Քանի որ այն հաճախ օգտագործվում է անձնական և ոչ պաշտոնական նպատակների համար, պաշտոնական նամակ գրելը կարող է վախեցնել: Այնուամենայնիվ, եթե դուք պետք է պաշտոնական նամակ գրեք ուսուցչին, ղեկավարին, բիզնես գործընկերին, պետական գերատեսչությանը կամ որևէ այլ անձի, որին անհրաժեշտ է ձևականություն, պարզապես հետևեք այս պարզ ուղեցույցներին: Հակիրճ և հստակ ներկայացրեք ձեր կարծիքը և հետևեք գրելու, ոճի և պաշտոնական տառերի ձևաչափի կանոններին: Ի վերջո, ստուգեք և շտկեք ձեր էլ.
Քայլ
Մեթոդ 1 -ը 3 -ից. Էլ. Փոստի ձևավորում
Քայլ 1. Օգտագործեք մասնագիտական էլ. Հասցե:
Իդեալում, էլփոստի հասցեն ձեր իրական անվան տատանումն է, այլ ոչ թե օգտանուն կամ մականուն: Հնարավորության դեպքում օգտագործեք կետեր, գծեր կամ ընդգծումներ ՝ առանց թվերի կամ այլ տառերի:
Օրինակ ՝ [email protected] ը ոչ պրոֆեսիոնալ կթվան: Մինչդեռ [email protected] ը ավելի նպատակահարմար կլինի օգտագործել:
Քայլ 2. Օգտագործեք պրոֆեսիոնալ տառատեսակ:
Այսօր էլփոստի ծառայությունների մեծ մասը թույլ է տալիս գրել տարբեր տառատեսակներով և տեքստերով: Այնուամենայնիվ, պաշտոնական նամակների համար ավելի լավ է մնալ պաշտոնական տառատեսակներին, ինչպիսիք են Times New Roman- ը և Arial- ը: Խուսափեք դեկորատիվ տառատեսակներից, ինչպիսիք են Comic Sans- ը կամ Old English- ը: Ի լրումն.
- Գրեք ձեր էլ.փոստը դյուրընթեռնելի տառատեսակով, օրինակ ՝ 12 չափի:
- Խուսափեք հատուկ գրություններից, ինչպիսիք են շեղատառերը, համարձակ կամ բազմագույն տառատեսակները, եթե դա չի համապատասխանում էլփոստի բովանդակությանը և նպատակին:
- Մի գրեք նամակն ամբողջությամբ մեծատառերով: Այսպես գրելը ձեզ կթվա, թե բղավում եք ստացողի վրա:
Քայլ 3. Էլ.փոստին տվեք կարճ և ճշգրիտ վերնագիր (թեմա):
Օգտագործեք մի քանի հիմնաբառեր, որոնք վերաբերում են վերնագրում նշված էլ. Սա կօգնի կանխել ստացողի անտեսումը ձեր էլ. Առանց վերնագրի կամ անորոշ վերնագրով ուղարկված նամակները ստացողի համար անկարևոր կլինեն:
- Էլփոստի վերնագրերը, ինչպիսիք են «Արագ հարցեր», «Ձեզ հետ կապվելը» կամ «Կարևոր հարցեր», ստացողի համար անհասկանալի կլինեն:
- Մինչդեռ, «heամանակացույց, հյուրերի ցուցակ, ճաշի հրավեր և հանդիպման ամփոփում մարտի 12 -ի համար» էլփոստի վերնագիրը չափազանց երկար կթվա և միանգամից բազմաթիվ թեմաներ կներառի:
- Մյուս կողմից, «Մարտի 12 -ին հանդիպումը շարժասանդուղքների վնասների մասին» նամակի վերնագիրը բավականին կարճ է և հստակ: Այս վերնագիրը կարող է հասցեատիրոջը տալ հիմնական թեմայի ակնարկ, ինչպես նաև հստակ ամսաթիվ:
Մեթոդ 2 -ից 3 -ը. Բովանդակություն գրելը
Քայլ 1. Օգտագործեք համապատասխան ողջույն:
Միշտ սկսեք պաշտոնական նամակ ողջույնով: Կարող եք ուղղակիորեն գրել ստացողի անունը (եթե գիտեք): Լրացրեք ստացողի անունը `իր կոչումով կամ կոչումով (պարոն, տիկին, բժիշկ և այլն): Եթե ցանկանում եք, կարող եք նաև գրել «Սիրելի» ՝ հասցեատիրոջ անունից և կոչումից առաջ:
- Եթե չգիտեք էլ. Հասցեատիրոջ անունը, պարզապես գրեք «Հարգելի պարոն/տիկին» կամ «Հետաքրքրված կողմերին»:
- Մի օգտագործեք «Բարև» կամ «Բարև» կամ այլ ոչ պաշտոնական ողջույններ:
Քայլ 2. Ներկայացիր քեզ առաջին պարբերությունում (անհրաժեշտության դեպքում):
Եթե գրում եք մեկին, ում նախկինում երբեք չեք կապվել, օրինակ ՝ նոր հաճախորդի, մարդկային ռեսուրսների մենեջերի կամ պետական պաշտոնյայի, ներկայացրեք ինքներդ ձեզ և բացատրեք, թե ինչու եք նամակագրում: Գրեք սա ձեր էլփոստի առաջին կամ երկրորդ նախադասության մեջ:
Օրինակ, աշխատանքի դիմում ուղարկելիս կարող եք գրել. «Իմ անունը Մարիա Իզաբելլա է: Ես կապվել եմ ձեզ հետ ՝ JobXYZ.com կայքում գովազդվող որպես վարչական օգնական աշխատանքի ընդունվելու համար»:
Քայլ 3. Առաջնահերթություն տվեք ամենակարևոր տեղեկատվությանը:
Ներկայանալուց և նամակի ուղարկման հիմնական նպատակը նշելուց հետո կարող եք շարունակել էլ. Թվարկեք ամենակարևոր տեղեկատվությունը հենց վերևում: Այդ կերպ դուք ավելի շատ կգնահատեք ստացողի ժամանակը և էլփոստի նպատակը ավելի հստակ կդարձնեք:
Կառավարության ներկայացուցչին նամակ գրելիս, օրինակ, կարող եք սկսել. «Իմ անունը Մարիա Իզաբելլա է: Ձեր էլ. Փոստի հասցեն ստացել եմ Սալաթիգայի քաղաքային դատարանի պաշտոնական կայքից: տոմս, որը ես ստացել եմ 2015 թվականի փետրվարի 29 -ին »:
Քայլ 4. Անմիջապես հասեք նամակի կետին:
Պաշտոնական նամակում դուք կարող եք ուղղակիորեն արտահայտել ձեր կարծիքը: Փոքրիկ խոսակցությունները միայն շփոթության մեջ կդնեն ընթերցողին և կդժվարանան հասկանալ, թե նրանցից ինչ է ձեզ պետք կամ անհրաժեշտ:
- Օրինակ, համալսարանում պրոֆեսորին նամակ գրելիս պետք չէ պտտվել և գրել այնպիսի բաներ, ինչպիսիք են. «Ես Մարիա Իզաբելլան եմ, ճանաչու՞մ ես ինձ: ուսումնական նյութերը շատ լավ են կազմակերպված: Այսպիսով, ես միշտ կարող եմ հետևել և իմանալ, թե ինչ է փորձարկվելու: Քննության մասով ես հիշեցնում եմ գալիք քննությունը »:
- Մյուս կողմից, նման նամակ գրելը կարող է ավելի պարզ դարձնել. «Ես Մարիա Իզաբելլան եմ: Ես քիմիա 221 -ի ուսանող եմ և ուզում էի ձեզ պատմել քննությունների ժամանակացույցերի հնարավոր բախման մասին»:
Քայլ 5. Գրեք կարճ նամակ:
Չնայած երկարության որոշակի սահմանափակում չկա, լավ գաղափար է նամակ ուղարկել նույնքան, որքան մեկ նոութբուքի կամ համակարգչի էկրանը:
Եթե ձեր էլ. Փոստը բավական երկար է, բաժանեք այն մի քանի կարճ պարբերությունների: Յուրաքանչյուր պարբերության միջև թողեք դատարկ տող ՝ այն ներդիր գրելու փոխարեն:
Քայլ 6. Օգտագործեք պաշտոնական լեզուն:
Քանի որ պաշտոնական նամակները պատրաստվում են մասնագիտական նպատակների համար, դուք պետք է լավ տպավորություն թողնեք: Օգտագործեք ամբողջական նախադասություններ և քաղաքավարի արտահայտություններ: Խուսափեք հետևյալից.
- Ժարգոն
- Անհարկի հապավումներ
- Էմոցիաների և էմոցիաների օգտագործում
- Անհարգալից խոսքեր
- Կատակ
Քայլ 7. Օգտագործեք համապատասխան փակման ողջույնը:
Ողջույնի բացման պես, ողջույնի փակման մի քանի տարբերակ կա, որոնք կարող են օգտագործվել պաշտոնական տառերում: Համոզվեք, որ նշեք ձեր ամբողջական անունը և կոչումը, ինչպես նաև ցանկացած այլ վերնագիր (եթե այդպիսիք կան): Փակման ողջույնների օրինակներ, որոնք կարող են օգտագործվել, ներառում են.
- «Հարգանքներով»,
- "Հարգանքներով,"
- "Շնորհակալություն,"
- «Ողջույն»,
- «Ձեր աշակերտը»
Մեթոդ 3 -ից 3 -ը. Պատրաստվում է նամակներ ուղարկելու համար
Քայլ 1. Ներառեք անհրաժեշտ հավելվածները:
Եթե դուք պետք է կցեք հավելված, անպայման ներառեք այն էլփոստի տեքստում, որպեսզի այն կարդացող մարդիկ տեսնեն այն: Փորձեք սահմանափակել կցորդների և ֆայլի չափերի քանակը և օգտագործեք ընդհանուր և լայնորեն օգտագործվող ֆայլերի տեսակներ:
Օրինակ, նշեք այնպիսի ծանուցում, ինչպիսին է «կցում եմ իմ կենսագրության և պորտֆելի PDF- պատճենը»:
Քայլ 2. Բարելավել նամակի բովանդակությունը, ուղղագրությունը և քերականությունը:
Ձեր ուղղագրական և քերականական սխալները հայտնաբերելու համար մի ապավինեք միայն էլփոստի ծառայություններին: Կարդացեք ձեր էլփոստը բարձրաձայն կամ խնդրեք ինչ -որ մեկին ստուգել և շտկել այն: Այդ կերպ հեշտությամբ կարող եք գտնել ուղղագրական սխալներ և անհասկանալի նախադասություններ:
Քայլ 3. Համոզվեք, որ ձեր էլփոստը չի պարունակում որևէ զգայուն տեղեկատվություն:
Միշտ հիշեք, որ էլ. Փոստը հաղորդակցության ապահով միջոց չէ: Հիշեք, որ էլփոստի սերվերները կարող են կոտրվել, կամ ստացողը կարող է դիտավորությամբ կամ ակամա կիսել այն տեղեկությունները, որոնք դուք չեք ցանկանում բացահայտել:
