Փոստի միաձուլումը Office- ի ծրագրերում սովորական գործառույթ է `մեկ ստացողին մի փաստաթուղթ տեղավորելու համար: Դուք կարող եք կազմակերպել և համատեղել բոլոր տեսակի փաստաթղթերը, ներառյալ ծրարները, պիտակները, տառերի ձևը, էլ. Նամակները, ֆաքսերը և համարակալված կտրոնները: Կարդացեք ստորև բերված քայլերը ՝ պարզելու համար, թե ինչպես օգտագործել փոստի միաձուլումը համակարգչում:
Քայլ
Մեթոդ 1 -ից 3 -ը. Պատրաստում
Քայլ 1. Ստեղծեք տվյալների ֆայլ:
Տվյալները կարող են լինել աղյուսակային ֆայլեր (աշխատանքային թերթեր), տվյալների բազայի ֆայլեր կամ նույնիսկ համապատասխան ձևաչափով տեքստային փաստաթղթեր: Աշխատաթերթի ֆայլերն ամենից հաճախ օգտագործվում են. Այս ուղեցույցը ենթադրում է, որ դուք օգտագործում եք աշխատանքային թերթիկ:
-
Ֆայլի տվյալները պետք է պարունակեն բոլոր տեղեկությունները, որոնք կփոխվեն յուրաքանչյուր պատճենի վրա: Օրինակ, եթե դուք նամակ եք գրում, ֆայլը կներառի բոլոր այն մարդկանց անուններն ու հասցեները, որոնց ցանկանում եք գրել:
Տողի երկայնքով մուտքագրեք տեղեկատվություն յուրաքանչյուր բջիջում, որպեսզի տեղեկատվության յուրաքանչյուր տեսակ (անուն, ազգանուն, պատվավոր և այլն) իր սյունակում լինի:
-
Ստեղծեք ողջամիտ սյունակների անուններ: Փոստի միաձուլումը կարդում է յուրաքանչյուր սյունակի տվյալները և ենթադրում է, որ տեղեկատվության յուրաքանչյուր սյունակում առաջին մուտքագրումն այդ տեսակի տեղեկատվության ընդհանուր անունն է, ուստի օգտագործեք իմաստալից անուն:
Օրինակ, սկսեք առաջին անվան դաշտը ՝ մուտքագրելով «առաջին անունը», այնուհետև դրա տակ գրեք բոլոր առաջին անունները: Երբ ձեզ խնդրվի տվյալների սյունակ մուտքագրել տառով, որպես տարբերակ կտեսնեք «առաջին անունը» և անմիջապես հիշեք, թե ինչ կա այդ սյունակում:
- Microsoft Office- ի օգտվողները, ովքեր Outlook- ն օգտագործում են որպես էլ. Նամակ ուղարկելու միջոց, ցանկության դեպքում կարող են օգտագործել Outlook հասցեների գիրքը որպես տվյալների ֆայլ:
Քայլ 2. Պահպանեք տվյալների ֆայլը:
Պահպանեք ֆայլը, որպեսզի այն հեշտությամբ գտնեք: Տվեք այն անուն, որը ձեզ համար հեշտ կլինի հիշել:
Քայլ 3. Գրեք ձեր հիմնական փաստաթուղթը:
Այս փաստաթուղթը պարունակում է տեղեկատվություն դրանում: Օրինակ, եթե դուք նամակ եք գրում, հիմնական փաստաթուղթը նամակն է: Փոստով միացված յուրաքանչյուր նյութ (օրինակ ՝ անունը) ներկայումս դատարկ է մնացել:
Մեթոդ 2 3 -ից. Փոստի միավորում MS Office- ում
Քայլ 1. Բացեք Mail merge առաջադրանքի վահանակը:
Հիմնական փաստաթղթից կտտացրեք վահանակին `այն բացելու համար: Եթե դա չեք տեսնում, գնացեք Գործիքների ցանկ և ընտրեք «Փոստ միաձուլում» ցանկից:
Քայլ 2. Պատասխանեք MS Office- ի տված հարցերին:
Office- ում Փոստի միաձուլման գործառույթը ներառում է մի քանի քայլ, որոնք նախատեսված են ֆայլերը ավելի խելացի և ճշգրիտ համատեղելու համար:
- Սկսեք ՝ ընտրելով ձեր գրած փաստաթղթի տեսակը: Կտտացրեք որն է ավելի հարմար, այնուհետև կտտացրեք Հաջորդ:
- Ընտրեք սկզբնական փաստաթուղթը, որը ցանկանում եք օգտագործել: Եթե հետևեք այս քայլերին, կարող եք ընտրել օգտագործել այս փաստաթուղթը: Կտտացրեք Հաջորդը:
Քայլ 3. Ընտրեք միավորվող ֆայլերը:
Սա տվյալների ֆայլն է, որը դուք ստեղծել եք ավելի վաղ: Ընտրեք համապատասխան ռադիո կոճակը, այնուհետև կտտացրեք Հաջորդը ՝ ֆայլը գտնելու և այն հիմնական փաստաթղթին կապելու համար:
Եթե ցանկանում եք օգտագործել Outlook հասցեների գիրքը, սեղմեք այդ տարբերակը:
Քայլ 4. Ընտրեք, թե ինչ տվյալներ օգտագործել:
Office- ը թույլ է տալիս ընտրել կամ ապընտրել ձեր ուզած տեղեկատվության տողերը: Դուք կարող եք ընտրել տվյալների ֆայլի այն տարրերը, որոնք ցանկանում եք միացվել հիմնական փաստաթղթին, այնպես որ տվյալների ֆայլը հետագայում ավելի օգտակար կլինի, եթե այն օգտագործեք տարբեր բաների համար: Բավարարվելուց հետո կտտացրեք Հաջորդը:
Տվյալները կարող են տեսակավորվել ՝ յուրաքանչյուր սյունակի սյունակի վերնագրերի վրա սեղմելով: Սա կարող է օգտակար լինել, եթե ցանկանում եք արագ որոնել բազմաթիվ տեղեկություններ:
Քայլ 5. Մուտքագրեք տվյալների դաշտերը:
Առաջադրանքների վահանակի հաջորդ էջում ձեզ կառաջարկվի գրել փաստաթուղթ, եթե դա դեռ չեք արել, և ձեզ կներկայացվեն ֆայլից տվյալները փաստաթղթի մեջ տեղադրելու տարբեր տարբերակներ:
-
Մուտքագրեք տվյալների սյունակ ՝ կուրսորը տեղադրելով տվյալների այդ սյունակում, այնուհետև սեղմելով առաջադրանքի համապատասխան կոճակը ՝ այն այնտեղ տեղադրելու համար:
Դուք կարող եք ջնջել տվյալների անտեղի կամ կրկնօրինակ դաշտերը ՝ սեղմելով leteնջել ստեղնը, ինչպես սովորական տառերը կամ թվերը:
-
Նախադրված ընտրանքները մի փոքր կփոխվեն ՝ կախված ձեր ընտրած փաստաթղթի տեսակից: Գրասենյակն ամեն ինչ անում է ձեր տրամադրած տվյալներից համապատասխան տեղեկատվությունը լրացնելու համար: Օրինակ, եթե դուք գրում եք բիզնեսի ձևաթուղթ, կարող եք տեսնել մի հասցեի բլոկ տեղադրելու տարբերակ, որը ներառում է յուրաքանչյուր հասցեատիրոջ անունն ու ազգանունը և ամբողջական հասցեն, որոնք կոկիկ դասավորված են բազմաթիվ տողերում:
- Որոշ կանխադրված ընտրանքներ կբացեն լրացուցիչ պատուհաններ, որպեսզի լրացնեք համապատասխան տեղեկատվությունը: Ամեն ինչ քիչ թե շատ պարզ է և հեշտ ընկալելի:
- Եթե օգտագործում եք կանխադրված ընտրանքները և չեք գտնում համապատասխան տեղեկատվություն, կտտացրեք «Համընկնել դաշտեր» կոճակին ՝ ձեր սեփական տվյալների սյունակի անունը սահմանելու համար, որը համընկնում է կանխադրված անվան հետ: Օրինակ, տվյալների ֆայլում կարող եք նշել «Ազգանուն» կատեգորիան ՝ հասցեների բլոկում «Ազգանուն» տվյալները լրացնելու համար:
- Ձեր սեփական սյունակից օգտվելու համար կտտացրեք ավելի շատ տարբերակներ: Դուք կկարողանաք տեսնել յուրաքանչյուր սյունակին տրված անունները և փոխարենը օգտագործել դրանք:
Քայլ 6. Ստուգեք փոստը:
Փոստի միաձուլումը չի ցուցադրի կոնկրետ տեղեկատվություն այն դաշտերում, որոնք դուք կիրառում եք հիմնական փաստաթղթին, մինչև այն չտպեք, բայց Office- ն առաջարկում է նախադիտման գործառույթ, որը թույլ է տալիս Ձեզ ստուգել և համոզվել, որ հայտնվող տեղեկատվությունը կհամապատասխանի ձեր ուզած սյունակներին: փաստաթուղթը: Խնդրում ենք օգտագործել դրանք մինչև չբավարարվեք ցուցադրված պատվերով:
Քայլ 7. Ավարտեք միաձուլումը:
Փոստի միաձուլման առաջադրանքի վահանակի վերջին էկրանը ձեզ կտեղեկացնի, որ ամեն ինչ կարգին է և պատրաստ է տպել ձեր փաստաթուղթը: Տեղեկությունների յուրաքանչյուր փաթեթ կհայտնվի յուրաքանչյուր տպագիր փաստաթղթի մեջ, և ծրագիրը կտպագրի տեղեկատվության հավաքածուի այնքան օրինակ, որքան կա:
Եթե ցանկանում եք ինքներդ խմբագրել որոշակի տառեր, կարող եք նաև դա անել առաջադրանքի վահանակի էկրանից ՝ նախ սեղմելով «խմբագրել առանձին տառեր»:
3 -րդ մեթոդ 3 -ից. Փոստի միաձուլում OpenOffice.org- ում
Քայլ 1. Ստեղծեք տվյալների բազա:
Քայլ 2. Մուտքագրեք տվյալների դաշտերը:
Այժմ դուք ձեր տվյալները կապել եք OpenOffice.org- ի համար հասկանալի տվյալների բազայի հետ, և տվյալների բազայի օգտագործումը փոստը միացնելու համար հեշտ է, քանի դեռ գիտեք, թե որտեղ փնտրել:
- Տեղադրման ընտրացանկից ընտրեք դաշտեր, այնուհետև այլ… ենթամենյուից: Այլապես, կարող եք սեղմել Ctrl+F2:
- Պատուհանում, որը երևում է, կտտացրեք «Տվյալների բազա» ներդիրին:
-
Կտտացրեք «Փնտրել» կոճակին պատուհանի ներքևի աջ մասում և գտեք ձեր ստեղծած տվյալների բազայի ֆայլը:
Ընտրվելուց հետո տվյալների բազան կհայտնվի պատուհանի աջ կողմում գտնվող տվյալների բազայի ընտրություն ցուցակում:
- Պատուհանի ձախ կողմում գտնվող տեսակների ցանկից ընտրեք փոստի միաձուլման դաշտերը:
- Կտտացրեք «+» - ը ձեր տվյալների բազայի կողքին, և դրա ներքևում կհայտնվի աշխատանքային թերթիկ: Կտտացրեք «+» նրա կողքին, և կտեսնեք տվյալների սյունակի անունը, որն ընտրել եք աշխատանքային թերթը ստեղծելիս:
-
Ընտրեք տվյալների որ սյունակը ցանկանում եք տեղադրել, այնուհետև կտտացրեք Տեղադրել ՝ տվյալների սյունակը հիմնական փաստաթղթում տեղադրելու համար:
- Հիշեք, որ կուրսորը տեղադրեք այնտեղ, որտեղ ցանկանում եք տեղադրել տվյալների սյունակը, նախքան Տեղադրելը սեղմելը, հակառակ դեպքում ստիպված կլինեք այն տեղափոխել ճիշտ դիրքի:
- Ինչպես Office- ում, այնպես էլ տեքստային դաշտերը դիտվում են որպես հիմնական փաստաթղթի այբբենական թվեր: Դուք կարող եք այն տեղափոխել տիեզերական տողի միջոցով և ջնջել այն Delete ստեղնով:
Քայլ 3. Ավարտեք միաձուլումը:
Ստուգեք տվյալների սյունակի յուրաքանչյուր տեղադրությունը: Ավարտելուց հետո տպեք ձեր հիմնական փաստաթուղթը: Փոստի միաձուլումը տպելու է մեկական օրինակ `փաստաթղթում միացված ֆայլի գրառումների յուրաքանչյուր փաթեթի համար:
Խորհուրդներ
- Բառի մշակման ծրագրերը սովորաբար ունեն կաղապարներ, որոնք կարող եք օգտագործել հիմնական փաստաթուղթը ստեղծելու համար:
- Համոզված եղեք, որ սյունակները բաժանեք ամենակարևոր հիմնաբառերի: Օրինակ, անունների համար կարող եք օգտագործել մականուններ (պարոն, տիկին, տիկին), անուն և ազգանուն: Անվան համար օգտագործեք երեք առանձին սյունակներ `յուրաքանչյուր սյունակում մեկ տեսակի տվյալների սյունակով:
