Գործընկերները չեն գա, եթե հանդիպման հրավիրվեն առանց հստակ նպատակի: Եթե դուք պատասխանատու եք հանդիպման օրակարգը սահմանելու համար, խուսափեք դրանից ՝ նշելով հանդիպման ընթացքում քննարկվելիք թեմաները և յուրաքանչյուր թեմայի լուսաբանման տևողությունը: Պլանավորելով և գործադրելով այն ձեր ուժերի ներածին չափով, դուք կարող եք հասնել ավելի լավ արդյունքների, և ձեր հանդիպման մասնակիցները կորած ժամանակի պատճառով իրենց անբարենպաստ չեն զգում:
Քայլ
Մաս 1 -ից 3 -ը `Պատրաստվելը
Քայլ 1. Տեղեկություն խնդրեք գործընկերներից:
Հանդիպման մասնակիցներն իրենց ավելի ներգրավված կզգան, եթե ներգրավված լինեն հանդիպման օրակարգի ձևավորման գործում: Խնդրեք նրանց առաջարկել մի թեմա, որը ցանկանում են քննարկել, ապա այն դնել օրակարգում:
- Ուղարկեք նամակ կամ հանդիպեք գործընկերոջ հետ, ով կհրավիրվի հանդիպումից մի քանի օր առաջ:
- Կատարեք այս քայլը առնվազն 6-7 օր առաջ, որպեսզի նրանք դեռ ժամանակ ունենան իրենց ներդրումն ունենալու համար: Համոզվեք, որ հանդիպման օրակարգը վերջնական է հանդիպման օրվանից 3-4 օր առաջ:
Քայլ 2. Որոշեք հիմնական նպատակը կամ հասնելու մի քանի նպատակ:
Համոզվեք, որ հանդիպումն անցկացվում է հատուկ նպատակով, օրինակ ՝ որոշումներ կայացնելու, տեղեկատվություն փոխանակելու, աշխատանքային պլաններ կազմելու կամ առաջադրանքների կատարման ընթացքի մասին հաշվետվություն ներկայացնելու համար: Անհրաժեշտ չէ հանդիպում անցկացնել, եթե նպատակ չունես:
Հանդիպումները կարող են անցկացվել մի քանի նպատակի համար, օրինակ `աշխատանքի առաջընթացի մասին զեկուցելու համար` որպես երկարաժամկետ որոշումներ կայացնելու հիմք:
Քայլ 3. Կենտրոնացեք այն թեմաների վրա, որոնք ազդում են շատ մարդկանց վրա:
2 հոգու մասնակցությամբ բավարար քննարկումներով թեմաները չպետք է ներառվեն օրակարգում: Takeամանակ գտեք լուծումներ գտնելու համար, որոնք պահանջում են բազմաթիվ մարդկանց ներգրավում:
- Օրինակ, առանձին հանդիպում անցկացրեք (հանդիպումից դուրս), եթե դուք և ձեր աշխատակիցը ցանկանում եք քննարկել նոր հանձնարարություն:
- Եթե դուք հանդիպում եք անցկացնում ՝ քննարկելու մի խնդիր, որը կարող են լուծել մի քանի հոգի, հանդիպման այն մասնակիցները, ովքեր ներգրավված չեն թեմայի քննարկման մեջ, պետք է կարողանան շարունակել աշխատանքը: Սա ստիպում է նրանց հիասթափություն զգալ, քանի որ աշխատանքի ժամանակը վատնված է: Հետևաբար, օգտվեք այս հնարավորությունից հնարավորինս լավ, քանի որ շատ մարդկանց մասնակցություն ունեցող հանդիպումը հեշտ չէ:
Քայլ 4. Կազմակերպեք հանդիպման օրակարգը `ընտրովի որոշելով այն թեմաները, որոնք ցանկանում եք քննարկել:
Առաջնահերթ նշանակեք այն կարեւոր թեմաները, որոնք պետք է քննարկվեն հանդիպմանը, քանի որ չեք կարող բոլոր թեմաները դնել օրակարգ:
- Օրինակ, գուցե ցանկանաք թվարկել «ծրագրի վերջնաժամկետ բանակցությունները», «առաջընթացի հաշվետվությունների ներկայացումները», «նոր նախագծերի պլանները» և «առաջարկությունները»: Timeամանակի սղության պատճառով դուք մտքերի փոթորկի նիստը չեք ներառել հանդիպման օրակարգում:
- Մտածեք, արդյոք Ձեզ անհրաժեշտ է հանդիպում անցկացնել մի քանի հոգու հետ ՝ լիագումար նիստին նախապատրաստվելիս հիմնական օրակարգը քննարկելու համար:
Քայլ 5. Նախ նշեք ամենակարևոր թեմաները:
Հանդիպում պլանավորելիս լավ քաղաքականություն է `հանդիպման սկզբում ամենակարևոր թեմաները դնելը: Այս կերպ, բոլոր մասնակիցները կարող են քննարկել կարևոր թեմաներ, մինչդեռ նրանց միտքը պարզ է և ֆիզիկապես պիտանի, երբ հանդիպում է սկսվում:
- Օրինակ ՝ պլանավորեք «որոշումների ընդունում», այնուհետև «առաջընթացի զեկույցի ներկայացում» (եթե որոշումների կայացման համար անհրաժեշտ չէ առաջընթացի հաշվետվություն):
- Բացի այդ, ամենակարևոր թեմաները քննարկվել են այն դեպքում, երբ հանդիպումը պետք է շուտ ավարտվի կամ հանդիպման որոշ մասնակիցներ ստիպված լինեն լքել հանդիպումը մինչև հանդիպման ավարտը:
Քայլ 6. Գնահատեք, թե որքան ժամանակ կպահանջվի յուրաքանչյուր թեմայի լուսաբանման համար:
Չնայած չեք կարող վստահ լինել, թե որքան ժամանակ կպահանջվի յուրաքանչյուր թեմայի լուսաբանման համար, կատարեք մոտավոր հաշվարկ: Մտածեք, թե որքան կտևի հանդիպումը և քանի թեմա կլուսաբանվի: Ավելի շատ ժամանակ հատկացրեք ամենակարևոր թեմաներին:
- Օրինակ, հատկացրեք 30 րոպե առաջընթացի հաշվետվության, 10 րոպե քննարկման և 10 րոպե նոր ժամկետների սահմանման համար:
- Հաճախ օրակարգերի հանդիպումը չի կարող ավարտվել, քանի որ յուրաքանչյուր թեմայի համար ժամանակի հատկացում չկա: Մինչև հանդիպումը տեղի ունեցեք ժամանակի բաժանում `համոզվելու համար, որ օրակարգի բոլոր թեմաները կարող են քննարկվել մինչև վերջ:
- Լրացուցիչ ժամանակը հաշվարկելիս հաշվի առեք հանդիպման հրավիրված մասնակիցների թիվը: Եթե հանդիպմանը ներկա կլինի 15 մարդ, և յուրաքանչյուր թեմայի համար հատկացնեք 15 րոպե, դա նշանակում է, որ յուրաքանչյուր անձ ստանում է մոտ 1 րոպե խոսելու ժամանակ յուրաքանչյուր թեմայի համար: Չնայած ոչ բոլորն էին խոսում, սակայն հատկացված ժամանակը չափազանց կարճ էր:
3 -րդ մաս 2 -ից. Հանդիպման օրակարգի պատրաստում
Քայլ 1. Գրեք հանդիպման օրակարգի վերնագիրը:
Օգտագործեք հանդիպման օրակարգի վերնագիրը `ընթերցողին տեղեկացնելու համար, որ նա կարդում է քննարկվող թեման պարունակող օրակարգը: Վերնագիրը որոշելուց հետո այն դրեք դատարկ փաստաթղթի վերևում: Ընտրեք վերնագիր, որը պարզ է և պարզ:
- Հանդիպման օրակարգի վերնագրերի օրինակներ ՝ «Հուլիսյան օրակարգ. Քննարկեք նոր նախագծի գաղափարները» կամ «Օգոստոս 2018 -ի օրակարգ. Երկարացնելով ծրագրի վերջնաժամկետը»:
- Մուտքագրեք հանդիպման օրակարգը ՝ օգտագործելով բիզնես տառատեսակ, օրինակ ՝ Times New Roman կամ Calibri:
Քայլ 2. Takeամանակ գտեք ողջունելու և շնորհակալություն հայտնելու մասնակիցներին հանդիպմանը մասնակցելու համար:
Օգտվեք առիթից ՝ ողջունելու մասնակիցներին: Այս պահին դուք կամ հանդիպման մեկ այլ նախագահ կարող եք բացել հանդիպումը և բացատրել քննարկվող հիմնական թեմաները:
- Եթե հանդիպման մասնակիցներից շատերը միմյանց չեն ճանաչում, ժամանակ տրամադրեք տրամադրությունը թեթևացնելու համար:
- Եթե ցանկանում եք կազմակերպել հանդիպման օրակարգ այնպիսի կարևոր հանդիպման համար, ինչպիսին է համաժողովը, ապա հանդիպումը բացելու համար անհրաժեշտ ժամանակը սովորաբար ավելի երկար է: Գրասենյակի կանոնավոր հանդիպումների համար բացման նիստը սովորաբար տևում է ընդամենը մի քանի րոպե:
- Թույլ տվեք ժամանակ տրամադրել օրակարգի փոփոխություններին, երբ սկսվի հանդիպումը:
Քայլ 3. Ներառեք հանդիպման օրակարգը հարցերի տեսքով `մասնակիցների հետաքրքրասիրությունը առաջացնելու համար:
Նրանք կզարմանան, եթե ընդամենը մի քանի բառով ձևակերպե՞ք հանդիպման օրակարգ: Հարցերը կարող են բացահայտել քննարկվող ենթատեքստը, որպեսզի հանդիպման մասնակիցները հնարավորություն ունենան այդ մասին լավ մտածել հանդիպումից առաջ:
- Օրինակ ՝ «Projectրագրի վերջնաժամկետների քննարկում» գրելու փոխարեն ներառում է.
- Անհրաժեշտության դեպքում հարցի ներքո կարճ բացատրություն տվեք:
Քայլ 4. Յուրաքանչյուր թեմայի կողքին նշեք գնահատված ժամանակը:
Թեև ժամանակի հաշվարկները կարող են օրակարգում չլինել, այս տեղեկատվությունը օգնում է գործընկերներին պատրաստվել կամ անհրաժեշտության դեպքում լրացուցիչ ժամանակ պահանջել:
Նրանք դեռ ժամանակ ունեին կրճատելու հաշվետվությունը `ըստ հատկացված ժամանակի:
Քայլ 5. Օրակարգի յուրաքանչյուր թեմայի համար նախապատրաստեք քննարկման հոսք:
Քննարկումների հոսքը յուրաքանչյուր թեմա քննարկելու մեթոդ է: Օրինակ, ծրագրի վերջնաժամկետը երկարաձգելիս քննարկելիս բոլորը կքննարկեն ըստ կանխորոշված հոսքի: Այսպիսով, հանդիպման բոլոր մասնակիցները կունենան նույն հեռանկարը:
Օրինակ, հանդիպումը կքննարկի նախագծի վերջնաժամկետը երկարաձգելու `աճող պահանջարկը բավարարելու համար: Դրա համար պատրաստեք քննարկման հոսք, որը բաղկացած է «10 րոպե ՝ աշխատանքի ընթացքը քննարկելու համար, 15 րոպե ՝ որոշելու, թե ինչպես բարձրացնել արտադրողականությունը, 10 րոպե ՝ հաշվի առնելու դրական և բացասական կողմերը, 5 րոպե ՝ որոշելու ՝ ժամկետը երկարաձգվել է, թե ոչ»:
Քայլ 6. Որոշեք, թե ով է ղեկավարելու յուրաքանչյուր թեմայի քննարկումը:
Թեմայի կողքին դրեք նրա անունը, որպեսզի նա ինքն իրեն պատրաստի: Հաստատեք այս խնդիրը տվյալ անձի հետ հանդիպումից մի քանի օր առաջ և դրեք այն օրակարգում:
Եթե դուք ղեկավարելու եք հանդիպումը սկզբից մինչև վերջ, նշեք դա հանդիպման օրակարգի վերնագրում:
Քայլ 7. timeամանակ հատկացրեք, եթե հանդիպմանը հրավիրված բանախոսներ լինեն:
Եթե հանդիպումը կունենա մի քանի հյուր բանախոսներ, որոնք կքննարկեն կարևոր թեմա, ապա ձեզ հարկավոր կլինի հանդիպման ժամանակ հատկացնել նրանց: Օրակարգում սահմանեք ժամանակացույց, որպեսզի յուրաքանչյուր հյուր հնարավորություն ունենա խոսելու, նույնիսկ եթե ցանկանում է քննարկել մի քանի թեմաներ: Այսպիսով, նրանք կարող են հնարավորինս լավ պատրաստել մատուցվող նյութը:
Հանդիպումից մի քանի օր առաջ զանգահարեք հյուրի խոսնակին և հարցրեք այն թեմայի շուրջ, որը անհրաժեշտ է քննարկել այն թեման, որը ցանկանում եք լուսաբանել: Սա կօգնի ձեզ կազմակերպել ձեր ժամանակացույցը, որպեսզի նրանք չհակասեն միմյանց:
Քայլ 8. Takeամանակ հատկացրեք ՝ այլ հարցեր քննարկելու համար:
Պլանավորեք այս նիստը հանդիպման ավարտին: Օգտվեք այս նիստից ՝ բոլոր մասնակիցներին հարցնելու համար, թե արդյոք կա՞ որևէ այլ բան, որը նրանք կցանկանային քննարկել մինչ հանդիպման ավարտը: Բացի այդ, նրանք դեռ կարող են փոխանցել բաց թողնված կամ չքննարկված բաներ:
- Այս նստաշրջանն օրակարգ մտցնելով ՝ հրավիրվածը գիտի, որ կարող է իր ներդրումն ունենալ, նույնիսկ եթե այն, ինչ նա ցանկանում է փոխանցել, ներառված չէ հանդիպման օրակարգում:
- Այս նստաշրջանում ժամանակ տվեք հարցերի և պատասխանների համար:
3 -րդ մաս 3 -ից. Հանդիպումների օրակարգի վերջնականացում
Քայլ 1. Թվարկեք հանդիպման անցկացման հետ կապված մանրամասները:
Օրակարգում գրեք հանդիպման ժամը, ամսաթիվը և վայրը, ինչպես նաև այն մասնակիցների անունները, ովքեր կարող են ներկա գտնվել հանդիպմանը: Այդ կերպ նրանք արդեն գիտեն, թե ում հետ են հանդիպելու հանդիպմանը, երբ նրանք ստանում են հրավերը:
- Լավ գաղափար է ներառել այն մասնակիցների անունները, ովքեր սովորաբար հաճախում են հանդիպմանը, բայց այս անգամ չեն կարող ներկա լինել: Հստակ տեղեկացրեք, որ անունը չի կարող ներկա լինել հանդիպմանը:
- Կցեք տեղադրության քարտեզ այն մարդկանց համար, ովքեր չգիտեն, թե որտեղ է անցկացվում հանդիպումը:
Քայլ 2. Ասեք այն բաները, որոնք պետք է պատրաստվեն հանդիպումից առաջ:
Տեղեկացրեք հրավիրված գործընկերներին, եթե կան բաներ, որոնք նրանք պետք է նախապես պատրաստեն, օրինակ ՝ զեկույցների ընթերցում, լուծումներ որոշելու համար տեղեկատվության հավաքում կամ խնդիրների բացահայտում:
Այս տեղեկությունները ներառեք հանդիպման օրակարգի ներքևում ՝ օգտագործելով համարձակ կամ գունավոր տառեր, որպեսզի այն հասկանալի և դյուրընթեռնելի լինի հանդիպման բոլոր մասնակիցների համար:
Քայլ 3. Նախքան այն տարածելը, ուշադիր ստուգեք հանդիպման օրակարգը, որպեսզի սխալներ չլինեն:
Հանդիպման օրակարգը կարևոր է հրավիրված մարդկանց համար: Նախքան տարածելը, ստուգեք հանդիպման օրակարգը `համոզվելու համար, որ տեղեկատվությունը գրված է ամբողջությամբ և ճիշտ, և սխալներ չկան: Աշխատանքի բարձր էթիկայի ցուցադրումից բացի, այս ձևը ցույց է տալիս, որ դուք ուշադրություն եք դարձնում մանրուքներին և գնահատում դրանք:
Քայլ 4. Օրակարգը տարածեք հանդիպումից 3-4 օր առաջ:
Գործընկերները, ովքեր ստանում են հրավերը, դեռ ժամանակ ունեն նախապատրաստվելու, եթե մի քանի օր առաջ կարդացել են հանդիպման օրակարգը, բայց այն շատ վաղ մի ուղարկեք, քանի որ հավանականություն կա, որ այն անտեսվելու է:
Եթե ցանկանում եք կարևոր հանդիպում անցկացնել համաժողովի ընթացքում, օրակարգը պատրաստեք մի քանի ամիս առաջ:
Խորհուրդներ
- Օգտագործեք հանդիպման օրակարգի ձևաչափը, որը հասանելի է Word ծրագրում: Փաստաթղթեր ստեղծելու բազմաթիվ ծրագրեր, օրինակ ՝ Microsoft Office, Pages for Mac և այլն: որը տրամադրում է անձնական և մասնագիտական փաստաթղթերի ձևաչափեր, օրինակ ՝ հանդիպումների օրակարգերի արագ և հեշտ կազմակերպման համար:
- Եթե ձեր ընկերությունում կա հանդիպման օրակարգի ստանդարտ ձևաչափ, օգտագործեք այդ ձևաչափը:
- Համոզվեք, որ հանդիպումն ընթանում է ըստ կանխորոշված ժամանակացույցի, բայց եղեք ճկուն: Դուք պետք է հետևեք հանդիպման ընթացքին ՝ հաճախակի ստուգելով ժամացույցը: Եթե առաջին օրակարգի քննարկումն ավարտված է, ուղղակի մասնակիցները շարունակեն հանդիպումը `քննարկելով հաջորդ օրակարգը: Կարող եք քաղաքավարի ասել. «Մենք կանդրադառնանք հաջորդ թեմային, որպեսզի հանդիպումն ավարտվի ըստ ժամանակացույցի»:
