Եթե դուք ստիպված եք որոշ ժամանակով լքել գրասենյակը կամ պլանավորում եք մեկնել արձակուրդ, ապա գուցե ցանկանաք մարդկանց թույլատրել ձեզ էլ. Եթե ունեք Exchange հաշիվ, Outlook- ն ունի ներկառուցված գործառույթներ: Եթե դուք չունեք Exchange հաշիվ, դեռ կարող եք ինքնաբերաբար պատասխանել նամակներին ՝ ստեղծելով մի քանի կանոն: Հետևեք այս ուղեցույցին ՝ ձեր ավտոմատ պատասխանները կարգավորելու համար ՝ անկախ նրանից ունեք Exchange հաշիվ, թե ոչ:
Քայլ
Մեթոդ 1 4 -ից ՝ Outlook 2010/2013
Քայլ 1. Միացնել ավտոմատ պատասխանները:
Ընտրեք Exchange թղթապանակ: Ընտրեք թղթապանակը ձեր հաղորդագրությունների պահոցից: Ավտոմատ պատասխաններ տարբերակը տեսնելու համար դուք պետք է ընտրեք Exchange թղթապանակ: Բացեք «Ավտոմատ պատասխաններ (գրասենյակից դուրս)» ընտրացանկը: Դուք կարող եք գտնել այս ընտրացանկը ՝ կտտացնելով Ֆայլ ներդիրին, այնուհետև ընտրելով Տեղեկատվություն ներդիրը:
Քայլ 2. Կարգավորեք ձեր պատասխանը:
«Ավտոմատ պատասխաններ» ցանկում նշեք այն վանդակը, որն ասում է «Ուղարկել ավտոմատ պատասխաններ»: Օգնականի ակտիվ ժամանակը կարող եք սահմանել ՝ նշելով վանդակը և սահմանելով ժամի և ամսաթվի միջակայքը:
Քայլ 3. Գրեք ձեր պատասխանը:
Ձեր փոխանակման սերվերից ուղարկված էլ. Փոստի համար օգտագործեք «Իմ կազմակերպության ներսում» ներդիրը: Այլ մարդկանցից ստացված նամակներին պատասխանելու համար օգտագործեք «Իմ կազմակերպությունից դուրս» ներդիրը: Պատասխանից գոհ լինելուց հետո կտտացրեք OK:
Քայլ 4. Անջատեք ավտոմատ պատասխանները:
Եթե ձեր ավտոմատ պատասխանի ամսաթվերը սահմանեք, օգնականը ինքնաբերաբար կավարտվի, երբ ամսաթվի ավարտը ավարտվի: Եթե ամսաթվերի տիրույթ չեք սահմանում, այն կշարունակվի մինչև չբացեք «Ավտոմատ պատասխաններ» ցանկը և ընտրեք «Մի ուղարկեք ավտոմատ պատասխաններ»:
Մեթոդ 2 4 -ից. Outlook 2007
Քայլ 1. Ակտիվացրեք Office Assistant- ը:
Կտտացրեք Գործիքներ ներդիրին: Գործիքների ցանկում ընտրեք «Գրասենյակից դուրս օգնական»: Նշեք այն դաշտը, որի վրա գրված է «Ուղարկել գրասենյակից ավտոմատ պատասխաններ»: Օգնականի ակտիվ ժամանակը կարող եք սահմանել ՝ նշելով վանդակը և սահմանելով ժամի և ամսաթվի միջակայքը:
Քայլ 2. Գրեք ձեր պատասխանը:
Ձեր փոխանակման սերվերից ուղարկված էլ. Փոստի համար օգտագործեք «Իմ կազմակերպության ներսում» ներդիրը: Այլ մարդկանցից ստացված նամակներին պատասխանելու համար օգտագործեք «Իմ կազմակերպությունից դուրս» ներդիրը: Պատասխանից գոհ լինելուց հետո կտտացրեք OK:
Քայլ 3. Անջատել գրասենյակից դուրս գտնվող օգնականը:
Եթե ձեր ավտոմատ պատասխանի ամսաթվերը սահմանեք, օգնականը ինքնաբերաբար կավարտվի, երբ ամսաթվի ավարտը ավարտվի: Եթե ամսաթվերի տիրույթ չեք սահմանում, այն կշարունակվի մինչև չբացեք «Ավտոմատ պատասխաններ» ցանկը և ընտրեք «Մի ուղարկեք ավտոմատ պատասխաններ»:
Մեթոդ 3 4 -ից. Outlook 2003
Քայլ 1. Ակտիվացրեք Office Assistant- ը:
Գործիքների ցանկում ընտրեք «Գրասենյակից դուրս օգնական»: Նշեք «Ես այժմ գրասենյակից դուրս եմ» վանդակը:
Քայլ 2. Գրեք ձեր պատասխանը:
«Ավտոմատ պատասխանել միայն մեկ անգամ յուրաքանչյուր ուղարկողին ՝ հետևյալ տեքստով» վանդակում, մուտքագրեք այն պատասխանը, որը ցանկանում եք օգտագործել որպես էլ.
Քայլ 3. Ավելացնել կանոններ:
Դուք կարող եք կանոններ ավելացնել ձեր Օգնականին, օրինակ ՝ որոշակի ուղարկողներից հաղորդագրություններ փոխանցել այլ հասցեատերերին: Կտտացրեք Ավելացնել կանոն… կոճակը ՝ ձեր սահմանած կանոնը կազմաձևելու համար: Օրինակ, դուք կարող եք ստեղծել կանոն, որը որոշակի հաճախորդից նամակ կուղարկի ձեր գործընկերներին, որպեսզի կարևոր նամակները բաց չթողվեն ձեր բացակայության ժամանակ:
Քայլ 4. Անջատեք գրասենյակից դուրս գտնվող օգնականը:
Գրասենյակից դուրս օգնականը կշարունակվի, մինչև չբացեք «Ավտոմատ պատասխաններ» ցանկը և ընտրեք «Գրասենյակից դուրս մի ուղարկեք ավտոմատ պատասխաններ»:
Մեթոդ 4 -ից 4 -ը. Առանց փոխանակման հաշվի ավտոմատ պատասխաններ ուղարկելը
Քայլ 1. Ստեղծեք ձևանմուշ:
Առանց Exchange հաշվի, ավտոմատ պատասխանի տարբերակը հասանելի չէ: Բայց դեռ հնարավոր է կարգաբերել ավտոմատ պատասխաններ `օգտագործելով ձևանմուշ և որոշ կանոններ: Սկսեք ՝ ստեղծելով նոր էլ. Սա կլինի ձեր ինքնապատասխանի ձևանմուշը:
- Ընտրեք առարկա, որը հակիրճ նկարագրում է իրավիճակը: Օրինակ ՝ «Գրասենյակից դուրս մինչև»: Կարող եք նաև Subject- ում գրել «auto-reply» բառերը, որպեսզի ստացողներն անմիջապես իմանան, որ այն, ինչ ստանում են, ավտոմատ պատասխան է:
- Գրեք կարճ հաղորդագրություն: Էլփոստի տեքստում գրեք ընդհանուր հաղորդագրություն, որը կարող է կիրառվել այն ստացողների համար: Ստացողին ասեք, թե ինչպես կապվի ձեզ հետ, կամ մեկ ուրիշին, ում հետ նա կարող է կապվել:
Քայլ 2. Պահպանեք ձեր ձևանմուշը:
Հաղորդագրությունից բավարարվելուց հետո կտտացրեք Պահել որպես… «Պահել որպես տիպ» բացվող ընտրացանկում ընտրեք Outlook ձևանմուշ: Սա կփրկի ֆայլը որպես ձևանմուշ, որը բեռնված է Outlook- ում:
Քայլ 3. Ստեղծեք կանոն:
Որպեսզի ինքնապատասխանը ճիշտ աշխատի, ձեզ հարկավոր է սահմանել որոշ կանոններ ՝ գործընթացն ավտոմատացնելու համար: Office 2003/2007- ում կտտացրեք Գործիքներ ընտրացանկին և ընտրեք Կանոններ և ահազանգեր: Office 2010/2013- ում կտտացրեք Ֆայլ ներդիրին, ընտրեք Տեղեկություն, այնուհետև կտտացրեք Կանոններ և ահազանգեր: Սա կբացի էլ. Փոստի կանոնների ցանկը:
- Կտտացրեք «Նոր կանոն» կոճակին: Ձեզանից կպահանջվի ընտրել ձևանմուշ: «Սկսեք դատարկ կանոնից» բաժնից ընտրեք «Ստուգեք հաղորդագրությունների ժամանումը»: Կտտացրեք Հաջորդը:
- Որոշեք, թե որ հաղորդագրությանը պատասխանել: Եթե ցանկանում եք պատասխանել ձեր մուտքի արկղում ստացված յուրաքանչյուր հաղորդագրությանը, նշեք «որտեղ իմ անունը գտնվում է դեպի» վանդակում: Դուք կարող եք սահմանափակել այն `նշելով որոշակի առաքում կամ էլ. Նամակ` նամակի թեմայի կամ մարմնի որոշակի բառերով: Ընտրությունը կատարելուց հետո կտտացրեք Հաջորդը:
- Բեռնեք ձեր ձևանմուշը: Հաջորդ պատուհանում ընտրեք «պատասխանել հատուկ ձևանմուշի միջոցով» վանդակը ՝ ավելի վաղ ստեղծված հաղորդագրությունը բեռնելու համար: Կտտացրեք նկարագրության վանդակի հղմանը `« որոշակի ձևանմուշ »: Սա կբացի երկխոսություն ՝ ձեզ հարցնելով, թե որտեղ պահել կաղապարը: Ընտրեք «Օգտագործողի ձևանմուշները ֆայլային համակարգում»: Բացեք ավելի վաղ ստեղծված հաղորդագրությունը:
- Սահմանեք ձեր բացառությունները: Կաղապարը բեռնվելուց հետո կարող եք նշել դեպքեր, եթե չեք ցանկանում, որ պատասխանը ուղարկվի, օրինակ ՝ հատուկ ստացողների կամ հաղորդագրությունների որոշակի տեսակների համար: Ընտրությունը կատարելուց հետո կտտացրեք Հաջորդը:
- Անվանեք ձեր կանոնը: Նախքան ավարտելը, դուք պետք է անուն նշանակեք ձեր կանոնին: Օգտագործեք հեշտ հիշվող մի բան, որպեսզի հետագայում արագ անջատեք կանոնը: Կանոնը միացնելու համար նշեք «Միացնել այս կանոնը» վանդակը, այնուհետև կտտացրեք Ավարտել:
Քայլ 4. Անջատեք կանոնը:
Աշխատանքի վերադառնալուց հետո կարող եք անջատել կանոնը `կրկին բացելով Կանոններ և ահազանգեր ընտրացանկը: Ակտիվ կանոնների ցանկից ընտրեք ձեր ստեղծած «Գրասենյակից դուրս» կանոնը, այնուհետև կտտացրեք «leteնջել» կոճակին:
Խորհուրդներ
- Սովորաբար կազմակերպությունը սահմանվում է որպես ձեր ընկերություն և պարունակում է մարդիկ, ովքեր ձեր էլփոստի համակարգում ունեն Exchange Server հաշիվներ:
- Գործիքների ցանկը հայտնվում է Outlook- ի հիմնական պատուհանում: Հիմնական պատուհանը նույն պատուհանն է, որը հայտնվում է Outlook- ը գործարկելիս և պարունակում է File, Edit, View, Go, Tools, Actions և Help ընտրացանկերը: Այն պատուհանում չկա Գործիքներ, որը դուք օգտագործում եք այնպիսի տարրեր ստեղծելու կամ դիտելու համար, ինչպիսիք են էլ. Փոստի հաղորդագրությունները, կոնտակտները կամ առաջադրանքները:
- Եթե ստուգեք «Իմ կազմակերպության տուփից դուրս» մարդկանց ինքնաբերաբար կրկնությունը, ներդիրի անվան կողքին կցուցադրվի «Իմ կազմակերպությունից դուրս» ներդիրը (միացված):
- Կոնտակտը պետք է լինի ձեր Exchange Server Կոնտակտների պանակում: Եթե կոնտակտը գտնվում է միայն թղթապանակում, որը մասնավոր է անձնական թղթապանակների (.pst) ֆայլից, ինքնապատասխան պատասխանը չի ուղարկվի:
