Բոլոր խոշոր կամ փոքր ձեռնարկությունները պետք է վերահսկեն իրենց բոլոր գործարքները: Վաճառքի համար կան շատ պարզ ֆինանսական ծրագրային համակարգեր, բայց դուք դեռ պետք է հստակ պատկերացում ունենաք, թե ինչպես են գործում հաշվապահական գործարքները: Բոլոր ձեռնարկատիրական գործարքները, ինչպիսիք են եկամուտ ստանալը կամ հաշիվներ վճարելը, մուտքագրելու եք հաշվապահական հաշվառման ամսագիր, որը նման է գլխավոր հաշվին: Այստեղ ձեզնից պահանջվում է հավաքել տարբեր անվանակարգեր, որոնք կոչվում են հաշիվներ և կգրանցվեն դեբետային կամ վարկով (ըստ ավելացման կամ նվազման): Օրինակները կտրվեն ավելի ուշ: Հաշվապահական ծրագրեր պատրաստողները նույնպես հետևում են այս բանաձևին `իրենց ծրագրերը ստեղծելու ժամանակ, սակայն գործընթացը հեշտացվել է պատահական օգտագործողների համար:
Քայլ
3 -րդ մաս 1. Գործարքների մուտքագրում
Քայլ 1. Հավաքեք գործարքների վերաբերյալ բոլոր փաստաթղթերը:
Այս փաստաթղթերը սովորաբար ներառում են մատակարարների անդորրագրեր, կոմունալ վճարումներ (օրինակ ՝ ջուր և էլեկտրաէներգիա), հաճախորդներին տրված վարկային հուշագրեր, հարկային քաղվածքներ, տրված չեկեր և աշխատավարձի մասին տեղեկություններ: Ստուգեք ստացված յուրաքանչյուր հաշիվ -ապրանքագիր և վճարում `ճշգրիտ և ստուգված` նախքան հաշվապահական հաշվառման ամսագիրը գրանցելը: Համոզվեք, որ ամեն ինչ ճանաչվել է ղեկավարի կամ ձեռնարկատիրոջ կողմից `նախքան գործարքներ համակարգ մտնելը:
Քայլ 2. Յուրաքանչյուր տեսակի գործարքի համար ստեղծեք տարբեր հաշիվներ կամ կատեգորիաներ:
Հաշիվներ, որոնք գրանցվում են, օրինակ ՝ Կանխիկ, Գրապահոց, ensesախսեր և այլն: Մտածեք այս հաշիվների մասին ՝ որպես առանձին էջեր նոթատետրում կամ անձնական բյուջեում թվարկված իրերի տողում: Կարգավորեք հաշվի հետևյալ տեսակները.
- Վաճառքի կամ եկամտի հաշիվը գրանցում է հաճախորդներին կատարված բոլոր վաճառքները:
- Expenseախսերի հաշիվը գրանցում է այն ամբողջ գումարը, որը ծախսում է բիզնեսը, օրինակ ՝ ձեռնարկատիրական գործունեություն ծավալելու, ապրանքներ պատրաստելու և ապրանքներ վաճառելու համար:
- Բացի այդ, ձեռնարկություններից պահանջվում է նաև գրանցել իրենց ակտիվները, ինչպիսիք են կանխիկը, դեբիտորական պարտքերը (չվճարված վաճառքներ) և հիմնական միջոցները, ինչպիսիք են շենքերը և սարքավորումները:
- Պարտավորության հաշիվը գրանցում է այն բոլոր գումարները, որոնք ձեռնարկությունը վերցնում է արտաքին կողմերից, ինչպիսիք են բանկային վարկերը, առևտրային կրեդիտորական պարտքերը (օրինակ ՝ մատակարարներին) և վճարման ենթակա աշխատավարձերը (աշխատավարձեր, որոնք արդեն իսկ աշխատակիցների հաշվին են, բայց չվճարված):
- Այս խոշոր կատեգորիաները սովորաբար բաժանվում են ավելի փոքր, հատուկ հաշիվների:
Քայլ 3. Որոշեք ՝ հաշիվը դեբետագրվա՞ծ է, թե՞ մուտքագրված:
Կարևոր է հիշել, որ յուրաքանչյուր գործարք ներառում է դեբետային և վարկային հաշիվներ, և դեբետների և վարկերի ընդհանուր թիվը պետք է լինի նույնը: Օրինակ, երբ հաճախորդից վճարում եք ստանում, Դուք կանխիկ գրանցում եք որպես դեբետ, իսկ դեբիտորական պարտքերը `որպես վարկ: Երբ վճարում եք գովազդի համար, դուք կգրանցեք գովազդային ծախսերը դեբետային և կանխիկ ՝ վարկի դիմաց:
- Expensesախսերի, ակտիվների (օրինակ ՝ դրամական միջոցներ և սարքավորումներ) և շահաբաժինների հաշիվների ցանկացած ավելացում գրանցեք որպես դեբետ, իսկ նվազումները `որպես վարկեր: Այլ հաշիվներում, ինչպիսիք են պարտավորությունները և եկամուտները, ավելացումները գրանցվում են որպես վարկեր, իսկ նվազումները `որպես դեբետներ: Հաշվապահական հաշվառման այս համակարգն ունի իր տրամաբանությունը և սկսեք հիշել ՝ օգտագործելով ձեր տրամաբանությունը `հաշիվների« ավելացման »և« նվազման »պատճառները որոշելու համար:
- Նկատի ունեցեք, որ դեբետների և կրեդիտների վրա հրապարակված թվերը կարող են նույնը չլինել, բայց ընդհանուր գումարները պետք է լինեն նույնը: Օրինակ, եթե հաճախորդը ապրանքի համար վճարում է մասամբ կանխիկ և մասամբ վարկով, ապա դեբետային հաշվետվության մեջ են գրանցվում երկու հաշիվներ ՝ Դրամական միջոցներ և դեբիտորական պարտքեր: Մինչդեռ հաշիվը, որը տպագրվում է վարկով, միայն մեկն է, այն է ՝ Վաճառքը:
- Բոլոր համակարգչային ծրագրային համակարգերը կդարձնեն հաշվապահական հաշվառման ամսագրերի գրանցումը դյուրին ՝ մուտքագրելով բոլոր հաշիվները ամսագրում իրենց ճիշտ վայրերում:
- Հնարավոր է ՝ ստիպված լինեք ամսագրում ստեղծել նոր հաշվի անուն, եթե ունեք արտասովոր գործարք, ինչպիսին է բաժնետոմսերի վաճառքը կամ հողի գնումը:
Քայլ 4. Առնվազն երկու անգամ ստուգեք ամսագրում մուտքագրված բոլոր հաշվապահական գործարքները:
Յուրաքանչյուր գործարք կհայտնվի իր կատեգորիայի մեջ. Օրինակ, դեբետագրեք ամսագրի մի կողմում, և գումարը պետք է հավասար լինի այն գումարին, որը հայտնվում է ամսագրի վարկային կողմում:
Օրինակ, դուք կգրանցեք էլեկտրաէներգիայի վճարման վճարման գործարք `մուտքագրելով 500 000 ռուբլի դեբետային վճարման ենթակա հաշիվներ և ապառիկ` 500 000 ռուբլի: անպայման ներառեք անդորրագրի համարը և կարճ նկարագրությունը նշումների բաժնում:
Քայլ 5. Ամսագրի հաշիվները պարբերաբար տեղափոխեք գլխավոր հաշվիչ:
Գլխավոր գիրքը ձեր բոլոր հաշիվների հավաքածուն է: Օրինակ, ձեր գլխավոր հաշվառում կան կանխիկ դրամի, դեբիտորական պարտքերի, կրեդիտորական պարտքերի, ծախսերի և այլնի յուրաքանչյուր կատեգորիայի էջեր: Այնուհետեւ, դուք կկարողանաք տեսնել յուրաքանչյուր հաշվի ընդհանուր գումարը որոշակի ժամանակահատվածում:
- Ընդհանուր գրանցամատյանը տեղեկատվությունը գրանցում է հաշվի միջոցով, ի տարբերություն ամսագրի, որը գրանցում է գործարքները: Այլ կերպ ասած, մեկ գործարք, որը տեղափոխվում է գլխավոր հաշվապահական հաշվառում, լինելու է հաշվառման մեջ առնվազն երկու տեղում (հաշիվներում):
- Օրինակ, հաճախորդներից վաճառքից ստացված կանխիկ մուտքերը գրանցվելու են ամսագրում `որպես մեկ գործարք և ճանաչվում են դեբետային կանխիկ դրամական միջոցներ և վարկեր` եկամուտներով: Գլխավոր հաշվին փոխանցվելիս այդ գրառումները գրանցվում են առանձին վայրերում `դրամական միջոցներ և եկամուտների հաշիվներ: Այդ կերպ Դուք կարող եք տեսնել, թե ինչպես են գործարքները ազդում յուրաքանչյուր առանձին հաշվի վրա:
- Գլխավոր գրանցամատյանում գրառումները պետք է թվագրվեն այնպես, որ գործարքի աղբյուրը հնարավոր լինի պարզել: Որոշ հաշվապահներ ներառում են նաև տեղեկանքային համար, օրինակ ՝ սերիական համարի տեսքով, որպեսզի գործարքները հեշտությամբ վերահսկվեն ամսագրում:
3 -րդ մաս 2 -ից. Հաշվապահական գործառնությունների հավասարակշռում
Քայլ 1. Հաշվեկշռեք գլխավոր հաշվապահական հաշվառումը `յուրաքանչյուր անգամ հաշվապահական գործարք կնքելուց առաջ:
Պատրաստեք փորձնական մնացորդներ և այլ հաշվետվություններ `յուրաքանչյուր գործարքի համար գրանցված թվերի և հաշիվների ճիշտ լինելու համար: Անկախ նրանից, թե քանի գործարք է գրանցված, ընդհանուր դեբետները պետք է հավասար լինեն ընդհանուր վարկերին:
Ձեռքով կամ համակարգչային ծրագրով նշումներ կատարելու դեպքում դեբետների և կրեդիտների բոլոր թվերը կավելացվեն ՝ անկախ կատեգորիայի: Դեբետների և վարկերի ընդհանուր գումարը պետք է լինի նույնը:
Քայլ 2. Ստուգեք փորձնական հաշվեկշռի սխալները:
Եթե դեբետագրերը չեն հավասարվում կրեդիտներին, ապա ստիպված կլինեք սխալներ գտնել ձեր ամսագրի գրառումներում: Փաստորեն, սխալներ դեռ կարող են առաջանալ, նույնիսկ եթե դեբետային և վարկային գումարները նույնն են, օրինակ ՝ կրկնակի գրանցման կամ սխալ հաշվի մեջ գործարքների պատճառով:
- Օրինակ, երբ հաճախորդից վճարում եք ստանում, գուցե գրանցել եք Կանխիկ, բայց մոռացել եք գրանցել դեբիտորական պարտքերը, այնպես որ ամսագիրը կարծես թե դեբիտորական պարտքերը դեռ չվճարված են: Այսպիսով, դեբետի գումարը կտարբերվի վարկից:
- Որոշ դեպքերում ձեզանից կպահանջվի գրառումները հետևել ամսագրի սկզբնական գրառմանը ՝ սխալներ գտնելու համար: Ահա թե ինչու գործարքի ամսաթիվը և (կամ) համարը պետք է գրանցվեն ամսագրում, որպեսզի հետագծումը հեշտ լինի:
Քայլ 3. Գործարկեք հաշվետվություններ եկամուտների մասին հաշվեկշռի, հաշվեկշռի և կապիտալի փոփոխության վերաբերյալ:
Այս ֆինանսական հաշվետվությունները կարող են կատարվել ձեռքով կամ հաշվապահական ծրագրային համակարգով: Այս հաշվետվություններից է, որ դուք ստանում եք ձեր բիզնեսի ամբողջական պատկերը:
- Օրինակ, եկամուտների մասին հաշվետվությունը կիջեցնի որոշակի ժամանակահատվածում կատարված ծախսերով ստացված եկամուտը, և այս հաշվետվությունից դուք գիտեք, որ ընկերությունը շահույթ կամ վնաս է հասցրել:
- Հաշվեկշռում ցուցադրվում են ընկերության բոլոր ակտիվներն ու պարտավորությունները: Ընկերության ակտիվները ներառում են կանխիկ միջոցներ, սարքավորումներ, հող և դեբիտորական պարտքեր: Պարտականությունները ներառում են կրեդիտորական պարտքեր և կրեդիտորական պարտքեր:
- Եթե նախորդ շրջաններում բաժնետերերին վճարել եք շահաբաժիններ (պարգևներ), ապա ձեզ նույնպես անհրաժեշտ կլինի սեփական կապիտալի փոփոխությունների մասին հաշվետվություն: Այս հաշվետվությունը ցույց է տալիս առաջացած շահույթի գումարը (ոչ զուտ եկամուտը) `հանած վճարված շահաբաժինները: Չբաշխված շահույթը ներկայացնում է այն եկամուտները, որոնք վերաներդրվում են ընկերությունում:
3 -րդ մաս 3 -ից. Հաշվապահական գործարքների մանրամասն գրառումների պահպանում
Քայլ 1. Ներառեք ամսագրում մուտքագրված յուրաքանչյուր գործարքի համառոտ նկարագրությունը:
Օրինակ ՝ «կանխիկ վճարումներ հեռուստատեսային գովազդի համար, 2016 թ. Փետրվար»: Այսպիսով, յուրաքանչյուր գործարքի գրանցման գումարը, պատճառը և գործընթացը ավելի պարզ կլինեն:
Քայլ 2. Պահեք ձեր գործարքների ամսագրի կրկնօրինակը:
Սխալների կամ ապագա հարցերի դեպքում անհրաժեշտ է կրկնօրինակումներ կատարել: Բոլոր գրառումների փաստաթղթերը կարող են ներկայացվել `մի փաթեթում մուտքագրելով մի շարք գրառումներ և ամսագրի ամսաթիվը: Յուրաքանչյուրը պետք է կարողանա գլխավոր գրքում որոնել ամսագրերի գրառումները, այնուհետև հեշտությամբ մուտք գործել պահուստային փաստաթղթեր
Քայլ 3. Պահեք բոլոր փաստաթղթերի թղթային պատճենները առնվազն մեկ տարի:
Սա ներառում է ամսագրի գրառումները և գրանցամատյանները, բոլոր հաշիվ -ապրանքագրերը և գործարքի այլ փաստաթղթերը: Այս բոլոր փաստաթղթերը պահանջվում են աուդիտի և հարկային պատճառներով:
Քայլ 4. Պահպանեք փաստաթղթերը էլեկտրոնային եղանակով առնվազն յոթ տարի:
Սկանավորեք ձեր թղթային փաստաթղթերը ՝ հետ ու առաջ, և պահեք դրանք երկու էլեկտրոնային պատյաններում ՝ մեկը գրասենյակում պահելու և մեկ այլ վայրում ՝ արտակարգ իրավիճակներում օգտագործելու համար: Միշտ կա հավանականություն, որ կորպորատիվ հարկերը ստուգվելու են վերջին մի քանի տարիների ընթացքում, ուստի այդ փաստաթղթերը պետք է պահվեն:
Խորհուրդներ
- Հավասարակշռեք ձեր օրագիրը ամեն օր: Վերահսկեք բոլոր սխալները և անմիջապես շտկեք դրանք: Սա այնքան կարևոր է, որ այն դառնում է հաշվապահության առաջին դասերից մեկը:
- Ապահովել խաչաձև վերապատրաստում աշխատակիցներին, որպեսզի հաշվապահական հաշվառման համակարգի և գործարքների կնքման եղանակների մասին իմացությունը հայտնի լինի մեկից ավելի աշխատողների համար:
