Փոփոխությունների կառավարման պլանների երկու տեսակ կա. Առաջին տիպի պլանը անդրադառնում է փոփոխությունների ազդեցությանը կազմակերպության վրա, ինչը հեշտացնում է անցումը: Երկրորդ տիպի պլանը վերահսկում է ծրագրի որոշակի փոփոխությունները, ինչը հանգեցնում է ծրագրի շրջանակի փոփոխությունների հստակ արձանագրման: Երկու ծրագրերն էլ նպատակ ունեն հստակ և ճշգրիտ հաղորդել այն, ինչ պետք է արվի:
Քայլ
Մեթոդ 1 -ից 2 -ը. Կազմակերպչական փոփոխությունների կառավարման պլան գրել
Քայլ 1. Showույց տվեք փոփոխության պատճառը:
Թվարկեք այն գործոնները, որոնք դրդել են փոփոխության որոշմանը, ինչպիսիք են վատ աշխատանքը, նոր տեխնոլոգիաները կամ կազմակերպության առաքելության փոփոխությունը:
Մեկ մոտեցում, որը կարող է օգտագործվել, նկարագրել ներկա իրավիճակը և ապագա իրավիճակը, որը կազմակերպությունը ցանկանում է ստեղծել:
Քայլ 2. Սահմանեք փոփոխության տեսակը և շրջանակը:
Հակիրճ նկարագրեք փոփոխությունների նախագծի բնույթը: Որոշեք, արդյոք այս փոփոխությունը կազդի աշխատանքի կոչման, բիզնես գործընթացների, քաղաքականության փոփոխությունների և (կամ) կազմակերպչական կառուցվածքի վրա: Թվարկեք այն բաժինները, աշխատանքային խմբերը, համակարգերը կամ այլ բաղադրիչները, որոնք փոփոխությունների կենթարկվեն:
Քայլ 3. Նկարագրեք շահագրգիռ կողմերի աջակցությունը:
Թվարկեք բոլոր այն կողմերին, որոնք կազդի առաջարկվող փոփոխության վրա, օրինակ ՝ բարձրագույն ղեկավարություն, ծրագրի ղեկավարներ, նախագծի հովանավորներ, վերջնական օգտագործողներ և (կամ) աշխատակիցներ: Յուրաքանչյուր կողմի համար գրեք, արդյոք կուսակցությունը սատարում է փոփոխությանը:
- Մտածեք դիագրամ ստեղծելու համար ՝ դա հստակ և հակիրճ հաղորդելու համար: Օրինակներից մեկն այն է, որ ցուցակվի Բարձր/Միջին/Lowածր սանդղակով դասավորված յուրաքանչյուր կողմի Իրազեկությունը, Աջակցության մակարդակը և Ազդեցությունը:
- Հնարավորության դեպքում անցկացրեք անձամբ հարցազրույց ՝ աջակցությունը չափելու համար:
Քայլ 4. Ստեղծեք փոփոխությունների կառավարման թիմ:
Այս թիմը պատասխանատու է բոլոր կողմերին տեղեկատվություն տրամադրելու, մտահոգությունները լսելու և փոփոխությունների գործընթացը հնարավորինս սահուն ապահովելու համար: Ընտրեք մարդկանց, ովքեր ունեն վստահելիություն կազմակերպության ներսում և հաղորդակցման լավ հմտություններ:
Այս թիմը պետք է ունենա նաև բարձրագույն ղեկավարության մակարդակի անդամներ: Ընդգծեք, որ նրանք պատասխանատու են փոփոխությունների խթանման համար, այլ ոչ թե պարզապես հաստատում տալու:
Քայլ 5. Մշակել կառավարման մոտեցում:
Կազմակերպության կարևոր մարդկանց ամբողջական աջակցությունը շատ կարևոր է փոփոխության հաջողության համար: Տվեք ավագ աշխատակիցներին հնարավորություն ընձեռել հետադարձ կապ տրամադրել և աշխատել նրանց հետ ՝ ակտիվ դեր ստեղծելու փոփոխությունների ցուցադրման և առաջնորդման գործում:
Քայլ 6. Ստեղծեք ծրագիր յուրաքանչյուր շահագրգիռ կողմի համար:
Գնահատեք բոլոր կողմերի ռիսկերը և մտահոգությունները, ներառյալ փոփոխություններին աջակցողները: Կառավարման թիմին հանձնարարեք լուծել մտահոգությունները:
Քայլ 7. Ստեղծեք հաղորդակցության ծրագիր:
Հաղորդակցությունը փոփոխությունների կառավարման ամենակարևոր բաղադրիչն է: Պարբերաբար շփվեք փոփոխությունից տուժած մարդկանց հետ: Ընդգծեք փոփոխության հիմքում ընկած պատճառները և փոփոխությունից ստացած օգուտները:
- Շահագրգիռ կողմերը պետք է ընդունեն երկկողմանի անձնական հաղորդակցություններ: Դեմ առ դեմ կամ դեմ առ դեմ հանդիպումները շատ կարեւոր են:
- Հաղորդակցությունը պետք է բխի փոփոխությունների բարձրաստիճան հովանավորից, ձեր անմիջական ղեկավարից և շահագրգիռ կողմերի վստահած մյուսներից: Բոլոր հաղորդակցությունները պետք է փոխանցեն հետևողական հաղորդագրություն:
Քայլ 8. Հետևեք խաղին:
Փոփոխություններին միշտ դիմադրողներ կան: Այս հանդիպումը անհատական մակարդակում է: Այսպիսով, շփվեք անձի հետ `հասկանալու նրանց հիմնավորումները: Վերահսկեք բողոքները, որպեսզի փոփոխությունների կառավարման թիմը կարողանա լուծել դրանք: Դիմադրության ընդհանուր պատճառները ներառում են.
- Փոխվելու ոչ մի մոտիվացիա, ոչ մի շտապողականության զգացում
- Հասկացեք ընդհանուր իրավիճակը կամ ինչու է անհրաժեշտ փոփոխություն
- Ընթացքում ներդրման բացակայություն
- Աշխատանքի անվտանգության, ապագա դերերի կամ ապագա աշխատանքները կատարելու համար պահանջվող պահանջների և հմտությունների վերաբերյալ անորոշություն:
- Կառավարման կողմից փոփոխությունների իրականացման կամ հաղորդակցության վերաբերյալ ակնկալիքները չբավարարելը
Քայլ 9. Հաղթահարեք խոչընդոտները:
Շատ բողոքներ պետք է լուծվեն `բարելավելով հաղորդակցությունները կամ փոխելով հաղորդակցության ռազմավարությունները` որոշակի խնդիրների լուծման համար: Որոշ բողոքներ պահանջում են լրացուցիչ մոտեցում, որը դուք կարող եք ներառել որպես ծրագրի մաս կամ կարող եք պատվիրակել կառավարման թիմին, որպեսզի նրանք կարողանան անել այն, ինչ անհրաժեշտ է: Մտածեք, թե որ քայլերն են համապատասխանում ձեր կազմակերպությանը.
- Դերերը կամ աշխատանքային գործընթացները փոխելու համար առաջնահերթություն տվեք աշխատակիցների վերապատրաստմանը:
- Եթե դուք կանխատեսում եք ցածր բարոյականություն կամ սթրեսային անցումային շրջան, զբաղվեք ընկերության իրադարձություններով կամ աշխատակիցների նպաստներով:
- Եթե շահագրգիռ կողմերը մոտիվացիա չունեն փոխվելու, խրախուսեք:
- Եթե շահագրգիռ կողմերն իրենց ներգրավված չեն զգում փոփոխությունների գործընթացում, հրավիրեք հանդիպում `հետադարձ կապ հավաքելու և ծրագրերը փոխելու համար:
Մեթոդ 2 -ից 2 -ը. Projectրագրի փոփոխությունների մոնիտորինգ
Քայլ 1. Սահմանեք փոփոխությունների կառավարման դերը:
Կազմեք այս նախագծի համար նշանակվելիք պաշտոնների ցանկը: Նկարագրեք յուրաքանչյուր պաշտոնի համար պահանջվող պարտականություններն ու հմտությունները: Առնվազն ներառեք ծրագրի ղեկավարին ՝ ամենօրյա փոփոխություններ կատարելու համար, և ծրագրի հովանավոր ՝ ընդհանուր առաջընթացը վերահսկելու և փոփոխությունների հիմնական որոշումներ կայացնելու համար:
Խոշոր կազմակերպության լայնածավալ ծրագրի համար ծրագրի կառավարման դերը բաժանեք մասնագիտացված գիտելիքներ ունեցող մի քանի մարդկանց:
Քայլ 2. Մտածեք փոփոխությունների կառավարման տախտակի ստեղծման մասին:
Softwareրագրային ապահովման մշակման նախագծերը հիմնականում ունեն Փոփոխությունների վերահսկման խորհուրդ, որը կազմված է շահագրգիռ յուրաքանչյուր խմբի ներկայացուցիչներից: Հենց այս խորհուրդն է հաստատում փոփոխությունների հարցումները, այլ ոչ թե ծրագրի ղեկավարը և որոշումները փոխանցում շահագրգիռ կողմերին: Այս մոտեցումը լավ է աշխատում այն նախագծերի համար, որոնք ներառում են բազմաթիվ խմբեր և նախագծեր, որոնց նվազագույն շրջանակը և թիրախները հաճախ պահանջում են վերագնահատում:
Քայլ 3. Ստեղծեք գործընթաց ՝ փոփոխությունների հարցումներն իրականացնելու համար:
Երբ փոփոխությունների թիմում ինչ -որ մեկը պարզեց հաջորդ քայլը, ինչպե՞ս եք գաղափարը իրականություն դարձնում: Նկարագրեք այս գործընթացը թիմի համաձայնությամբ: Օրինակ:
- Թիմի անդամները լրացնում են Փոփոխության հայտի ձևը և այն ուղարկում ծրագրի ղեկավարին:
- Managerրագրի ղեկավարը ձևը մուտքագրում է «Փոփոխությունների հարցում» գրառման մեջ և ճշգրտում է այս գրառումը, երբ փոփոխությունները կատարվում են կամ մերժվում:
- Կառավարիչը խնդրում է թիմի անդամներին գրել կոնկրետ ծրագիր և գնահատել, թե որքան ջանք կպահանջվի:
- Managerրագրի ղեկավարը ծրագիրը ուղարկում է ծրագրի հովանավորին `հաստատման կամ մերժման համար:
- Իրականացնել փոփոխություններ: Շահագրգիռ կողմերը պարբերաբար տեղեկանում են իրադարձությունների զարգացման մասին:
Քայլ 4. Ստեղծեք փոփոխման հարցման ձև:
Ստորև բերված տվյալները պետք է ներառվեն ամեն անգամ, երբ փոփոխություն կատարվի և փոփոխությունների մատյան մուտքագրվի.
- Փոխել հարցման ամսաթիվը
- Փոխել ծրագրի ղեկավարի կողմից տրված հարցման համարը
- Վերնագիր և բացատրություն
- Դիմորդի անունը, էլ. Փոստի հասցեն և հեռախոսահամարը
- Առաջնահերթություն (բարձր, միջին կամ ցածր): Արտակարգ իրավիճակների փոփոխությունների կառավարման պլանները կարող են պահանջել կոնկրետ ժամկետներ:
- Ապրանքի և տարբերակի համարը (ծրագրային ապահովման նախագծերի համար)
Քայլ 5. Փոփոխությունների նշումներում մուտքագրեք լրացուցիչ տեղեկություններ:
Փոփոխությունների գրառումները պետք է արձանագրեն որոշումները և կատարումը: Ի լրումն փոփոխության հայտի ձևից պատճենված տեղեկատվության, դուք պետք է տեղ պատրաստեք ՝ հետևյալը գրելու համար.
- Հաստատման կամ մերժման նշան
- Հարցումը հաստատող կամ մերժող անձի ստորագրությունը
- Փոխել կատարման ժամկետը
- Փոխել ավարտման ամսաթիվը
Քայլ 6. Հետևեք կարևոր որոշումներին:
Բացի ամենօրյա գրառումներից, կարևոր որոշումներին հետևելը շահավետ կլինի ծրագրի համար: Այս գրառումները ձեզ համար ավելի դյուրին կդարձնեն ղեկավարության փոփոխության ենթարկվող երկարաժամկետ նախագծերի կամ նախագծերի մոնիտորինգը: Այս գրառումները կարող են նաև ուղղորդել հաճախորդների կամ ավագ ղեկավարության հետ հաղորդակցությունը: Deadամկետների, ծրագրի շրջանակի կամ պահանջների, առաջնահերթության մակարդակի կամ ռազմավարության ցանկացած փոփոխության համար ներառեք հետևյալ տեղեկությունները.
- Որոշումներ կայացնող մարդիկ
- Որոշման ամսաթիվը
- Որոշման և որոշումների կայացման գործընթացի հիմքում ընկած պատճառների ամփոփում: Ներառեք այս գործընթացի հետ կապված փաստաթղթեր:
