Անհրաժեշտ է արդյունավետ հանդիպում կազմակերպել `աջակցելու ընկերության կամ կազմակերպության գործունեության անխափան ընթացքին: Հանդիպումները աշխատանքի համակարգման, տեղեկատվության փոխանակման, թիմային աշխատանքի կատարելագործման և նպատակներին արդյունավետ հասնելու հնարավորություն են: Արդյունավետ հանդիպումները պահանջում են լավ պատրաստում, առաջնորդություն և առաջադրանքների հանձնարարություն: Հանդիպման ընթացքում փորձեք բարձրացնել մասնակիցների մոտիվացիան և ներգրավել ամբողջ թիմին:
Քայլ
Մաս 1 -ից 3 -ից. Հանդիպումներ անցկացնել
Քայլ 1. Պատրաստվեք հանդիպմանը հնարավորինս լավ:
Նախևառաջ կազմեք հանդիպման օրակարգ, որը պարունակում է քննարկման օրակարգը և թեմաները և որոշեք այն կարևոր բաները, որոնք պետք է վերահաստատվեն մինչև հանդիպման ավարտը:
- Եկեք ժամանակին հանդիպման սենյակ, քանի որ աշխատելու վայրը կազդի ձեր ՝ այլ մարդկանց ընկալման վրա: Հանդիպումների սենյակում 15 րոպե շուտ սպասելը ստիպում է այլ մարդկանց մտածել, որ դու ավելի քիչ արդյունավետ ես կամ ցանկանում ես այլ աշխատանք թողնել ՝ հանդիպման գնալու պատրվակով:
- Պատրաստել օրակարգի պատճենը: Չնայած կարող եք թվային օրակարգ ստեղծել, նաև պատրաստեք օրակարգի պատճենը `այն ավելի հեշտ օգտագործելու համար:
Քայլ 2. Leadեկավարեք հանդիպումը:
Հանդիպում ղեկավարելիս համոզվեք, որ լուսաբանեք օրակարգի բոլոր թեմաները և լսեք, թե ինչ են ասում բոլոր մասնակիցները հետևյալ եղանակներով.
- Շրջանառեք հաճախումների ցուցակը: Հանդիպումը թիմի ներսում տեղեկատվության տարածման միջոց է և դառնում է քննարկման հնարավորություն, որպեսզի յուրաքանչյուրը իմանա իր համապատասխան պարտականությունները, որպեսզի կարողանա ապահովել սպասվող աշխատանքի կատարողականը: Շրջանառելով հաճախումների ցուցակը ՝ դուք գիտեք, թե ով չի եկել, որպեսզի նրանց հետ կապ հաստատեն և միանան հանդիպմանը: Այն նաև ցույց է տալիս, որ այն տեղեկատվությունը, որը դուք կկիսեք հանդիպմանը, կարևոր է:
- Օգտագործեք օրակարգը որպես ուղեցույց ՝ հանդիպման յուրաքանչյուր մասնակցի համար ավելի դյուրին դարձնել կենտրոնանալը և իմանալ, թե ինչ պետք է անեն: Հանդիպման մասնակիցները կարող են հերթով գալ: Այսպիսով, հանդիպումից առաջ օրակարգի պատրաստումը ձեզ ավելի կենտրոնացած է դարձնում հանդիպումը ղեկավարելիս:
Քայլ 3. Մշակել աշխատանքային պլան:
Աշխատանքային ծրագիրը վերջնական ամփոփումն է, որը հաստատում է հանդիպումից հետո կատարվելիք աշխատանքը և շարունակական ծրագիր է, որը ազդում է հանդիպման բոլոր մասնակիցների վրա: Կազմեք աշխատանքային պլան ՝ հետևյալ հրահանգների համաձայն.
- Նշանակեք մեկին որպես կոնկրետ թիրախի պատասխանատու: Նշանակված անձը չպետք է անձամբ հասնի նպատակին, քանի որ նա կլինի ծրագրի ղեկավարը, որը պետք է ներգրավի ներգրավված թիմի անդամներին և պատրաստի անհրաժեշտ ռեսուրսները:
- Հարցրեք առաջընթացի հաշվետվությունները պաշտոնապես և ոչ պաշտոնապես, որպեսզի նշանակված անձնակազմը զեկուցի որոշակի ժամանակահատվածում կատարված աշխատանքի մասին:
Քայլ 4. Կենտրոնացեք թեմայի վրա ՝ ըստ հանդիպման օրակարգի:
Օրակարգի մեկ թեմա քննարկելուց և անհրաժեշտ քննարկումներ վարելուց հետո ներկայացրեք քննարկման արդյունքների ամփոփագիրը, հնարավորություն տվեք հարցեր ուղղել, ապա շարունակեք հանդիպումը ՝ քննարկելով հաջորդ թեման:
Քայլ 5. Որոշեք առաջիկա հանդիպման ժամանակացույցը:
Հայտարարեք հաջորդ հանդիպման ժամանակացույցը, երբ բոլորը հավաքվեն, որպեսզի ավելի հեշտ լինի նրանց պլանավորումը: Այդ կերպ, դուք ժամանակին տեղեկացրել եք հանդիպման ժամանակացույցին `բախումներից խուսափելու համար:
Խնդրեք թիմի անդամներին էլեկտրոնային փոստով առաջարկել, թե ինչ թեմաներ պետք է լինեն օրակարգում: Հանդիպման ավարտից հետո տեղեկացրեք նրանց, որ հաջորդ հանդիպման համար դուք կօգտագործեք նույն օրակարգը և խնդրեք հանդիպման մասնակիցներին ներկայացնել թեմայի վերաբերյալ առաջարկություններ, որոնք կաջակցեն ընկերության/կազմակերպության նպատակների իրագործմանը:
Մաս 2 -ից 3 -ը. Պատրաստվում է հանդիպմանը
Քայլ 1. Որոշեք, թե ով է վարելու հանդիպումը:
Այս դերը սովորաբար հանձնարարվում է մենեջերին, բայց դուք կարող եք թիմի անդամներին հնարավորություն տալ ղեկավարել գերատեսչական հանդիպումներ, որպեսզի նրանք հետագայում կարողանան վարել հանդիպումները ավելի բարձր մակարդակով:
Քայլ 2. Հրավիրեք բանախոսների:
Բանախոսը այն մարդն է, ով հրավիրվում է ներկա գտնվելու հանդիպմանը որոշակի պատճառով, քանի որ նա փորձառու է մարդկային ռեսուրսների և այլ ռեսուրսների կառավարման մեջ, որպեսզի թիմի անդամները կարողանան հասնել լավագույն արդյունքների, ներառյալ `աշխատանքային գործընթացների և արդյունքների արդյունավետ բացատրությունը: Բացի այդ, նա նաև կարող է խորհուրդներ տալ չնախատեսված հանգամանքները կանխատեսելու և անհրաժեշտության դեպքում ռեսուրսների ավելացման համար:
Քայլ 3. Որոշեք հանդիպման ճիշտ ժամանակացույցը:
Scheduleամանակացույց սահմանելիս հաշվի առեք ժամանակի առկայությունը և մասնակիցների սահմանափակումները: Օրինակ ՝ բոլոր մասնակիցները կարող են ներկա գտնվել ուրբաթ օրվա երկրորդ կեսին կայանալիք հանդիպմանը, սակայն մեծ հարցեր քննարկելու ժամանակը չէ:
- Որպեսզի թիմի բոլոր անդամները կարողանան ներկա գտնվել առաջիկա հանդիպմանը, նախ խնդրեք ծրագրի ժամանակացույցի պատասխանատու անձին, այնուհետև բոլոր մասնակիցներին խնդրեք դասավորել իրենց համապատասխան ժամանակացույցը ըստ ծրագրի:
- Որոշեք, թե ով է վերցնելու արձանագրությունը և համոզվեք, որ հանդիպման արդյունքների մասին տեղեկատվությունը կուղարկվի նաև բացակա մասնակիցներին:
Քայլ 4. Պատրաստեք հանդիպման օրակարգը:
Հանդիպման օրակարգը պետք է առնվազն պարունակի քննարկվող թեմաների ցանկ, ներկայացման առաջադրանքների հանձնարարություն և յուրաքանչյուր թեմայի քննարկման համար ժամանակի հատկացում: Դուք կարող եք դասավորել հանդիպման օրակարգը ՝ հետևյալ առաջարկությունների համաձայն.
- Փնտրեք տեղեկություններ հանդիպման բոլոր մասնակիցներից ՝ էլեկտրոնային նամակ ուղարկելով հանդիպումից առնվազն 2 օր առաջ: Էլփոստը դրա համար լավագույն գործիքն է, քանի որ դուք գրավոր կստանաք հարցումներ:
- Կազմեք սեղանի հանդիպումների օրակարգ `արձանագրելու բոլոր քննարկվող թեմաները, բանախոսները և ժամանակի բաշխումը: Եթե ընդհանուր թեմայից շեղվող թեմայի վերաբերյալ խնդրանք կա, դիմեք շահագրգիռ անձին և խնդրեք նրան ներկայացնել կոնկրետ հարց, որը պետք է քննարկվի հաջորդ հանդիպմանը:
- Կազմեք իրատեսական ժամանակացույց: 30 րոպե տևող բացատրություններին և քննարկումներին չպետք է ստիպել ավարտել 15 րոպեում: Անհրաժեշտության դեպքում կազմեք ժամանակացույց և ավարտեք հանդիպումը շուտ, երբ բոլոր թեմաները քննարկվեն:
Քայլ 5. Առաջարկեք հանդիպման կանոնները:
Պետք չէ ձեւակերպել կանոններ կամ պատժամիջոցներ կիրառել, սակայն կանոնների կիրառումը ստիպում է հանդիպումը սահուն ընթանալ, եւ բոլորը կարող են լավ արտահայտել իրենց կարծիքը:
Stateողովի բացման ժամանակ նշեք կանոնները ՝ ասելով. Եթե դեռ քննարկման ժամանակի ավարտից հետո դեռ ունեք կարծիքներ, խնդրում եմ ուղարկել ինձ էլ
Քայլ 6. Որոշեք ժամանակի բաժանումը:
Սահմանեք հանդիպման օրակարգը `որոշելով, թե որքան ժամանակ կպահանջվի յուրաքանչյուր բանախոսին և քննարկելով յուրաքանչյուր թեմա:
- Տեղեկացրեք ժամանակի բաժանման մասին հանդիպման մեկնարկից առաջ, որպեսզի բոլոր մասնակիցները իմանան, թե երբ կարող են իրենց ներդրումն ունենալ և կանխել պատահական կամ խեղաթյուրված քննարկումները:
- Որպես ուղեցույց, թույլ տվեք առնվազն 10 րոպե քննարկել որոշակի թեմաներ քննարկելուց հետո:
Քայլ 7. Ներկայացրեք հանդիպման օրակարգը:
Հանդիպման նախորդ օրը բոլոր մասնակիցներին ուղարկեք հանդիպման օրակարգը, որպեսզի բոլորը ունենան ժամանակացույցի պատճենը և իմանան հանդիպման նպատակը: Բացի այդ, նրանք կարող են նաև ձեզ տեղյակ պահել, եթե օրակարգում սխալ տեղեկություններ կան:
Քայլ 8. Ուղարկեք հիշեցում:
Նախքան առաջին կամ ոչ սովորական հանդիպումը սկսելը, մեկ ժամ առաջ հիշեցում ուղարկեք, որպեսզի բոլոր ներկաները ժամանակին լինեն:
3 -րդ մաս 3 -ից. Դառնալ արդյունավետ հանդիպման ղեկավար
Քայլ 1. Եղեք լավ հանդիպման առաջնորդ:
Փորձեք շփվել հանդիպման ընթացքում բոլոր մասնակիցների հետ, որպեսզի հանդիպման նպատակներն իրագործվեն: Հանդիպումները վարելու պատասխանատվությունը պատվիրակեք հրավիրված բանախոսներին `որոշակի թեմաներ քննարկելու համար: Դուք ինքներդ պետք է ակտիվորեն մասնակցեք քննարկման ընթացքում:
Քայլ 2. Տեղեկացրեք աշխատանքային թիրախներին, որոնք հասել են և չեն հասել:
Եթե հանդիպման նպատակը մի քանի թիրախների քննարկումն է, տեղեկացրեք ձեռք բերված առաջընթացի և ով է պատասխանատու ձեռքբերման համար:
- Եթե կա աշխատանքային ծրագիր, որը չի զարգացել վերջին հանդիպումից հետո, հարցրեք ինչու:
- Եթե դա պայմանավորված է ժամանակի կամ այլ ռեսուրսների սղությամբ, լուծումը քննարկեք ծրագրի պատասխանատու նշանակված անձի հետ կամ հարցը մանրամասն քննարկեք հանդիպումից դուրս:
Քայլ 3. Նոր կենտրոնացում, եթե քննարկումը շեղվի թեմայից:
Երբեմն, քննարկումը կորցնում է իր ուղին `մասնակիցների ոգևորության կամ հիասթափության պատճառով: Կենտրոնացրեք ուշադրությունը և ուղղեք թափառող քննարկումները ՝ կատարելով հետևյալ եղանակները.
- Հանդիպումը դիտեք որպես փաստահավաք առաքելություն: Տվեք յուրաքանչյուր մասնակցի խոսելու հնարավորություն, որպեսզի հնարավորինս շատ տեղեկություններ հավաքեք: Այս մեթոդը նաև ստիպում է հանդիպման մասնակիցներին հերթով խոսել, ներառյալ նրանք, ովքեր սիրում են գերիշխել հանդիպմանը:
- Օգտագործեք Cyberstorming- ը ՝ էլեկտրոնային հաղորդակցության ծրագիր ՝ գաղափարները խմբերով կիսելու համար և կարող է օգտագործվել ոչ պաշտոնական հանդիպումների համար: Այս մեթոդը խոչընդոտում է թիմի անդամների միջև մրցակցությանը ՝ իրենց լսելի լինելու համար, քանի որ խմբի բոլոր անդամները կարող են տեսնել այլ անդամների մուտքերը:
- Չեզոք եղեք, եթե հանդիպման ժամանակ ինչ -որ մեկը քննարկում է օրակարգից դուրս մի թեմա, օրինակ ՝ ասելով. «Հետաքրքիր գաղափար է, Բոբ! Այդ մասին կարող ենք խոսել ավելի ուշ »: Շատերը չեն գիտակցում, որ քննարկում են հանդիպման օրակարգից շեղվող բաներ, բայց նրանք ձեզ մոտ կգան քննարկման, եթե հարցն իսկապես կարևոր լինի:
- Վերահսկեք քննարկման ուղղությունը: Բացի չափազանց երկար խոսող մասնակիցներից, հանդիպմանը խնդիրներ կարող են առաջանալ, քանի որ ինչ -որ մեկը շարունակում է քննարկել օրակարգից դուրս մնացած թեմաները: Դա հաղթահարելու համար նախ լսեք նրա ասելիքը, ապա առաջարկեք, որ հարցը հետագա քննարկման դրվի հաջորդ հանդիպմանը: Ընդգծեք, որ հանդիպումը կշարունակի քննարկել օրակարգում թվարկված թեմաները:
- Անձնական զրույց ունեցեք հանդիպման գերիշխող անձի հետ և հարցրեք, թե ինչու: Concernույց տալ մտահոգություն, փոխարենը նյարդայնանալ: Կենտրոնացեք այն ամենի վրա, ինչ նկատել եք հանդիպման ժամանակ և թույլ տվեք նրան բացատրել իր պահվածքը: Առաջարկեք օգնել նրան դադարել գերիշխել հանդիպմանը:
Քայլ 4. Անցեք հաջորդ թեմային ըստ ժամանակացույցի:
Ractամանակի կառավարում կատարեք ինքնավստահ լինելով, կոպիտ մի եղեք: Wellամանակը ճիշտ սահմանելը յուրաքանչյուր մասնակցի գիտի, որ հանդիպումը դեռ շարունակվում է, և հանդիպման հետ առնչություն չունեցող քննարկումները կարող են շարունակվել հանդիպման ավարտից հետո:
Մի շտապեք: Նույնիսկ եթե ստիպված լինեք վերահսկողության տակ վերցնել իրավիճակը, հանդիպումն ավելի քիչ օգտակար կլինի, եթե քննարկումը կարճվի: Նախքան հանդիպման վերսկսումը, հնարավորություն տվեք մասնակիցներին հարցեր տալ կամ տրամադրել իրենց կարծիքը: Համոզվեք, որ թիմի բոլոր անդամներն իրենց զգում են ներառված, այլ ոչ թե անտեսված:
Քայլ 5. Ընդգծեք կարևոր թեման:
Ընդգծեք հասնելու հիմնական թիրախները և դրանց հարաբերությունները այլ թիրախների հետ, որոնք աջակցում են հիմնական նպատակների իրագործմանը:
Բացատրեք հանդիպման մասնակիցներին, որպեսզի նրանք հասկանան ծրագրի շրջանակը, որի վրա նրանք աշխատում են և նրանց համապատասխան դերերը ՝ որպես միավորի կարևոր մաս:
Քայլ 6. Անհրաժեշտության դեպքում օգնեք գրառումներ կատարելուն:
Հանդիպման մեկնարկից առաջ որոշեք, թե ով է վերցնելու արձանագրությունը: Եթե նա ծանրաբեռնված է, օգնության ձեռք մեկնեք կամ ինքներդ գրառումներ կատարեք:
Քայլ 7. Թյուրիմացության դեպքում պարզաբանեք:
Բոլոր թեմաների քննարկումից հետո հանդիպման ղեկավարը հանդես կգա ամփոփմամբ, որպեսզի մասնակիցները իմանան հանդիպման արդյունքները և հարցեր տան, եթե դեռևս անհասկանալի բաներ կան:
Որպես հանդիպման ղեկավար, ներկայացրեք մանրամասն բացատրություններ, որպեսզի բոլոր մասնակիցները հասկանան հանդիպման արդյունքները:
Քայլ 8. Հանդիպումը փակելուց առաջ ներկայացրեք մանրակրկիտ ամփոփում:
Decisionsեկավարները, որոնք հաստատակամ են որոշումներ կայացնելիս, կկանխեն լճացումն ու անվճռականությունը, կստիպեն աշխատողներին ջանասիրաբար և մոտիվացված աշխատել, արձագանքեն փոփոխություններին և նոր տեղեկատվությանը: Դա երևում է հետևյալ բնութագրերից.
- Ունեն հստակ նպատակներ `ապահովելու համար ընկերության/կազմակերպության նպատակների և էթիկայի որոշումների միջև համընկնումը:
- Խնամք ՝ օրինակելի դրսևորելով կյանքի ընթացքում և համապատասխանելով աշխատանքային էթիկային ՝ որպես արդյունավետ և արդյունավետ որոշումների կայացման հիմք:
- Transpareույց տվեք թափանցիկություն, այն է `անձնազոհություն` ապացուցելով, որ ընկերությանը ձեռնտու որոշումները յուրաքանչյուրին հնարավորություն են տալիս զարգանալ ինքնուրույն:
- Անհաջողությունը դիտել որպես ուսուցման հնարավորություն, որը կլինի քայլ, որպեսզի կարողանաք ավելի լավ որոշումներ կայացնել: Երբ ինչ -որ բան սխալ է ընթանում, վճռական առաջնորդը կարողանում է հասկանալ իրավիճակը:
- Բաց և արդյունավետ հաղորդակցվել կորպորատիվ/կազմակերպչական մշակույթին համապատասխան `ենթակաների կամ վերադասների հետ շփվելիս անհամապատասխանությունները կամ հակասությունները կանխելու համար:
