Մենք բոլորս գիտենք, որ աշխատավայրում կազմակերպված լինելը կարևոր է, բայց մարդկանց մեծ մասը դժվարանում է դա անել: Ուզում եք հավատացեք, ուզում եք ՝ ոչ, կազմակերպված լինելն այնքան էլ դժվար չէ, որքան թվում է: Մի քանի շտկումներ և լուծումներ ձեզ համար ավելի հեշտ կդարձնեն կազմակերպված մարդ, քան կարող եք պատկերացնել:
Քայլ
Մեթոդ 1 -ը 4 -ից. Տեղի և ժամանակի որոշում
Քայլ 1. Վերահսկեք ձեր գործունեությունը:
Մի քանի օր անցկացրեք օրագրում կամ հետևեք ձեր ամենօրյա գործունեությանը: Օրագիր պահելով ՝ դուք կարող եք տեսնել, թե ինչ եք արել, որոնք նախկինում չգիտեիք: Բացի այդ, ամսագրելը կարող է նաև ձեզ մի փոքր պատկերացում կազմել ամեն ինչ կազմակերպելու և արդյունավետ լինելու թերությունների մասին: Այս վարժությունը պետք է կատարվի ՝ մեծ նպատակ ունենալով: Գործունեության տեղեկամատյանների միջոցով դուք կարող եք տեսնել, թե որ գործողություններն են ժամանակի կորուստ, և որոնք կարող են աջակցել ձեզ ձեր նպատակներին հասնելու համար:
Քայլ 2. Որոշեք ձեր արդյունավետ ժամանակը:
Մեզանից ոմանք վաղ արթնանում են, իսկ ոմանք ՝ ոչ: Դուք հավանաբար արդեն գիտեք, թե երբ է ձեր արդյունավետ ժամանակը: Անկախ նրանից, թե նախընտրում եք երեկոները, առավոտները, ճաշի ժամերը, նույնիսկ աշխատանքային օրվա պիկ ժամերից առաջ կամ հետո, օգտվեք այս ժամանակներից `ձեր արտադրողականությունը առավելագույնի հասցնելու համար:
Քայլ 3. Առաջնահերթություն տվեք ձեր աշխատանքին:
Մենք բոլորս գիտենք, որ որոշ առաջադրանքներ ավելի կարևոր են, քան մյուսները, բայց միշտ չէ, որ դրանք ճիշտ ենք դասում: Այսպիսով, մշակեք դասակարգման համակարգ `խնդիրները նշելով որպես կարևոր և եղեք ազնիվ և ճկուն: Օգտագործեք հիշեցումներ ՝ օգտագործելով թվային օրացույց կամ կպչուն գրառումներ ձեր համակարգչում կամ ձեր աշխատասեղանին: Ավելի շատ ժամանակ և էներգիա նվիրեք այն բաներին, որոնք ձեր ցուցակի առաջնահերթությունն են: Օրինակները ժամանակի նկատմամբ զգայուն առաջադրանքներ են, ինչպիսիք են առաջադրանքները, որոնք պետք է ավարտվեն այսօր կամ վաղը: Դուք նաև պետք է առաջնահերթ համարեք հաճախորդներին, ղեկավարներին կամ ձեր աշխատավարձը վճարող որևէ մեկին արձագանքելը: Եթե վստահ չեք առաջադրանքի զգայունության և կարևորության վրա, ավելի լավ է ինչ -որ մեկին հարցնեք:
Քայլ 4. Անմիջապես կատարեք փոքր առաջադրանքները:
Պարտադիր չէ, որ բոլոր առաջադրանքները առաջնահերթ լինեն և պլանավորվեն ավարտել որոշակի ժամկետում: Որոշ առաջադրանքներ չեն պահանջում պլանավորում կամ պլանավորում, քանի որ դրանք կարող են անմիջապես ավարտվել: Եթե դա այդպես է, դուք կարող եք արագ կատարել առաջադրանքը անմիջապես: Այսպիսով, արա դա հիմա: Անմիջապես թեթև առաջադրանքներ կատարելով ՝ դուք չեք հետաձգի:
Քայլ 5. Կազմակերպեք գործիքներ և աշխատանքային գործիքներ:
Մեր գրասեղանները հեշտությամբ կարող են խառնաշփոթից անցնել կոտրված նավակների, և դա կարող է ձեզ հետ պահել կազմակերպված մարդ լինելուց: Ոմանք նույնիսկ «մաքուր սեղանի» քաղաքականություն են վարում: Նույնիսկ եթե դա իսկապես անհրաժեշտ չէ, ավելի լավ է մաքրել ձեր աշխատանքային տարածքը:
- Կարգավորեք սեղանը: Հեռացրեք բոլոր աղբը և համակարգված կազմակերպեք անհրաժեշտ իրերը համակարգված կերպով: Հնարավորության դեպքում մաքրեք գրասեղանը. Երբ գրասենյակում աշխատանք չկա, ընդմիջումների ժամանակ կամ առաջադրանքների միջև:
- Անմիջապես մաքրեք ձեր աղբը: Այդ կերպ դուք միշտ կհիշեք, որ մաքրեք ձեր գրասեղանը: Բացի այդ, դուք կարող եք խուսափել կուտակված աղբից նյարդայնանալուց:
- Պահեք անհրաժեշտ իրերը հեշտ հասանելի վայրում: Իհարկե, ձեր շուրջը ամեն ինչ աղբ չէ: Մոտակայքում անհրաժեշտ գործիքները պահելը կարող է նաև ձեզ խնայել թանկարժեք ժամանակ և աշխատանքային տարածք:
Քայլ 6. activitiesրագրեք աշխատանքներ և հանդիպումներ:
Ոմանք միայն հանդիպում են պլանավորում, բայց ոչ իրենց անելիքների ցանկում նշված գործողություններով: Կարևոր առաջադրանքների և հանդիպումների պլանավորումը կարող է շատ օգտակար լինել: Օրինակ, կարող եք խմբավորել ձեր օրերը ՝ հանդիպումներ անցկացնելով միայն երեքշաբթի և հինգշաբթի օրերին: Ձեր ժամանակացույցում տեղ հատկացրեք «ստեղծագործական ժամանակի» կամ անկանխատեսելիի համար:
- Օգտագործեք ժամանակացույցի և օրացույցի կառավարիչ: Դուք կարող եք ստեղծել ձեր սեփական ժամանակացույցի կառավարիչը ՝ օգտագործելով թուղթ և գրիչ, կամ դա կարող է լինել ծրագրակազմ և ծրագրեր, օրինակ ՝ iCalendar կամ Google Now:
- Դասակարգեք ձեր գործունեությունը: Ձեր գործունեության դասակարգումը կամ գունավոր ծածկագրումը կարող է լինել ձեր կարևորի տեսողական հիշեցումը: Օրինակ, ձեր ստեղծած կատեգորիաները կարող են լինել ՝ նամակագրություն, նախագծեր, իրադարձություններ, հանդիպումներ, մտքերի փոթորիկ, ընդմիջումներ և վարժությունների ժամանակ:
- Օգտագործեք տեխնոլոգիա `ձեր ժամանակացույցը կառավարելու համար: Առցանց ժամանակացույցի կառավարիչները և էլ. Փոստի հարթակները, օրինակ ՝ Outlook- ը, կարող են համատեղել անելիքների ցուցակները, օրացույցները և հասցեների ցուցակները: Այս ժամանակացույցի կառավարիչը ոչ միայն բարելավում է ձեր արդյունավետությունը, այլև կարող է պարզեցնել ձեր մտածողությունը:
- Հնարավորության դեպքում միացրեք աշխատանքը: Busyբաղված աշխատանքային օրը դուք հակված եք մոռանալ, որ պետք չէ ամեն ինչ անել միայնակ: Ձեր աշխատանքը թողեք օգնականին, կամ եթե իսկապես զբաղված եք աշխատանքով, խնդրեք ձեր գործընկերներին օգնել ձեզ որոշակի առաջադրանք կատարելիս: Դուք կարող եք վերադարձնել ձեր գործընկերոջ օգնության բարեհաճությունը, երբ աշխատանքը սկսում է քայքայվել:
Մեթոդ 2 -ից 4 -ը. Էլեկտրոնային փոստի համակարգված կազմակերպում
Քայլ 1. Ստուգեք ձեր էլ. Փոստը նախատեսված ժամին:
Միշտ չէ, որ պետք է ստուգեք ձեր մուտքի արկղը, քանի որ հաղորդագրությունների մեծամասնությունն այնքան կարևոր չեն, որքան կարող էիք մտածել: Եթե աշխատում եք այնպիսի աշխատանքի վրա, որը չի պահանջում արագ հետևում, պարբերաբար ստուգեք ձեր էլ. Փոստը, օրական մոտ 3-4 անգամ:
Քայլ 2. Կազմակերպեք էլ
Օգտվեք թղթապանակների և դրոշների հնարավորությունից ՝ ձեր հաղորդագրությունները կուտակելու փոխարեն ձեր մուտքի արկղում: Օրինակ, Outlook- ում պանակներն ու ենթապանակները կամ Gmail- ի բազմաթիվ պիտակների և մուտքի արկղերի գործառույթները կարող են շահութաբեր լինել: Եթե լրագրող եք, ձեր ֆայլերը կարող են կոչվել «Վերջին նորություններ», «Ապագա նորություններ», «Հին նորություններ», «Հարցազրույցներ և աղբյուրներ» և «Գաղափարներ»:
Deնջեք և արխիվացրեք ձեր էլ. Արխիվացրեք կարևոր և հին տառերը, այնուհետև ջնջեք մնացածը: Ինչպես վերը նշված օրինակը, այնպես էլ «Հին նորություններ» -ը լրագրողների արխիվ է: Երբ սկսում եք ջնջել հին էլ. Ոմանք նույնիսկ որոշում են ունենալ «զրոյական մուտքի արկղ», այսինքն ՝ ձեր մուտքի արկղում չկարդացված կամ էլ. Ֆայլեր և պիտակներ օգտագործելուց բացի, կարող եք դատարկել ձեր մուտքի արկղը ՝ օգտագործելով արխիվացման գործիքը, ջնջելով հին էլ. Նամակները և օգտագործելով էլ. Փոստի մաքրման ծրագիրը:
Քայլ 3. Օգտագործեք հաղորդակցության այլ, ավելի արդյունավետ ձևեր:
Երբեմն արագ հեռախոսազանգը համարժեք է 10 նամակ ուղարկելու և ստանալու: Եթե այո, ապա զանգահարե՛ք: Եթե գիտեք, որ էլ. Դուք ավելի շատ մանրամասներ կստանաք զանգահարելով ՝ երկար, բովանդակալից, ժամանակատար էլեկտրոնային փոստով քննարկումներ ունենալու փոխարեն: Դուք կարող եք նամակ ուղարկել ձեր գործընկերներին և ասել. «Ես այս մասին շատ հարցեր ունեմ: Գուցե ավելի հեշտ կլինե՞ր հեռախոսով խոսելը: Կարո՞ղ եմ ձեզ զանգահարել 5 -ին »:
Քայլ 4. Սահմանափակեք ընդհատումները:
Ռազմավարական ընդմիջումներն իսկապես կարող են օգնել, բայց աշխատանքի ընթացքում ընդհատումները հակառակն են: Ընդհատումները կարող են դանդաղեցնել ձեր աշխատանքը, խախտել ձեր ռիթմը և կորցնել կենտրոնացումը: Այսպիսով, փորձեք օգտագործել ձայնային փոստը, երբ զբաղված եք: Այս գործիքները նախատեսված չեն միայն այն դեպքում, երբ գրասենյակում չեք: այս գործիքները կարող են օգտագործվել նաև այն ժամանակ, երբ դուք շատ զբաղված եք: Շատերն ունեն «բաց դռների» քաղաքականություն, բայց դու ստիպված չես անընդհատ քո դուռը բաց պահել: Դռան վրա կարող եք թողնել հաղորդագրություն, որն ասում է ՝ «aանգի ժամանակ» կամ «Սենյակը օգտագործվում է: Խնդրում եմ նորից վերադառնալ կամ էլ -նամակ ուղարկել »:
Քայլ 5. Օգտվեք ամպից:
Ամպային հաշվարկը արժե հաշվի առնել, քանի որ այն ավելի էժան է, մասշտաբելի, ավելի արդյունավետ և ավելի հեշտ է թարմացվել: Ամպի մեջ պարունակվող բովանդակությունը շատ օգտակար է, քանի որ դրան կարելի է մուտք գործել տարբեր սարքեր ՝ համակարգիչներ, պլանշետներ, սմարթֆոններ և այլն: Ամպային պահեստը գործում է նաև որպես թվային պահուստավորման առաջնային և երկրորդական ձև: Քննարկեք ՏՀՏ մենեջերի կամ ծրագրակազմի մատակարարի հետ, քանի որ կարող եք արդեն ունենալ որոշակի ազատ տարածություն ամպի մեջ, կամ այն հասանելի է ցածր տարեկան վճարով:
Քայլ 6. Օգտագործեք առցանց էջանիշեր:
Բրաուզերների մեծամասնությունը ունի էջանիշի հատկություն ՝ ձեր նախընտրած վեբ հասցեները պահելու և կազմակերպելու համար, կամ այն այցելությունները, որոնք հաճախ եք այցելում, որպեսզի դրանք հեշտ և արագ հասանելի լինեն: Օգտվեք այս հնարավորությունից, որպեսզի չմոռանաք կարևոր կայքերը ՝ վերջին նորությունները ստուգելու համար:
Մեթոդ 3 4 -ից. Akingամանակի առավելագույն օգտագործումը
Քայլ 1. Խուսափեք միաժամանակ մի քանի գործ կատարելուց (բազմաառաջադրանք):
Բոլոր փորձագետները հավատում են դրան: Թեև սա կարող է արագ և զով թվալ հեռուստատեսությամբ, միևնույն ժամանակ շատ բաներ անելը անարդյունավետ է և կարող է խանգարել ձեր կազմակերպված ջանքերի արդյունավետությանը: Փոխարենը, ավելի լավ է նախևառաջ ձեր ամբողջ ուշադրությունը նվիրեք մեկ առաջադրանքի, լուծեք այն և անցեք ձեր ցուցակի այլ բաների:
Քայլ 2. Կազմեք ժամանակացույց ինքներդ ձեզ համար:
Բարեբախտաբար, աշխատատեղերի մեծ մասը ձեզանից չի պահանջում րոպեների հիման վրա ստեղծել ամենօրյա գրաֆիկ: Այնուամենայնիվ, նշելով ձեր ամենօրյա գրաֆիկը և օրվա կարևոր խնդիրները կամ իրադարձությունները կարող են ձեզ կենտրոնացնել ձեր խնդիրների վրա:
- Որոշակի ժամկետներ սահմանեք որոշակի գործունեության համար: Որոշ առաջադրանքներ չեն պահանջում ժամանակային սահմանափակում սահմանել, բայց մյուսները պետք է պարամետրերով սահմանվեն ՝ ձեր արտադրողականությունը բարձրացնելու համար: Մտածեք որոշ առաջադրանքների մասին, որոնք ավելի շատ ժամանակ են պահանջում, քան անհրաժեշտ է, և դրանց համար ժամանակ սահմանեք ավելի ուշ:
- Լրացուցիչ ժամանակ հատկացրեք այլ գործունեության համար: Որոշ առաջադրանքներ, ինչպես կսովորեք փորձից, սովորաբար տևում են ավելի երկար, քան պետք է, բայց դա վատ բան չէ: Այս տեսակի գործունեության և հատկապես կարևոր իրադարձությունների և հանդիպումների համար լրացուցիչ ժամանակ հատկացրեք առաջ և հետո:
Քայլ 3. Օգտագործեք ժամաչափ, վայրկյանաչափ կամ զարթուցիչի ծրագիր:
Այս առարկաները կարող են արդյունավետ լինել, եթե դրանք ճիշտ օգտագործվեն: Որոշ մարդիկ նախընտրում են իրենց ահազանգը դնել անհրաժեշտ ժամանակից 10, 15 կամ 30 րոպե առաջ, որպեսզի նրանք նախազգուշացնեն իրենց գործունեությունը սկսելուց առաջ: Կարող եք նաև տեղադրել հիշեցման գործիք (հիշեցում):
Քայլ 4. Մի հետաձգեք:
Հարցրեք ինքներդ ձեզ, արդյոք իսկապես պետք է հետաձգեք գործունեությունը, թե պարզապես ցանկանում եք ծույլ լինել: Եթե ցանկանում եք թուլանալ, մի հետաձգեք. Դա արեք: Այնուամենայնիվ, եթե գործունեության հետաձգումն անխուսափելի է, համոզվեք, որ գրառումներ եք կատարում և գործունեությունը վերադասավորում եք կոնկրետ ծրագրով: Կամ, կարող եք մտածել հանպատրաստից ծրագրի մասին: Օրինակ, եթե ստիպված լինեք չեղյալ համարել անձնական հանդիպումը, փոխարենը կարող եք կատարել կոնֆերանսի զանգ կամ վեբ կոնֆերանս:
Մեթոդ 4 -ից 4 -ը. Ֆիզիկական և հոգեկան առողջության պահպանում
Քայլ 1. Ընդմիջում կատարեք:
Ձեր միտքը հանգստանալը էական նշանակություն ունի ձեր արտադրողականության և մտավոր առողջության պահպանման համար: Մենք սովորաբար չափազանց զբաղված ենք աշխատանքով, որպեսզի ժամանակ չունենանք հանգստանալու: Ընդմիջումը մեզ տալիս է շատ անհրաժեշտ ընդմիջում `մեր արտադրողականությունը բարձրացնելու համար: Այնուամենայնիվ, ընդմիջումները նաև հնարավորություն են տալիս կանգ առնել և հարց տալ ՝ արդյոք մենք լավ ենք օգտագործում մեր ժամանակը, թե ոչ:
Քայլ 2. Ավելի լավ քնել:
Առանց հանգիստ քնի, հաջորդ օրը գլխապտույտ, հոգնածություն կամ անտարբերություն կզգաք: Սա կարող է խանգարել ձեր ժամանակացույցին և աշխատանքի արդյունավետությանը: Նպատակ դարձրեք ամեն գիշեր 7 -ից 8 ժամ անընդհատ քնել:
Քայլ 3. Մի համեմատիր քեզ քո գործընկերների հետ:
Ձեր գործընկերների աշխատանքների մեծ մասը տարբերվում է ձեր անելիքից, և յուրաքանչյուրն ունի իր աշխատանքը կազմակերպելու իր մեթոդը: Ձեր գործընկերների համար իմաստալից և արդյունավետ մեթոդ կարող է չաշխատել ձեզ համար և հակառակը:
Քայլ 4. Ընդունեք, որ կազմակերպվելը շարունակական գործընթաց է:
Մի ակնկալեք, որ կատարյալ կլինեք: Պատվերը երկար գործընթաց է, որը պահանջում է մշտական ուշադրություն: Դուք ամեն օր օպտիմալ կազմակերպված չեք լինի, բայց սովորական մարդ լինելը կարող է բարձրացնել ձեր արդյունավետությունը:
