Ֆայլերի պահպանման համակարգը կարևոր ասպեկտներից է կոկիկ գրասենյակի կառավարման կառավարման մեջ: Որոշեք ֆայլերի պահպանման համակարգի լավագույն կարգավորումը, որպեսզի յուրաքանչյուր ոք, ով փաստաթուղթ մուտք գործելու թույլտվություն ունի, լինի դա մեկ ուրիշը, թե ինքներդ, կարողանա հեշտությամբ գտնել ձեզ անհրաժեշտ փաստաթուղթը: Անբավարար համակարգը ձեզ դժվարացնում է փաստաթղթերի մշակումը, քանի որ դրանք հաճախ ծալված կամ կորած են, այնպես որ աշխատասեղանը լի է ֆայլերի կույտերով:
Քայլ
Քայլ 1. Որոշեք ֆայլերի պահպանման համակարգը, որը ցանկանում եք կիրառել:
Անկախ նրանից, թե որ համակարգն եք ընտրում, համոզվեք, որ դուք գիտեք, թե որտեղ պետք է պահել յուրաքանչյուր փաստաթուղթ, օրինակ ՝ համապատասխանաբար դասավորված.
- Այբուբեն. Այս համակարգը լավագույնս կիրառվում է, երբ ֆայլերի պահպանումը կատարվում է հաճախորդի, հիվանդի կամ հաճախորդի անունով:
- Առարկա կամ կատեգորիա: Ընդհանուր առմամբ, ըստ առարկայի կամ կատեգորիայի կազմակերպված ֆայլերի պահպանման համակարգը շատ օգտակար է, եթե ճիշտ կառավարվի, բայց կարող է շատ շփոթեցուցիչ լինել, եթե փաստաթղթերը կոկիկ չկազմակերպվեն:
- Թիվ կամ ժամանակագրական: Այս տարբերակը լավագույնն է, եթե փաստաթուղթը սերիականացված է կամ թվագրված, օրինակ ՝ գնման հաշիվ -ապրանքագիր կամ վճարման անդորրագիր:
Քայլ 2. Ֆայլերի դարակում տեղադրեք կախովի թղթապանակ:
Կախովի թղթապանակը հարկավոր չէ հեռացնել դարակից, քանի որ այն ծառայում է որպես Մանիլայի ստվարաթղթե թղթապանակը տեղադրելու տեղ: Այս թղթապանակը կներառվի կախովի թղթապանակում և անհրաժեշտության դեպքում կարտահանվի:
Քայլ 3. Տեսակավորեք փաստաթղթերը ըստ խմբերի ՝ ըստ կատեգորիաների:
Երբ փաստաթղթերի կույտը հասնում է 3-4 սմ-ի, դրանք առանձնացրեք ենթակատեգորիաների: Բարակ փաստաթղթերի բազմաթիվ փաթեթներ կարող են համակցվել, այնուհետև սահմանել նոր կատեգորիայի անուն: Ընտրեք անուն, որը ձեզ համար ավելի հեշտ կդարձնի փաստաթղթերի տեսակավորումը:
Քայլ 4. Յուրաքանչյուր փաթեթ դրեք մանիլայի ստվարաթղթե թղթապանակի մեջ և հստակ նշեք այն:
Ավելի կոկիկ տեսք ունենալու համար օգտագործեք թղթապանակ, որն ապահովում է միջնամասում պիտակներ գրելու տեղ ՝ շարված լինելու փոխարեն:
Քայլ 5. Պահպանեք մանիլայի ստվարաթղթե թղթապանակը կախովի թղթապանակում:
Դուք կարող եք օգտագործել սովորական կախովի թղթապանակ `փաստաթղթերի բարակ փաթեթներ պահելու համար: Այնուամենայնիվ, փաստաթղթերի հաստ կույտերը կամ դրանք, որոնք բաժանված են ենթակարգերի, պահելու համար օգտագործեք կախովի թղթապանակ ՝ քառակուսի ներքևով: Այս դեպքում ֆայլերը կարող են տեսակավորվել ըստ ցանկության, սակայն ամենից հաճախ օգտագործվող կարգը այբբենական է:
Քայլ 6. Պիտակավորեք կախովի թղթապանակը ՝ ըստ պիտակի, որը նշված է մանիլայի ստվարաթղթե թղթապանակի վրա:
Տեղադրեք պլաստիկ պիտակը թղթապանակի ամենահեռավոր ձախ մասում, եթե դուք չպետք է թղթապանակը տեղադրեք ֆայլերի պահարանի մեջ ուղղահայաց դիրքով, որպեսզի պանակները տեղադրվեն ձախից աջ, այլ ոչ թե առջևից հետևի: Այս դեպքում տեղադրեք պլաստիկ պիտակը աջ կողմում:
Քայլ 7. Պատրաստեք կախովի թղթապանակներ և պահեստային մանիլայի ստվարաթղթե թղթապանակներ, որպեսզի կարողանաք ավելացնել թղթապանակներ, եթե կան փաստաթղթեր, որոնք չեն կարող խմբավորվել պիտակավորված թղթապանակների մեջ:
Չբեռնել շատ կամ շատ քիչ փաստաթղթեր թղթապանակում: Մտածեք, արդյոք անհրաժեշտ է փոխել թղթապանակի պիտակները և նորից տեսակավորել, քանի որ փաստաթղթերը պետք է խմբավորվեն նոր կատեգորիաների:
Քայլ 8. Տարեվերջին հեռացրեք բոլոր թղթապանակները ֆայլերի պահարանից, պիտակավորեք նոր մանիլայի ստվարաթղթե թղթապանակները ըստ կատեգորիայի և այնուհետև դրանք նորից դրեք կախովի թղթապանակների մեջ:
Ստուգեք բոլոր ֆայլերը `տեսնելու, թե արդյոք կան փաստաթղթեր, որոնք անհրաժեշտ է համատեղել արդեն հասանելի թղթապանակներում, այնուհետև մյուս փաստաթղթերը պահպանել որպես արխիվ:
Խորհուրդներ
Եթե ցանկանում եք գունագեղ պիտակներ պատրաստել, տպեք դրանք համակարգչի միջոցով կամ այլ մեթոդ օգտագործեք, որպեսզի թղթապանակն ավելի գրավիչ տեսք ունենա: Այնուամենայնիվ, երբ դուք պետք է փոփոխություններ կատարեք, օրինակ ՝ նոր թղթապանակ ավելացնելը, կարող եք շփոթված զգալ, քանի որ դժվար է գույներ ընտրել կամ դրանք ձեռքով պիտակավորել: Այսպիսով, օգտագործեք պարզ մեթոդ:
Գուշացում
- Մի ստեղծեք տարբեր կատեգորիաներ այն փաստաթղթերի համար, որոնք չեն կարող խմբավորվել որոշակի կատեգորիաներում, քանի որ այս մեթոդը ստիպում է փաստաթղթերը շարունակել կուտակվել:
- Ֆայլերի պահպանման համակարգը որոշելուց հետո սովորություն դարձրեք փաստաթղթերը կանոնավոր կերպով կառավարել: Asideամանակ հատկացրեք ՝ ամեն օր ձեր գրասեղանին ֆայլերը պահելու համար: Մի գայթակղվեք փաստաթղթերը մեծ զամբյուղի մեջ դնել, քանի որ զամբյուղն արագ կլցվի և կդառնա ֆայլերի նոր կույտ:
