Հանդիպում պլանավորելիս պետք է հստակ և հակիրճ հաղորդել բոլոր համապատասխան տեղեկությունները: Դուք պետք է ներկայացնեք քննարկման ժամանակի, վայրի և թեմայի նկարագրությունը: Հնարավոր է նաև անհրաժեշտ լինի գրառումներ կատարել, եթե հանդիպման համար նախապատրաստություններ կամ նյութեր անհրաժեշտ լինեն: Անկախ նրանից, թե ինչ միջոց եք օգտագործում ՝ էլ. Փոստ կամ Outlook ծրագիր, համոզվեք, որ կարևոր տեղեկությունները փոխանցվում են, որպեսզի բոլոր հրավիրվածները դա իմանան և կարողանան կանխատեսել, թե ինչին են դեմ:
Քայլ
Մեթոդ 1 -ը ՝ 3 -ից. Ուժեղ թեմաներ գրել
Քայլ 1. Գրեք կարճ, համապատասխան թեմա հանդիպման ամսաթվի և թեմայի հետ:
Այս բաները թեմայի դաշտում գրելը թույլ է տալիս հրավիրվածներին հասկանալ հանդիպման ժամը և թեման ՝ առանց էլ. Օրինակ, կարող եք գրել ՝ «Հանդիպում 01/03. Հաշվետվությունների ներկայացման նոր ուղեցույցներ»:
Գուշացում
Եթե դուք չեք գրում հանդիպման թեման, մարդիկ կարող են պատասխանել ՝ հարցնելու, թե արդյո՞ք հանդիպումը համապատասխան է իրենց ստորաբաժանմանը, թե՞ նրանք պետք է մասնակցեն: Այսպիսով, համոզվեք, որ գրեք հանդիպման թեման:
Քայլ 2. Հարցրեք թեմայի վանդակում մասնակցության հաստատումը:
Եթե դուք պետք է իմանաք, թե ով է գալիս, խնդրեք հաստատում թեմայի վանդակում: Այդ կերպ ընթերցողները կիմանան, որ պետք է հնարավորինս արագ արձագանքեն, նույնիսկ եթե էլփոստը չեն բացել: Կարող եք գրել. «Ուրբաթ 10/06 կադրերի հավաք, խնդրում ենք շուտով հաստատել»:
Կարող եք նաև գրել. «Խնդրում ենք արձագանքել. Կադրերի հավաք 10/06»:
Քայլ 3. Եթե հանդիպումը հրատապ է, գրեք այն թեմայի դաշտում:
Եթե հանդիպման թեման հրատապ է կամ պահանջում է արագ որոշում, որպեսզի հանդիպումը պետք է տեղի ունենա անմիջապես, թեմայի վանդակում դրեք արտակարգ իրավիճակների նշան: Օրինակ, կարող եք գրել. «Արտակարգ հանդիպում երկուշաբթի 31/02. Կիբերանվտանգություն»:
Շատ կարևոր է բացատրել հանդիպման թեման, որպեսզի ընթերցողը կռահի, թե ինչ է քննարկվելու:
Քայլ 4. Գրեք, արդյոք հանդիպումը պարտադիր է, թե պարզապես առաջարկություն:
Եթե դուք աշխատում եք մեծ ընկերությունում, ապա որոշ մարդկանց ներկայությունը միշտ չէ, որ անհրաժեշտ է: Առարկայի դաշտում գրեք համապատասխան ստորաբաժանումները կամ տեղեկացրեք նրանց, եթե պետք է մասնակցեն: Օրինակ, կարող եք գրել ՝ «Պարտադիր շուկայավարման հանդիպում 6/10»:
Եթե ընթերցողից չի պահանջվում ներկա գտնվել, կարող եք գրել «Խորհուրդ է տրվում ներկա գտնվել արդյունավետ շուկայավարման մարտավարությունների վերաբերյալ 10/6 հանդիպմանը»:
Քայլ 5. Խառնաշփոթությունից խուսափելու համար թեմայի դաշտում օգտագործեք ամբողջական բառեր:
Հակասությունները կարող են արդյունավետ թվալ, բայց դրանք իրականում ավելի քիչ կոնկրետ են, քան ամբողջական բառերը և կարող են շփոթության հանգեցնել: Օրինակ ՝ «KK» - ն կարող է նշանակել «Ընտանեկան քարտ» կամ «Վարկային քարտ» ՝ կախված նրանից, թե ով է հասկանում կամ չի հասկանում ձեր անձնական լեզուն:
Այնուամենայնիվ, կարող եք օգտագործել սովորական հապավումներ, ինչպիսիք են ՝ «RSVP», «HR» և «KTP»:
Մեթոդ 2 -ից 3 -ը. Էլ. Փոստի բովանդակություն գրելը
Քայլ 1. Գրեք ընկերական, հակիրճ ներածություն և կարճ գրառումներ:
Ինքներդ ձեզ ներկայացնելը անհրաժեշտ է, եթե աշխատում եք մեծ ընկերությունում կամ եթե բոլորին չեք ճանաչում: Այս կարճ ներածության մեջ դուք պետք է փոխանցեք, եթե կան փաստաթղթեր կամ նյութեր, որոնք պետք է լրացվեն/բերվեն հանդիպմանը:
Ստեղծեք ընկերական կամ աշխատանքի հետ կապված ներածություն: Օրինակ ՝ «Բարև, Թիմ: Անհամբերությամբ սպասում եմ, թե երբ է հաջորդ շաբաթ մեկնարկելու նոր ծրագիրը »:
Հուշում
Հիշեցրեք ընթերցողներին, եթե նրանք պետք է կատարեն որոշակի առաջադրանք կամ ինչ -որ բան բերեն հանդիպման: Օրինակ ՝ «Չմոռանաք բերել ձեր վաճառողի կոնտակտների ցուցակի 4 տպագիր պատճենները»:
Քայլ 2. Առանձին տողում գրեք ամսաթիվը և ժամը, որպեսզի այն առանձնանա:
Սա կարևոր տեղեկություն է հրավիրվածների համար: Այսպիսով, հստակեցրեք և առանձնացեք դրա շուրջ եղած մյուս նախադասություններից: Տեղադրեք երկու տող դրա վերևից և ներքևից կամ գրեք այն համարձակ:
- Օրինակ ՝ «6 հոկտեմբերի, 2020, 10.30 - 11.45 WIB»
- Եթե հանդիպումը տեղի է ունենում առցանց, տրամադրեք ժամային գոտու մասին տեղեկատվություն, որպեսզի տարբեր ժամային գոտիների մարդիկ հետ չմնան սխալ շփման պատճառով: Օրինակ, կարող եք գրել ՝ «6 հոկտեմբերի, 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)»
Քայլ 3. Գրեք վայրը ամսաթվից և ժամից հետո:
Համոզվեք, որ վայրը նույնպես հստակ գրված է ամսաթվի և ժամի նման, հատկապես, եթե հանդիպումը տեղի է ունենում նոր վայրում, որը դժվար է գտնել, կամ եթե գիտեք, որ հրավիրվածներից ոմանք տեղյակ չեն այդ վայրից: Վիրտուալ հանդիպումների համար (կենդանի ֆորումների կամ տեսազանգի միջոցով) տրամադրեք ուղիղ հղում, որպեսզի հրավիրյալները հեշտությամբ մուտք գործեն ֆորում կամ տեսահղում:
Ուղղություններ տալու դեպքում հնարավորինս մանրամասն եղեք: Օրինակ. 592 սենյակը գտնվում է շենքի 2 -րդ հարկում: Այսպիսով, դուք պետք է վերելակով նստեք առաջին հարկից, կանգնեք 12 -րդ հարկում և շենքի հարավային կողմում գտնվող վերելակով (ձեր ձախ կողմում) բարձրանաք 59 -րդ հարկ »:
Քայլ 4. Կիսեք հանդիպման նպատակը:
Տեղեկացրեք հրավիրողին հանդիպման նպատակի մասին: Կարճ օրակարգի պատմումը կօգնի հրավիրողներին հասկանալ, թե ինչ առաջադրանքներ են պետք կատարել նախապես: Դուք կարող եք անվանել թեման (օրինակ ՝ «Կիբերանվտանգության թարմացում») կամ կարող եք պլանավորել.
- 10.30 - 10.45 Տրամադրել ծրագրի վերջին կարգավիճակի մասին տեղեկությունները
- 10.45 - 11.10 Համեմատեք և ընտրեք արժանապատիվ առաջարկներ
- 11.10 - 11.30 Ուղեղի փոթորիկ և մեկնարկային թիրախներ
Քայլ 5. Կրկնակի ստուգեք էլ. Փոստը քերականական կամ տեղեկատվական սխալների համար:
Ամենակարևորը կրկնակի ստուգելն է հանդիպման ամսաթիվը, ժամը և վայրը: Համոզվեք, որ այս երեք բաները ճիշտ են: Կարող եք նաև վերընթերցել ներածությունը, օրակարգը կամ ցանկացած այլ նշումներ, որոնք դուք կարող եք ավելացնել, որպեսզի համոզվեք, որ տրամադրել եք անհրաժեշտ բոլոր տեղեկությունները:
Կարդացեք բարձրաձայն `համոզվելու համար, որ ձեր գրածը հստակ և հակիրճ է, նախքան էլ
Մեթոդ 3 -ից 3 -ը ՝ Outlook- ի կամ Ինտեգրված օրացույցի ծրագրի օգտագործումը
Քայլ 1. Outlook- ի հիմնական ընտրացանկում կտտացրեք «Նոր հանդիպում»:
Եթե ձեր ընկերությունը օգտագործում է հաղորդակցության տվյալների շտեմարան ինտեգրված օրացույցով, ինչպիսին է Outlook- ը, օգտագործեք այն հանդիպումներ պլանավորելու համար: Այս միջավայրը, ընդհանուր առմամբ, այն հաղորդակցության ուղին է, որն ընտրում են այն մարդիկ, ում հետ դուք աշխատում եք:
Եթե ձեր ընկերությունը չի օգտագործում Outlook կամ նմանատիպ ծառայություն, օգտագործեք ձեր գործակալության տրամադրած էլ. Փոստը `հրավերներ ուղարկելու համար:
Քայլ 2. Ընտրեք ժամանակը և ամսաթիվը «Պլանավորման օգնական» պատուհանից:
Նոր հանդիպում ստեղծելուց հետո կհայտնվի օրացույցի պատուհան: Կտտացրեք «Պլանավորման օգնական» և նշեք հանդիպման համար մատչելի ժամանակը և ամսաթիվը:
Համոզվեք, որ ճիշտ ժամանակ եք ընտրել հրավիրվածների մասնակցության համար: Կախված ընկերության հայտից, գուցե ստիպված լինեք փոխել ցուցադրման կարգավորումները, որպեսզի էկրանին հայտնվի բոլորի (և ձեր) ժամանակացույցը:
Քայլ 3. Ավելացրեք հրավիրվածներին `մուտքագրելով նրանց անունները կամ օգտագործելով հասցեների գիրքը:
Սեղմեք տեքստային տուփի վրա `անունը ձեռքով մուտքագրելու համար կամ ոլորեք հասցեների գրքում և ընտրեք հրավիրվածի անունը ցուցակից: Օգտագործեք «Պլանավորման օգնական» գործառույթը `հրավերի ժամանակի առկայությունը ստուգելու համար:
Եթե հրավիրվածներն ազատ ժամանակ չունեն, նրանց անունները կարևորվեն: Theրագրավորողի օգնականը նույնիսկ կտրամադրի առաջարկվող ժամեր `ձեր գրաֆիկին և այլ հրավիրյալներին համապատասխան:
Քայլ 4. Սահմանեք հանդիպման մեկնարկի և ավարտի ժամը:
Համոզվեք, որ ամսաթիվը համընկնում է ավելի վաղ սահմանած ամսաթվի հետ: Սեղմեք օրացույցի կոճակին, եթե այն փոխելու կարիք ունեք: Օգտագործեք ներքևի սլաքը ՝ ցուցակի աջ կողմում ՝ հանդիպման համապատասխան ժամը ընտրելու համար:
Հանդիպման ավարտի ժամանակը գրելը դիմացինի ժամանակը հարգելու ձեր միջոցն է, որպեսզի նրանք կարողանան կանխատեսել, թե ինչ է լինելու և պլանավորել ուղևորություններ կամ օրվա աշխատանք:
Քայլ 5. Էկրանի վերևում գտնվող «Հանդիպում» բաժնում կտտացրեք «Նշանակում»:
Դուք կվերադառնաք ժամանակացույցի էկրանին և կտեսնեք, որ ձեր հանդիպումը նշանակված է: Դրանից հետո կարող եք ավելացնել թեման, վայրը և նշումները:
Եթե ժամանակացույցի էկրանին չեք տեսնում հանդիպման մուտքը, վերադառնաք նախորդ քայլերին և կրկնեք մինչև ձեր հանդիպման ժամանակացույցի հայտնվելը:
Քայլ 6. Գրեք թեման, վայրը և հատուկ գրառումները:
Տեղեկացրեք հանդիպման թեման մի քանի կարճ բառերով (Օրինակ ՝ «Նոր արտադրանքի թեստ»): Ասա կոնկրետ վայրը: Գրեք գտնվելու վայրի հրահանգները, եթե այդ վայրը սովորաբար չի օգտագործվում հանդիպումների համար կամ դժվար է հասնել: Տվեք լրացուցիչ գրառումներ (օրինակ ՝ նախապատրաստական աշխատանքներ, որոնք պետք է անեն), որոնք համապատասխանում են հանդիպմանը:
- Նշեք գտնվելու վայրի հասցեն, չնայած հավանական է, որ հրավիրողը դա արդեն գիտի:
- Ավարտելուց հետո կտտացրեք «ուղարկել»:
Հուշում
Մի օգտագործեք չափազանց լայն թեմա, օրինակ ՝ «մտքի փոթորիկ», քանի որ այս տեսակի բառերը հստակ տեղեկատվություն չեն տալիս հանդիպման նպատակի մասին: Դուք կարող եք այն փոխարինել «նոր արտադրանքի վաճառողի մասին միտք» մտքով:
Խորհուրդներ
- Էլ.փոստ կամ հրավեր կարդալիս համոզվեք, որ այն հակիրճ է և անթերի:
- Օգտագործեք ընկերական և պրոֆեսիոնալ երանգ:
- Կրկնակի ստուգեք ստացողների ցուցակը ՝ համոզվելու համար, որ բոլոր թիրախները հրավիրված են:
- Մուտքագրեք էլփոստի հասցեն «bcc» վանդակում, եթե ցանկանում եք թաքցնել ամբողջ էլ. Հասցեն ստացողներից:
Գուշացում
- Մի՛ գրեք հրավերներ կամ էլ. Նամակներ ՝ առանց ամսաթվի, ժամի և վայրի: Հրավիրվածները շփոթված կլինեն, և դուք կստանաք տասնյակ պատասխաններ, որոնք կխնդրեն այս բաների մասին:
- Մի գրեք բոլոր մեծատառերով, քանի որ այն մեկնաբանվելու է որպես բղավոց, և դա շատ ոչ պրոֆեսիոնալ է:
