Որոշ մարդիկ կարող են խրված զգալ հաճախորդների սպասարկման (հաճախորդների սպասարկման) համար նամակ գրելիս: Ինչպե՞ս նամակ գրել նամակի տեսքով, քանի որ սովորաբար նամակագրությունը կատարվում է թղթի վրա: Որո՞նք են հաճախորդների սպասարկման ծառայության հետ կապվելու կանոններն ու արձանագրությունները: Մինչ հաճախորդների սպասարկման համար նամակ գրելը պետք է համապատասխանի այն ձեռնարկության ոլորտին, տարածաշրջանին և մշակույթին, որին դիմում եք, կան հաճախորդների սպասարկման արդյունավետ նամակ գրելու մի քանի հիմնական ուղեցույցներ:
Քայլ
3 -րդ մաս 1. Վերանայեք ընկերության կայքը
Քայլ 1. Գտեք պատասխաններ:
Նախքան ընկերության հաճախորդների սպասարկման բաժին նամակ գրելը սկսելը, լավ գաղափար է պարզել, թե արդյոք ձեր ուզած պատասխանը արդեն ընկերության կայքում է: Միասնական հարցերը, որոնք հաճախորդներն ուղղում են ընկերություններին, սովորաբար ամփոփվում են ՀՏՀ -ում (Հաճախակի տրվող հարցեր, ինչպես նաև հաճախ տրվող հարցեր) և օգնության էջերում:
Սովորաբար, այս էջին կարելի է հասնել ընկերության վեբ կայքի միջոցով: Փորձեք ոլորել ընկերության վեբ կայքի ներքևում և կտտացնելով «Կապ մեզ հետ» կամ «Օգնություն» և «Հաճախորդների սպասարկում» գրառումների վրա:
Քայլ 2. Հաճախորդի համար փնտրեք օգնության էջ:
Եթե կայքի ներքևում չեք գտնում հաճախորդների սպասարկման հղումը, փորձեք օգտագործել որոնման դաշտը: Սովորաբար, վեբ էջում կա տուփ, որը կարող է լցվել տեքստով և ունի խոշորացույցի խորհրդանիշ: Մուտքագրեք «հաճախորդների սպասարկում» կամ «կոնտակտ» և սեղմեք Enter:
-
Սովորաբար ընկերությունները «Կապ մեզ» էջում տեղադրում են տեքստային տուփ, որը հաճախորդները կարող են օգտագործել իրենց բողոքները կամ մեկնաբանությունները գրելու համար, այնուհետև դրանք որպես էլ.
Ստուգեք այս էջը `համոզվելու համար, որ էլփոստի պատճենը կուղարկվի ձեզ: Եթե ոչ, փնտրեք ընկերության էլ. Հասցեն ընկերության կայքում և ուղարկեք այն ձեր անձնական էլ. Այս կերպ, դուք կարող եք պահպանել ձեր ուղարկած էլ
Քայլ 3. Օգտագործեք որոնման տողը:
Փորձեք նախ գտնել ձեր հարցի պատասխանը `որոնման դաշտում մուտքագրելով ձեր հարցին վերաբերող հիմնաբառեր (այն տուփը, որն օգտագործում եք ընկերության էլ. Հասցեները գտնելու համար): Այդ կերպ Դուք կարող եք խնդիրը լուծել առանց հաճախորդների սպասարկման էլ.
- Սա կարևոր է, որպեսզի դուք խելացի տեսք ունենաք և հարգանք ձևավորեք, երբ վերջապես պետք է նամակ ուղարկեք: Եթե ձեր հարցերի պատասխաններն արդեն բացատրված են կայքում, հաճախորդների սպասարկման թիմը ձեզ կտեսնի որպես փչացած և ծույլ: Արդյունքում, ձեր նամակներին լուրջ չեն վերաբերվում:
- Ստուգեք նաև ՀՏՀ բաժինը: Հաճախ տրվող հարցերին սովորաբար պատասխանում են Հաճախակի տրվող հարցերի տեսքով: Ահա թե ինչու շատ կայքեր ունեն այս էջը: Այս էջի շնորհիվ հաճախորդների սպասարկմանն ուղղված նամակների թիվը կտրուկ կրճատվում է:
Քայլ 4. Վերանայեք ընկերության քաղաքականությունը:
Եթե որոնման կամ ՀՏՀ էջում չեք գտնում ձեր հարցի պատասխանը, խորհուրդ ենք տալիս այցելել «Մեր մասին» էջը կամ վերադարձի քաղաքականության էջը: Ոլորեք մինչև կայքի ներքևը և ստուգեք հղումները: Փնտրեք հղումներ, որոնք մոտավորապես կպատասխանեն ձեր հարցերին. Մեր մասին, ինդեքս, վարկային քարտ, արտադրանքի առկայություն, վերադարձի քաղաքականություն, գաղտնիության քաղաքականություն, օգտագործման պայմաններ և այլն:
Նույնիսկ եթե այս էջերում չեք գտնում պատասխաններ, միևնույն է, կգտնեք տեղեկատվություն, որը կարող է օգտակար լինել, եթե վերջիվերջո ստիպված լինեք էլփոստի հաճախորդների սպասարկում:
3 -րդ մաս 2. Էլ. Նամակ գրել
Քայլ 1. Որոշեք ՝ ձեր էլ. Փոստը բողոք է, թե հաճոյախոսություն:
Հաճախորդների սպասարկում ուղարկվող նամակները միայն բողոքներ կամ հարցեր չեն: Միգուցե, ուզում եք շնորհակալություն հայտնել ինձ հիանալի ծառայության համար: Շատ ընկերություններ սիրում են ստանալ նման դրական նամակներ:
Իրականում, երբեմն բողոքներին կարձագանքվի ավելի արագ և անմիջականորեն, եթե դրանք ներկայացվեն հեռախոսով, այլ ոչ թե էլեկտրոնային փոստով: Նամակները հիանալի են երախտագիտություն ցուցաբերելու կամ այնպիսի հարցեր տալու համար, որոնց անհրաժեշտ չէ անմիջապես պատասխանել: Եթե ձեր խնդիրը հնարավորինս շուտ լուծվի, խորհուրդ ենք տալիս հեռախոսով կապվել հաճախորդների սպասարկման ծառայության հետ:
Քայլ 2. Գրեք նամակի հստակ վերնագիր:
Համոզվեք, որ ձեր վերնագիրը իմաստալից է և տեղին: Ձեր նպատակն է ստեղծել վերնագիր, որը հեշտությամբ կգրավի հաճախորդների սպասարկման թիմի ուշադրությունը, որպեսզի այն արագ արձագանք ստանա: Ստեղծեք հակիրճ վերնագիր, պարունակեք էլփոստի հիմնական բովանդակությունը և պատասխան խնդրեք:
Օրինակ ՝ «Լիցքավորումը ձախողվեց-խնդրում եմ արձագանքել»
Քայլ 3. Սկսեք ողջույնով:
Հաստատուն էլփոստի վերնագիր գրելուց հետո բարևեք հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցչին: Ողջույնը նամակագրության մեջ շատ կարևոր է քաղաքավարություն պահպանելու համար: Կարող եք պարզապես գրել «Հաճախորդների սպասարկման թիմ»:
- Փորձեք անունը ներառել ձեր ողջույնի մեջ: Փոքր ընկերությունները կարող են ներառել այն անձի անունը, ով ծառայում է որպես ընկերության հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցիչ: Օգտվեք դրանից ՝ անձնական և ընկերական նամակ ստեղծելու համար:
- Ողջույնը կարող եք ավարտել ստորակետով կամ ստորակետով: Օրինակ ՝ «Հաճախորդների սպասարկման սիրելի ներկայացուցիչ», ԿԱՄ «Հաճախորդների սպասարկման սիրելի ներկայացուցիչ.»
Քայլ 4. Կիրառեք ստանդարտ տառեր:
Պահպանեք հարգանք հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցիչների նկատմամբ ՝ օգտագործելով նամակներ գրելու ստանդարտ գործելակերպ: Մի՛ գրեք միայն մեծատառերով, խառը գործերով կամ սցենարային տառատեսակներով: Տառեր գրելիս պարզապես օգտագործեք ստանդարտ կետադրական նշաններ, ուղղագրություն և մեծատառ: Այս կերպ ձեր էլ. Փոստին լուրջ վերաբերվելու են:
Քայլ 5. Պահպանեք ձեր քաղաքավարությունը նամակներ գրելիս:
Օգտագործեք քաղաքավարի երանգ, նույնիսկ եթե բողոք կամ վրդովմունք եք հայտնում: Ձեր հաճախորդի կարգավիճակը կգնահատվի և կարձագանքի ավելի քաղաքավարի:
Քայլ 6. Նույնականացրեք ինքներդ ձեզ:
Հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցչին ողջունելուց հետո ներկայացրեք ձեզ: Նշեք ձեր անունը և նկարագրեք ձեր հաճախորդի կարգավիճակը (օրինակ ՝ նոր հաճախորդ կամ կրկնվող հաճախորդ): Հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցիչները կցանկանան պահպանել ձեր հավատարմությունը: Անհրաժեշտության դեպքում բացահայտեք ձեր աշխարհագրական դիրքը (օրինակ ՝ բացօթյա ապրանքների կամ ծառայությունների համար):
Քայլ 7. Եղեք կոնկրետ:
Օգտագործեք որոշակի պայմաններ ձեր էլ. Խուսափեք «իմ արտադրանքը» գրելուց և մանրամասն նկարագրեք ապրանքը կամ ծառայությունը և ինչու եք ուղարկել էլ. Նկարագրեք համապատասխան միջադեպը, որպեսզի հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցիչը կարողանա բացահայտել խնդիրը: Նամակի սկզբում հստակորեն տեղեկատվություն հաղորդելը կկանխի երկար նամակագրության խոսակցությունները:
- Օգտագործեք ապրանքի URL- ը (եթե կիրառելի է): Այսպիսով, հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցիչը կարող է անմիջապես հասկանալ նախատեսված արտադրանքը:
- Ներառեք ձեր ամրագրման ID- ն, ինչպես նաև հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցիչները սովորաբար դա կխնդրեն: Այս ID համարի միջոցով ձեր պատվերը հետևվում և կառավարվում է համակարգում:
Քայլ 8. Հարցեր տվեք հստակ:
Անմիջապես անցեք այն կետին, երբ գրում եք ձեր էլ. Բարևելուց և ներկայանալուց հետո սկսեք նոր պարբերություն ՝ գրելով ձեր խնդիրը կամ էլ.
Պարզապես հարցրեք այն, ինչ ցանկանում եք իմանալ: Եթե ամաչում եք հարցնել, անմիջապես հեռացրեք այդ զգացմունքները էլ. Եթե ցանկանում եք նոր ապրանք ստանալ թերի արտադրանքի փոխարեն, հստակ նշեք այն:
Քայլ 9. Գրեք կարճ պարբերություն:
Համոզվեք, որ ձեր պարբերությունները երկար չեն: Լավ գաղափար է, որ պարագրաֆում լինի միայն մեկ, երկու կամ առավելագույնը երեք նախադասություն `հեշտ ընթերցման համար: Այն նաև թույլ է տալիս հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցիչներին արագ սկանավորել նամակները և որոշել դրանց առաջնահերթությունը: Եթե այն պարունակում է շատ տեքստ, ձեր էլ.
Քայլ 10. Փակեք նամակը ստորագրությամբ:
Ավարտեք էլ. Փոստը նախադասությամբ, որն ամփոփում է ձեր խնդրանքը կամ հաճոյախոսությունը, որին հաջորդում է ողջույնը: Դուք կարող եք նամակը փակել «Հարգանքներով», բայց կարող եք պարզապես թողնել ձեր ողջույնի և էլփոստի ստորագրությունը: Դուք կարող եք նաև արտահայտել ձեր շտապողականությունը ՝ ասելով «Հուսով եմ, որ շուտով կարող եմ վերադառնալ այս էլ. Փոստին» կամ նման մի բան,
Էլփոստի ստորագրությունը կարճ տեքստ է, որը պարունակում է ձեր անունը, զբաղմունքը և կոնտակտային տվյալները: Էլփոստի կարգավորումների ընտրանքներում կարող եք էլ.փոստ ստորագրել, որպեսզի այն միշտ հայտնվի նոր հաղորդագրություն ուղարկելիս:
Քայլ 11. Մի ներառեք կցորդներ:
Փորձեք չբեռնել կցորդներ էլփոստերում, որոնք առաջին անգամ ուղարկվում են ինչ -որ մեկին: Շատ կայքեր ունեն սպամի զտիչներ, որոնք առաջնահերթություն են տալիս կցված էլ. Փոստերին, որպեսզի ձեր էլ.
- Իհարկե, դուք պետք է կցեք հավելված, եթե ներկայացնում եք աշխատանքի դիմումի նամակ և ձեզ խնդրվում է ձեր ռեզյումեն կցել Word փաստաթղթում:
- Մի ներառեք օգտվողների անուններ, գաղտնաբառեր կամ վարկային/վճարային քարտի տվյալներ:
Քայլ 12. Նամակ ուղարկելուց առաջ նորից կարդացեք և ստուգեք:
Եթե նամակը գրված է, մի՛ սեղմեք անմիջապես ուղարկելու կոճակը (ուղարկել): Դուք պետք է վերանայեք ձեր նամակը և համոզվեք, որ դրա մեջ տառասխալներ չկան: Նույնիսկ եթե ձեր էլ.
Քայլ 13. Հետևեք:
Եթե մի քանի օր էլ նամակ չեք ստանում, շատ հավանական է, որ նամակն անցել է սպամի ֆիլտրով կամ խրված է ձեր մուտքի արկղի ներքևում: Ուղարկեք նոր նամակ, որը վիրավորում է ձեր հին նամակը և հարցրեք, թե արդյոք այն ստացվել է:
3 -րդ մաս 3 -ից ՝ քաղաքավարության պահպանում
Քայլ 1. Օգտագործեք ճիշտ քերականություն և ուղղագրություն:
Առանց գիտակցելու, նամակագրության մեջ քաղաքավարություն պահպանելու մի մասը լավ և ճիշտ քերականության և ուղղագրության կիրառումն է: Լավ հաղորդակցությունը կհարգի նամակ ստացողի նկատմամբ և ցույց կտա, որ դուք իսկապես քաղաքավարի մարդ եք:
Քայլ 2. Showույց տվեք ձեր կրթությունն ու գիտելիքները:
Մի հանդես եկեք որպես գիժ, այլ ցուցադրեք ձեր խելացիությունը լավ բառապաշարով: Բացի այդ, եթե դուք դիտել եք ընկերության կայքը և ուսումնասիրել նրանց քաղաքականությունը, դա արտահայտեք նամակում և ասեք, որ չեք կարող գտնել ձեր խնդրի պատասխանը:
Քայլ 3. Մի կատակիր:
Հաճախորդների սպասարկման թիմին ուղարկված նամակներին պետք է լուրջ մոտենալ, գոնե առաջին իսկ շփման ժամանակ: Հետեւաբար, կատակներն ու կատակները չպետք է ներառվեն նամակում: Կատակելը կհամարվի կոպիտ և պետք է խուսափել ցանկացած բիզնեսի հետ գործ ունենալիս:
Եթե հաճախ եք շփվել հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցիչների հետ էլ. Փոստի միջոցով, ազատ զգացեք կատակել, քանի որ դուք արդեն ծանոթ եք միմյանց:
Քայլ 4. Արտահայտվեք առանց կոշտ լինելու:
Նույնիսկ եթե դուք զայրացած եք մատուցվող ապրանքի կամ ծառայության վրա, էլ. Հասցեով զայրանալը չի լուծի խնդիրը: Ձեր մտահոգությունները փոխանցեք հարգալից և քաղաքավարի, որպեսզի դրանք արդյունավետորեն լուծվեն ՝ առանց կոպիտ նամակ ուղարկելու:
Մի մոռացեք, որ գրելու միջոցով չեք կարող զգացմունքներ արտահայտել: Եթե դուք շատ հիասթափված եք և անհապաղ ուշադրության կարիք ունեք, ապա ավելի լավ է բողոքեք հեռախոսով, քանի որ այն ավելի արդյունավետ է:
Քայլ 5. Նախանշեք ձեր հավատարմությունն ու գնահատանքը:
Վերջապես, փոխանցեք, թե որքան հավատարիմ եք ընկերությանը և որքան երախտապարտ եք մատուցվող ծառայության համար, որպեսզի հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցիչը գնահատի ձեր էլ.փոստը և ավելի արագ պատասխանի:
