Ընկերությունների հետ գործարք կնքելիս երբեմն մենք զգում ենք բողոք -նամակ ներկայացնելու անհրաժեշտությունը, քանի որ մատուցվող ապրանքը կամ ծառայությունը անբավարար է: Այս հոդվածում wikiHow- ը բացատրում է, թե ինչպես գրել նամակը:
Քայլ
Մեթոդ 1 -ից 3 -ը ՝ Բողոք -նամակ գրելը
Քայլ 1. Բողոքի նամակը ներկայացրեք հաճախորդների սպասարկման բաժին:
Այսպիսով, դուք, ամենայն հավանականությամբ, կստանաք պատասխան ընկերությունից, քանի որ հաճախորդների սպասարկման բաժինը պատասխանատու է բողոքներին արձագանքելու համար, որպեսզի ձեր նամակին արդյունավետ և արդյունավետ ընթացք տրվի:
- Պարզեք հաճախորդների սպասարկման ղեկավարի կամ ընկերության տնօրենի անունը և անձամբ նրան ուղղված նամակի նպատակը: Սկսեք նամակը `գրելով« Սիրելի պարոն/տիկին », որին հաջորդում է ձեր ամբողջական անունը: Եթե չգիտեք նրա անունը, պարզապես գրեք «Հարգելի հաճախորդների սպասարկման մենեջեր»:
- Սովորաբար, հաճախորդների սպասարկման բաժնի հասցեն կարելի է գտնել ընկերության կայքում, բրոշյուրներում, գովազդում կամ արտադրանքի փաթեթավորման մեջ:
Քայլ 2. Շարունակեք գրել տառի հիմնական բովանդակությունը:
Օգտագործեք առաջին նախադասությունը ՝ նամակը գրելու պատճառը և բողոք ներկայացնելու համար: Տրամադրեք հնարավորինս շատ հիմնավոր փաստեր, օրինակ ՝ ամսաթիվը, ժամը և վայրը, որտեղ դուք ստացել եք ծառայությունը կամ գնել եք ապրանքը, ինչպես նաև համապատասխան տվյալները, ինչպիսիք են սերիայի համարը և ապրանքի մոդելը:
- Համոզվեք, որ ընթերցողը կարող է հասկանալ նամակի էությունը 5 վայրկյանից պակաս ժամանակում: Այսպիսով, պետք չէ երկարատև ներածություն գրել:
- Ողջույնը գրելուց հետո տրամադրեք մանրամասն տեղեկություններ ՝ ձեր խնդիրը լուծելու համար, բայց համոզվեք, որ առաջին նախադասությունը ընթերցողի ուշադրությունը հրավիրում է ձեր բողոքի վրա:
- Առաջին նախադասության օրինակ.
Քայլ 3. Հստակ նշեք ձեր ուզած լուծումը կամ դեղամիջոցը:
Եթե ապրանքի փոխարինում, փոխհատուցում, ապրանքի վերանորոգում կամ այլ կերպ փոխհատուցում եք պահանջում, դա նշեք երկրորդ պարբերությունում: Այսպիսով, ընթերցողը պետք է լուծում տա ՝ ուղղակի պատասխան նամակ ուղարկելու կամ կլիշե պատասխան տալու փոխարեն:
- Արտահայտեք ձեր բողոքը դրական բառերով, որոնք ցույց են տալիս, որ դուք ակնկալում եք լավագույն լուծումը և մնում եք հավատարիմ հաճախորդ: Եթե դուք պահանջում եք փոխհատուցում կամ փոխհատուցման այլ ձև, այնուհետև ասում եք, որ հարցը կփոխանցեք երրորդ կողմին, հավանականությունը մեծ է, որ նամակի ընթերցողը շահագրգռված չէ լուծում տալու մեջ:
- Եթե դուք ակնկալում եք, որ ընկերությունը կլուծի հարցերի ավելի լայն շրջանակ, խնդրում ենք գրել նրանց: Այնուամենայնիվ, ընթերցողներին սովորաբար ավելի շատ ժամանակ է հարկավոր նման հարցերին արձագանքելու համար:
- Մի սպառնացեք առաջին նամակում դատի տալ: Սա կարող է լինել ձեր ուզած լավագույն լուծումը, բայց այս անգամ կարող եք պարզապես բողոք ներկայացնել և սպասել պատասխանի:
Քայլ 4. Կցեք օժանդակ փաստաթղթերի պատճենները:
Համոզվեք, որ նամակը լրացնում եք օժանդակ փաստաթղթերի պատճեններով, ինչպիսիք են վճարման անդորրագրերը, գնման հաշիվ -ապրանքագրերը, երաշխիքային քարտերը, չեկերը կամ փոխանցման ապացույցները և անհրաժեշտության դեպքում լուսանկարներ կամ տեսանյութեր: Ներառեք համապատասխան փաստաթղթեր ՝ որպես նամակի կցորդներ:
- Համոզվեք, որ ուղարկեք լուսապատճեն կից փաստաթուղթ, բնօրինակի փոխարեն: Այդ կերպ, դուք չեք վտանգի կորցնել կարևոր տեղեկությունները կամ փաստաթղթերը, եթե դրանք պետք է ցուցադրվեն ուրիշներին:
- Կից փաստաթղթերը ներառել նամակում: Օրինակ ՝ «Այս նամակի հետ մեկտեղ ես կցում եմ վճարման անդորրագրի պատճենը, վարսահարդարիչի երաշխիքային քարտը և ապրանքի սերիական համարի լուսանկարը»:
Քայլ 5. Խնդրի լուծման վերջնաժամկետ սահմանեք:
Որպես լուծում նամակի հասցեատիրոջը ներկայացնելու վերջնաժամկետ, պետք է ներառեք որոշակի ամսաթիվ: Այս քայլը ստիպում է ձեզ հանգիստ զգալ, և խնդիրը ավելի արագ լուծվի:
- Ամկետի առկայությունը նվազեցնում է տառերի կորստի կամ անտեսման վտանգը, քանի որ դա կարող է անհանգստություն և անհանգստություն առաջացնել:
- Տրամադրել իրատեսական ժամկետ: Սովորաբար, 1-2 շաբաթը բավական է, բայց դուք պետք է հաշվի առնեք առկա խնդիրը և ակնկալվող լուծումը:
Քայլ 6. Ավարտեք նամակը քաղաքավարի կերպով:
Շնորհակալություն հայտնեք օգնության համար: Երկու կողմերին օգնելու զգացում ունենալու համար կիսվեք, թե ինչպես կարող են ձեզ ասել ձեր ընթերցողները, որպեսզի հաղորդակցումն ավելի արդյունավետ լինի:
Գրեք «Վասալամ» -ը որպես փակման ողջույն, եթե գիտեք նամակ ստացողի անունը: Եթե ոչ, վերջացրեք նամակը `գրելով« Հարգանքներով »: Մի ավարտեք բողոքի նամակը ոչ պաշտոնական փակման ողջույնով, օրինակ ՝ «Վերջ» կամ «Շնորհակալություն»:
Մեթոդ 2 -ից 3 -ը. Օգտագործելով ճիշտ ոճը և ձևը
Քայլ 1. Գրիր նամակ քաղաքավարի ոճով:
Դուք կարող եք զայրանալ և ձեզ անարդար զգալ, բայց նամակի ընթերցողը վիրավորված կզգա, եթե վիրավորական բառեր օգտագործեք: Գրեք նամակը քաղաքավարի կերպով և մի արեք սպառնալիքի, զայրույթի կամ հեգնական մեկնաբանություններ: Նկատի ունեցեք, որ նամակի ընթերցողը պարտադիր չէ պատասխանատվություն ծագող խնդիրների համար, և նա նախընտրում է սպասարկել ընկերասեր և քաղաքավարի հաճախորդներին, այլ ոչ թե բարկանալ և մեղադրել ուրիշներին:
- Հիշեք, որ այն ընկերությունը, որին ուղարկվում է նամակը, մտադրություն չունի դժվարություններ առաջացնել ձեզ համար: Ընդհանուր առմամբ, ընկերությունը մեծ շեշտ է դնում հաճախորդների գոհունակության վրա:
- Լուծում գտնելու ավելի մեծ հնարավորություն ունեք, եթե ձեր նամակի ընթերցողին վերաբերվեք որպես օգնության պատրաստ մարդու, այլ ոչ թե ենթադրեք, որ նա վատ մտադրություններ ունի:
- Նեղացած վիճակում նամակներ մի՛ գրեք: Սպասեք, մինչև հանգստություն չզգաք: Եթե դեռ ցանկանում եք նամակ գրել, պահեք այն 1-2 օր, այնուհետև նորից կարդացեք այն ուղարկելուց առաջ: Գուցե դուք նոր նամակ եք գրել ավելի բարեկամական ոճով:
Քայլ 2. Գրեք ուղիղ նամակ:
Հաճախորդների սպասարկման անձնակազմը կարող է ստանալ հարյուրավոր նամակներ ամեն օր: Հետեւաբար, համոզվեք, որ դուք գրում եք հստակ նամակ, որպեսզի նա կարողանա հասնել այն կետին, երբ սկսում է կարդալ: Շատ երկար կամ մանրամասն նամակները հակված են ընթերցողին ստիպել ամփոփել բովանդակությունը, որպեսզի նրանք չհասկանան, թե ինչ եք իրականում զգում և ցանկանում:
- Մի տրամադրեք երկարամյա տեղեկատվություն կամ մի օգտագործեք կոշտ խոսքեր, որոնք վիրավորում են ուրիշներին:
- Համոզվեք, որ բողոք նամակ եք գրում առավելագույնը 1 էջ կամ 200 բառ:
Քայլ 3. Օգտագործեք լեզվի հեղինակավոր ոճ:
Այս քայլը օգնում է ձեզ պատրաստել արդյունավետ նախադասություններով նամակ, որպեսզի ընթերցողը հասկանա, որ ձեր բողոքին պետք է լուրջ մոտենալ: Հեղինակավոր լեզուն կարևոր դեր է խաղում լուրջ բողոք ներկայացնելիս, օրինակ `ֆինանսական:
- Հեղինակավոր լեզվի ոճը բաղկացած է տարբեր ասպեկտներից, ինչպիսիք են ճիշտ բառեր ընտրելու ունակությունը, սպառողների իրավունքների և ընկերության պարտավորությունների իմացությունը և մասնագիտական նամակ գրելու հմտությունները:
- Այս ասպեկտը մեծացնում է ձեր վստահելիությունը, այնպես որ ավելի հավանական է, որ դրական պատասխան ստանաք:
Քայլ 4. Նամակը գրեք ճիշտ ուղղագրությամբ և ձևաչափմամբ:
Ինչպես առաջարկվեց վերևում, մասնագիտորեն ձևակերպված նամակը ազդում է այն բանի վրա, թե ինչպես են ընթերցողները արձագանքում ձեր բողոքին: Վերին աջ անկյունում մուտքագրեք տառի ամսաթիվը: Բաց թողեք մեկ տող և ձախ կողմում գրեք ստացողի ամբողջական անունը կամ վերնագիրը: Հաջորդ տողում գրեք ընկերության հասցեն: Բաց թողեք մեկ տող, ապա գրեք ողջույն:
- Համակարգչի միջոցով մուտքագրեք տառեր, որպեսզի գրությունը լինի ավելի կոկիկ և հեշտ ընթերցվող: Եթե ստիպված եք ձեռքով գրել, համոզվեք, որ ձեր գրածը կոկիկ է, զերծ է շերտերից կամ թանաքի բծերից և ընթեռնելի է:
- Ստորագրության համար պատրաստեք մի քանի դատարկ տող ՝ «Հարգանքներով» կամ «Հարգանքներով»: Հեշտ ընթերցման համար ստորագրության տակ հստակ գրավոր ներառեք ձեր ամբողջական անունը:
- Գրեք կոկիկ, ճիշտ տեղակայված տառեր, և բոլոր պարբերությունները գրեթե նույն երկարությունն ունեն:
Քայլ 5. Ստուգեք ուղղագրությունը և քերականությունը:
Ձեր բողոքը կարող է անտեսվել, եթե կան ուղղագրական և քերականական սխալներ: Timeամանակն է ստուգել ուղղագրությունը համակարգչի միջոցով, նախքան նամակը տպելը: Թող դիմացինը կարդալ նամակը նախքան այն ուղարկելը:
Մեթոդ 3 3 -ից. Նամակներին հետևելը
Քայլ 1. Սպասեք մինչև նշված ժամկետի ավարտը:
Եղեք համբերատար և մի ձեռնարկեք որևէ գործողություն մինչև նշված ժամկետը: Եթե պատասխան չկա, կարող եք զանգահարել կամ էլփոստով հարցնել ՝ ձեր նամակը ստացվել է, թե ոչ: Մի՛ եղիր նախապաշարմունք նամակ ստացողի նկատմամբ:
Եթե նամակին պատասխան չեք ստացել կամ պատասխանը անբավարար է, բողոքը բարձրացրեք բարձր պաշտոնի մեկին:
Քայլ 2. Նամակ ուղարկեք ավելի բարձր պաշտոնյայի:
Եթե հաճախորդների սպասարկման տնօրենի հետ շփվելուց հետո լուծում չեք գտնում, գտեք ավելի բարձր պաշտոնի մեկին և գրեք նրան: Ամեն անգամ, երբ նամակ եք հասցնում բարձրաստիճան սպայի ՝ աշխատակազմից մինչև վերահսկիչ, տնօրենից մինչև տնօրենի տեղակալից, կցեք վերջին նամակագրությունը: Այսպիսով, նամակը ստացողը ստանում է ամբողջական տեղեկատվություն վերջին կարգավիճակով և ակնկալվում է, որ կարճ ժամանակում կկարողանա լավագույն լուծումը տալ:
- Որպես առաջին քայլ ՝ լավ գաղափար է բողոք ներկայացնել հաճախորդների սպասարկման բաժին ՝ ուղղակիորեն նախագահին դիմելու փոխարեն: Հաճախորդների սպասարկման անձնակազմն ավելի լավ է հասկանում, թե ինչպես վարվել բողոքների հետ, և սովորաբար տնօրենին հասցեագրված նամակները վերադարձվում են այս բաժին:
- Եթե դուք շրջանցում եք հաճախորդների սպասարկման բաժինը, ձեր բողոքը կարող է չլուծվել:
- Եթե բողոք եք ներկայացնում տնօրենին կամ գործադիր տնօրենին, համոզվեք, որ նամակ եք գրում շատ հստակ, հակիրճ և համակարգված տեղեկատվությամբ, քանի որ նա չգիտի, թե ինչ է տեղի ունեցել նախօրոք:
Քայլ 3. Դիմեք իրավաբանի, եթե ցանկանում եք իրավական միջոցներ ձեռնարկել:
Փաստաբանները հասկանում են, թե ինչպես հայց ներկայացնել դատարան: Հիշեք, որ այս մեթոդը պետք է լինի վերջին տարբերակը: Բողոքի նամակը, որն ուղղակիորեն քննարկում է իրավական ուղիները, նամակի բովանդակությունը դարձնում է անտարբեր, և ձեր փոխհատուցման խնդրանքը մերժվում է: Կարող է լինել, այս քայլն ինքն իրեն պարտություն է պատճառում, եթե ձեր սպառնալիքին արձագանքվի:
Խորհուրդներ
- Համոզվեք, որ նշեք ձեր անունը, տան հասցեն, էլ. Փոստի հասցեն և հեռախոսահամարը (տուն, աշխատանք, բջջային հեռախոս): Բացի այդ, խնդրեք նամակի ընթերցողին տրամադրել կոնտակտային տվյալներ, որպեսզի երկու կողմերը շարունակեն հաղորդակցվել բողոքի լուծման ընթացքի մասին:
- Կարդացեք նամակը նորից ուղարկելուց առաջ և եղեք դրական ՝ տրամադրելով ճիշտ և ստուգելի տեղեկատվություն:
- Փոստով բողոք ներկայացնելն ավելի ազդեցիկ է, քան էլեկտրոնային փոստով, ֆաքսով կամ ընկերության բլոգում/կայքում գրելով: Շատ ընկերություններ առաջնահերթ են համարում պաշտոնական նամակների միջոցով ներկայացված բողոքները:
- Պահեք բոլոր նամակագրության պատճենները և նշեք նամակի ուղարկման ամսաթիվը:
- Նամակ գրելուց որոշ ժամանակ հատկացրու ՝ կատարվածի շուրջ խորհելու համար: Մտածելուց հետո դուք պատրաստ եք նամակ գրել, երբ իմանաք, թե ինչ լուծում եք ուզում և ինչպես դիմել խնդրանքով:
- Եթե ցանկանում եք բողոք ներկայացնել ինչ -որ մեկի մասին, խոսեք նրա հիասթափեցնող վարքագծի մասին: Մանրակրկիտ մի քննադատեք ընկերությունը: Եթե դուք դեմ եք ընկերության քաղաքականությանը, մի քննադատեք փոստի ընթերցողին կամ ղեկավարությանը: Նկարագրեք խնդիրը և ձեր ուզած լուծումը:
- Օգտվեք կայքերից, որոնք սպառողների համար բացում են բողոքներ ներկայացնելու հնարավորություններ և պարզում են, արդյոք կան գնորդներ, ովքեր խնդիրներ են ունեցել որոշակի ընկերությունների հետ: Խորհուրդ ենք տալիս պահպանել այս վեբ կայքի միջոցով ներկայացված սպառողների բողոքների ֆայլը:
- Մի ուղարկեք օրինականացված վկաների նամակներ: Եթե ցանկանում եք հարցը լուծել դատարանում, համոզվեք, որ պահում եք վկայի հայտարարությունը և անունը: Հիշեք, որ դատական վճարները սովորաբար շատ բարձր են: Մենք խորհուրդ ենք տալիս կնքել ոչ պաշտոնական համաձայնություն կամ արբիտրաժի միջոցով:
- Մի քննադատեք ընկերությանը: Հիշեք, որ ցանկանում եք փոխհատուցում կամ լուծում ստանալ: Սա չի իրականանում, եթե հարձակվես նամակի ընթերցողի վրա: Եթե ցանկանում եք նամակ գրել ավելի բարձր տոնով, խուսափեք պասիվ ձայնից, օգտագործեք լեզվի ուղղակի և նկարագրական ոճ: Օրինակ, ասեք, որ այս խնդրի արդյունքում «կորստի մեջ եք» կամ «դժվարության մեջ», այլ ոչ թե պարզապես «հիասթափություն զգալու» փոխարեն:
