Դուք հենց նոր ընտրվել կամ նշանակվել եք հանձնաժողովի քարտուղար, որի անդամ եք: Ապահով Գիտե՞ք ինչպես ստեղծել, պատրաստել և ներկայացնել րոպեներ: Օրենսդիր մարմնի «Ռոբերտի կարգի կանոններին» հետևելը, թե ոչ պաշտոնական ձևով րոպեներ վերցնելը, այստեղ պետք է հետևել կարևոր մեթոդների:
Քայլ
Մաս 1 -ը 4 -ից. Նախնական պատրաստում
Քայլ 1. Հասկացեք ձեր կազմակերպության հանդիպումների քաղաքականությունը:
Եթե սպասվում է, որ քարտուղարը պաշտոնական րոպեներ կզբաղեցնի, հարցրեք ՝ արդյոք խումբը հետևո՞ւմ է Ռոբերտի կանոնադրության կանոններին կամ այլ ուղեցույցներին: Ավելի ոչ պաշտոնական պայմաններում հարցրեք, թե ինչ պետք է ներառվի արձանագրության մեջ կամ ինչպես դրանք կօգտագործվեն:
- Որպես գրառում կատարող, ձեզ հարկավոր չէ ծանոթ լինել Պատվերի կանոնների ամբողջ էջին: Այնուամենայնիվ, գրքի պատճենը ձեռք բերելը (կամ նախագահողից վերցնելը) կարող է օգտակար լինել կոնկրետ հարցերին պատասխանելու համար:
- Լավ հասկացեք ձեր դերը: Որոշ քարտուղարներ, ովքեր վերցրել են արձանագրությունները, չեն մասնակցել հանդիպմանը, իսկ ոմանք վերցրել են արձանագրությունները և նաև նպաստել քննարկմանը: Երկու դեպքում էլ քարտուղարը չպետք է լինի այն անձը, որն ունի այլ առաջնային դեր, ինչպիսին է հանդիպման ղեկավարը կամ վարողը:
Քայլ 2. Նախապես պատրաստեք կաղապարը:
Հանդիպման յուրաքանչյուր արձանագրություն կպարունակի նույն տեղեկատվության մեծ մասը: Կաղապարները ստեղծում են հետևողական ձևաչափ ՝ հեշտ հղման համար: Ներառեք տարածություններ հետևյալ տեղեկատվության համար:
- Կազմակերպության անվանումը:
- Հանդիպման տեսակը: Արդյո՞ք սա շաբաթական կամ տարեկան հանդիպում է, ավելի փոքր կոմիտեի նիստ, թե հատուկ նպատակով անցկացվող հանդիպում:
- Ամսաթիվ, ժամ և վայր: Տեղ ազատեք հանդիպման մեկնարկի և ավարտի համար (բացում և լուծարում):
- Theողովի նախագահի կամ նախագահի անունը և քարտուղարի անունը (կամ նրանց իրավահաջորդը):
- «Մասնակիցների» և «ներողություն բացակայության համար» ցուցակ: Սա ֆանտաստիկ տերմին է հաճախումների ցուցակների համար: Նկատի ունեցեք, թե արդյոք քվորում է ձեռք բերվել (քվեարկության համար բավարար թվով մարդիկ):
- Տեղ ազատեք ձեր ստորագրության համար: Որպես գրառումներ կատարող ՝ դուք միշտ պետք է ստորագրեք ձեր գրառումները: Ըստ ձեր կազմակերպության քաղաքականության ՝ արձանագրությունները հաստատվելուց հետո կարող են պահանջվել լրացուցիչ ստորագրություններ:
- Օրակարգի գիրք, եթե առկա է: Եթե նախագահը կամ հանդիպումը վարողը չի խնդրում ձեզ մշակել օրակարգ, ապա այն պետք է հասանելի լինի խնդրանքով: Հղման օրակարգ ունենալը կօգնի ձեզ կազմակերպել հանդիպման արձանագրությունները:
Քայլ 3. Վերցրեք ձեր նոթատետրը կամ նոութբուքը ձեզ հետ:
Համոզվեք, որ այն, ինչ բերում եք, ձեզ համար հարմար է: Եթե հաճախակի գրառումներ եք կատարում, այս նպատակով նոթատետր պահեք կամ թղթապանակ ստեղծեք ձեր համակարգչում:
- Եթե դուք վերցնում եք արձանագրություններ նախորդ հանդիպման համար, որը չի հաստատվել, վերցրեք դրանք ձեզ հետ:
- Թեև ձայնագրիչը կարող է օգնել ձեզ րոպեներ անց տառադարձել, դրանք րոպեներին փոխարինող չեն: Եթե հանդիպում եք ձայնագրում, համոզվեք, որ բոլոր ներկաները համաձայն են և մի տրվեք բառ առ բառ սղագրություն կատարելու գայթակղությանը:
- Սղագրություն սովորելը կարագացնի գրառումներ կատարելը, սակայն նշումներ կատարելու համար պարտադիր չէ ամեն բառ գրել: Փաստորեն, պետք է խուսափել դրանից:
- Եթե ձեզանից պահանջվում է հրապարակային րոպեներ վերցնել հանդիպման ժամանակ, օգտագործեք OHP կամ ներկայացումների տախտակ: Համոզվեք, որ հետո կարող եք գրառումներ կատարել տանը ՝ առանց թանաքը մարելու, այնպես որ կարող եք կարճ գրելու միջոցով գրառումներ կատարել ձեր գրառումները:
2 -րդ մաս 4 -ից. Հանդիպման արձանագրությունների կազմում
Քայլ 1. Կիսվեք հաճախումների ցուցակով:
Հենց որ բոլորը ներկա լինեն, բաժանեք մի թուղթ (ավելի շատ ավելի մեծ հանդիպումների համար), որտեղ բավականաչափ տարածք կա, որպեսզի մարդիկ գրեն իրենց անուններն ու կոնտակտային տվյալները: Դուք կարող եք այս թերթը օգտագործել հանդիպումից հետո `լրացնելու ձեր ձևանմուշի մասնակիցների ցուցակի բաժինը կամ տեղադրեք այս ցուցակը ավարտված րոպեների վրա:
Եթե ծանոթ չեք ներկա մարդկանց մեծ թվին, ուրվագծեք նստատեղերի գծապատկերը և լրացրեք այն, երբ բոլորին խնդրեք ներկայանալ: Պատրաստ եղեք այս գծապատկերին, երբ գրում եք ձեր րոպեները, որպեսզի հնարավորության դեպքում կարողանաք մարդկանց անուններ տալ (ինչպես քննարկվում է ստորև):
Քայլ 2. Հնարավորինս լրացրեք առկա կաղապարներում:
Մինչ սպասում եք հանդիպման մեկնարկին, նշեք կազմակերպության անվանումը, հանդիպման ամսաթիվը և վայրը և հանդիպման տեսակը (շաբաթական խորհրդի նիստ, հատուկ հանձնաժողովի նիստ և այլն): Երբ հանդիպումը սկսվի, նշեք մեկնարկի ժամը:
- Եթե դուք չունեք ձևանմուշ, նշեք այս տեղեկատվությունը ձեր գրառման վերևում:
- Եթե հանդիպումը տեղի է ունենում հատուկ նպատակի կամ իրադարձության համար, պահեք ծանուցումները, որոնք ուղարկվել են անդամներին տեղյակ պահելու համար: Պատճենելուց հետո այն պետք է տեղադրեք գրառման մեջ:
Քայլ 3. Գրանցեք առաջին շարժման արդյունքները:
Պաշտոնական հանդիպումների մեծ մասը կսկսվի օրակարգ ընդունելու միջնորդությամբ, ուստի այս քայլը կօգտագործվի որպես օրինակ: Եթե հանդիպումը սկսվում է այլ միջնորդությամբ, համոզվեք, որ գրանցեք բոլոր համապատասխան տեղեկությունները.
- Միջնորդության մեկնարկի համար համապատասխան ձևակերպումն է `« Ես առաջարկում եմ »: Սա ընդհանրապես այն նախադասությունների համար է, ինչպիսիք են «Ես առաջարկում եմ ընդունել այս օրակարգը»:
- Առաջարկողի անունը (միջնորդությունը ներկայացնող անձը):
- Քվեարկության արդյունքները: Եթե քվեարկությունը հաջող է, գրեք «միջնորդությունն ընդունված է»: Եթե այն ձախողվի, գրեք «միջնորդությունը մերժված է»:
- Կարող եք գրավոր ներկայացնել երկարատև միջնորդություն, եթե չկարողանաք այն ճշգրիտ արձանագրել: Եթե դա կրկնվի, հանդիպման եզրից հարցրեք, թե արդյոք այս հոդվածում միջնորդությունների ներկայացումը կարող է պաշտոնական քաղաքականություն լինել որոշակի քանակությամբ բառերով միջնորդությունների համար:
- Եթե դուք կազմեք օրակարգը, կարող եք լինել այս միջնորդության ջատագովը, ինչպես նաև արձանագրությունների քարտուղարը: Դա կարելի է անել; քանի դեռ դուք օբյեկտիվ եք մնում, չպետք է խնդիր լինի ձեր սեփական հնարքները ձայնագրելու համար:
Քայլ 4. Գրանցեք այլ միջնորդություններ հանդիպման ընթացքում:
Ուշադիր լսեք ամբողջ քննարկումը, բայց (եթե այլ բան չի տրված) մի ձայնագրեք այն: Երբ նոր միջնորդություն է արվում, գրանցեք համապատասխան տեղեկատվությունը:
- Հիշեք, որ յուրաքանչյուր միջնորդություն պետք է պարունակի միջնորդության ճշգրիտ ձևակերպումը, առաջարկողի անունը և քվեարկության արդյունքը:
- Որոշ միջնորդություններ պահանջում են քվեարկության գնալուց առաջ առաջարկների կողմնակիցներից: Եթե ինչ -որ մեկն ասում է «Ես աջակցում եմ այս միջնորդությանը» կամ նմանատիպ բառեր, նշեք այդ անձի անունը որպես աջակից:
- Եթե չգիտեք առաջարկողի անունը կամ միջնորդությունը կրկնելու կարիք ունեք, քաղաքավարի ընդհատեք հանդիպումը: Տեղեկատվության ճշգրիտ գրանցումը կարևոր է փոքր ընդհատումներն արդարացնելու համար:
- Եթե շարժումը ուղղվում է, պարզապես փոխեք շարժման ձևակերպումը ձեր գրառումներում: Եթե փոփոխությունը վիճելի չէ և երկար քննարկումներ չի առաջացնում, կարիք չկա նշել, որ փոփոխությունը տեղի է ունեցել հանդիպմանը:
Քայլ 5. Լսեք զեկույցը և ստացեք զեկույցի պատճենը:
Ամեն անգամ, երբ զեկույցը, լուրը կամ նմանատիպ նյութ բարձրաձայն կարդացվում է, նշեք զեկույցի վերնագիրը և այն կարդացող անձը (կամ այն կազմող ենթահանձնաժողովի անունը): Եթե շարժումը կցված է, գրանցեք այն, ինչպես ցանկացած այլ շարժում:
- Առավել գործնական է հաշվետվության պատճենը ձեռք բերել հանդիպման ավարտին: Նշում կատարեք ՝ հանդիպումից հետո ընթերցողից կամ հանդիպման ղեկավարից (նախագահից կամ նախագահից) պատճեն պահանջելու համար: Դուք կցեք յուրաքանչյուր զեկույցի պատճենը մինչև նախկինում պատճենված րոպեները:
- Եթե պատճենը մատչելի չէ, նշեք, թե որտեղ է պահվում բնօրինակը: Հնարավոր է, որ անհրաժեշտ լինի այս տեղեկատվությունը պահանջել հանդիպումից հետո:
- Եթե անդամները հանդես են գալիս բանավոր զեկույցով (և չեն կարդում փաստաթղթից), գրեք զեկույցի կարճ և օբյեկտիվ ամփոփում: Մի ներառեք հատուկ մանրամասներ կամ խոսնակի մեջբերումներ բառացի:
Քայլ 6. Գրանցեք կատարված կամ տրված գործողությունները:
Սա ներառում է անցյալ հանդիպումներում առաջադրանքների «ստուգում», ինչպես նաև նոր գործողություններ: Ինչ -որ մեկին հանձնարարվե՞լ է նամակ գրել: Գրեք նրանց անուններն ու ցուցումները:
- Կախված նրանից, թե որքան պաշտոնական է ձեր հանդիպումը, այս գործողություններից շատերը ընկնում են «միջնորդություններ» կատեգորիայի մեջ: Ավելի քիչ պաշտոնական հանդիպումների համար գուցե անհրաժեշտ լինի աչքի անցկացնել որոշումները, որոնք այնքան էլ հստակ չեն:
- Ներառեք որոշման առկայության դեպքում պատճառների համառոտ միջնորդությունը:
Քայլ 7. Գրանցեք բոլոր հրահանգներն ու որոշումները:
Երբ առարկություն է մտնում ընթացակարգի մեջ, արձանագրեք առարկությունը և դրա հիմքը, ինչպես նաև ամբիոնի կողմից տրված ամբողջական որոշումը:
Համոզվեք, որ ներառեք հղումներ Ռոբերտի կանոնադրության կանոններին, ներքին կազմակերպչական կանոններին կամ ընկերության արձանագրություններին:
Քայլ 8. Միայն հուշման դեպքում արձանագրեք քննարկման ամփոփագիրը:
Պաշտոնապես րոպեները «կատարվածի», այլ ոչ թե «ասվածի» արձանագրում են: Այնուամենայնիվ, կատարեք կազմակերպությանն ուղղված ձեզ ուղղված բոլոր խնդրանքները:
- Քննարկումներ ձայնագրելիս եղեք հնարավորինս օբյեկտիվ: Ներառեք կոնկրետ կետեր, այլ ոչ թե կարծիքներ և նվազագույնի հասցրեք ածականների և առածների օգտագործումը: Չոր, փաստացի և ձանձրալի գրելը ձեր նպատակն է:
- Քննարկման ամփոփագրում մարդկանց անուններ մի նշեք: Սա հատկապես կարեւոր է թեժ վեճերի դեպքում, որոնք կարող են խնդիրներ առաջացնել:
Քայլ 9. Փակեք հանդիպման ավարտին:
Գրանցեք հանդիպման դադարեցման ժամանակը: Հիշեք, որ խնդրեք զեկույցի պատճենը կամ ինչ -որ մեկին հիշեցրեք, որ այն ուղարկի ձեզ:
Սկանավորեք ձեր գրառումները ՝ պարզելու համար, թե ինչ -որ բան կարոտե՞լ եք, թե՞ պարզաբանումների կարիք ունեք: Եթե կարիք ունեք ինչ -որ մեկին հարց տալու, դա արեք հիմա, մինչև նա հեռանա:
3 -րդ մաս 4 -ից. Պատճենահանման արձանագրություններ
Քայլ 1. Սկսեք այս գործընթացը որքան հնարավոր է շուտ:
Ավելի լավ է պաշտոնական արձանագրությունները պատճենել հանդիպումից անմիջապես հետո, մինչ իրադարձությունները դեռ թարմ են ձեր հիշողության մեջ:
Քայլ 2. Օգտագործեք համակարգիչ `ձեր հանդիպման րոպեները մուտքագրելու համար:
Դուք հավանաբար դա արել եք, եթե ձեր նոութբուքն օգտագործում եք հանդիպման ժամանակ: Պահպանեք ձեր նշումները և ստեղծեք րոպեների համար նոր փաստաթուղթ, որպեսզի կարողանաք կողք կողքի համեմատել ձեր գրառումներն ու գրառումները:
Քայլ 3. Ձևակերպեք ձեր նշումները կոկիկ պարբերությունների մեջ:
Յուրաքանչյուր նոր միջնորդություն, որոշում կամ հանձնարարական պետք է ներառվի առանձին պարբերության մեջ: Ձևաչափը ստեղծելիս ստուգեք, որ.
- Օգտագործեք ճիշտ ուղղագրություն և քերականություն: Անհրաժեշտության դեպքում օգտագործեք ուղղագրության ստուգիչ:
- Theեկույցի ընթացքում օգտագործեք լեզվի նույն ձևը: Օգտագործեք անցյալը կամ ներկան, բայց երբեք մի փոխեք դրանք նույն փաստաթղթում:
- Գրեք հնարավորինս օբյեկտիվ: Ձեր կարծիքը չպետք է եզրակացնել արձանագրություններից: Դուք փորձում եք օբյեկտիվ գրառումներ ստեղծել բոլորի համար:
- Օգտագործեք պարզ և հստակ լեզու: Անորոշ լեզուն պետք է փոխարինվի որոշակի բառերով: Eryաղկային նկարագրությունը պետք է ընդհանրապես բաց թողնել:
- Պարզապես նշեք կատարված գործողությունները, այլ ոչ թե քննարկումը: Եթե ձեզ չեն խնդրում քննարկում ձայնագրել, դուք պետք է կենտրոնանաք ինչի վրա կատարած, ոչ թե ինչ ասաց.
- Տրամադրեք էջերի համարներ `հեշտ հղման համար:
Քայլ 4. Կիսեք ձեր արձանագրությունների նախագիծը անդամների հետ:
Յուրաքանչյուր անդամին ուղարկեք պատճենը `օգտագործելով հաճախումների ցուցակի կոնտակտային տվյալները: Եթե դուք չունեք նրանց կոնտակտային տվյալները, հանդիպման ղեկավարը պետք է կարողանա կապվել նրանց հետ:
Քայլ 5. Ձեր արձանագրությունները բերեք հաստատման:
Ձեզանից կարող է պահանջվել հաջորդ հանդիպմանը բարձրաձայն կարդալ արձանագրությունները և ներկայացնել հաստատման: Եթե շարժումը հաջող է, նշեք, որ րոպեներն ընդունված են:
- Եթե արձանագրությունները հիմնավորված են նախքան ընդունվելը, գրանցեք փաստաթղթում կատարված փոփոխությունները և վերջում նշեք, որ արձանագրությունները ուղղվել են: Կոնկրետ մի նկարագրեք ուղղումը:
- Եթե միջնորդություն է արվում դրանք ստանալուց հետո արձանագրությունները շտկելու համար, նշեք միջնորդության ճշգրիտ ձևակերպումը համապատասխան արձանագրություններում և միջնորդությունը հավանության արժանացե՞լ է, թե ոչ:
Մաս 4 -ից 4 -ը ՝ Հանդիպման արձանագրությունների ձևանմուշների օգտագործումը
Քայլ 1. Այցելեք հանդիպման ձևանմուշների ագրեգատորի կայք:
Այս պատրաստի կաղապարը կօգնի ձեզ խնայել հանդիպման րոպեների պատրաստման ժամանակը ՝ միաժամանակ կանխելով նշումներ կատարելու սխալները:
Քայլ 2. Որոշ ժամանակ հատկացրեք այս կայքերը ուսումնասիրելու համար:
Օգտագործեք որոնման հնարավորությունը և ուսումնասիրեք առկա ընտրանքները ՝ ձեզ համար լավագույնը գտնելու համար:
Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է հատուկ ձևանմուշ ՝ ընդհանուր կամ ստանդարտ, թերթեք կայքը ՝ գտնելու համար, որը համապատասխանում է ձեր հատուկ կարիքներին, ապա ներբեռնեք այն ՝ կտտացնելով «ներբեռնում» կամ «օգտագործել ձևանմուշ» կոճակը: Համոզվեք, որ այն պահում եք հեշտ գտնելու համար, որպեսզի չկորցնեք այն:
Քայլ 3. Բացեք կաղապարի ֆայլը:
Ներբեռնելուց հետո բացեք zip ֆայլը, այնուհետև բացեք այն Microsoft Word- ով կամ Excel- ով: Ամենաբարձր որակի ձևանմուշը ստանալու և այն դյուրին դարձնելու համար օգտագործեք Microsoft word- ի վերջին տարբերակը: Վերջին տարբերակի օգտագործումը ձեր աշխատանքը կդարձնի ավելի պարզ ՝ միևնույն ժամանակ թույլ տալով օգտագործել նոր հնարավորություններ:
Քայլ 4. Կաղապարի գլխում ավելացրեք ընկերության պատկերանշանը և հեղինակային իրավունքի նշանը:
Հեռացրեք լոգոյի նմուշը, բայց անպայման կարդացեք կաղապարի աղբյուր կայքի օգտագործման պայմանները: Չե՞ք ուզում բախվել անհարկի իրավական խնդիրների, այնպես չէ՞:
Քայլ 5. Փոխեք վերնագիրը:
Վերնագրի բաժնում ընդգծեք «Հանդիպում/խումբ» բառը, այնուհետև մուտքագրեք ձեր հանդիպման արձանագրությունների վերնագիրը:
Քայլ 6. Փոխեք թեման (ըստ ցանկության):
Հանդիպման րոպեներն ավելի գեղեցիկ և պրոֆեսիոնալ դարձնելու համար մտածեք գույները փոխելու կամ նախապես պատրաստված թեմա ընտրելու մասին: Հնարքը պարզ է, որոնեք «Էջի դասավորություն», ապա բացեք «Գույներ և թեմաներ» բաժինը: Այս բաժնում կարող եք սահմանել կաղապարի տեսքը: Դուք նույնիսկ կարող եք գույնը հարմարեցնել ընկերության լոգոյի գույնին համապատասխան:
Քայլ 7. Անվանեք կաղապարի մասերը:
Կաղապարին պետք է մի քանի բաժին լինի: Ձեզ կարող է ավելին կամ ավելի քիչ պետք լինել, կամ պարզապես անունը ձեզ իսկապես դուր չի գալիս: Դուք կարող եք այն փոխել `համապատասխանելու ձեր կոնկրետ հանդիպման կարիքներին:
Քայլ 8. Պահեք այս ձևանմուշը ձեր նոութբուքում, որպեսզի կարողանաք այն վերցնել ձեզ հետ ՝ հանդիպման րոպեներ վերցնելու համար:
Եթե դեռ օգտագործում եք Microsoft Office- ը, այս աշխատանքը հեշտ և արագ կատարելի կլինի: Նաև պետք է կարողանաք հաճախել հանդիպումներին ավելի կանոնավոր և ճշգրիտ, քան նախկինում: Այլապես, կարող եք նաև տպել ձևանմուշ և ձեռքով գրել րոպեները: Այնուամենայնիվ, համոզվեք, որ բաժինները բավականաչափ լայն դարձնեք, որպեսզի կարողանաք ներառել այնքան տեղեկատվություն, որքան անհրաժեշտ է:
Քայլ 9. Ստուգեք ձեր ձևանմուշը:
Ապահով Դուք ավարտել եք հանդիպման արձանագրությունների ձևանմուշի ստեղծումը: Հանդիպումների ընթացքում ձեր արտադրողականությունն ու աշխատանքի ճշգրտությունը պետք է զգալիորեն բարելավվեն, երբ դուք ունեք հանդիպման նշումներ կազմակերպելու ուղեցույց: Anyիշտ ինչպես ցանկացած այլ աշխատանք, կարդացեք կաղապարի մանրամասները `պարզելու համար, թե ինչ -որ բան բացակայում է, կամ պարզ չէ: Երբ համոզվեք, որ ամեն ինչ ճիշտ է, այս ձևանմուշը կարող է օգտագործվել, և դուք ավելի լավ պատրաստ կլինեք ձեր հաջորդ հանդիպմանը:
Խորհուրդներ
- Հանդիպման ավարտից անմիջապես հետո գրեք ձեր արձանագրությունները: Ավելի լավ է դա անել, երբ իրադարձությունները դեռ թարմ են ձեր հիշողության մեջ: Կարևոր է, որ մասնակիցները հանդիպումից հետո հնարավորինս շուտ ստանան գործողության նյութի պատճենը:
- Հնարավորինս մոտ նստեք հանդիպման ղեկավարին: Սա թույլ կտա ձեզ լսել ամեն ինչ և պարզաբանումներ խնդրել առանց ձեր ձայնը բարձրացնելու:
- Խնդրեք մարդկանց գրանցել իրենց շարժումները, որպեսզի դուք ստիպված չլինեք տեղում ձայնագրել:
- Պահեք արձանագրությունները ապահով ֆայլում:
Մի վախեցեք ցանկացած պահի ընդհատելուց և պարզաբանում խնդրեք:
- Նշումները շատ կարևոր են: Այս գրառումները պահվում են և կարող են օգտագործվել հետագա հղումների համար: Ինչ վերաբերում է, օրինակ, իրավական հարցերին, ինչ -որ մեկի հեղինակությունը կարող է կախված լինել ձեր րոպեներից:
- Կարդացեք Ռոբերտի կանոնակարգի բաժինները, հատկապես քարտուղարության մասնագիտության բաժինը:
- Գրեք կարևոր բաները, երբ նրանք խոսում են: Եթե նույն թեման երկու անգամ առաջ է քաշվում, դրանք մի խմբավորեք:
Գուշացում
- Մի ավելացրեք շատ մանրամասներ արձանագրության մեջ: Նույնիսկ եթե ձեզ խնդրեն քննարկում ձայնագրել, այն հնարավորինս կարճ և անմիջական պահեք: Սահմանափակվեք արձանագրված կարևոր կետերի գրանցմամբ, այլապես կհոգնվեք `րոպեները լրացնելով ավելորդ մանրամասներով:
- Գրառումներ կատարողի անձնական մեկնաբանություններն ու զգացմունքները չպետք է ներառվեն գրառումների մեջ:
- Եթե հանդիպման մի մասը պատկանում է փաստաբան-հաճախորդ գաղտնիության կատեգորիայի, մի՛ արա արձանագրել այդ հատվածը: Նկատի ունեցեք, որ «Փաստաբանը տեղեկացնում է, որ այս քննարկումը ներառում է փաստաբան-հաճախորդ գաղտնիությունը: Այս քննարկումը ձայնագրված չէ»:
- Եթե ձեզ խնդրեն գաղտնի քննարկումներ ձայնագրել, օրինակ ՝ փաստաբանների և հաճախորդների միջև, կազմեք «տարբեր» րոպեներ և դրանք առանձին պահեք սովորական արձանագրություններից: Նշեք գաղտնի և հստակեցրեք, թե ում է հասանելի փաստաթուղթը:
