Բիզնես գործընթացը համակարգ է, որը ընկերությունը կիրառում է իր նպատակներին հասնելու համար: Այս գործընթացը կարող է մեկնաբանվել նաև որպես հաճախորդների համար արժեք ստեղծելու քայլեր: Manեկավարները վերլուծում են բիզնես գործընթացները `գնահատելու, թե որքանով են դրանք լավ աշխատում: Կառավարիչը նախ վերլուծում է ընթացիկ գործընթացները: Դրանից հետո ղեկավարությունը կարող է փոփոխություններ որոշել `առկա գործընթացները բարելավելու համար: Գործընթացների բարելավումը կարող է օգնել ընկերություններին խնայել ժամանակը, նվազեցնել ծախսերը կամ ստեղծել ապրանքներ, որոնք ավելի հարմար են հաճախորդների համար:
Քայլ
2 -րդ մաս 1 -ին ՝ որոշելով, թե ինչպես են ստեղծվում բիզնես գործընթացները
Քայլ 1. Սահմանեք բիզնես գործընթացները:
Բիզնես գործընթացները վերաբերում են այն գործունեությանը, որն աշխատակիցներն իրականացնում են ամեն օր `կազմակերպական նպատակներին հասնելու համար: Այս գործընթացը արտացոլում է ընկերության գործողությունները որոշակի նպատակներին հասնելու համար: Բիզնես գործընթացը պետք է ներառի գործընթացի բոլոր տատանումները կամ բացառությունները: Հասկանալու համար, թե ինչպես վերլուծել բիզնես գործընթացը, պետք է հաշվի առնել, թե ինչպես է ստեղծվում բիզնես գործընթացը:
- Հաշվի առեք առաջադրանքի շրջանակը: Օրինակ ՝ դուք թարմացնում եք հաճախորդներին հաշիվ -ապրանքագրեր ուղարկելու գործընթացը: Առաջադրանքի շրջանակը վերաբերում է կատարվելիք առաջադրանքի շրջանակին: Այս դեպքում, ենթադրենք, որ շրջանակը հաճախորդին ուղարկված բոլոր հաշիվ -ապրանքագրերն են: Դուք որոշում եք, որ մեկ ամսվա ընթացքում հաճախորդներին ուղարկվում է միջինը 200 հաշիվ ապրանքագիր:
- Նշեք ցանկալի արդյունքը: Մտածեք, թե ինչ է փորձում հասնել այս գործընթացին: Այս դեպքում դուք ցանկանում եք, որ ապրանքագրերը ճշգրիտ ուղարկվեն յուրաքանչյուր հաճախորդի, հենց որ ապրանքը առաքվի: Պատվերը ներկայացնելիս հաշիվ -ապրանքագրի ֆիզիկական պատճենը կուղարկեք: Դուք նաև յուրաքանչյուր հաճախորդին էլեկտրոնային հաշիվ կուղարկեք:
- Թվարկեք ընթացքի մեջ գտնվող ենթածրագրերը: Որքան ավելի կոնկրետ է գործընթացը, այնքան ավելի հեշտ է վերլուծել և կատարելագործվել:
- Փաստաթղթավորել բիզնես գործընթացները: Դուք կարող եք գործընթացը փաստաթղթավորել որպես քայլերի ցանկ և հաշվի առնել դրանք հոսքագծում: Գործընթացները հաճախ անցնում են բազմաթիվ կազմակերպությունների խոշոր ստորաբաժանումներից: Օրինակ, հաշիվ -ապրանքագրի ստեղծման գործընթացը ներառում է բիլինգային և հաշվապահական հաշվառման բաժիններ:
- Սահմանեք գործընթացի տարբեր ստորաբաժանումների կամ կազմակերպությունների գործառույթները `բոլոր մուտքերի և ելքերի հետ միասին: Օրինակ, աշխատավարձի թերթիկի պատրաստումը պահանջում է արտադրության բաժնից ներդրում ՝ աշխատողների թիվը և ժամերը պարզելու համար, կադրերի բաժինը ՝ տոկոսադրույքները և աշխատավարձի կրճատումները պարզելու համար և այլն:
- Նշեք գործընթացի բոլոր բացառությունները: Գրեթե բոլոր բիզնես ընթացակարգերը կունենան բացառություններ և տատանումներ: Օրինակ, հնարավոր է, որ որոշ հաճախորդներ ստանան մեծ զեղչեր: Այս հաճախորդը մեծ քանակությամբ ապրանքներ է պատվիրում: Մեծ զեղչ տրամադրելը ստիպում է բիլինգային անձնակազմին նվազեցնել հաշիվ -ապրանքագրերի ծրագրում հաշվարկված զեղչի գումարը: Խոշոր զեղչեր պետք է մուտքագրվեն ձեռքով `ճշգրիտ հաշիվ ապրանքագիր ստեղծելու համար:
Քայլ 2. Փաստագրեք բիզնես գործընթացը և մտածեք, թե ինչ տեսակի բիզնես գործընթաց է ստեղծվելու:
Մի քանի բիզնես գործընթացների տարանջատումն ըստ տեսակի կօգնի բիզնես գործընթացների վերլուծությանը և գործընթացի կատարելագործմանը: Եթե երկու պրոցեսներ նույն տիպի են, ապա գործընթացի բարելավումները կարող են նման լինել: Որոշակի գործընթաց կարող է լինել գործառնական, աջակցության կամ կառավարման գործընթաց:
- Գործառնական գործընթացները վերաբերում են հաճախորդներին ապրանքներ առաքելու ամենօրյա խնդիրներին: Հաճախորդների համար հաշիվ -ապրանքագրերի ստեղծման գործընթացը կարող է ներառվել գործառնական գործընթացում: Շատ կարևոր է հաճախորդներին ճշգրիտ հաշիվ -ապրանքագրեր ուղարկել, որպեսզի վճարումները հնարավորինս արագ հավաքվեն:
- Աջակցության գործընթացները վերաբերում են ձեր ընկերության գործառնական աջակցության գործունեությանը: Մարդկային ռեսուրսների բաժինը ընկերության աջակցության ոլորտի օրինակ է: Այս բաժինը աջակցում է բաժնի ղեկավարներին `հարցազրույցներ վերցնելու և նոր աշխատակիցներ հավաքագրելու հարցում: Չնայած մարդկային ռեսուրսներն անմիջականորեն ներգրավված չեն հաճախորդների հետ, նրանք իրականում աջակցում են գործառնությունների բաժնին:
- Յուրաքանչյուր կազմակերպություն կարիք ունի կառավարման `ընկերության ընդհանուր բիզնես ուղղությունը վարելու համար: Բյուջեի պլանավորման և իրականացման գործընթացը կառավարման գործընթաց է: Բոլոր ընկերությունները պետք է ունենան բյուջետավորման պաշտոնական գործընթաց: Այս գործընթացը պետք է ներառի ղեկավարությունը `քննարկելով ընկերության բյուջեն ֆինանսական մենեջերի հետ:
Քայլ 3. Վերլուծեք բիզնես գործընթացները `գործընթացի անարդյունավետության ախտանիշներ գտնելու համար:
Բիզնես գործընթացները բաղկացած են մուտքերից (մուտքերից) և արտադրանքներից (ելքերից): Աշխատուժը, էներգիան, նյութերը և կապիտալ սարքավորումները համարվում են մուտքեր: Մուտքերը այն ակտիվներն են, որոնք օգտագործվում են եկամուտ և շահույթ ստեղծելու համար: Մյուս կողմից, արդյունքը ֆիզիկական արտադրանք կամ ծառայություն է: Մուտքերը մտնում են գործընթացի մեջ և արտադրում արդյունքներ: Այս գործընթացի անարդյունավետությունը պարզելու համար ձեզ հարկավոր կլինի վերլուծություն կատարել:
- Ձեր ընթացակարգը պետք է արդյունավետ օգտագործի մուտքերը `ելքեր արտադրելու համար: Օրինակ, դուք ղեկավարում եք վերանորոգման խանութի մասնաճյուղը: Ձեր ներդրումը աշխատուժն է, սարքավորումները և մասերը: Ձեր արդյունքը հաճախորդների մեքենաների վերանորոգման ծառայություններն են:
- Երկար վերանորոգման ժամանակը կամ աշխատանքի հետամնացությունը գործընթացի անարդյունավետության նշան է: Խնդիրը կարող է պայմանավորված լինել որոշ հաճախորդների վերանորոգման ժամանակացույցի չափազանց մոտ լինելուց:
- Գործընթացի անարդյունավետության ցուցումներ կարելի է տեսնել նաև այն դեպքում, եթե մասերի փոխարինման ծախսերը շատ ավելի են բյուջեից: Այս դեպքում խնդիրը կարող է հատուկ լինել գնումների բաժնի կամ մատակարարի մասերի համար:
- Որոշեք, թե որ գործընթացներն են բարելավման կարիք ունեն ՝ հիմնված հայտնաբերված խնդիրների վրա: Դուք պետք է առաջնահերթություն տաք մի քանի բիզնես գործընթացների: Ընտրեք այն գործընթացը, որն առավելագույն ազդեցություն կունենա ձեր բիզնեսի վրա: Օրինակ, գուցե ցանկանաք նախ շտկել գործարկման ժամանակը: Երկար մշակման ժամանակը կհանգեցնի նրան, որ ընկերությունը կկորցնի հաճախորդներին: Առաջնահերթություն տալ գործընթացի բարելավմանը:
2 -րդ մաս 2 -ից. Բիզնես գործընթացի վերլուծություն
Քայլ 1. Խոսեք առանցքային մարդկանց հետ ընկերության ներսում ընթացող գործընթացների մասին:
Երբ դուք որոշեք բարելավման գործընթացը, քննարկեք գործընթացը դրա իրականացման համար պատասխանատու մարդկանց հետ: Takeամանակ հատկացրեք ՝ հիմնական մասնակիցներին հարցազրույց տալու համար և խնդրեք կատարելագործումներ կատարել:
- Հարցրեք անձնակազմի գործողությունների մասին և ինչու:
- Որոշեք յուրաքանչյուր առաջադրանք կատարելու համար անհրաժեշտ մուտքը և որտեղից եք ստանում յուրաքանչյուր մուտքագրում: Եթե ընկերությունն արտադրում է ջինսե ջինս, ապա պետք է իմանալ, թե ով է ջինս մատակարարը, և ինչ հաճախականությամբ է հումքն ուղարկվում ընկերությանը:
- Բացահայտեք յուրաքանչյուր առաջադրանքի արդյունքները և ով կստանա դրանք: Եթե դուք ղեկավարում եք սեմինար, սեմինարի անձնակազմը պետք է փաստաթղթավորի իր աշխատանքը: Նորոգման անձնակազմը պետք է տեղեկատվությունը փոխանցի բիլինգային բաժնին, որն այնուհետև հաշիվ է ստեղծում հաճախորդի համար:
- Հարցրեք առաջարկություններ, թե ինչպես լուծել գործընթացի անարդյունավետությունները, որոնք ձեր աշխատակիցները գտնում են:
Քայլ 2. Ստեղծեք բիզնեսի սխեման յուրաքանչյուր գործընթացի համար:
Գործընթացի սխեմաները կարող են օգնել ձեզ նկարագրել բիզնես գործընթացները: Դուք կարող եք օգտագործել ձեր գործընթացի քննարկման փաստաթղթերը `հոսքագիծ ստեղծելու համար: Այս սխեման պետք է պարունակի բոլոր այն քայլերը, որոնք անհրաժեշտ են որոշակի բիզնես գործընթաց ավարտելու համար:
- Կարևոր է նշել, որ բիզնես գործընթացի սխեման պետք է պարունակի միայն սահմանված ընթացակարգեր, որոնց աշխատակիցները պետք է հետևեն:
- Flowcharts- ը կարող է կազմվել ձեռքով կամ ծրագրակազմով: Բառային և աղյուսակային ծրագրերը քարտեզագրման հարմարություններով կարող են օգտագործվել հոսքի գծապատկերներ ստեղծելու համար: Դուք կարող եք գտնել նաև մասնագիտացված ծրագրակազմ ՝ հոսքի գծապատկերներ ստեղծելու համար:
- Flowcharts- ը շատ օգտակար գործիքներ են ՝ ձեր առջև գտնվող բիզնես գործընթացները հստակ տեսնելու համար: Այս գործիքը շատ ավելի հեշտ կդարձնի անարդյունավետությունների հայտնաբերումն ու ուղղումը:
- Երբ փոփոխություններ կատարվեն գործընթացում, նորից վերանայեք արդյունքները և տեսեք, թե արդյոք գործընթացը բարելավվել է ձեր սպասելիքներին համապատասխան: Եթե ոչ, կրկնեք վերլուծության գործընթացը և փորձեք բացահայտել այն ոլորտները, որոնք բարելավման կարիք ունեն: Բիզնես գործընթացների վերլուծությունը ձեր բիզնեսում շարունակական գործունեություն է:
Քայլ 3. Անցկացրեք մտքերի փոթորկի նիստ `գործընթացի բարելավումներ գտնելու համար:
Շատ գործընթացներ ներառում են մեկից ավելի բաժիններ ձեր բիզնեսում: Խմբի նիստերը կբացահայտեն գործընթացի անարդյունավետությունները, որոնք ազդում են մեկից ավելի գերատեսչությունների վրա: Այս նիստերը կարող են նաև հաստատել մասնակիցների հետ անձնական հարցազրույցների ընթացքում տրամադրված տեղեկատվությունը:
- Ամփոփեք ստացված տեղեկատվությունը և կիսվեք գործընթացի մասնակիցների հետ: Սա կներառի այն մասնակիցներին, ովքեր նախկինում հարցազրույց չեն ունեցել: Հարցրեք կարծիք բոլորից: Այս հետադարձ կապը լրացուցիչ ուղեցույց կտա ձեր վերլուծության համար:
- Գործընթացի մասնակիցներից ստացված տեղեկատվությունը պետք է ձեզ հստակ պատկերացում կազմի, թե ինչպես է աշխատում գործընթացը և որն է խնդիրը:
- Միջանձնային քննարկումը հիմք է դառնում գործընթացում փոփոխություններ կատարելու համար: Փոփոխությունները կարող են լինել ծախսերի կրճատում, գործընթացի ցիկլի ժամանակի կրճատում, գործընթացի պարզեցում կամ հաճախորդների համար ծառայությունների բարելավում:
