Շատ ընկերություններ օգտագործում են Microsoft Excel- ը գերատեսչական կամ ընկերությունների ծախսերը վերահսկելու համար: Ներկայումս Excel- ը դարձել է Windows օպերացիոն համակարգ ունեցող համակարգիչների լռելյայն ծրագիրը: Այսպիսով, դուք կարող եք օգտագործել այս ծրագիրը `ձեր հաշիվները վերահսկելու համար: Գոյություն ունեն մի շարք կաղապարներ (տպագրություններ) Microsoft- ից և այլ կայքերից, որոնք կարող եք օգտագործել ծախսերը հետևելու համար: Նույնիսկ Excel- ի վերջին տարբերակներում այս կաղապարներն արդեն հասանելի են ծրագրում: Կարող եք նաև ստեղծել ձեր սեփական աշխատաթերթերը ՝ Excel- ում հաշիվ -ապրանքագրերը վերահսկելու համար: Այս հոդվածը կքննարկի երկու եղանակները:
Քայլ
Մեթոդ 1 -ից 2 -ը `Excel կաղապարի օգտագործումը
Քայլ 1. Ընտրեք կանխադրված Excel ձևանմուշը:
Excel- ի վերջին տարբերակն ունի անձնական ծախսերի վերահսկման ձևանմուշներ և ընդհանուր բիզնես գործունեության ձևանմուշներ: Դուք կարող եք մուտք գործել և օգտագործել այս ձևանմուշը `Excel- ում ծախսերը վերահսկելու համար:
- Excel 2003 -ում «Ֆայլ» ընտրացանկից ընտրեք «Նոր»: Ընտրեք «Իմ համակարգչում» «Նոր աշխատանքային տետր» առաջադրանքների պատուհանից ՝ «Կաղապարներ» երկխոսության տուփը բացելու համար:
- Excel 2007 -ում «Ֆայլ» ընտրացանկից ընտրեք «Նոր» ՝ «Նոր աշխատանքային գիրք» երկխոսության տուփը բացելու համար: Ձախ վահանակի «Կաղապարներ» ցանկից ընտրեք «Տեղադրված ձևանմուշներ» տարբերակը: Միջին պատուհանում «Տեղադրված ձևանմուշներ» -ից ընտրեք «Անձնական ամսական բյուջե» և կտտացրեք «Ստեղծել»:
- Excel 2010 -ում կտտացրեք «Ֆայլ» պիտակին, այնուհետև «Ֆայլ» ընտրացանկից ընտրեք «Նոր»: «Մատչելի կաղապարներ» վահանակի վերևից ընտրեք «Կաղապարների օրինակ», այնուհետև կաղապարների նմուշից ընտրեք «Անձնական ամսական բյուջե» և կտտացրեք «Ստեղծել»:
Քայլ 2. Ընտրեք առցանց ձևանմուշ:
Եթե Microsoft Excel- ի ներկառուցված անձնական բյուջեի ձևանմուշը չի կարող հետևել ձեր ծախսերին, փորձեք օգտագործել ինտերնետում առկա ձևանմուշները: Կարող եք ներբեռնել ձևանմուշներ երրորդ կողմի կայքերից կամ օգտագործել Excel- ը `Microsoft Office Online- ի հետ միանալու համար:
- Excel 2003-ում կարող եք ընտրել Microsoft Office առցանց գրադարանից համապատասխան ձևանմուշ ՝ https://office.microsoft.com/hy-us/templates/: (Այստեղ կարող եք գտնել նաև Excel- ի ավելի վաղ տարբերակների ձևանմուշներ):
- Excel 2007 -ում «Նոր աշխատանքային գիրք» երկխոսության տուփի Microsoft Office Online բաժնից ընտրեք «Բյուջե»: Առցանց Office ձևանմուշների գրադարանին միանալու համար պետք է ինտերնետ կապ ունենաք:
- Excel 2010 -ում Մատչելի կաղապարներ վահանակի Office.com բաժնից ընտրեք «Բյուջե»: Առցանց Office ձևանմուշների գրադարանին միանալու համար պետք է ինտերնետ կապ ունենաք:
Քայլ 3. Տեղադրեք տեղեկատվությունը համապատասխան բջիջների մեջ:
Մուտքագրված տեղեկատվությունը կախված է օգտագործվող աշխատանքային թերթիկի ձևանմուշից:
Քայլ 4. Պահպանեք ձեր աշխատանքային թերթիկը:
Կարող եք օգտագործել կաղապարի տրամադրած աշխատանքային թերթի անունը կամ ցանկության դեպքում մուտքագրել անուն: Կամ, պարզապես կարող եք գրել աշխատանքային թղթի անվանումը և արտադրության տարին:
Մեթոդ 2 -ից 2 -ը. Ստեղծեք ձեր սեփական աշխատանքային թերթը `ծախսերը վերահսկելու համար
Քայլ 1. Բացեք Excel- ը:
Քայլ 2. Մուտքագրեք աշխատաթերթի անունը A1 բջիջում:
Օգտագործեք հստակ անուն, օրինակ ՝ «Անձնական բյուջե», «Անձնական ծախսերի մոնիտորինգ» կամ նման այլ բան: (Անուններ գրելիս մի՛ օգտագործեք չակերտներ: Այստեղ չակերտները օգտագործվում են օրինակներ նշելու համար):
Քայլ 3. Մուտքագրեք տող 2 սյունակի վերնագրերը:
Ահա որոշ անուններ և հաջորդականություններ, որոնք կարող եք օգտագործել ՝ «Ամսաթիվ», «Վճարված», «Հիշեցում», «enseախս», «Եկամուտ» (կամ «Շահույթ», կամ «Ավանդ») և «Մնացորդ»: Մուտքագրեք այս վերնագրերը A2- ից G2 բջիջներում և կարգավորեք սյունակի լայնությունը այնպես, որ ամբողջ տեքստը տեսանելի լինի:
Սյունակների վերնագրերն ու վերնագրերը սահմանելուց հետո օգտագործեք «Սառեցման վահանակներ» գործառույթը, որպեսզի էջի ներքև ոլորելիս սյունակի վերնագրերը լինեն վերևում: Freeze Panes տարբերակը գտնվում է Excel 2003 և ավելի նորերի «Դիտել» ընտրացանկում, իսկ Excel 2007 և 2010 համար «Դիտել» ցանկի ժապավենի «Պատուհան» խմբում:
Քայլ 4. Մուտքագրեք բջջային տող 3 -ի առաջին ծախսը:
Քայլ 5. Մուտքագրեք մնացորդի բանաձևը G3 բջիջում:
Հաշվեկշիռը որոշվելու է եկամուտների և ծախսերի միջև եղած տարբերությամբ, քանի որ սա մնացորդի առաջին մուտքագրումն է: Դրա ձևավորման եղանակը կախված է բյուջեից ծախսերի կողմից կամ ձեր ունեցած կանխիկ դրամը տեսնելու ձեր ցանկությունից:
- Եթե ցանկանում եք, որ սովորական աշխատաթերթը ցույց տա ծախսերը, ձեր մնացորդի բանաձևն է = E3-F3, որտեղ E3- ը ծախսերի մնացորդը պարունակող բջիջն է, իսկ F3- ը եկամուտների մնացորդի բջիջն է: Այս կերպ, եթե ձեր ծախսերն ավելի շատ են, քան ձեր եկամուտը, ձեր ընդհանուր ծախսերը կունենան դրական թիվ, ինչը ձեզ համար ավելի հեշտ կդարձնի հասկանալը:
- Եթե ցանկանում եք, որ հատուկ աշխատաթերթը ցույց տա ձեր ունեցած գումարը, մնացորդի բանաձևը = F3-E3 է: Այսպիսով, աշխատանքային թերթիկը կցուցադրի դրամական միջոցների դրական հոսքեր, եթե ձեռքի տակ եղած կանխիկ միջոցներն ավելի շատ են, քան ծախսերը, և բացասական, եթե ծախսերը գերազանցում են եկամուտը:
Քայլ 6. Մուտքագրեք 4 -րդ շարքի բջջի երկրորդ արժեքի գրառումը:
Քայլ 7. Մուտքագրեք մնացորդի բանաձևը G4 բջիջում:
Քանի որ երկրորդ և հաջորդ գրառումների մնացորդը կգրանցի ընթացիկ մնացորդը, դուք պետք է ծախսերի և եկամուտների արդյունքում ստացված տարբերությունը ավելացնեք նախորդ մուտքի մնացորդին:
- Եթե ցանկանում եք, որ աշխատաթերթը հատուկ ցուցադրի ծախսերը, մնացորդի բանաձևը = G3+(E4-F4) է, այսինքն ՝ G3- ը նախորդ մնացորդը պարունակող բջիջն է, E4- ը ՝ ծախսեր պարունակող բջիջը, իսկ F4- ը ՝ եկամուտ պարունակող բջիջը:
- Եթե ցանկանում եք, որ աշխատաթերթը ցուցադրի ձեռքի տակ եղած կանխիկի չափը, մնացորդի բանաձևն է = G3+(F4-E4):
- Բանաձևի այն փակագծերը, որոնք ցույց են տալիս ծախսերի և եկամուտների միջև տարբերությունը, իրականում չեն պահանջվում: Մենք գրել ենք այն, որպեսզի բանաձևի հասկացությունն ավելի պարզ դառնա:
- Եթե կարող եք մնացորդի արժեքի բջիջը դատարկ թողնել մինչև բոլոր գրառումների ավարտը, խնդրում ենք օգտագործել IF բառը բանաձևի մեջ, որպեսզի ամսաթիվը մուտքագրելիս մնացորդի բջիջը չցուցադրի արժեքը: Այս մեթոդի բանաձևը երկրորդ մուտքի համար է = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), եթե ցանկանում եք, որ աշխատանքային թերթը վերահսկի բեռը, և = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)), եթե ցանկանում եք, որ աշխատանքային փաստաթուղթը վերահսկի դրամական միջոցների հոսքը: (Expensesախսերի և եկամուտների շուրջ փակագծերը կարող են բաց թողնվել, բայց արտաքին փակագծերը չեն կարող բաց թողնվել):
Քայլ 8. Պատճենեք մնացորդի բանաձևը G սյունակի մեկ այլ բջիջ (Հաշվեկշռի սյունակ):
Աջ սեղմեք G3 բջիջի վրա և բացվող ընտրացանկից ընտրեք «Պատճենել»: Դրանից հետո ոլորեք ներքև ՝ ներքևում գտնվող բջիջին: Աջ սեղմեք ընտրված բջիջի վրա և ընտրեք «Տեղադրեք» ընտրացանկից ՝ ընտրված բջիջում բանաձևը տեղադրելու համար:. (Excel 2010 -ում ընտրեք «Տեղադրեք» կամ «Տեղադրեք բանաձևեր» տարբերակը բացվող ընտրացանկում:) Բանաձևը բջջային հղումները ինքնաբերաբար կթարմացնի ՝ ներկայիս տողի արժեքը, եկամուտը և ամսաթիվը (եթե օգտագործվում է) և ընթացիկ տողի վերևի տողի տեղեկատու հաշվեկշիռը:
Քայլ 9. Պահեք աշխատանքային թերթիկը:
Տվեք ձեր աշխատաթերթին հստակ անուն, օրինակ ՝ «Costախսերի մոնիտորինգ. Xls» կամ «Անձնական բյուջե. Xls»: Դուք կարող եք մուտքագրել ֆայլի անունն ու տարին, նույնը, ինչպես մեթոդը `աշխատանքային թերթիկ ստեղծելու համար: (Կրկին, ձեզ հարկավոր չէ օգտագործել մեջբերումներ, ինչպես մենք դրանք գրել ենք, պարզապես պարզելու համար ֆայլերի օրինակները: Անհրաժեշտ չէ մուտքագրել ֆայլի ընդլայնման տեսակը, քանի որ Excel- ը դա ինքնաբերաբար կգրի):
Excel 2003 և ավելի վաղ տարբերակները աշխատանքային թերթերը պահում են «.xls» ձևաչափով, մինչդեռ Excel 2007 և 2010 թվականները պահում են աշխատաթերթերը XML- ի վրա հիմնված «.xlsx» ձևաչափով: Այնուամենայնիվ, վերջին Excel- ը նաև հնարավորություն ունի ֆայլեր պահել «.xls» ձևաչափով: Եթե ունեք բազմաթիվ համակարգիչներ և նախատեսում եք այս աշխատաթերթը պահել բոլորի վրա, օգտագործեք հին ձևաչափը, եթե ձեր համակարգիչը ունի Excel 2003 կամ ավելի վաղ տարբերակ: Օգտագործեք վերջին ձևաչափը, եթե ձեր բոլոր համակարգիչներն ունեն առնվազն Excel 2007:
Խորհուրդներ
- Autoախսերի և եկամուտների կատեգորիաներում օգտագործեք «AutoComplete», որպեսզի մուտքագրված ուղղագրությունը ճիշտ լինի:
- Դուք կարող եք օգտագործել համարձակ, տեքստի գույնը կամ բջիջների ստվերումը `տարբերելու չվճարված, վճարովի և ապագա ծախսերը:
- Բանաձևերի կամ սյունակների վերնագրերի պատահական փոփոխությունից խուսափելու համար լավ գաղափար է պաշտպանել բջիջները փոփոխությունից: Ընտրեք այն բջիջները, որոնք ցանկանում եք փոխարինել (ամսաթիվ, ստացողի կատեգորիա, ծախսեր, եկամուտ և հուշագիր) և բացեք այդ բջիջները, այնուհետև կիրառեք պաշտպանություն ամբողջ աշխատաթերթի վրա:
