Ինչպես օգտագործել Microsoft Access- ը (նկարներով)

2024 Հեղինակ: Jason Gerald | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2024-01-11 06:25

Microsoft Access- ը տվյալների բազայի ստեղծման ծրագիր է, որը թույլ է տալիս բոլորին ստեղծել և կառավարել տվյալների շտեմարաններ: Այս ծրագիրը հարմար է փոքր բիզնեսի համար խոշոր բիզնեսի համար և գործում է շատ տեսողական: Սա այն գերազանց է դարձնում տվյալների մուտքագրման համար, քանի որ կարիք չկա աշխատել սեղանների կամ աշխատանքային թերթերի հետ: Դիտեք ստորև բերված առաջին քայլերը ՝ Microsoft Access- ից առավելագույնը շահագործելու համար:

Քայլ

Մաս 1 -ից 6 -ից. Նոր շտեմարանի ստեղծում

Քայլ 1. Կտտացրեք Ֆայլ ներդիրին և ընտրեք «Նոր»:

Տվյալների բազան այն վայրն է, որտեղ ձեր տվյալները պահվում են տարբեր ձևերով: Կարող եք ընտրել դատարկ տվյալների բազայի ստեղծում կամ գոյություն ունեցող ձևանմուշից ընտրություն:

• Դատարկ տվյալների բազան ստանդարտ Access տվյալների շտեմարանն է և խորհուրդ է տրվում տեղական օգտագործման համար: Տեղական տվյալների բազայի ստեղծումը կներառի աղյուսակ:
• Վեբ տվյալների բազաները նախագծված են այնպես, որ համատեղելի լինեն Access վեբ սարքերի հետ: Վեբ տվյալների բազայի ստեղծումը կներառի աղյուսակ:
• Կաղապարները շտեմարաններ են, որոնք մշակվել են տարբեր օգտագործման համար: Ընտրեք ձևանմուշ, եթե չեք ցանկանում ժամանակ տրամադրել տվյալների բազայի նախագծմանը:

Քայլ 2. Անվանեք տվյալների շտեմարանը:

Երբ ընտրեք տվյալների բազայի տեսակը, տվեք այն անուն, որն արտացոլում է դրա բովանդակությունը: Սա հատկապես օգտակար է, եթե աշխատելու եք բազմաթիվ տարբեր շտեմարանների հետ: Մուտքագրեք ձեր տվյալների բազայի անունը «Ֆայլի անուն» վանդակում: Ընտրեք «Ստեղծել» ՝ տվյալների բազայի նոր ֆայլ ստեղծելու համար:

Մաս 2 -ից 6 -ից. Տվյալների ավելացում տվյալների շտեմարան

Քայլ 1. Որոշեք ձեր տվյալների լավագույն կառուցվածքը:

Եթե դուք ստեղծում եք դատարկ տվյալների բազա, ապա պետք է մտածեք, թե ինչպես կազմակերպել ձեր տվյալները և ավելացնել համապատասխան տվյալների կառուցվածքներ: Access- ում ձեր տվյալները ձևավորելու և փոխազդելու տարբեր եղանակներ կան.

• Աղյուսակներ - Աղյուսակները տվյալների բազայում տվյալների պահպանման հիմնական միջոցն են: Աղյուսակները կարելի է համեմատել Excel- ի աշխատանքային թերթերի հետ. Տվյալները կազմակերպվում են սյունակներում և աղյուսակներում: Հետեւաբար, Excel- ի եւ թվերի մշակման այլ ծրագրերից տվյալների ներմուծումը հեշտ գործընթաց է:
• Ձևեր - Ձևերը տվյալների բազայում տվյալների ավելացման միջոց են: Չնայած դուք կարող եք տվյալների բազա ավելացնել ուղղակիորեն աղյուսակներում, ձևերի օգտագործումը կարագացնի տվյալների տեսողական մուտքագրումը:
• Հաշվետվություններ - Հաշվետվությունները օգտակար են ձեր տվյալների բազայից տվյալների ամփոփման և ցուցադրման համար: Հաշվետվությունները օգտագործվում են տվյալների վերլուծության և որոշակի հարցերի պատասխանների համար, օրինակ ՝ որքան շահույթ է ստացել, կամ որտեղ են ամենաշատ հաճախորդները: Հաշվետվությունները նախատեսված են տպագրության համար:
• Հարցում - Հարցումը տվյալների ստացման և տեսակավորման եղանակն է: Դուք կարող եք օգտագործել այն ՝ տարբեր աղյուսակներից հատուկ գրառումներ ցուցադրելու համար: Դուք կարող եք նաև օգտագործել հարցումներ ՝ տվյալներ ավելացնելու և թարմացնելու համար:

Քայլ 2. Ստեղծեք ձեր առաջին աղյուսակը:

Եթե սկսեք դատարկ տվյալների բազա, ապա կսկսեք դատարկ սեղանից: Դուք կարող եք սկսել տվյալների մուտքագրումը այս աղյուսակում `ձեռքով կամ պատճենելով դրանք այլ աղբյուրից:

• Տվյալների յուրաքանչյուր կտոր պետք է պահվի իր սեփական սյունակում (դաշտում), մինչդեռ տվյալները պետք է տեղադրվեն իր իսկ տողում: Օրինակ, յուրաքանչյուր հաճախորդի տվյալները պահվում են անընդմեջ, մինչդեռ առկա դաշտերը տարբեր տեղեկություններ են այդ սպառողի մասին (անուն, ազգանուն, էլ. Փոստի հասցե և այլն)
• Դուք կարող եք անվանել սյունակի պիտակները, որպեսզի ձեզ համար ավելի հեշտ լինի իմանալ յուրաքանչյուր դաշտի անունը: Կրկնակի սեղմեք սյունակի վերնագիրը `այն վերանվանելու համար:

Քայլ 3. Տվյալների ներմուծում այլ աղբյուրներից:

Եթե ցանկանում եք ներմուծել աջակցվող ֆայլից կամ վայրից, կարող եք սահմանել Access ՝ տեղեկատվությունը ընդունելու և այն ավելացնելու ձեր տվյալների բազայում: Սա օգտակար է վեբ սերվերներից կամ այլ համօգտագործվող աղբյուրներից տվյալներ ստանալու համար:

• Կտտացրեք Արտաքին տվյալների ներդիրին
• Ընտրեք ֆայլի տեսակը, որը ցանկանում եք ներմուծել: «Ներմուծում և հղում» բաժնում դուք կտեսնեք տվյալների տեսակների մի քանի տարբերակ: Լրացուցիչ ընտրանքներ տեսնելու համար կարող եք սեղմել «Ավելին»: ODBC- ը նշանակում է Open Database Connectivity, և ներառում է տվյալների բազա, ինչպիսիք են SQL- ը:
• Dataննեք տվյալների տեղադրությունները: Եթե տվյալները սերվերի վրա են, ապա պետք է մուտքագրեք սերվերի հասցեն:
• Հաջորդ պատուհանում ընտրեք «Նշեք, թե ինչպես և որտեղ եք ցանկանում տվյալները պահել ներկայիս տվյալների բազայում»: Ընտրեք «OK»: Հետևեք քայլերին ՝ ձեր տվյալները ներմուծելու համար:

Քայլ 4. Ավելացրեք մեկ այլ աղյուսակ:

Դուք կցանկանաք տարբեր գրառումներ պահել տարբեր տվյալների բազայում: Սա թույլ կտա ձեր տվյալների բազան սահուն աշխատել: Օրինակ, դուք կարող եք ունենալ հաճախորդների տեղեկատվության սեղան և տեղեկատվություն պատվիրելու մեկ այլ սեղան: Այնուհետև կարող եք հաճախորդների տեղեկատվական աղյուսակը կապել պատվերի տեղեկատվական աղյուսակի հետ:

Գլխավոր էջանիշի «Ստեղծել» բաժնում կտտացրեք «Աղյուսակ» կոճակին: Ձեր տվյալների բազայում կհայտնվի նոր աղյուսակ: Դուք կարող եք տեղեկատվություն մուտքագրել այնպես, ինչպես առաջին աղյուսակում:

Մաս 3 -ից 6 -ից. Աղյուսակների միջև հարաբերությունների կառավարում

Քայլ 1. Հասկացեք, թե ինչպես են աշխատում կողպեքները:

Յուրաքանչյուր սեղան կունենա յուրաքանչյուր մուտքի համար յուրահատուկ առաջնային բանալին: Սկզբում Access- ը ստեղծում է ID սյունակ, որի թիվը ավելանում է յուրաքանչյուր մուտքագրման հետ: Այս սյունակը հանդես կգա որպես «առաջնային բանալին»: Աղյուսակները կարող են ունենալ նաև «օտար բանալի» դաշտեր, որոնք կապված են տվյալների բազայի այլ աղյուսակներից: Կապված դաշտերը կունենան նույն տվյալները:

• Օրինակ, Պատվերների աղյուսակում, հնարավոր է, ունենաք Հաճախորդի ID դաշտ ՝ գրանցելու այն, ինչ պատվիրել է հաճախորդը: Այդ դաշտի համար կարող եք հարաբերություններ ստեղծել Հաճախորդների աղյուսակում գտնվող ID դաշտի հետ:
• Աղյուսակների միջև հարաբերությունների օգտագործումը կօգնի ձեր տվյալների հետևողականությանը, արդյունավետությանը և մատչելիության հեշտությանը:

Քայլ 2. Կտտացրեք «Տվյալների բազայի գործիքներ» ներդիրին, այնուհետև «Հարաբերություններ» բաժնում կտտացրեք «Հարաբերություններ» կոճակին:

Սա կբացի նոր պատուհան `տվյալների բազայի բոլոր աղյուսակների նախադիտմամբ: Յուրաքանչյուր դաշտ կցուցադրվի յուրաքանչյուր սեղանի անվան տակ:

Հարաբերություններ ստեղծելուց առաջ դուք պետք է դաշտ ստեղծեք «արտաքին բանալու» համար: Օրինակ, եթե ցանկանում եք Պատվերների աղյուսակում օգտագործել Հաճախորդի ID- ն, աղյուսակում ստեղծեք Հաճախորդ անունով դաշտ և թողեք դաշտը դատարկ: Համոզվեք, որ ձևաչափը նույնն է, ինչ դաշտը, որին կապում եք (օրինակ ՝ թվեր):

Քայլ 3. Քաշեք այն դաշտը, որը ցանկանում եք օգտագործել որպես օտարերկրյա բանալին այն արտաքին դաշտի համար, որը դուք ստեղծել եք:

Կտտացրեք Ստեղծել այն պատուհանում, որը հայտնվում է ՝ դաշտերի միջև հարաբերությունները կարգավորելու համար: Երկու դաշտերը կապող երկու սեղանների միջև գիծ կհայտնվի:

Հարաբերություններ ստեղծելիս նշեք «Գործադրեք հղում կատարող ազնվության» վանդակը: Սա նշանակում է, որ եթե տվյալները փոխվեն մեկ դաշտում, ապա այլ դաշտերի տվյալները նույնպես կփոխվեն: Սա ձեր տվյալները կդարձնի ավելի ճշգրիտ:

Մաս 4 -ից 6 -ից. Հարցման ստեղծում

Քայլ 1. Հասկացեք հարցումների դերը:

Հարցումները գործողություններ են, որոնք թույլ են տալիս արագ դիտել, ավելացնել և խմբագրել տվյալները տվյալների բազայում: Կան բազմաթիվ տեսակի հարցումներ ՝ սկսած պարզ որոնումներից մինչև գոյություն ունեցող տվյալների հիման վրա նոր աղյուսակների ստեղծում: Հարցումները կարևոր են հաշվետվությունների ստեղծման մեջ:

Հարցումները բաժանված են երկու հիմնական տիպի ՝ Ընտրել և Գործարկել: Առաջին հարցումը հանում է տվյալները աղյուսակից և կարող է դրանք հաշվարկել, իսկ երկրորդը ՝ ավելացնել, խմբագրել և ջնջել տվյալները աղյուսակից:

Քայլ 2. Օգտագործեք Հարցման հրաշագործը `ընտրելու հիմնական հարցում ստեղծելու համար:

Եթե ցանկանում եք օգտագործել Ընտրման հիմնական հարցումը, օգտագործեք Հարցման հրաշագործը ՝ ձեզ քայլերի ուղեկցելու համար: Դուք կարող եք մուտք գործել Հարցման հրաշագործ Ստեղծել ներդիրից: Սա թույլ է տալիս որոշակի դաշտեր ցուցադրել սեղանից:

Չափանիշներով ընտրված հարցման ստեղծում

Քայլ 1. Բաց հարցման ձևավորում:

Դուք կարող եք չափանիշներ օգտագործել ՝ նվազեցնելու ձեր Ընտրական հարցումը և ցուցադրելու միայն ձեզ անհրաժեշտ տեղեկատվությունը: Սկսելու համար կտտացրեք Ստեղծել ներդիրին և ընտրեք Հարցման ձևավորում:

Քայլ 2. Ընտրեք ձեր սեղանը:

Կբացվի Show Table տուփը: Կրկնակի կտտացրեք այն սեղանին, որը ցանկանում եք օգտագործել, և կտտացրեք Փակել:

Քայլ 3. Ավելացրեք այն դաշտերը, որոնցից արդյունահանվելու են տվյալները:

Կրկնակի սեղմեք աղյուսակի յուրաքանչյուր դաշտի, որը ցանկանում եք ավելացնել Հարցմանը: Դաշտը կավելացվի Դիզայնի ցուցակին:

Քայլ 4. Ավելացնել չափանիշներ:

Դուք կարող եք օգտագործել տարբեր տեսակի չափանիշներ, ինչպիսիք են տեքստը կամ գործառույթները: Օրինակ, եթե ցանկանում եք Գինը դաշտից ցուցադրել $ 50 -ից բարձր գին, մուտքագրեք

=50

չափանիշների վերաբերյալ: Եթե ցանկանում եք միայն Միացյալ Թագավորությունից հաճախորդներին ցույց տալ, մուտքագրեք

Մեծ Բրիտանիա

չափանիշների վանդակում:

Յուրաքանչյուր հարցում կարող եք օգտագործել բազմաթիվ չափանիշներ:

Քայլ 5. Արդյունքը տեսնելու համար կտտացրեք «Գործարկել»:

Այս կոճակը գտնվում է «Դիզայն» ներդիրում: Ձեր հարցման արդյունքները կցուցադրվեն պատուհանում: Սեղմեք Ctrl+S ՝ հարցումը պահպանելու համար:

Պարամետրերով ընտրված հարցման ստեղծում

Քայլ 1. Բաց հարցման ձևավորում:

Պարամետրերով հարցումը թույլ է տալիս սահմանել, թե ինչ տվյալներ եք ուզում ստանալ ամեն անգամ, երբ հարցում եք կատարում: Օրինակ, եթե ունեք տարբեր քաղաքների հաճախորդների տվյալների շտեմարան, կարող եք օգտագործել պարամետրերով հարցումը `հարցնելու համար, թե որ քաղաքի համար եք ցանկանում տվյալներ ցուցադրել:

Քայլ 2. Ստեղծեք Select հարցում և սահմանեք աղյուսակը:

Ավելացրեք այն դաշտերը, որոնց համար ցանկանում եք տվյալներ ստանալ հարցման մեջ ՝ կրկնակի սեղմելով սեղանի նախադիտման վրա:

Քայլ 3. Չափանիշներ բաժնում ավելացնել պարամետրեր:

Պարամետրերը նշվում են «» նիշերով ՝ դրանց շուրջը: Փակագծերում տեքստը կցուցադրվի այն հարցման վրա, որը հայտնվում է հարցման կատարման ժամանակ: Օրինակ, քաղաքի մուտքագրումը պահանջելու համար կտտացրեք «Քաղաք» չափանիշների վանդակին և մուտքագրեք

[Ո՞ր քաղաքը]

Կարո՞ղ եք պարամետրերը ավարտել կամ:, բայց ոչ! կամ

Քայլ 4. Ստեղծեք հարցում բազմաթիվ պարամետրերով:

Դուք կարող եք օգտագործել բազմաթիվ պարամետրեր ՝ ձեր հարցման արդյունքներում հարմարեցված տարածություն ստեղծելու համար: Օրինակ, եթե ձեր նախընտրած դաշտը Ամսաթիվն է, կարող եք արդյունքներ ստանալ որոշակի ամսաթվերի միջև ՝ մուտքագրելով ծածկագիրը> Միջին [Սկսման ամսաթիվը] և [Ավարտի ամսաթիվը]: Հարցումը գործարկելիս դուք կստանաք երկու հուշում:

Սեղանի ստեղծման հարցման ստեղծում

Քայլ 1. Կտտացրեք Ստեղծել ներդիրին և ընտրեք Հարցման ձևավորում:

Դուք կարող եք օգտագործել հարցումը ՝ գոյություն ունեցող աղյուսակից որոշակի տվյալներ առբերելու և այդ տվյալներով նոր աղյուսակ ստեղծելու համար: Սա շատ օգտակար է, եթե ցանկանում եք պառակտել ձեր տվյալների բազայի որոշակի մասը կամ ձև ստեղծել տվյալների բազայի որոշակի մասի համար: Սկզբում դուք կստեղծեք «Ընտրել» սովորական հարցումը:

Քայլ 2. Ընտրեք այն աղյուսակը, որից ցանկանում եք տվյալներ ստանալ:

Կրկնակի սեղմեք սեղանների վրա: Անհրաժեշտության դեպքում կարող եք միանգամից ընտրել բազմաթիվ սեղաններ:

Քայլ 3. Ընտրեք այն դաշտը, որտեղից ցանկանում եք տվյալներ ստանալ:

Կրկնակի սեղմեք աղյուսակի նախադիտումից յուրաքանչյուր դաշտ, որը ցանկանում եք ավելացնել: Այս դաշտը կավելացվի ձեր հարցումների ցանկին:

Քայլ 4. Սահմանեք չափանիշները:

Եթե ցանկանում եք որոշակի տվյալներ նշել դաշտում, այն սահմանելու համար օգտագործեք Չափանիշներ բաժինը: Մանրամասների համար տե՛ս «Չափանիշներով ընտրված հարցման ստեղծում» բաժինը:

Քայլ 5. Փորձարկեք ձեր հարցումը `համոզվելու համար, որ արդյունքները համապատասխանում են ձեր կարիքներին:

Նախքան ձեր աղյուսակը ստեղծելը, գործարկեք հարցում ՝ համոզվելու համար, որ այն վերագտնում է ճիշտ տվյալները: Կարգավորեք չափանիշներն ու դաշտերը, մինչև չստանաք ճիշտ տվյալներ:

Քայլ 6. Պահեք հարցումը `սեղմելով Ctrl+S:

Հարցումը կհայտնվի էկրանի ձախ կողմում գտնվող նավարկության շրջանակում: Կտտացրեք հարցմանը ՝ այն նորից ընտրելու համար և կտտացրեք «Դիզայն» ներդիրին:

Քայլ 7. Սեղմեք «Աղյուսակ կազմել» «Հարցման տեսակը» բաժնում:

Կհայտնվի պատուհան, որը կպահանջի նոր սեղանի անուն: Մուտքագրեք սեղանի անունը և կտտացրեք OK:

Քայլ 8. Կտտացրեք Գործարկել:

Ձեր նոր աղյուսակը կստեղծվի ձեր կառուցած հարցման հիման վրա: Աղյուսակը կհայտնվի էկրանի ձախ կողմում գտնվող նավարկության շրջանակում:

Ստեղծեք հավելվածի հարցումը

Քայլ 1. Բացեք ավելի վաղ ստեղծված հարցումը:

Դուք կարող եք օգտագործել Հավելված հարցումը ՝ այլ աղյուսակից գոյություն ունեցող աղյուսակին տվյալներ ավելացնելու համար: Սա օգտակար է, եթե ձեզ անհրաժեշտ է ավելացնել տվյալներ այն սեղանին, որը ստեղծել եք սեղանի ստեղծման հարցման միջոցով:

Քայլ 2. Կտտացրեք «Դիզայն» ներդիրի «Ավելացնել» կոճակին:

Սա կբացի Հավելված պատուհանը: Ընտրեք այն աղյուսակը, որին ցանկանում եք ավելացնել տվյալներ:

Քայլ 3. Փոխեք ձեր հարցման չափանիշները ըստ ցանկության:

Օրինակ, եթե «Տարի» դաշտում ստեղծեք «2010» չափանիշներով աղյուսակ, փոխեք այն այն տարին, որը ցանկանում եք ավելացնել, օրինակ ՝ «2011»:

Քայլ 4. Սահմանեք, թե որտեղ եք ցանկանում ավելացնել տվյալները:

Համոզվեք, որ ճիշտ դաշտեր եք սահմանել յուրաքանչյուր սյունակի համար, որին ավելացնում եք տվյալներ: Օրինակ, օգտագործելով վերը նշված փոփոխությունները, տվյալները պետք է ավելացվեն «Ավելացնել» տողի Տարվա վանդակում:

Քայլ 5. Գործարկեք հարցումը:

Կտտացրեք «Գործարկել» Դիզայնի ներդիրում: Հարցումը կկատարվի, և տվյալները կավելացվեն աղյուսակին: Դրանից հետո կարող եք ավելացնել աղյուսակ `ստուգելու համար, թե արդյոք տվյալները ճիշտ են մուտքագրվել:

Մաս 5 -ից 6 -ը. Ձևերի ստեղծում և օգտագործում

Քայլ 1. Ընտրեք այն սեղանը, որի համար ցանկանում եք ձևաթուղթ ստեղծել:

Ձևաթղթերը թույլ են տալիս դիտել տվյալները յուրաքանչյուր դաշտում և անցնել գրառումների միջև և արագ և հեշտ ստեղծել նոր գրառումներ: Ձևերը շատ կարևոր են, եթե երկար ժամանակ մուտքագրում եք տվյալներ, քանի որ շատերն ավելի հեշտ են դրանք օգտագործում, քան աղյուսակները:

Քայլ 2. Կտտացրեք «Ստեղծել» ներդիրի «Ձև» կոճակին:

Սա ինքնաբերաբար կստեղծի աղյուսակի դաշտերի հիման վրա ձև: Մուտքը ստեղծում է բավականաչափ չափի դաշտեր, սակայն ցանկության դեպքում կարող եք չափափոխել և տարրեր տեղափոխել ձևի վրա:

• Եթե չեք ցանկանում, որ ձևի վրա հայտնվեն որոշակի դաշտեր, կարող եք աջ սեղմել և ընտրել leteնջել:
• Եթե ձեր աղյուսակը փոխհարաբերություններ ունի, յուրաքանչյուր մուտքի ներքո կհայտնվի տվյալների շարք, որը կցուցադրի կապված տվյալները: Սա թույլ է տալիս ավելի հեշտությամբ խմբագրել կապված տվյալները: Օրինակ, ձեր տվյալների բազայի յուրաքանչյուր վաճառող կարող է ունենալ հաճախորդի տվյալներ ՝ կապված դրանց մուտքի հետ:

Քայլ 3. Փնտրեք ձեր ձևը:

Ներքևի ուղղորդիչ կոճակները օգտակար են գրառումների միջև տեղաշարժվելու համար: Ձևաթղթի արկղերը կլրացվեն ձեր տվյալներով ՝ գրառումների միջև անցնելիս: Դուք կարող եք օգտագործել անկյունի կոճակները `առաջին կամ վերջին ձայնագրությանը անցնելու համար:

Քայլ 4. Աղյուսակից օգտվելու համար կտտացրեք Տվյալների թերթիկի կոճակին:

Այս կոճակը գտնվում է վերևի ձախ մասում և թույլ կտա սկսել ձևի միջոցով փոխել ձեր տվյալների բովանդակությունը:

Քայլ 5. Փոխեք ձեր կատարած գրառումները:

Աղյուսակում առկա տվյալները փոխելու համար յուրաքանչյուր մուտքի համար կարող եք խմբագրել տեքստը ամբողջ վանդակում: Կատարված փոփոխությունները անմիջապես կհայտնվեն սեղանին և կապված տվյալներին:

Քայլ 6. Ավելացրեք նոր մուտք:

Կտտացրեք «Ավելացնել ձայնագրություն» կոճակը ՝ նավիգացիոն կոճակների մոտ, տողի վերջում նոր մուտքագրում ստեղծելու համար: Աղյուսակի դատարկ տուփերում տվյալները մուտքագրելու համար կարող եք օգտագործել տուփեր: Սա տեղեկատվության ավելացման հեշտ միջոց է ՝ սեղանի տեսք օգտագործելու փոխարեն:

Քայլ 7. Ավարտելուց հետո պահեք ձևը:

Համոզվեք, որ ձևը պահում եք ՝ սեղմելով Ctrl + S, որպեսզի հետագայում կարողանաք մուտք գործել դրան: Ձևը կհայտնվի էկրանի ձախ կողմում գտնվող նավարկության շրջանակում:

6 -րդ մաս 6 -ից. Հաշվետվություն պատրաստելը

Քայլ 1. Ընտրեք աղյուսակ կամ հարցում:

Հաշվետվությունները թույլ կտան ցուցադրել ձեր տվյալների ամփոփագիրը: Հաշվետվությունները հաճախ օգտագործվում են աշխատավարձի և առաքման հաշվետվությունների համար և կարող են հարմարեցվել ցանկացած օգտագործման համար: Հաշվետվությունները վերցնում են ձեր ստեղծած աղյուսակներից կամ հարցումների տվյալները:

Քայլ 2. Կտտացրեք Ստեղծել ներդիրը:

Ընտրեք հաշվետվության տեսակը, որը ցանկանում եք ստեղծել: Կան հաշվետվություններ կազմելու մի քանի եղանակներ, որոնք կարող եք անել: Մուտքը կարող է ինքնաբերաբար զեկույցներ ստեղծել ձեզ համար, ինչպես նաև կարող եք ստեղծել հատուկ հաշվետվություններ:

• Հաշվետվություն - Սա կստեղծի ավտոմատ հաշվետվություն `ձեր աղբյուրի բոլոր տվյալներով: Այստեղ տվյալների խմբավորում չկա, բայց փոքր շտեմարանների համար այս տեսակի զեկույցը կարող է հարմար լինել ձեր կարիքներին:
• Դատարկ հաշվետվություն - Սա կստեղծի դատարկ զեկույց, որը կարող եք լրացնել տվյալները ըստ ցանկության: Դուք կարող եք ընտրել առկա դաշտերից ՝ հատուկ հաշվետվություն ստեղծելու համար:
• Հաշվետվությունների կախարդ - Հաշվետվությունների ստեղծման հրաշագործը կառաջնորդի ձեզ հաշվետվությունների ստեղծման գործընթացում ՝ թույլ տալով ընտրել և խմբավորել տվյալները և ձևակերպել տվյալները:

Քայլ 3. Ընտրեք տվյալների աղբյուրը ձեր դատարկ զեկույցի համար:

Եթե ընտրում եք դատարկ զեկույց ստեղծելը, ապա պետք է ընտրեք տվյալների աղբյուրը: Նախ, կտտացրեք «Կազմակերպել» ներդիրին և ընտրեք «Գույքի թերթիկ»: Կամ, կարող եք նաև սեղմել Alt+Enter:

Կտտացրեք ներքևի սլաքին ՝ Գրանցման աղբյուրի կողքին: Ձեր աղյուսակների և հարցումների ցանկը կհայտնվի: Ընտրեք աղյուսակ կամ հարցում, և ձեր ընտրանքները կընտրվեն զեկույցի համար:

Քայլ 4. Ձեր հաշվետվությանը ավելացրեք դաշտեր:

Աղբյուրները ստանալուց հետո կարող եք դաշտեր ավելացնել ձեր զեկույցին: Կտտացրեք «Ձևաչափ» ներդիրին և կտտացրեք «Ավելացնել գոյություն ունեցող դաշտ»: Աջ կողմում կհայտնվի դաշտերի ցանկ:

• Կտտացրեք և քաշեք այն դաշտերը, որոնք ցանկանում եք ավելացնել Դիզայնի շրջանակին: Գրառումը կհայտնվի ձեր զեկույցում: Լրացուցիչ դաշտեր ավելացնելիս դրանք գոյություն ունեցող դաշտերով ինքնաբերաբար կտեղադրվեն:
• Դուք կարող եք փոխել դաշտի չափը `կտտացնելով դրա անկյունին և այն քարշ տալով մկնիկով:
• Հաշվետվությունից հեռացրեք մի դաշտ ՝ կտտացնելով դրա վերնագրին և սեղմելով leteնջել:

Քայլ 5. Խմբավորեք ձեր հաշվետվությունները:

Խմբավորումը թույլ է տալիս արագ մշակել տեղեկատվությունը հաշվետվություններից, քանի որ դրա հետ կապված տվյալները արդեն կազմակերպված են: Օրինակ, գուցե ցանկանաք վաճառքները խմբավորել ըստ տարածաշրջանի կամ ըստ վաճառողի: Խմբավորումը թույլ է տալիս հենց դա անել:

• Կտտացրեք «Դիզայն» ներդիրին և կտտացրեք «Խումբ և տեսակավորում»:
• Աջ սեղմեք դաշտի ցանկացած հատվածում, որը ցանկանում եք խմբավորել: Ընտրացանկում ընտրեք «Խումբը միացված»:
• Խմբի համար գլուխ կստեղծվի: Դուք կարող եք վերնագրի վերնագրերը հարմարեցնել պիտակների խմբերին:

Քայլ 6. Պահպանեք և տարածեք զեկույցը:

Ձեր զեկույցն ավարտվելուց հետո կարող եք պահել և տարածել կամ տպել այն, ինչպես ցանկացած այլ փաստաթուղթ: Օգտագործեք հաշվետվություններ `ներդրողների հետ աշխատանքի հաշվետվությունները կիսելու, աշխատողների մասին կոնտակտային տվյալներ և այլն:

Խորհուրդներ

Microsoft Access- ը բացվում է «Backstage View» ռեժիմում, որն ապահովում է ընտրացանկի ընտրանքներ, որոնք թույլ են տալիս բացել տվյալների բազա, ստեղծել նոր տվյալների բազա կամ մուտք գործել հրամաններ ՝ տվյալների բազան խմբագրելու համար:

Գուշացում

Access- ի որոշ հնարավորություններ միշտ չէ, որ մատչելի են ՝ կախված ձեր ստեղծած տվյալների բազայի տեսակից: Օրինակ, դուք չեք կարող համացանցում կիսել աշխատասեղանի տվյալների բազան, և աշխատասեղանի որոշակի հնարավորություններ, ինչպիսիք են հարցումների քանակը, հասանելի չեն վեբ տվյալների բազայում:

== Աղբյուր ==

1. https://office.microsoft.com/hy-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
2. https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
3. https://www.gcflearnfree.org/access2010/13

4. https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf