթացակարգեր, որոնք տասից ավելի քայլ են, որոնք ներառում են որոշումների ընդունում, պարզաբանում և տերմինաբանություն: Այս ցուցակը, ընդհանուր առմամբ, հիմնական քայլերն են `որոշակի հաջորդականությամբ:
- Flowchart ձևաչափ: Եթե ընթացակարգն ավելի շատ նման է անսահման հնարավոր ելքերով քարտեզի, ապա հոսքի գծապատկերը կարող է լինել ձեր լավագույն խաղադրույքը: Սա այն ձևաչափն է, որը դուք պետք է ընտրեք, եթե արդյունքները միշտ չէ, որ կանխատեսելի են:
Քայլ 2. Հաշվի առեք ձեր ընթերցողներին:
Ձեր SOP- ը գրելուց առաջ պետք է հաշվի առնել երեք հիմնական գործոն.
- Ձեր ընթերցողների նախնական գիտելիքները: Նրանք ծանո՞թ են ձեր կազմակերպությանը և դրա ընթացակարգերին: Նրանք գիտե՞ն տերմինաբանությունը: Ձեր լեզուն պետք է համապատասխանի ընթերցողի գիտելիքներին և ներդրումներին:
- Ձեր ընթերցողի լեզվական հմտությունները: Կա՞ հնարավորություն, որ ձեր լեզվից չհասկացող մարդիկ «կարդան» ձեր SOP- ը: Եթե դա հնարավոր է, լավ գաղափար է ՝ ներառել նկարներ և գծապատկերներ ՝ ենթագրերով:
- Ձեր ընթերցողին: Եթե շատերը միանգամից կարդում են ձեր SOP- ը (յուրաքանչյուրը տարբեր դերակատարում ունենալու դեպքում), դուք պետք է փաստաթուղթը ձևակերպեք պիեսի խոսակցության պես. Օգտվողը կատարում է գործողությունը, որին հաջորդում է օգտվողը 2 -ը և այլն: Այսպիսով, յուրաքանչյուր ընթերցող կարող է տեսնել, թե ինչպես են դրանք դառնում անխափան գործարար շարժիչի անբաժանելի մասը:
Քայլ 3. Հաշվի առեք ձեր գիտելիքները:
Եզրակացությունը հետևյալն է. Գիտե՞ք, թե ինչ է ներառում այս գործընթացը: Կա՞ սխալի հավանականություն: Ինչպես դարձնել այն անվտանգ: Եթե ոչ, ապա ավելի լավ է այն նվիրեք ուրիշին: Վատ գրված SOP- երը կամ նույնիսկ անճշտությունը ոչ միայն կնվազեցնեն արտադրողականությունը և կարող են հանգեցնել կազմակերպչական ձախողման, այլև կարող են անապահով լինել և բացասաբար անդրադառնալ ձեր թիմից մինչև շրջակա միջավայր: Մի խոսքով, սա այն ռիսկը չէ, որ պետք է վերցնել:
Եթե սա ձեզ տրված նախագիծ է, և կարծում եք, որ պետք է (կամ պարտավոր եք) այն ավարտել, մի ամաչեք օգնություն խնդրել նրանցից, ովքեր ավարտում են ամենօրյա ընթացակարգերը: SOP- ի ստեղծման գործընթացի ընդհանուր մասն է կազմում հարցազրույցների անցկացումը:
Քայլ 4. Որոշեք կարճ կամ երկար SOP- ների միջև:
Եթե դուք գրում կամ թարմացնում եք SOP մի խումբ անձանց համար, ովքեր ծանոթ են արձանագրություններին, տերմինաբանությանը և այլն, և կօգտվեն կարճ, հակիրճ SOP- ից, որն ավելի շատ ստուգաթերթ է, կարող եք գրել այն կրճատ ձևով:
Բացի հիմնական նպատակներից և համապատասխան տեղեկատվությունից (ամսաթիվ, հեղինակ, ID համար և այլն), սա ընդամենը քայլերի կարճ ցուցակ է: Եթե մանրամասներ կամ պարզաբանումներ պետք չեն, ահա թե ինչպես պետք է դա անեք:
Քայլ 5. Հիշեք ձեր SOP- ի նպատակը:
Այն, ինչ պարզ է, այն է, որ ձեր կազմակերպությունում կան ընթացակարգեր, որոնք կրկնվում են կրկին ու կրկին: Բայց կա՞ արդյոք կոնկրետ պատճառ, թե ինչու է այս SOP- ն օգտակար: Պետք է շեշտը դնել անվտանգության վրա: Համապատասխանության միջոցներ: Արդյո՞ք այս SOP- ն օգտագործվում է վերապատրաստման կամ ամենօրյա գործունեության համար: Ահա մի քանի պատճառ, թե ինչու են ձեր SOP- ները կարևոր ձեր թիմի հաջողության համար.
- Համապատասխանության չափանիշների պահպանման ապահովում
- Արտադրության պահանջները առավելագույնի հասցնելու համար
- Ապահովել, որ ընթացակարգը վատ ազդեցություն չունենա շրջակա միջավայրի վրա
- Անվտանգություն ապահովելու համար
- Համոզվեք, որ ամեն ինչ ընթանում է ըստ ժամանակացույցի
- Արտադրության մեջ ձախողումը կանխելու համար
-
Որպես ուսումնական փաստաթուղթ օգտագործելու համար
Եթե գիտեք, թե ինչ պետք է ընդգծի ձեր SOP- ը, ավելի հեշտ կլինի ձեր գրածը կառուցել այդ կետերի շուրջ: Նաև ավելի հեշտ կլինի տեսնել, թե որքան կարևոր է ձեր SOP- ը:
Մաս 2 -ից 3 -ից. Գրել ձեր SOP- ը
Քայլ 1. verածկեք անհրաժեշտ նյութը:
Ընդհանուր առմամբ, տեխնիկական SOP- ները բաղկացած են չորս տարրերից, որոնք «առանձին» են բուն ընթացակարգից.
- Վերնագիր. Սա ներառում է 1) ընթացակարգի անվանումը, 2) SOP- ի նույնականացման համարը, 3) դրա թողարկման կամ վերանայման ամսաթիվը, 4) գործակալության/ստորաբաժանման/մասնաճյուղի անվանումը, որտեղ կիրառվել է SOP- ը, և 5) ստորագրությունը նրանց, ովքեր պատրաստել և հաստատել են SOP- ը: Այս բաժինը կարող է օգտագործել ցանկացած ձևաչափ, քանի դեռ փոխանցված տեղեկատվությունը պարզ է:
- բովանդակության ցանկը. Սա անհրաժեշտ է միայն այն դեպքում, երբ ձեր SOP- ը բավական երկար է ՝ հեշտ հղման համար: Այն, ինչ դուք կգտնեք այստեղ, պարզ ստանդարտ շրջանակ է:
- Որակի ապահովում/որակի վերահսկում. Գործընթացը լավ ընթացակարգ չէ, եթե այն հնարավոր չէ ուսումնասիրել: Պատրաստեք անհրաժեշտ նյութերն ու մանրամասները, որպեսզի ընթերցողները կարողանան համոզվել, որ նրանք ստանում են իրենց ուզած արդյունքները: Այս նյութը կարող է ներառել այլ փաստաթղթեր, ինչպիսիք են կատարողականի գնահատման նմուշները:
-
Տեղեկանք. Համոզվեք, որ գրեք օգտագործված կամ կարևոր բոլոր հղումները: Եթե դուք օգտագործում եք այլ SOP հղումներ, համոզվեք, որ կցեք պահանջվող տեղեկությունները հավելվածում:
Ձեր կազմակերպությունը կարող է ունենալ այլ արձանագրություն, քան այս SOP- ը: Եթե կա նախկին SOP, որը կարող եք օգտագործել, անտեսեք այս կառուցվածքը և հետևեք արդեն կատարված ընթացակարգին:
Քայլ 2. Ընթացակարգի համար համոզվեք, որ ներառում եք հետևյալը
- Գործողության շրջանակը և կիրառումը. Այլ կերպ ասած, այն նկարագրում է գործընթացի նպատակը, դրա սահմանափակումները և ինչպես է այն օգտագործվում: Ընդգրկում է չափանիշներ, կարգավորող պահանջներ, դերեր և պարտականություններ, ինչպես նաև մուտքեր և ելքեր:
-
Մեթոդաբանություն և ընթացակարգեր:
Գործի էությունը. Մանրամասն նշեք կարևոր քայլերը, ներառյալ անհրաժեշտ սարքավորումները: Ներառեք հաջորդական ընթացակարգեր և որոշումներ կայացնող գործոններ: Նշեք «ենթադրությունը» և հնարավոր միջամտության կամ անվտանգության նկատառումները:
- Տերմինաբանության պարզաբանում. Բացատրեք հապավումները, հապավումները և բոլոր արտահայտությունները, որոնք սովորական տերմիններ չեն:
- Առողջության և անվտանգության նախազգուշացում. Խնդրի առաջացման դեպքում գրվել առանձին բաժնում և քայլերի հետ միասին: Մի բաց թողեք այս հատվածը:
-
Սարքավորումներ և պարագաներ:
Անհրաժեշտ իրերի ամբողջական ցանկ և երբ և որտեղ գտնել սարքավորումներ, սարքավորումների ստանդարտներ և այլն:
-
Wգուշացումներ և ընդհատումներ. Հիմնականում, անսարքությունների վերացման մասը: Թվարկեք հնարավոր խնդիրները, որոնք կարող են առաջանալ, ինչի վրա պետք է ուշադրություն դարձնել և ինչը կարող է ազդել իդեալական վերջնական արտադրանքի վրա:
- Այս թեմաներից յուրաքանչյուրին տվեք իր բաժինը (ընդհանուր առմամբ նշվում է թվերով կամ տառերով), որպեսզի ձեր SOP- ը չպարունակի շփոթեցնող երկար նախադասություններ և հեշտ հղման համար:
- Սա ամբողջական ցանկ չէ, այլ ընթացակարգային քայլերի միայն մի փոքր մասը: Ձեր կազմակերպությունը կարող է նշել այլ ասպեկտներ, որոնք ուշադրության կարիք ունեն:
Քայլ 3. Պահպանեք ձեր գրածը հակիրճ և դյուրընթեռնելի:
Հավանական է, որ ձեր ընթերցողները չեն ընտրել կարդալ այս SOP- ը հաճույքի համար: Դուք կցանկանաք այս փաստաթուղթը պահել կարճ և հստակ, հակառակ դեպքում նրանց ուշադրությունը կփոխվի, և նրանք փաստաթուղթը սարսափելի և դժվար հասկանալի կդառնան: Ընդհանրապես, ձեր նախադասությունները հնարավորինս կարճ պահեք:
- Ահա մի վատ օրինակ. Համոզվեք, որ մաքրել եք օդի ելքի ամբողջ փոշին այն օգտագործելուց առաջ:
- Լավ օրինակը հետևյալն է Օգտագործելուց առաջ հեռացրեք օդային ելքի ամբողջ փոշին:
- Ընդհանրապես, մի օգտագործեք «դու» բառը: Այս բառը պետք է ենթադրել: Խոսեք ակտիվ ձայնով և սկսեք ձեր նախադասությունները հրամայական բայերով:
Քայլ 4. Անհրաժեշտության դեպքում հարցազրույց վերցրեք առաջադրանքի կատարման գործընթացում ներգրավված սպաների հետ:
Վերջին բանը, որ ցանկանում եք անել, գրել բոլորովին ոչ ճշգրիտ SOP: Դուք վտանգում եք թիմի անվտանգությունը, արդյունավետությունը, նրանց ժամանակը և բացատրում եք գործընթացը առանց պատշաճ ուշադրության. Մի բան, որը ձեր թիմակիցները կարող են վիրավորական համարել: Անհրաժեշտության դեպքում հարցեր տվեք: Դուք, իհարկե, կցանկանաք գրել ճշգրիտ ընթացակարգը:
Եթե չգիտեք, կարող եք դիմել տարբեր աղբյուրների ՝ բոլոր դերերն ու պարտականությունները լուսաբանելու համար: Թիմի մի անդամ չի կարող հետևել ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերին, կամ մեկ այլ անդամ կարող է ներգրավվել ընթացակարգի միայն մի մասում:
Քայլ 5. Երկար տեքստը բաժանել գծապատկերների և գծապատկերների:
Եթե ներառեք ձեզ վախեցնող կոնկրետ մեկ կամ երկու քայլ, ստեղծեք գծապատկեր կամ դիագրամ `ընթերցողների համար ավելի հեշտ դարձնելու համար: Սա կդարձնի փաստաթուղթը ավելի հեշտ ընթերցվող և միտքը դադար կտա ամեն ինչ հասկանալուց հետո: Բացի այդ, ձեր փաստաթղթերը կլինեն ավելի ամբողջական և լավ գրված:
Մի ներառեք գծապատկերներ կամ գծապատկերներ միայն ձեր SOP- ը ամրապնդելու համար. դա արեք միայն անհրաժեշտության դեպքում կամ եթե փորձում եք հաղթահարել լեզվական արգելքը:
Քայլ 6. Համոզվեք, որ յուրաքանչյուր էջ ունի վերահսկիչ փաստաթղթի նշում:
Ձեր SOP- ը, ամենայն հավանականությամբ, մեկն է բազմաթիվներից, հետևաբար, ձեր կազմակերպությունը, հավանաբար, ունի ինչ -որ մեծ տվյալների բազա, որը կատալոգում է ամեն ինչ հատուկ հղման համակարգով: Ձեր SOP- ը այս տեղեկատու համակարգի մի մասն է, և, հետևաբար, պահանջում է գտնել որոշակի տիպի ծածկագիր: Այստեղ է, որ նշումը օգտակար կգտնեք:
Յուրաքանչյուր էջ պետք է ունենա կարճ վերնագիր կամ ID համար, վերանայման համար, ամսաթիվ և «էջ # #» վերևի աջ անկյունում (շատ ձևաչափերով): Ձեզ կարող է անհրաժեշտ լինել ծանոթագրություն (կամ տողատակում գրել վերը նշված նշումը) ՝ կախված ձեր կազմակերպության նախասիրություններից:
3 -րդ մաս 3 -ից. Հաջողության և ճշգրտության ապահովում
Քայլ 1. Փորձարկեք ընթացակարգը:
Եթե դուք չեք ցանկանում փորձարկել ձեր ընթացակարգը, հավանաբար դա լավ չեք գրել: Գործընթացի վերաբերյալ սահմանափակ գիտելիքներ ունեցող անձ (կամ ընթերցողի ընդհանուր ներկայացուցիչ) օգտագործեք ձեր SOP- ը `նրանց ուղղորդելու համար: Ի՞նչ խնդիրների են հանդիպել նրանք: Եթե այո, ապա լուծեք խնդիրը և կատարեք անհրաժեշտ վերանորոգումը:
- Ավելի լավ է, որ մի քանի հոգի փորձարկեն ձեր SOP- ը: Տարբեր անհատներ կունենան տարբեր խնդիրներ ՝ թույլ տալով տարբեր տեսակի արձագանքներ (որոնք ակնկալվում է օգտակար լինել)
- Համոզվեք, որ ընթացակարգը փորձարկեք մեկի վրա, ով նախկինում երբևէ չի արել ընթացակարգը: Բոլոր նրանք, ովքեր ունեն նախնական գիտելիքներ, կհենվեն իրենց գիտելիքների վրա ՝ առաջադրանքը կատարելու համար, այլ ոչ թե ձեր SOP- ի միջոցով, ուստի ձեր նպատակը չի հաջողվում:
Քայլ 2. Ստուգեք ձեր SOP- ը ընթացակարգ իրականացնող մարդկանց կողմից:
Ի վերջո, ձեր ղեկավարի կարծիքը SOP- ի մասին իրականում կարևոր չէ: Այս SOP- ը կարևոր է նրանց համար, ովքեր իրականում կատարում են համապատասխան աշխատանքը: Այսպիսով, նախքան SOP- ը պետին ուղարկելը, աշխատանքը ցույց տվեք այն մարդկանց, ովքեր կկատարեն (կամ կատարել են) համապատասխան աշխատանքը: Ինչ են նրանք մտածում:
Ներգրավելով նրանց և ստիպելով նրանց զգալ գործընթացի մի մասը, նրանք ավելի հավանական կդարձնեն ձեր SOP- ների ընդունումը: Եվ նրանք կարող են նույնիսկ հիանալի գաղափարներ ունենալ:
Քայլ 3. Խնդրեք ձեր խորհրդատուին և Որակի ապահովման թիմին վերանայել SOP- ը:
Երբ թիմը ձեզ կանաչ լույս տա, ուղարկեք այն ձեր խորհրդատուին: Փաստացի բովանդակությանը, որը նրանք տալիս են, կարող է ավելի քիչ լինել, բայց դրանք ձեզ կասեն ՝ արդյոք ձեր SOP- ը համապատասխանում է ձևաչափի պահանջներին, եթե ինչ -որ բան բաց եք թողել, ինչպես նաև SOP- ի պաշտոնականացման և այն համակարգ մուտքագրելու արձանագրությունը:
- Փաստաթղթերի կառավարման համակարգի միջոցով հաստատման ուղղակի SOP- ներ `այդ հաստատումների աուդիտի հետքն ապահովելու համար: Այս գործընթացը կարող է տարբեր լինել մեկ կազմակերպությունից մյուսը: Հիմնականում դուք ցանկանում եք, որ բաները համապատասխանի ուղեցույցներին և կանոններին:
- Լիազոր ստորագրություններ են պահանջվում, չնայած կազմակերպությունների մեծ մասն այժմ դեմ չէ ընդունել էլեկտրոնային ստորագրությունները:
Քայլ 4. Հաստատվելուց հետո սկսեք կատարել ձեր SOP- ը:
Սա կարող է լինել պաշտոնական ուսուցում տվյալ աշխատողի համար (դասարանների ուսուցում, համակարգչային ուսուցում և այլն) կամ կարող է նշանակել, որ ձեր SOP թուղթը կախված է լոգարանում: Ինչ էլ որ լինի, տարածեք ձեր աշխատանքը: Դուք շատ աշխատեցիք այն հասցնելու համար: It'sամանակն է հաճոյախոսություններ ստանալու:
Համոզվեք, որ ձեր SOP- երը արդիական են: Եթե այս SOP- ը հնացած է, թարմացրեք այն, ստացեք թարմացումներ, որոնք հաստատված և փաստաթղթավորված են, այնուհետև անհրաժեշտության դեպքում վերաբաշխեք SOP- ը: Այս SOP- երից են կախված ձեր թիմի անվտանգությունը, արտադրողականությունը և հաջողությունը:
Խորհուրդներ
- Հիշեք, որ միշտ ներգրավեք շահագրգիռ կողմերին, որպեսզի փաստաթղթավորված գործընթացը լինի իրական գործընթաց:
- Ստուգեք պարզության համար: Համոզվեք, որ կրկնակի մեկնաբանություններ չկան: Showույց տվեք ընթացակարգին անծանոթ մեկին և խնդրեք նրան ասել, թե ինչ է մտածում ընթացակարգի վերաբերյալ. Դուք կարող եք զարմանալ:
- Օգտագործեք գծապատկերներ և պատկերների ներկայացումներ, որպեսզի ընթերցողները հստակ տեսնեն գործընթացը:
- Քայլերը բացատրելու համար օգտագործեք պարզ ինդոնեզերեն:
- Խնդրեք մարդկանց վերանայել ձեր փաստաթուղթը նախքան հաստատումը ստանալը:
- Համոզվեք, որ փաստաթղթերի պատմությունը գրանցվում է յուրաքանչյուր տարբերակի փոփոխման համար:
