Կյանքում կան բազմաթիվ իրադարձություններ, որոնք պահանջում են ժամանակի երկարացում խնդրել: Գուցե ձեզ ժամանակ է պետք տնային առաջադրանքները կատարելու համար, կամ դժվարանում եք ժամանակին ավարտել աշխատանքային նախագծերը: Նման պահերին դուք պետք է կարողանաք նամակ գրել ՝ խնդրելով ժամանակի երկարացում արդյունավետ և պատշաճ կերպով: Մտածեք ձեր խնդրանքի մասին, օրինակ ՝ որքան ժամանակ է ձեզ հարկավոր և ինչու: Այնուհետև նամակը գրեք պաշտոնական ոճով և ուղարկեք այն հետագծող սարքի միջոցով, որպեսզի հանգիստ մնաք:
Քայլ
Մեթոդ 1 -ից 3 -ը ՝ Նամակի բովանդակության կազմում
Քայլ 1. Գրեք որքան հնարավոր է շուտ:
Երբ գիտեք, որ երկարացման կարիք ունեք, անմիջապես նամակ պատրաստեք: Ստացողին պետք է հնարավորինս շատ ժամանակ տրամադրեք ՝ որոշելու ձեր իրավիճակը: Դուք նույնպես պետք է պատրաստ տեսք ունենաք ՝ չնայած այն բանին, որ դուք ժամանակացույցի ճշգրտում եք խնդրում:
Քայլ 2. Որոշեք, թե որքան լրացուցիչ ժամանակ է ձեզ հարկավոր:
Հաշվի առեք բոլոր գործոնները և կատարեք իրատեսական պահանջ: Եթե պահանջվող ժամանակը չափազանց կարճ է, գուցե ստիպված լինեք ավելի ուշ երկարաձգում խնդրել: Հնարավորության դեպքում վերջնաժամկետները չպետք է բաց թողնվեն: Այսպիսով, ավելի լավ է, եթե ձեր հաշվարկները մի փոքր չափազանցված լինեն:
- Կախված իրավիճակից, գուցե ցանկանաք այս նամակը դիտարկել որպես բանակցությունների մաս: Այս դեպքում լավ գաղափար է ավելի շատ ժամանակ խնդրելը, որպեսզի փոխզիջումների համար դեռ տեղ լինի և միջին եզրեր գտնեն:
- Չափեք ձեր արագությունը ՝ հիմնվելով ձեր ընթացիկ առաջընթացի և այն մասի վրա, որը դեռ պետք է ավարտվի: Օրինակ, եթե երեք ամիս աշխատել եք խորհրդատվական ծրագրի վրա, ապա պետք է կարողանաք գնահատել, թե որքան աշխատանք դեռ անավարտ է:
- Տեղյակ եղեք, որ նամակ ստացողը կարող է ունենալ նաև սահմանափակում: Գուցե նրանք նույնպես ունեն վերջնաժամկետ, որն այժմ պետք է հետ մղել: Օրինակ, դասախոսները սովորաբար պետք է ֆակուլտետին հանձնեն կիսամյակային կիսամյակային գնահատականներ և պետք է պլանավորեն ուսանողների առաջադրանքների ներկայացումը ըստ վերջնաժամկետի:
Քայլ 3. Իմացեք կանոնները:
Իմացեք ճշգրիտ վերջնաժամկետը, նախքան ճշտում պահանջելը: Մի տպավորություն թողեք, որ չեք կարող կառավարել ձեր ժամանակը ՝ երկարաձգում խնդրելով ՝ առանց իմանալու ներկա իրավիճակը: Օրինակ, որոշ պետական մարմիններ պահանջում են, որ դուք հարցում ներկայացնեք նախնական շփումից 24 ժամվա ընթացքում: Եթե չեք կարողանում հանդիպել դրան, կարող եք ասել, որ ժամանակացույցը չափազանց խիտ է:
Քայլ 4. Ներառեք հավանական բացատրություն:
Դուք ժամանակ եք հատկացնում նամակի մշակմանը, իսկ ստացողը նաև ժամանակ է հատկացնում այն կարդալուն: Այսպիսով, իմաստավորեք այս նամակը: Մտածեք ձեր իրական պատճառի մասին և ազնվորեն փոխանցեք այն հասցեատիրոջը: Մի ստեք և մի չափազանցեք պատճառները, քանի որ ինքներդ ձեզ կկորցնեք:
- Լավ պատճառ կարող է ներկայացվել մանրակրկիտ և ուշադիր աշխատելու ցանկությունը: Օրինակ, եթե ավարտում եք մի նախագիծ, որը ազդում է մեծ թվով մարդկանց անվտանգության վրա, ձեր բացատրության մեջ այս փաստը նշելը ձեզ օգուտ կբերի:
- Եթե մի քանի պատճառ կա, ընտրեք լավագույնը: Օրինակ, եթե դուք հետաձգեք աշխատանքի առաջարկը, ասեք, որ ցանկանում եք լրացուցիչ հետազոտություններ կատարել տեղափոխման ծախսերի վերաբերյալ (եթե դա ճիշտ է), մի ասեք, որ դուք նույնպես սպասում եք մեկ այլ առաջարկի:
Քայլ 5. Ներկայացրեք որոշ ընտրված մանրամասներ:
Մանրամասները կտան գրելու իսկության և հմտության երանգ: Սա հատկապես կարևոր է, եթե գրում եք կառավարությանը կամ մի խումբ մարդկանց, որոնց անձամբ չեք հանդիպել:
- Օրինակ, եթե ձեր պապը մահացել է քոլեջի շարադրության վերջնաժամկետից երկու օր առաջ, գուցե ցանկանաք իրադարձությունը նկարագրել որպես «ընտանեկան արտակարգ իրավիճակ», այլ ոչ թե պարզապես որպես «արտակարգ իրավիճակ»: Դուք նաև պետք է նշեք ձեր պապի մեկնումը և որոշ տեղեկություններ տուն վերադառնալու մասին:
- Հարցում ներկայացնելուց առաջ պատրաստեք փաստաթղթեր: Հնարավոր է, որ անհրաժեշտ լինի նկարագրել ձեր նախկին դիմումը կամ զբաղվածությունը, հատկապես, եթե գործ ունեք կառավարության կամ այլ պաշտոնական մարմինների հետ: Showingույց տալը, որ մինչև այս պահը հետևել եք գործընթացի բոլոր քայլերին, ձեր գործին օգուտ կտա:
Քայլ 6. Ընտրեք դրական ոճ և բովանդակություն:
Ոչ ոք չի ցանկանում կարդալ բողոք պարունակող նամակ: Փոխարենը, նկարագրեք բացասական իրադարձությունը արագ և մակարդակով, ապա անցեք ձեր խնդրած դրական լուծմանը: Օրինակ, եթե կարծում եք, որ ձեր աշխատավարձի մեկնարկային առաջարկը չափազանց ցածր է, կարող եք գրել.
Քայլ 7. Ուսումնասիրեք նամակը այն ուղարկելուց առաջ:
Մի քանի րոպե հատկացրեք ձեր նամակը նորից ուղարկելուց առաջ: Փնտրեք խմբագրական և տպագրական սխալներ: Գործարկեք քերականության և ուղղագրության ստուգման ծրագիր համակարգչում: Խնդրեք ձեր վստահելի ընկերոջը կարդալ այն: Մի շտապեք կամ բաց չթողնեք այս քայլը, քանի որ եթե սխալ թույլ տաք, դուք կհանդիպեք որպես անզգույշ, և դա կարող է ազդել վերջնական արդյունքի վրա:
Մեթոդ 2 3 -ից. Հետևելով պաշտոնական նամակ գրելու կանոններին
Քայլ 1. Պատրաստեք վերնագրի բաժինը:
Ամսաթիվը պետք է լինի էջի վերին աջ անկյունում: Բաց թողեք դրա տակից մեկ տող, այնուհետև գրեք հասցեն ՝ նույնպես աջ դասավորված: Այնուհետև բաց թողեք մեկ այլ տող և գրեք ձախ դասավորված ստացողի ամբողջական հասցեն:
Եթե հարցումն ուղարկվում է էլ. Փոստի միջոցով, կարող եք բաց թողնել ամսաթիվը և հասցեի հատվածը և անմիջապես անցնել ողջույնի: Այնուամենայնիվ, համոզվեք, որ օգտագործում եք արդյունավետ և հստակ առարկա: Օրինակ, եթե նամակ եք ուղարկում դասախոսին, գրեք «Անդի Վիդոդոյի Javավայական պատմության թղթի երկարացման խնդրանք» թեման:
Քայլ 2. Օգտագործեք պաշտոնական և ամբողջական ողջույն:
Սկսեք «Սիրելի» բառով: Այնուհետև հետևեք վերնագրով և անունով: Օրինակ ՝ «Հարգելի. Պարոն Բասկորո »կամ« Հարգելի. Տիկին Դարմավատի »: Երբեմն դուք նույնպես պետք է օգտագործեք բարդ վերնագիր, օրինակ ՝ «Սիրելի՛ս: Պրոֆեսոր Աբդուրահման »կամ« Հարգելի. Ռադեն Վիրանիգրատ »:
- Նույնիսկ եթե հասցեատիրոջը ոչ պաշտոնապես ճանաչում եք, այս նամակը դեռևս պաշտոնական խնդրանք է, ուստի ոճն ու բովանդակությունը պետք է լինեն պաշտոնական: Մի՛ գրեք, օրինակ, «Բարև, Դոն»:
- Փորձեք գտնել կոնկրետ անձի, որը կստանա ձեր նամակը: Հակառակ դեպքում, ձեր նամակը նման կլինի ձեւաչափի տառի: Օրինակ ՝ «Հարգելի. Raden Wiraningrat » - ը ավելի լավ է, քան« Հետաքրքրվողներին »:
Քայլ 3. Օգտագործեք պարբերության կարճ ձևաչափում:
Նամակի մարմինը պետք է բաղկացած լինի ընդամենը 1-3 պարբերությունից: Շատ դեպքերում կարող եք բացել 1-2 տողով, խնդրանքը բացատրել 2-4 տողով և եզրափակել 1-2 տողով: Եթե դուք պետք է մշակեք մինչև երեք ամբողջական պարբերություն, առանձնացրեք ներածությունը, տեքստը և եզրակացությունը:
Նամակը բացելու համար կարող եք ասել. «Ես Անդի Վիդոդոն եմ, ուսանող, ով ամեն երկուշաբթի առավոտյան հաճախում է Javավայական պատմության ձեր դասին III-C սենյակում»: Սա կարթնացնի դասախոսի հիշողությունը, և նա ստիպված չի լինի փնտրել, թե ով ես դու:
Քայլ 4. Ուշադրություն դարձրեք եզրակացության բառերին:
Մի անտեսեք հիմնավոր եզրակացությունների կարևորությունը: Օգտագործեք այս վերջին նախադասությունը ՝ ձեր գործը վերաշարադրելու համար (մեկ տողով) և ստացողին շնորհակալություն հայտնեք ժամանակի համար: Կարող եք գրել. «Շնորհակալություն ժամանակի և ուշադրության համար»:
- Ձեր նամակից առաջ փակեք նամակը պաշտոնական ողջույնով: Նրանցից ոմանք են ՝ «Հարգանքներով», «Հարգանքներով» կամ «Ամենայն հարգանքով»:
- Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է որոշակի ժամանակահատվածում պատասխանել, վերջում ներառեք այդ տեղեկատվությունը: Դուք կարող եք այն տեղադրել շնորհակալության տողում: Օրինակ ՝ «Շնորհակալություն ուշադրության համար, և ես անհամբերությամբ սպասում եմ ձեզ լսել հաջորդ շաբաթ»: Այս բաժինը գրելիս աշխատեք ստացողին ճնշելու կամ հետապնդելու տպավորություն չթողնել:
Քայլ 5. Մուտքագրեք ձեր լրիվ անունը և ստորագրությունը:
«Հարգանքներով» ողջույնի ներքո 3-4 տող դատարկ թողեք: Այնուհետև գրեք ամբողջ անունը ձախից հավասարեցված: Օգտագործեք դատարկ տողը `բնօրինակ ստորագրությունը ավելացնելու համար: Եթե այս նամակը կուղարկվի էլ. Փոստով, կարող եք ջնջել դատարկ տողը և պարզապես մուտքագրել անունը:
Մեթոդ 3 -ից 3 -ը. Նամակներ ուղարկելը ստացողներին
Քայլ 1. Պատրաստեք կամ պահեք ձեր նամակի պատճենը:
Նախագիծը սրբագրելուց և այն ուղարկելուց առաջ լուսանկարեք նամակը, (փոխանցված է PDF), պահեք նախագիծը առցանց կամ պատճենեք այն: Հնարավոր է ՝ հարկ լինի նշել առաքման ամսաթիվը, եթե այն նույնը չէ, ինչ նամակի ամսաթիվը: Պահեք այս պատճենը անձնական ֆայլերի համար ապահով վայրում:
Քայլ 2. Առաքում ստանդարտ առաքմամբ:
Նամակը տարեք փոստ, հանձնեք գործավարին կամ դրեք փոստարկղում: Եթե ցանկանում եք հավաստիանալ, որ փոստը ստացվել է, խնդրեք հետևման ծառայություն:
Եթե նամակն ուղարկվում է փոստով, համոզվեք, որ այն տպված է բարձրորակ տպիչի վրա `լավ թանաքով: Ձեռագիր դիմումի նամակները հիմնականում չեն ընդունվում:
Քայլ 3. Ուղարկեք այն էլ
Սա, հավանաբար, հարցում ուղարկելու լավագույն միջոցն է, քանի որ դա շատ ժամանակ չի պահանջում և շատ հուսալի է: Համոզվեք, որ ստացողի էլ. Հասցեն ճիշտ է և թեմայի մեջ նշեք ձեր նույնականացման համարը:
- Ստացողը կարող է տեսնել նամակ ուղարկելու օրը և ժամը: Տեղյակ եղեք այս մասին, եթե հաճախակի նամակ եք ուղարկում ուշ գիշեր:
- Համոզվեք, որ ձեր էլփոստը պաշտոնական է `ձեր օգտագործած հասցեով: Ներկայացրեք պրոֆեսիոնալ տեսքով հաշվից: Աշխատանքի համար համապատասխան էլփոստի օրինակ է «[email protected]»:
- Եթե նամակ եք ուղարկում ֆաքսի միջոցով, համոզվեք, որ սպասեք հաստատման էջին, որը ցույց կտա, որ ձեր նամակը հաջողությամբ ուղարկվել և ստացվել է:
Քայլ 4. Նամակի փոխարեն հարցում կատարեք հեռախոսով:
Եթե ձեր խնդրանքը հրատապ է կամ մոտենում է վերջին րոպեին, գուցե լավ գաղափար լինի անձամբ հեռախոսով հարցնելը: Եթե դա այդպես է, կառչեք պաշտոնական վերաբերմունքից և ձեր գործը համահունչ նշեք:
Խորհուրդներ
- Փորձեք գրել մեկ էջից կամ ավելի քիչ տառ: Նմանատիպ նամակն ամբողջական տեսք ունի, բայց հեշտ է կարդալ:
- Իմացեք, արդյոք ստացողը կուղարկի պատասխան, օրինակ ՝ հաստատման նամակ:
Գուշացում
- Իրատեսական բան խոստացեք: Թույլ մի տվեք, որ ձեր լրացուցիչ ժամանակը ծախսվի լրացուցիչ առաջադրանքների վրա:
- Առավելագույնս օգտվեք այս ընդլայնումից: Թույլ մի տվեք, որ նորից երկարաձգում խնդրեք:
- Համոզվեք, որ ներառել եք բոլոր անհրաժեշտ ձևաչափերը: Որոշ կազմակերպություններ պահանջում են, որ դուք օգտագործեք իրենց սահմանած տառերի ձևաչափը:
