Վճարման հաշիվը, կամ հաճախ նաև անվանում են հաշիվ -ապրանքագիր, այն փաստաթուղթն է, որը պարունակում է մատուցվող ծառայությունների մանրամասները, ինչպես նաև վճարման հարցում, որը ներկայացվում է գնում կատարած անձին: Օրինակ, եթե այգեգործ եք և բույսեր եք ավելացրել հաճախորդի գլխավոր էջում, վճարում ստանալու համար հաշիվ -ապրանքագրում ներառեք ձեր ծառայությունների մանրամասները:
Քայլ
Մաս 1 -ը 3 -ից. Ձևաչափի ընտրություն
Քայլ 1. Ստեղծեք պրոֆեսիոնալ հաշիվ ապրանքագիր:
Եթե հաճախ եք հաշիվ -ապրանքագրեր գրում, լավ գաղափար է ստեղծել հաշիվ -ապրանքագրի ձևանմուշ, որը կարող եք փոփոխել ամեն անգամ, երբ հաճախորդին նոր հաշիվ եք ուղարկում: Այս ձևանմուշը հատկապես օգտակար է կապալառուների կամ այլոց համար, ովքեր մշտապես ծառայություններ են մատուցում: Դուք կարող եք հաշիվ-ապրանքագրի ձևանմուշներ ստեղծել ՝ օգտագործելով ձեր նախընտրած տեքստի մշակման ծրագիրը կամ ինտերնետում որոնել դրանք:
- Սովորաբար հաշիվ -ապրանքագիրը ներառում է ձեր անունով կամ ձեր բիզնեսի անվանումը, հասցեն և հեռախոսահամարը, ինչպես նաև ընկերության պատկերանշանը ՝ մատուցվող ծառայությունների մանրամասների, վճարման ենթակա գումարի և վճարման հրահանգների հետ միասին:
- Սովորաբար հաշիվ ապրանքագրերը ստեղծվում են էլեկտրոնային եղանակով, համարակալված և պահվում համակարգչում: Այսպիսով, դուք միշտ ունեք ձեր հաշիվ -ապրանքագրի պատճենը և կարիք չունեք անհանգստանալու ձեր հաշիվը կորցնելու համար: Այնուամենայնիվ, համոզվեք, որ դուք միշտ պահուստավորում եք ձեր հաշիվ -ապրանքագրի ֆայլը ՝ օգտագործելով ֆայլերի պահպանման առցանց ծառայություն, ինչպիսիք են Google Drive- ը կամ Dropbox- ը: Այդ կերպ, եթե ձեր համակարգչի կոշտ սկավառակը ձախողվի, դուք դեռ կունենաք ձեր հաշիվ ապրանքագրերի պատճենը:
- Ընտրեք համարակալման համակարգ, որը հեշտացնում է ձեր փաստաթղթերի կազմակերպումը: Տարբերակներից մեկն այն է, որ օգտագործվի ստեղծման ամսաթիվը: Այսպիսով, «FTR311216» - ը հաշիվ է, որը ստեղծվել է 2016 թվականի դեկտեմբերի 31 -ին: Եթե մեկ օրվա ընթացքում մեկից ավելի հաշիվ եք ստեղծում, մուտքագրեք վաճառողի սկզբնատառերը:
Քայլ 2. Ընտրեք հաշիվ ապրանքագիրքը:
Հաշվապահական գրքերը կարելի է ձեռք բերել գրախանութներից կամ ստացիոնար խանութներից: Այս գիրքը ներառել է մատուցվող ծառայությունների և վճարման տարբեր տեղեկությունների ցուցակման տարածքներ: Ամեն անգամ, երբ վճարման հաշիվ եք գրում, պարզապես անհրաժեշտ է լրացնել տրամադրված դատարկ տարածքը:
- Հաշիվ -գրքերը օգտակար են այն մարդկանց համար, ովքեր հաշիվ -ապրանքագրեր են գրում իրենց վաճառած ապրանքների համար: Օրինակ, եթե դուք վաճառում եք տնական տորթեր, գուցե ավելի հեշտ լինի վճարման հաշիվ գրել ձեր համակարգչում ամեն անգամ հաշիվ վաճառելիս հաշիվ ստեղծելու փոխարեն:
- Ընտրեք հաշիվ ապրանքագիր, որը յուրաքանչյուր դատարկ հաշիվ -ապրանքագրի հետևում ունի երկփեղկված շերտ, այնպես որ դուք և ձեր հաճախորդը կարող եք ստանալ մեկական օրինակ:
- Այնուամենայնիվ, ձեզ դեռ պետք է ապահով պահեստային տարածք: Համոզվեք, որ հաշիվ-ապրանքագրի պատճենը պահեք հակահրդեհային պահարանում:
Քայլ 3. Օգտագործեք առցանց վճարային համակարգ:
PayPal կամ Square թույլ են տալիս Ձեզ ուղարկել հաշիվ -ապրանքագրեր: Այնուամենայնիվ, ծառայությունը վճարովի է (2.9% + 30 ԱՄՆ դոլար մեկ հաշիվ -ապրանքագրի համար 2017 թվականի հունվարի դրությամբ), սակայն էլեկտրոնային եղանակով վճարման հարմարավետությունը այս մեթոդն ավելի հուսալի է դարձնում:
- Ձեր PayPal հաշվի ներսում ընտրեք «Ուղարկել և խնդրել» ընտրացանկի տարբերակը վերևում: Այնուհետև ընտրեք «Ստեղծել և կառավարել հաշիվ -ապրանքագրեր» (ստեղծել և կառավարել հաշիվ -ապրանքագրեր): Վերջապես, կտտացրեք «Ստեղծել» կոճակին ՝ նոր հաշիվ ստեղծելու համար:
- Դուք պետք է իմանաք հաճախորդի էլ. Փոստի հասցեն `հաշիվ -ապրանքագրի« Գումար դեպի. »Բաժինը լրացնելու համար: PayPal- ը կամ Square- ը հաշիվը կգանձեն այդ էլփոստի հասցեով:
Քայլ 4. Ստացեք հաշիվ -ապրանքագրի հատուկ ծրագիր:
Invoice2go- ի նման հավելվածների հաշիվ -ապրանքագրերը թույլ են տալիս ուղարկել և հետևել հաշիվներից ձեր հեռախոսից և սահմանել վճարման ավտոմատ հիշեցումներ: Հաճախորդները կարող են վճարել առցանց ՝ օգտագործելով վարկային կամ դեբետային քարտ:
Քայլ 5. Հաշվապահական ծրագրերով հաշիվ -ապրանքագրեր ստեղծեք:
Եթե ձեր բիզնեսը կառավարելու համար օգտագործում եք հաշվապահական ծրագրեր, ապա պետք է ներառվի հաշիվ -ապրանքագրերի համակարգ: Օրինակ, QuickBooks- ը վահանակի վրա ունի օգտվողի համար հարմար «հաշիվ-ապրանքագիր» կոճակ, որը ձեզ կառաջնորդի այդ գործընթացում: Ձեր հաճախորդները չեն ունենա վճարման ակնթարթային տարբերակներ, բայց դուք կարող եք վերահսկել վճարման կարգավիճակը ՝ այլ բիզնես գրառումների հետ միասին:
Մաս 2 -ից 3 -ը `ներառելով հիմնական տեղեկատվությունը
Քայլ 1. Ներառեք ընկերության տվյալները:
Անկախ նրանից, թե համակարգչով հաշիվ եք գանձում, թե հաշիվ ապրանքագիր եք օգտագործում, վերևում գրեք ընկերության անվանումը: Ձեր ընկերության անվան ներքև ներառեք հետևյալ տեղեկությունները.
- Ընկերության ամբողջական հասցեն
- Ընկերության հեռախոսահամարը
- Փոստի հասցե կամ ցանկացած կոնտակտային տվյալ
Քայլ 2. Գրեք ամսաթիվը:
Դուք և հաճախորդը պետք է իմանաք հաշիվ -ապրանքագրի ամսաթիվը: Դա պայմանավորված է նրանով, որ վճարման ժամկետը սովորաբար հիմնված է հաշիվ -ապրանքագրի ստեղծման ամսաթվի վրա:
Քայլ 3. Անհրաժեշտության դեպքում հաշիվ -ապրանքագրի համարը:
Ձեզ հարկավոր են հաշիվ -ապրանքագրերի համարներ ՝ հաջորդաբար ՝ ըստ հաճախորդի հետ կատարված գործարքների քանակի: Օրինակ, եթե նույն հաճախորդին տորթ եք վաճառել 3 տարբեր իրադարձությունների դեպքում, երրորդ վաճառքի հաշիվը կլինի համար 3:
- Եթե դուք օգտագործում եք խանութի կողմից գնված անշարժ գույքի հաշիվ-ապրանքագիր, ապա հաշիվը պետք է արդեն համարակալված լինի:
- Եթե դուք օգտագործում եք հաշվապահական ծրագրեր կամ PayPal, հաշիվը նույնպես համարակալվելու է ինքնաբերաբար:
Քայլ 4. Գրեք հաճախորդի տվյալները:
Ներառեք հաճախորդի կամ հաճախորդի կամ ընկերության անունը: Եթե հաճախորդներին կապալառու ծառայություններ եք մատուցում, ապա պետք է նշեք նաև ընկերության հասցեն և հեռախոսահամարը:
3 -րդ մաս 3 -ից. Հատուկ բաներ գրելը
Քայլ 1. Գրեք մատուցվող ծառայությունների նկարագրությունը:
Ներառեք հաճախորդի կողմից մատուցվող ցանկացած աշխատանք, ծառայություն կամ արտադրանք: Եթե դուք մատուցում եք մեկից ավելի ծառայություններ, յուրաքանչյուրը նշեք ցանկում: Theառայության կամ արտադրանքի վերաբերյալ հետևյալ տեղեկությունները ներառեք համապատասխան ցանկում.
- Մատուցվող ծառայություններ կամ ապրանքներ: Օրինակ ՝ «1 ծննդյան տորթ Թոմասի դեկորացիաներով»:
- Deliveryառայությունների մատուցման ամսաթիվը
- Ծառայության վճար
- Յուրաքանչյուր ապրանք կամ ծառայություն թվարկելուց հետո հաշվարկեք ընդհանուրը և ներառեք վերջնահաշվարկված գումարը:
Քայլ 2. Նշեք վճարման հատուկ պայմանները:
Եթե ցանկանում եք, որ հաշիվը վճարվի մինչև որոշակի ամսաթիվ, ներառեք այդ տեղեկատվությունը: Մուտքագրեք մանրամասներ ընդունված վճարման տեսակի վերաբերյալ ՝ կանխիկ, չեկային կամ վարկային քարտի վերաբերյալ:
Նաև հաշվարկեք այն հարկը, որը կավելանա ինքնարժեքին: Փնտրեք ձեր երկրում գործող հարկերի դրույքաչափերը, որպեսզի կարողանաք ճշգրիտ որոշել հաշվարկված գումարը:
Քայլ 3. Տվեք լրացուցիչ տեղեկություններ:
Հաշիվ -ապրանքագրի ներքևում գրեք վերադարձի քաղաքականության նկարագրություն: Կարող եք նաև օգտվել այս առիթից ՝ շնորհակալություն հայտնելով հաճախորդին և ցուցակագրել այլ ապրանքներ կամ ծառայություններ, որոնք դուք նույնպես առաջարկում եք:
